秘书实务第三章文字工作
秘书实务+考试内容+4月7日整理
《秘书实务》董继超主编（实践考试内容整理）第三章文字工作1、案例：“5万为何变成35万”（书102页）考点：书写规范和审核制度文稿撰拟的要求：一是符合必须行文的原则；二是符合国家现行的法律、法规；三是符合党合国家的方针、政策；四是符合实际情况；五是符合领导意图；六是所提措施和办法要切实可行；七是涉及其他部门或地区的问题要协调一致；八是文字表达要合乎语法、修辞、逻辑；九是格式、标点符号、数字和计量单位要符合现行规定。
文稿审核制度：初审、复审、终审案例讲解原因：（1）数字书写不规范（2）校对工作马虎（3）不遵守文字的复核程序教训：（1）涉及数字要书写规范（2）认真审核（3）思想上要高度重视，树立质量意识2、案例：“用文学手法撰写工作总结”（书69页）考点：思维特点和表达特点秘书文字工作的特点：一、写作活动的受动性二、思维形式的抽象性三、表达方式的综合性四、成文过程的程序性案例讲解从秘书文字工作的思维特点和表达特点的角度分析错误。
（1）秘书写作要用抽象思维，而非形象思维。
（2）秘书写作的表达方式以记叙为主，兼说明。
（3）数字上从15万夸大到50万，违背事实。
第四章文书工作3、案例：“拟成立‘江苏省公务员素质教育培训中心’”考点：发文处理（书81页）发文处理：一、交拟与拟稿二、审核与签发三、印制与校对四、用印与登记五、封发与传递案例讲解请将该文稿在南师大的办理程序写出来。
（1）文学院领导交拟秘书拟稿；（2）校长办公室秘书初审后，交资深秘书或办公室主任核稿；（3）分管副校长或校长签发；（4）交由校长办公室编号、打印、校对；（5）加盖“南京师范大学”印章；（6）登记、封发，进入传递渠道。
4、案例：某县教育局设立再就业培育基地和20层教育培训大楼……考点：请示的行文制度（书80页）行文制度：相互行文制度；联合行文制度；逐级行文制度；文稿代拟制度；一文一事制度；（特别是请示类公文）公开行文制度。
案例讲解原因：（1）文种应用“请示”，应当一文一事，且只主送一个机关单位；（2）文稿必须由领导或分管领导签发；据此我们应该：（1）涉及两件事，应当用两个请示；（2）应当送市教育局，不应送劳动局；（3）应当送机关单位，不能送局长家里；（4）不能由办公室签发，须由局长或分管副局长签发。
秘书实务复习资料
第三章文书处理一、文书分类根据工作需要，选择适宜的分类法（标准）几种方法结合使用主要分类方法：按行文关系——上行文（报告、请示）、下行文（逐级下行文和多级下行文）、平行文按制文机关——行政公文、党的机关公文、法规文件、外交文件、司法文书、计划文件按性质作用——指令性公文、知照性公文、报请性公文、法规性公文按国家、地区按行业性质按密级或紧急程度按收信人身份……二、文书处理工作要求及时、准确、安全、统一三、文书处理基本原则真实（实事求是）、精简、高效四、收文处理基本程序签收——启封登记——分发办理——摘编汇总——分类存放启封登记：◎使用剪刀，注意保存邮戳、邮票、邮政编码等的完整性；◎注意检查信封内物件与信中描述是否一致。
分发办理：如是阅件，可写“（呈）（拟请）××阅”；涉及部门的，可写“请××、××部阅”等。
◎如是办件，可写“呈××阅示，(建议)（拟）请××部办理”等。
◎如涉及多个部门，或者机密文件传阅，最好制作传阅单，并把传阅单连同文件一起发出。
分类存放：◎分类存放，可按上面收文时的分类法，或者以之为基础，结合其他的方法，原则是方便查找使用和立卷。
◎分类常用的方法还有：字顺法：这是西方档案管理时常用的方法。
为了方便查找，将26个英文字母分为9组，即ABC/DEF/GHI/JKL/MNO/PQR/STU/VW/XYZ,然后按文书作者姓名分类存放。
主题词法：着眼于文件内容的分类方法。
为了方便使用和更加科学化，往往主题词下会再分出若干类，即类+属。
如：◎电子信件的处理类似，注意备份，传真文件要先复印再保存。
五、发文处理基本程序拟稿——会商——核稿——签发第四章会务工作会务工作——会前准备、会中会务、会后扫尾1、会前准备——（1）事务准备确定会议的议题、名称、时间和地点制定会议的议程和日程会议经费的预算及落实确定与会者食宿安排接送车辆安排会场安排及布置（会标、背景、徽记、旗帜、讲台、座位、装饰性物件、附属性物件）•会标：一般为红底黄字或白字、多用楷体或美术字体•讲台：一般在右侧（以主席台方向）•座位：前排为上，后排为下；座次排列：居中为上，一左（右）一右（左）；职务的高低或社会地位与声望的高低现任领导高于上任领导领导人为奇数、偶数的排列方法重点：主席台（P86）原则：反映会议中心，方便开会（2）资料准备会议通知会议文件（会议证、发言稿……）（3）会前检查会场检查、资料检查2、会中会务（1）会中的事务工作会议食宿、交通组织签到分发材料文体活动（合影）医疗卫生和保卫工作会议设备的操作维护（2）组织联络工作与上司的联络协调与会人员的联络（3）文字工作会议记录——简易记录摘要记录详细记录会议简报——摘要式概括式综合式3、会后扫尾（1）会后文件处理——文件的回收、文件的整理、文件的归档（2）会后事务——安排与会人员离会、归还借用物品、清理会场、经费决算……（3）会后文字工作——报道会议信息、草拟会议纪要、做好会议总结……第二章办公室管理办公室——工作的某个空间、某个机构一、办公环境管理1、办公环境人文环境自然环境2、优化办公环境原则：舒适和谐合理3、内容办公室布局——指秘书部门各机构之间的空间安排。
