员工人事档案管理办法

员工人事档案管理办法

一、目的：

为对员工人事档案进行妥善的管理，维护人事档案资料的完整，真实记

载员工在本职工作的经历，特指定本办法。

二、适用范围：

河南顺驰物业公司及所属各异地项目全体员工的档案管理工作均适用

本办法。

三、责任：

本办法由公司综合管理部负责制定、修改、监督，各异地项目的员工人事档案的管理由其人力资源专员负责管理，郑东项目由公司综合管理部代为行使

四、员工人事档案管理原则

（1）档案管理由综合管理部统一负责，未经允许不得随意借阅查看。

（2）档案管理工作要求信息准确、更新及时、内容完整、目录明细。

五、员工人事档案的管理

员工档案按照性质分为两种：员工内部人事档案、员工外部人事档案。

按照员工在职情况分为两种：员工在职人事档案、员工离职人事档案。由公司综合管理部及各异地项目综合管理部门，独立归档。

（一）员工内部档案的管理

内容：

员工档案中所需资料为：

1.入司时应包括：

a.《个人简历》；

b.《应聘人员履历表》(含面试记录)；

c. 公司与员工签订的《保守公司商业机密承诺书》、《新员工服装代购委

托协议书》等；

e.员工学历证书、资历证明、所取得的相关培训证书、职业资格证书等资料复印件；

f.员工身份证复印件；

g.员工健康证明(医院体检报告)；

2.在职期间应包括：

h.《员工培训情况记录表》；

i.《员工异动记录表》（包括员工的转正、晋升、降职、调动、离职等情

况，并添附《员工转正申请表》、转正试卷、《实习员工鉴定表》、《员工

异动记录表》、《人事异动审批表》等）；

j.员工奖惩记录（如《员工奖惩记录表》；

k.社保办理记录，包括申请、声明、办理标准变更等；

l.年度（阶段）工作总结；

3.离职时应包括：

m.《离职审批表》

管理流程

1.人事档案的建立：

员工入司时：

（1）员工自报到之日起，综合管理部在员工入职当日收集所需资料，并

为员工建立员工档案。资料若不齐全的员工，应于七日内将资料补齐，否则

按不录用处理。

（2）综合管理部在收齐资料后，应按员工入司时间顺序为员工编号，统一进行管理。

员工离职时：

综合管理部应将员工《离职审批表》装入档案，并将员工档案提出公

司员工档案库，调入离职员工档案库。

2.员工内部人事档案的归档与管理

（1）综合管理部应每周整理一次新进员工人事档案，每月整理一次全司员工人事档案。若发现资料遗失或不全者，应及时向员工本人要求

补交。

（2）综合管理部每月对员工奖惩、异动、培训等记录进行更新（包括《员工异动记录表》等）

（3）员工转正时，综合管理部应及时将员工转正考试资料和员工转正申请审批表载入档案，并作相关记录

（4）人事资料一经形成，应移交给档案管理人员。

（5）档案管理人员对归档的人事资料进行审核无误后应及时装订。

（6）员工调动、晋升、降职、免职等人事异动资料归档时，除按资料

形成的时间顺序排列装订外，还需在《员工异动记录表》相应位置予以

登记，便于今后工作中的查询。

（7）离职员工的档案处理：

①在离职员工档案袋上注明离职日期和原因。

②将离职员工档案放在专设的档案柜中，依离职日期顺序排列保存。

③离职员工档案保存期为二年，期满后造册经公司综合管理部经理批准后方可销毁。

3.人事档案的借阅：

1) 档案借阅要求：

①员工本人不得借阅本人的档案；

②借阅人要严守档案资料的机密，不得随便转借，更不准未经许可擅自摘

录或复制相关内容；

③员工档案为企业内部档案，未经允许一律不得外借。

2) 档案借阅流程

①员工到综合管理部填写《员工人事档案借阅登记表》进行登记，经

综合管理部门经理审批确认后方可进行借阅。

②员工使用完毕后，经相关人员确认资料完整无误后方可办理注销手续。

4.公司之间调动人员的档案调转：

①当员工跨公司调动时，人事档案亦作相应调转。

②调动员工办理好调动审批手续后，到调出公司人资部门领取，经人资

部门档案管理人员用《人事档案借阅／调转单》封贴好的个人档案后，

持本人档案到调入公司人资部门报到。

③调入公司人资部门接收到由员工本人携带的个人档案后方可进一步办

理入职及其它相关手续。

(二)员工外部档案的管理

外部档案即员工正式的社会档案，记录着员工学习与工作时的各种经历。是一种具有法律效力的员工个人档案。

六、涉及表单附表样

附表一《员工档案资料明细》

附表二《员工人事档案借阅登记表》

附表三《异动人员档案提取记录表》