秘书实务第三章文字工作
上次回顾
1、秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行 修饰？ 2、秘书请求工作指示应该把握哪些要点？ 3、秘书日常事物有哪些类型？如何分别 处理？ 4、秘书下班后继续工作应防止哪些不良 情绪？
本章目标
1、理解秘书文字工作的含义和意义 2、明确秘书文字工作的内容和要求 3、掌握文字记录、文稿撰拟和文稿审核 的规范、程序与方法 4、提高文字表达及文字把关能力
• 种类：电话记录、值班记录、来访记录、 会议记录、大事记、调查记录、领导讲 话记录、领导口授记录
• 文字记录的种类 （8种）
A.电话记录 a.发出电话记录
市园林局办
市职大人文学院 园林局办刘主任 2004.4.30
郝敏
12345678
郝:向园林局求助两件事.五一期间我校组织师生游览 红山公园,时间五月二日上午北京时间11点,350人(含 教师30人)。请贵局派导游；并请免收门票。
• D. 各种公关文书——企业、事业单位用得 较多！ 书信类：祝贺信（贺电），慰问信 （慰问电），致敬信（致敬电），感谢信 （感谢电）等。 致辞类：贺词、欢迎词、欢送词、答 谢词、祝酒词等。 宣传类：说明书、解说词、广告词等。
目前，公关文书的种类不断增加。秘 书应注重公关文书的写作知识并学会撰拟。
第四节 文稿审核
• 1、文稿审核的作用
• 审核，就是对文稿内容、体式及行文规 则的综合审查与核定，通常也称作“核 稿 ”。
A.审核是文稿撰拟第三阶段（定稿阶段） 中一道非常重要和实质性的“工序”，即文 稿拟成之后、送领导审定签发前进行的最 后把关工作，因而是公文制发的关键环节。 B.文稿审核的和意义和作用主要有三： a.控制发文总量，提高行文质量； b.确保文稿质量，避免行文出错； c.减轻领导阅批文稿的负担。
电大《秘书实务》考试复习资料
秘书实务重点难点提示第一章绪论1.何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。
秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
2.秘书实务的研究范围和主要内容是什么？秘书实务的研究范围包括：①秘书业务工作的一般理论；②秘书业务工作的具体内容；③秘书业务工作的工作规范；④秘书业务工作的运作程序；⑤秘书业务工作的具体方法。
秘书实务的主要内容有：文字工作、文书工作、信息工作、调研工作、会议工作、建议(提案)工作、信访工作、接待工作、谈判工作、随从工作、通讯工作、档案工作、保密工作以及其他事务性工作。
3.秘书实务的性质和特点是什么？秘书实务的性质是专业性，它是秘书实务的本质属性。
它表现在秘书职业的专门化、秘书业务的常规化、秘书职能的具体化三个方面。
秘书实务的特点是：实用性、规范性、程序性和可操作性等。
4.秘书实务与秘书学概论、文书学、应用写作等学科有何关系？秘书学概论与秘书实务之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。
秘书实务与文书学、秘书实务与应用写作之间都具有交叉关系。
5.学习秘书实务的目的是什么？直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。
根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。
第二章秘书的一天1.秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行修饰？秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。
为了给人以美好的印象，秘书应在上班之前对自己的仪表略加修饰。
修饰个人仪表主要是检查头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过；着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净；化妆是否适中，首饰是否必要等。
2.秘书请求领导工作指示应把握哪些要点？应把握以下要点：①秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。
秘书实务第3版-秘书学第3版-3章
（二）和谐度
秘书职能环境的和谐度，指的是组织运 转中各相关方面协同配合的和谐程度及秘书 工作中与各相关方面协同配合的和谐程度。
提高职能环境的和谐度，秘书必须做到： 要增强主动配合的服务意识； 要态度谦虚，尊重别人、真诚合作； 要加强沟通，促进相互理解和信任。
（三）开放度
职能环境的开放度，是由秘书所在组织 及秘书工作中与组织内外公众进行物质、能 量、信息交换的灵敏程度、广度、深度所决 定的。
（一）秘书机构内部环境
秘书机构是秘书开展业务活动分工合作 的基本单元，是各类管理领导机关的日常办 公部门即办事机构。秘书机构的人员构成、 管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、 人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及 办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构 的内部环境。
（一）秘书机构内部环境
形成和保持秘书机构内部良好的环境必须具备 六方面的条件：
把领导与秘书工作上的上下
公民，都享有宪法规定的平 级关系搞成人身依附关系，不利
等权利和承担同等的义务 于工作和事业的发展，极有可能
酿成大错，走向反面，造成危害
实现工作 目标中的 同事关系
领导与秘书在事业发展
如果领导者个人的事业目标
目标上，应该是一致的，为 违背社会公众利益和国家法律法
了实现共同的事业目标和任 规，秘书必须加以劝谏。如果秘
秘书职能环境与职能场 只有在秘书有能力满足领导工作需要的情况下， 其职能场大小才能与领导工作需要相吻合（见图3-5）。
图3-5 职能场大小与领导工作需要的吻合
第三节 秘书与领导的关系
一、秘书与领导关系的认识 二、秘书与异性上级的关系 三、领导班子与秘书群体的关系 四、秘书为领导班子服务中
的几种关系的把握 相关链接
秘书实务.第三章
要成为“第一流的文字处理能手”。
2.秘书的文字表达能力，是秘书的首要能力 虽然秘书是集表达能力、办事能力、管理能力、交往能力、应变能力及研究能力于 一身的职业。但是居于首要地位的，应当是秘书的表达能力，特别是秘书的文字表 达能力： a.各种文书是各级领导机关集体意志的体现。 b.各级领导机关对内下达指示、发布命令、协调关系、对外沟通信息、联络工作、 答复问题，也大都采用文书的形式。这类文书都出自秘书之手。 c.各种文书的内容，是各级机关的真实记录，也是各项工作备查的重要凭证。
当然，计划赶不上变化，秘书要学会随机应变，见机行事的去处理以上给类事务。
第三节 下班之前 一、突击未了事宜
秘书工作的随机性较强，即使快下班也可能会出现紧急需要处理的事务。
可能出现的事务：很难当日办结而又必须当日办结；简单易行但无关大局，属领 导临时交办却要求下班前办结；突发性事件。在应对这些事项时，需做到以下几 点：
3.及时补充和修改，认真整理和记录 秘书要根据工作需要及时对记录进行整理，使使之成为记录稿，以便 日后工作。
需要注意的是：1.终于发话者说话的原意，尽量保持原话愿意2.表现出发话 人的语言特点，使人读完，如见其人3.在保持愿意地基础上进行技术性的加 工润色，使其更具备条理和顺序性，增加其可读性。
三、文字记录的方法
7.领导讲话记录。
8.领导口授记录
二、文字记录的过程
文字记录虽然是文字工作的初始行为，但是要出色地完成各项文字记 录任务，必须依次做好文字记录过程中的相关工作。 1.备好纸笔，随时准备记录
无论多么先进的设备也无法完全取代笔和纸：随身带笔纸或笔记本。
2.用心倾听和判断，快速做出记录
要会听，不仅仅是把语言转化为文字。即既能听懂发话者说话的内容，还能 听懂发话者的言外之音。学会多种记录方法，可以同时使用。
秘书实务第3章 文书处理
第二节 文书的撰写与编辑
一、 文书的撰写 二、 文书的字体与字号 三、 文书的排印
一、 文书的撰写
（一）文书的用语
1. 开头用语 一般可以用为、为了、根据、按照、依照、遵照、鉴于、
由于、目前、当前、兹（现在）、兹有、兹将、兹派等。 2. 承启用语
一般可以用下列表述：根据……现决定；根据……特通告 如下；依据……公告如下；为了……现决定；为……通 报如下；为此……现就……问题请示如下；现将……报 告如下；现就……问题，提出如下意见；经……批准， 现将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经……研究， 答复如下；等等。
三、文书的排印
（一）公文用纸及版面尺寸
《党政机关公文格式》规定：公文用纸一般使用纸张定量为 60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80％～ 90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为75～ 95。
公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用国际标准A4型纸，其成品幅 面尺寸为210mm×297mm。
装订要求：公文应左侧装订，不掉页，不脱落。 不得随意改换字体和字号，同一篇文书中不采用几种字体。 从左至右横写、横排。
三、文书的排印
（三）公文的文面内容排版规范
1 份号
10 正文
2 秘密等级和保密期限 11 附件说明
四、文书处理的内容
➢ 公文拟制。包括起草、审核、签发等程序。 ➢ 发文处理。包括文书的复核、登记、印制、核发等
工作。 ➢ 收文处理。包括收进文书的签收、登记、初审、承
办、传阅、催办、答复等工作。 ➢ 文书管理。包括文书的日常管理和文书的立卷与归
档工作。 ➢ 文书保密。
五、文书处理的工作要求
➢ 及时 ➢ 准确 ➢ 安全 ➢ 统一
秘书实务(章节重点)
《秘书实务》辅导资料第一章绪论 (3)第一节秘书实务的对象和范围 (3)第二节秘书实务的性质和特点 (3)第三节秘书实务与相关学科 (3)第二章秘书的一天 (4)第一节上班之前 (4)第二节上班之后 (4)第三节下班之前 (5)第四节下班之后 (5)第三章文字工作 (5)第一节文字工作概述 (5)第二节文字记录 (6)第三节文稿撰拟 (6)第四节文稿审核 (7)第四章文书工作 (7)第一节文书工作概述 (7)第二节发文处理 (8)第三节收文处理 (8)第五章信息工作 (9)第一节信息工作概述 (9)第二节信息的获取 (10)第三节信息加工 (10)第四节信息的提供 (10)第五节信息的存储 (10)第六节高层信息的开发 (10)第六章调研工作 (11)第一节调研工作概述 (11)第二节准备阶段 (11)第三节实施阶段 (11)第四节研究阶段 (12)第七章会议工作 (12)第一节会议工作概述 (12)第二节会议的准备 (12)第三节会议的召开 (13)第四节会议结束 (13)第八章建议（提案）工作 (14)第一节建议提案工作概述 (14)第二节建议提案的形成 (14)第三节建议提案的办理（上） (15)第四节建议提案的办理（下） (16)第九章信访工作 (16)第一节信访工作概述 (16)第二节来信处理·················错误!未定义书签。
第三节来访接待 (17)第四节案件查办 (17)第五节综合反映 (17)第十章接待工作 (18)第一节接待工作概述 (18)第二节接待的准备 (18)第三节接待的实施 (18)第四节外宾接待 (19)第十一章谈判工作 (20)第一节谈判工作概述 (20)第二节谈判的准备 (20)第三节谈判的过程 (21)第四节秘书的受权谈判 (21)第十二章随从工作 (22)第一节随从工作概述 (22)第二节出差的准备 (22)第三节出差途中 (22)第四节出差的结束 (23)第五节商务随从工作 (23)第十三章通讯工作 (24)第一节通讯工作概述 (24)第二节电话的应对 (24)第三节电报电传传真 (24)第四节邮件的处理 (25)第十四章保密工作 (25)第一节保密工作概述 (25)第二节文书保密 (26)第三节会议保密 (26)第五节通讯保密 (27)第六节涉外保密 (27)第七节计算机信息系统的安全保密 (27)第十五章其他工作 (28)第一节值班工作 (28)第二节印章管理 (29)第三节领导日程安排 (30)第四节领导交办事项 (31)第十六章秘书礼仪 (31)第一节秘书礼仪概述 (31)第二节秘书的仪表 (32)第三节秘书的谈吐 (32)第四节秘书的体态 (32)第五节秘书常用礼节 (33)第六节秘书活动礼仪 (33)1.秘书实务是指（1）秘书实务就是秘书和秘书机构的专业工作（2）秘书实务的内容广泛而繁杂，大致决策辅助中的要务，小至日常中的琐事，几乎无所不包，无时不有（3）要求秘书必须精通各种秘书事务。
秘书实务3
三、简报工作
(一)简报及简报工作 简报是各行政机关之间用来下情上 报、上情下达和互通情况、交流信 息的一个文种，是信息类公文中最 重要、最常用的一种。
秘书实务3
(二)简报的作用 传播信息。简报本身即是一种信息载体，可 以使各级机关及从事行政工作的人互相了解 情况，吸收经验、学习先进、改进工作。
秘书实务3
3．信息管理 收集、整理、分类、保管、提取。
4．信息分类 字母、地区、主题、数字、时间。 PS：分类应讲究科学性、系统性、逻 辑性、实用性。
秘书实务3
(二)秘书的信息工作
我们认识信息的目的，是为了开展秘书工作范围 内的信息工作。
1．秘书的信息工作
2．秘书信息工作的特点
(1)普遍性。
(2)紧迫性。
秘书实务3
2．研究的方法
秘书在研究中常用的主要方法。 (1)度量研究方法。 (2)系统研究方法。 (3)动态研究方法。 (4)比较研究方法。
秘书实务3
(六)秘书调查研究的过程和要求
1．准备阶段 (1)明确调研题目。 (2)选择调研对象。 (3)选配调研人员。 (4)准备相关信息资料。 (5)编制确认调研计划。 (6)设计必要的调查问卷和表格。问卷和表格，
秘书实务3
(三)秘书调查研究的内容 1．政治性调研 2．政策性调研 3．市场调研 4．专业性调研 5．舆论热点调研
秘书实务3
(四)秘书调查研究的主要形式
1．调查的一般方法 (1)个别访问。 (2)召开座谈会。 (3)现场观察。 (4)发放书面问卷或表格。 (5)实际参与。 (6)查阅档案资料信息。
（1）使上级领导及时了解发文单位学习、工 作、生产情况和问题，以便取得上级机关的 指导与帮助。
秘书实务
第一章绪论1.何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。
秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
2.秘书实务的研究范围和主要内容是什么？秘书实务的研究范围包括：①秘书业务工作的一般理论；②秘书业务工作的具体内容；③秘书业务工作的工作规范；④秘书业务工作的运作程序；⑤秘书业务工作的具体方法。
秘书实务的主要内容有：文字工作、文书工作、信息工作、调研工作、会议工作、建议(提案)工作、信访工作、接待工作、谈判工作、随从工作、通讯工作、档案工作、保密工作以及其他事务性工作。
3.秘书实务的性质和特点是什么？秘书实务的性质是专业性，它是秘书实务的本质属性。
它表现在秘书职业的专门化、秘书业务的常规化、秘书职能的具体化三个方面。
秘书实务的特点是：实用性、规范性、程序性和可操作性等。
4.秘书实务与秘书学概论、文书学、应用写作等学科有何关系？秘书实务秘书学概论与秘书实务之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。
秘书实务与文书学、秘书实务与应用写作之间都具有交叉关系。
5.学习秘书实务的目的是什么？直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。
根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。
第二章秘书的一天1.秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行修饰？秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。
为了给人以美好的印象，秘书应在上班之前对自己的仪表略加修饰。
修饰个人仪表主要是检查头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过；着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净⒒化妆是否适中，首饰是否必要等。
2.秘书请求领导工作指示应把握哪些要点？应把握以下要点：①秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。
秘书实务第三章 文字工作
第三章文字工作重点复习题：1.何为文字与文字工作？答：秘书实务中所言的文字，意指语言的书面表达形式，即文书或文章的意思。
所谓文字工作，就是秘书运用书面语言代领导者和领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动。
2.文字工作的意义是什么？其特点是什么？答：秘书文字工作的意义是：（1）秘书的文字功底，是秘书的基本素质，（2）秘书的文字表达能力，是秘书的首要能力，（3）秘书的文字工作是对领导工作的重要补偿。
秘书文字工作特点有：（1）写作活动的受动性，（2）思维形式的抽象性，（3）表达方式的综合性，（4）成文过程的程序性。
3.简述文字记录的一般过程？答，文字记录的一般过程是：（1）准备好笔和纸，随时准备记录，（2）用心倾听和判断，快速做出记录，（3）及时补充和修改，认真整理记录。
4.文字记录的方法有哪些？答：文字记录的方法主要有：（1）要点记录法，（2）详细记录法，（3）常用的速记法,（4）特殊的标示法，（5）笔记和录音并用法等。
5.简析文稿撰拟的宏观过程和微观过程。
答文稿的撰拟有宏观过程和微观过程之分。
宏观过程包括（1）朦胧阶段，（2）模仿阶段，（3）自如阶段。
微观过程包括（1）准备阶段，（2）草拟阶段，（3）定稿阶段。
6.文稿撰拟的特殊要求是什么？（试述文稿撰拟的特殊要求？）答：一篇合格的文稿的撰拟应符合以下要求：（1）符合必须行文的原则；（2）符合国家现行的法律、法规；（3）符合党和国家的方针、政策；（4）符合实际情况；（5）符合领导意图；（6）提出的措施和办法要切实可行；（7）涉及其他部门或地区的问题要协调一致；（8）文字表达要合乎语法、修辞。
（9）格式、标点符号、数字、计量单位要符合现行规定。
7.文稿撰拟的方式有哪几种？答：文稿撰拟的方式有：（1）个人撰拟，即文稿撰拟的任务仅有一位秘书完成；（2）集体撰拟，即文稿撰拟的任务由多位秘书完成；（3）文稿代拟，即文稿撰拟的任务有某个部门的人员代为完成，再由秘书机构统一审核和印制。
秘书三级知识点第三章第三节.doc
秘书三级知识点第三章第三节2017年秘书三级知识点第三章第三节第三章文书拟写与处理第三节文档管理●档案利用●档案参考材料的编写●电子档案的管理一、档案利用(一)含义档案利用是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。
档案利用工作可以去分为：提供档案利用AND利用档案提供档案利用——针对管理人员而言，指档案管理部门和人员以所藏档案信息资源为基础，向前来咨询的人提供服务利用档案——针对利用者，利用者以借阅、复制、摘录等形式使用档案的活动(二)工作程序1、熟悉库藏包括：档案内容、成分及存放位置，明确单位档案的形成、整理状况及利用价值。
2、分析利用需求够针对不同工作人员提供服务1)满足计划决策人员对档案的需求——主要服务对象性质与范围概括性、综合性强的高层次信息；可信度高内容政策性文件和分析论证材料。
史上处理类似问题所形成的材料，包括决策方案、决策依据、反馈意见等时间和方式有特殊要求。
最好主动上门。
2)满足基层管理者对档案的需求性质具体、详尽、实用的信息内容信息的专业性较强范围单位内部信息3)满足科研人员对档案的需求单位内部科研人员，一般从事的是应用技术的研究，也有少数开展基础研究。
范围利用需求稳定，表现为对某一个或多个主题的档案信息的需求形式更倾向于原始材料，要求提供关于某一专题的完整、准确、系统的信息时间相对宽松4)满足工程科技人员对档案的需求性质提供针对性强和内容具体的信息。
如具体的图形、数据、报表内容专利文献和标准化材料，需要同类客体、同类项目或同行业的最新信息时间迅速和及时秘书资格考试频道提醒考生关注秘书资格考试资讯、秘书资格考试报名、秘书资格考试成绩查询等信息：秘书资格考试资讯秘书资格考试报名秘书资格考试时间秘书资格证成绩查询秘书资格证试题及答案秘书二级秘书三级。
秘书实务 问答题 完整版
第一章 绪论1.何为秘书实务？其学科对象是什么? 答：秘书实务，意指秘书或秘书机构实际 从事的业务活动。
秘书实务作为秘书科学 的一个分支，它是一门研究秘书业务活动 及其规律的综合应用科学。
秘书实务的对 象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构 为领导工作和机关工作的实施所才去的专 业辅助行为。
2、秘书实务的概念在秘书学中包含哪 几层意思？答：包含以下几层意思：（1） 秘书实务就是秘书和秘书机构的专业工 作，如文字工作、文书工作、接待工作和 信访工作等，即便不为秘书和秘书机构所 独有的专业工作，如信息工作、调研工作 和保密工作等，同样具有秘书业务活动的 性质和特点。
（2）秘书实务广泛而又繁杂， 大至决策辅助中的要务，小至日常工作中 的琐事，另有难以预料的交办事项，几乎 无所不包，无时不有。
（3）秘书实务的主 题是秘书和秘书机构的专业工作，它要求 秘书必须精通各种秘书业务，并擅长处理 各种事物。
3. 秘书实务的主要研范围：①秘书实 务的一般理论。
从总体上看，秘书实务理 论属于秘书学的应用理论范畴，其内容大 体上包括两个部分，一是秘书实务自身的 理论，如秘书实务的定义，对象，范围， 性质以及秘书实务的相关学科和研究方法 等，二是各项秘书业务自身的理论，如每 项秘书业务的含义，作用，特点，原则和 要求等。
②秘书实务的具体内容，秘书业 务是秘书实务的具体化和专门化，其内容 因机关性质和职权范围的不同而有所区 别，就其共性而言，秘书实务的主要研究 内容有：方字工作，文书工作，信息工作， 调研工作，会议工作，建议（提案）工作， 信访工作，接持工作，谈判工作，随从工 作，档案工作，保密工作和其他工作等。
③秘书实务的工作规范，在长期的秘书实 践活动中，国家机关和企事业单位逐步形 成了一套处理秘书业务的工作标准和工作 制度，即秘书业务工作规范，根据其规范 的程序不同，秘书业务操作规范可分为两 类：一类是由国家机关规定的法定规范； 另一类是约定形成的规则。
秘书实务第三章
确定问题
分析相关资料 确定造成问题的主要原因 提出解决问题的方案
第三章 办公室日常事务管理
第二节 一、办公程序管理
(2)办公流程的确定与改进
办公流程的确定首先要以组织的结构为根据 办公流程的设计与改进应由经过明确授权的专人来负责
办公程序管理与时间管理
办公流程的设计要充分考虑客户的需要和方便
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理 自觉整理上司的办公区域 1）经常清洁、整理上司的办公桌，把文件放整齐，文 件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁，地面和字 纸篓要经常打扫和清倒 2）经常打开窗户为上司的办公室通风、调温，调试好 空调照明设备 3）经上司授权后，定期为上司的文件柜进行整理把文 件进行归类，将一些无用的文件销毁 4）注意对上司的办公室进行绿化，适当摆放一些植物
保密性强
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （4）封闭式缺点 建筑成本和能源成本高，费用大 办公空间的浪费较大
不易于管理层监督和指导下属
影响了员工之间的交流，使其缺乏了解
第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成 4、办公布局安排应考虑的主要因素
13：00
14：OO
15：00
16：00 17：00 18：00 JB项目团队会 议
第三章
第二节 二、时间管理概述
办公室日常事务管理
办公程序管理与时间管理
（2）上司活动的主要内容
（3）领导活动时间表的作用
便于领导内部工作的协调 使领导能了解自己的工作计划，做到心中有数，从而可合 理地安排自己的工作
秘书实务电子教案完整版
第一节 文档管理概述
三、文档管理的基本要求
(一)文书工作的基本要求 及时、准确、安全
第一节 文档管理概述
三、文档管理的基本要求
(二)档案工作的基本要求 1.统一领导，分级管理
2.维护档案的完整与安全 3.便于社会各方面利用
第一节 文字工作概述
一、文字工作的概念和内容
文字工作——将各种信息转变成书面材料 的工作。
包括文稿撰拟和文字记录两大类。 文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。
第一节 文字工作概述
二、文字工作的意义
(一) 秘书机构发挥参谋作用的重要途径 (二) 秘书机构做好其他工作的前提条件 (三) 秘书增长才干、展示才华的良好机会
(七) 会议成本预算
(四) 会议时间
第二节 会前准备
一、制订会议预案
（一）会议预案的内容和格式 1.明确召开会议的目的、任务 2.会议的规模 3.会议名称、时间、地点 4.会议材料的组织和大会发言安排 5.其他事项的安排
（参见教材第100-101页示例）
第二节 会前准备
一、制订会议预案
（二）拟订会议议程和日程
达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。 公文是国家机关或合法组织在公务活动中形成，按照
规定程序来制发和办理，具有法定效力和规范体式的文书。 文件(狭义)是指组织在履行其法定职责或处理事务中
形成的各种公文以及有名称或标题的内部文书。
第一节 文档管理概述
一、文书与档案的基本知识
（一）文书工作的基本术语 2.文种、稿本
2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？ 3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？ 4.简述文稿撰拟的一般过程。 5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具
秘书实务要点
一、秘书文书工作的内容和原则答：内容：文字工作【文字记录，文稿攥拟，文字工作理论】；公文办理【发文办理（草拟、登记审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、注办）；收文办理（签收：清点、检查、签字or签收章；登记：顺序号、收文日期、来文单位、封套号、密级程度、发文字号、内容摘要、份数、有无附件）；审核；拟办；批办；承办|交办；催办|办复】；公文管理【立卷、归档、清退、销毁】原则：保密、准确、迅速、实事求是、精简、高效、二、会议中的秘书工作答：会前【确定会议议题、拟定会议计划】；会中【会场及安排座次、会议接待工作、会中组织服务工作】；会后【拟定会议应急方案（预测情况、准备应对备选方案、有必要的话准备一个应急会议、讨论会议紧急情况、确定应急方案）；会议总结（会议名称、地点、规模、时间、议题、主持人、报告要点、与会人员、总结录音摄像等、领导评价及要求）】三、印章使用注意事件答：公章是一个机关、单位或者社会组织的正式印章,是具有合法性的标志,是行使其职权的凭信；领导人的私章个人的姓名代表某种特有权力，领导的职权。
印章的种类：单位印章：【形状（国务院规定：行政机关、企事业单位必须是圆形，其他的可以为椭圆形，菱形，三角形）；文字（从左至右往环形、字体为宋体简化字、若为少数民族可在内圈刻上少数民族语，外文公章，外文刻在汉字外）；尺寸（国务院公章直径6cm，省部级直辖市5cm，地市州县一级4.5cm以上公章里有国徽，乡镇企事业单位4.2cm中间有五角心）】；套印章：【使用要经过本单位负责人的授权，为了缓解盖印的压力】；钢印：【无色，有印痕，多用于正规的证件照片上。
】；领导人签名章规格样式自定,但不可大于公章。
使用印章一定要慎重，一定要有批准手续，并进行登记，登记项目有用章日期，用章单位，用章经手人，用章事由，用章批准人，用章印数等。
盖印章要准确，一般上不压正文，下骑年盖月，印文字迹端正，清晰。
四、接待的程序和要求答：客人来访：1.在办公室内，应该停止工作，行注目礼，面带笑容，说“您好，请问您找谁？”秘书一般不主动握手、2.办公室外，如机场、车站、码头等交通要塞，该注意交通拥堵的问题，尽量提前到。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
这是一份仅数百字的公文稿，请同学们 构思后，讨论此文的文种和结构。
• 文种：报告？请示报告？请示？
• 结构——
1、理由及依据； 2、具体打算； 3、请求事项
A.请求批准; B.请求以大学名义出具联系函; C.请求职大一位或数位领导参加以示 关怀。
• 文稿撰拟范围——4方面
A.各种法定公文 （即党和国家明文规定 的）
党的机关14种、行政机关13种：决议、 决定、命令（令）、指示、意见、议案、 通知、公告、通报、公报、报告、请示、 批复、条例、规定、函、会议纪要等
规定严格、标准统一。
•
B. 各种常用公文（即法定公文以外的
各种书面材料）
文种远多于法定公文。约定俗成、自 成规矩，撰拟时也不能自行其事。
• 3、文字记录的方法
• ①要点记录法 • ②详细记录法 • ③常用的速记法 • ④特殊的标识法 • ⑤笔记和录音并用法
第三节 文稿撰拟
• 1、文稿撰拟的范围
• 文稿撰拟，就是秘书按照领导者的交拟， 动手起草书面材料的智能活动过程。
• 范围： • ①各种法定公文的撰拟 • ②各种常用文书的撰拟 • ③各种领导讲话稿的撰拟 • ④各种公关文书的撰拟
第一节 文字工作概述
• 1、文字与文字工作
• 文字指能表达某种意思，并具有一定体 式的书面材料。
• 文字工作指秘书用书面语言代行领导者 或领导机关记载及表达某种思想的专门 业务活动。
• 2、文字工作的意义
①秘书的文字功底，是秘书的基本素质
（ “第一流的文字处理能手” ）
②秘书的文字表达能力，是秘书的首要能 力（表达、办事、管理、交往、应变、 研究能力）
（“记叙”“说明”“议 要求 论”“抒情”中，以 说明为主，兼有
记叙和议论）
熟悉记叙、说明 和议论等表达方式
努力形成自己 独特的语言风格
第二节 文字记录
• 1、文字记录的种类
• 文字记录，就是秘书把听到的话或经办 的事写下来，为撰拟文稿或处理事务提 供初始依据。
• 种类：电话记录、值班记录、来访记录、 会议记录、大事记、调查记录、领导讲
园林局刘主任回答：导游可解决；免票待请示贺局长定。
b.接收电话记录
B.值班记录
C.来访记录
D.会议记录
• E.大事记
一事一记、按日编排。
• F.调查记录
第一要件是倾听；记录要快速、精确；根据不 同情况采用不同的记录方法。
• G.领导讲话记录
不论领导人有无讲稿都应记录，详略可根据情 况有所不同。有讲稿应详记补充发挥部分；无 讲稿应“有言必记”。
B.思维形式的 “抽象性”
（形象思维、 要求 抽象思维、 直觉思维）
既具备扎实的 现代汉语知识
又很好地掌握 形式逻辑知识
C.表达方式的
“综合性”
（“记叙”“说明”“议 论”“抒情”中，以
要求
说明为主，兼有
记叙和议论）
熟悉记叙、说明 和议论等表达方式
努力形成自己 独特的语言风格
C.表达方式的 “综合性”
• H.领导口授记录
作好准备，随时记录；注意聆听，边听边记； 疑问之处，随手标示；口授结束，复述要点。
• 2、文字记录的过程
• ①备好笔和纸，随时准备记录 • ②用心倾听和判断，快速做出记录
• ③及时补充和修改，认真整理记录
• 整理记录三点要求：忠于发话者的原意； 体现发话人的语言特点；在不背离原意 的前提下，可进行技术性加工。
第三章 文字工作
上次回顾
1、秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行 修饰？
2、秘书请求工作指示应该把握哪些要点？ 3、秘书日常事物有哪些类型？如何分别
处理？
4、秘书下班后继续工作应防止哪些不良 情绪？
本章目标
1、理解秘书文字工作的含义和意义 2、明确秘书文字工作的内容和要求 3、掌握文字记录、文稿撰拟和文稿审核
撰写领导讲话稿是秘书文字工作的“重 头戏”，或者说是秘书实务诸业务中的 “重中之重”，也是衡量秘书是否成为文 字工作“高手”的重要标志。一位秘书， 如能胜任各种讲话稿的撰写任务，即可以 说其文字表达能力已进入了成熟时期和自 如阶段。
• D. 各种公关文书——企业、事业单位用得 较多！ 书信类：祝贺信（贺电），慰问信 （慰问电），致敬信（致敬电），感谢信 （感谢电）等。 致辞类：贺词、欢迎词、欢送词、答 谢词、祝酒词等。 宣传类：说明书、解说词、广告词等。
话记录、领导口授记录
• 文字记录的种类 （8种）
A.电话记录 a.发出电话记录
市园林局办
市职大人文学院 园林局办刘主任
2004.4.30
郝敏
12345678
郝:向园林局求助两件事.五一期间我校组织师生游览 红山公园,时间五月二日上午北京时间11点,350人(含 教师30人)。请贵局派导游；并请免收门票。
③秘书的文字工作，是对领导工作的重要 补偿（ 是对领导意图的完善和升华；是 对领导知识和智能的补充和延伸；是对 领导精力和体力的“代偿”）
• 3、文字工作的特点
A.写作活动的 “受动性” (相对 “自主性” 而言)
要求作者
“养之有素”—— 注重知识的 积累和更新
“倚马可待”—— 随时准备接受 领导者的交拟
的规范、程序与方法 4、提高文字表达及文字把关能力
• 假设您是新闻学院秘书。 • 经院务会议研究，拟在“五一”期间，组织师生
游览本市市容及部分旅游景点。 • 共安排3天，每批1天。看国际大巴扎、华凌商贸
城、经济技术开发区；游红山。 • 租车费由学院负担；门票、午饭师生自理，争取
免公园门票；安全由学院负责。 • 毛院长布置秘书起草学院给职大的公文，请求批
目前，公关文书的种类不断增加。秘 书应注重公关文书的写作知识并学会撰拟。
• 2、文稿撰拟的过程
• ①宏观过程 • 朦胧阶段 • 模仿阶段 • 自如阶段
• ②微观过程 • 准备阶段：授受意图；收集材料；拟定提纲 • 草拟阶段：讲究语法；讲究逻辑；讲究格式 • 定稿阶段：审核；修改；定稿
——简报类：政务简报、信息摘报、情 况反映、Байду номын сангаас访动态、值班简报、接待简报 等。
——规章类：章程、办法、细则、通则、 规则、公约等。
——总结类（略） ——计划类（略）
——提纲类（略） ——各种行业文书
• C.领导的各种讲话稿
开幕词、闭幕词、发言稿、讲演稿、工 作报告（动员报告、传达报告、总结报告、 政府工作报告〈 ？〉、领导述职报告等）。