《档案管理规定》实施细则

第一章总则

第一条为加大唐山建龙实业有限公司（以下简称公司）档案治理工作，提升档案治理水平，充分发挥档案的作用，更好地为企业进展服务，按照控股公司《档案治理规定》，特制定本细则。

第二条本细则的档案是指公司在生产经营、差不多建设和治理活动中形成的具有储存价值的各种形式、各种载体的文件资料。

第三条公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案和实物档案六类。其中人事档案由人力资源处治理，其它五类档案由行政治理处档案室治理。

第四条本细则适用于公司唐山生产区档案的治理。

第二章档案治理组织机构及其职责

第五条公司成立档案治理领导小组，设专、兼职档案员。

组长：主管档案工作的公司领导

副组长：行政治理处一级主管（正职或主持全面工作的副职）

成员：各单位一级主管（正职或主持全面工作的副职）、专职档案员、兼职档案员、项目部兼职档案员、项目部各专业组长、项目部负责人

第六条治理职责

1、组长：负责审查批准档案工作规划、打算，对企业开展档案工作负总责。

2、副组长：负责组织实施档案治理工作，监督、检查、指导执行情形并对档案鉴定销毁审核把关。

3、各单位一级主管：对本单位归档文件资料的齐全、完整、准确负总责，监督本单位兼职档案员开展工作。

4、专职档案员：贯彻执行控股公司档案治理规定和操作规范；编制公司档案工作打算；监督、指导兼职档案员开展工作，检查、评判其工作业绩，同时持续改善与优化档案治理工作；负责公司档案的收集、整理、立卷、提供利用等日常治理工作；对档案治理工作质量负责，做好档案保密和“八防工作”；对超过保管期限的档案提出存销初步意见并组织好鉴定销毁工作。

5、兼职档案员：对本单位形成的具有储存价值的各种形式、各种载体的文件资料进行收集、积存和保管，对归档文件资料的准确性、有效性负责；做好文件资料移交前的安全保密工作，并按时移交归档。

第三章文件资料归档要求

第七条文件资料归档要求

1、归档的文件资料必须齐全完整、真实有效，模糊不清、破旧或易褪变的文件资料应予修复。

2、归档的文件资料应为原件（定稿）或具有凭证作用、法律效应的文件资料，专门重要的文件应同时储存历次修改稿。

3、归档文件资料的制成材料必须易于耐久储存，同时要保证图像清晰、字迹工整，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸；运算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印。

4、符合文书档案归档范畴的电子文件的归档实行“双套制”，具有永久、长期储存价值的电子文件归档时，必须制作相应的纸质版本，同时存档。

5、电子文件归档时还应同时归档其支持性文件（指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统）。

6、非纸质文件资料（照片、录音带、光盘等）应与其文字讲明一并归档；反映同一内容而形式不同的文件资料应保持一致性。

第四章文书档案

第八条文书档案是指公司在筹备、成立、经营、治理及产权变动过程中形成的直截了当记述和反映企业生产经营活动的具有现实和长远查考价值的文件资料。

第九条公司文书档案分为行政治理类、经营治理类、生产技术治理类、党群工作类四大类。

第十条文书档案归档范畴和保管期限（见附件一）

第十一条文书档案归档责任划分和归档时刻

应当归档的文件资料，均由文件资料形成单位兼职档案人员或特定专人负责收集、登记、整理，在规定时刻内移交档案室集中治理。一项工作由两个以上单位共同参与办理，在工作中形成的文件资料，由主办单位兼职档案人员负责收集并按要求归档，任何单位和个人不得拒绝归档或据为己有。

1、以公司名义印发的红字头文件、会议纪要（含定稿、文件审批单、打印的正件），由行政治理处文秘人员负责收集、整理，于第二年二季度前归档。

2、公司级治理制度（含年度制度汇编）由企划处兼职档案人员统一收集、整理，于第二年二季度前归档。

3、各单位直截了当对外联系形成的往来文件、报表、总结等属于归档范畴的一样治理性文件资料，由形成单位兼职档案人员收集，于第二年二季度前归档。

4、由公司领导签批、行政治理处转发有关单位承办的外来文件（连同承办过程中产生的文件资料）由承办单位兼职档案人员或特定专人负责收集，于该项工作承办终止后1个月内返回行政治理处，由行政治理处文秘人员统一治理，于第二年二季度前归档。

5、需领导阅知的外来文件由行政治理处文秘人员负责收集、整理，于第二年二季度前归档。

6、审计案卷、纪检监察、违纪案件调查处理资料，由控股公司审计监察部驻唐审计处专人负责立卷、整理，于第二年二季度前归档。

7、法律案卷、公司法人治理及业务变更等法律有关工作中形成的文件资料由财务处法务人员收集、整理，于第二年二季度前归档。

8、加盖合同专用章的法律合同文本及协议附件（不含销售处产生的合同、协议）由财务处法务人员收集、整理，于第二年二季度前归档。

9、产品销售合同、补偿贸易合同、产品购销协议、质量异议处理协议由销售处兼职档案人员负责收集，于第二年二季度前归档。

10、加盖公司印章的合同、协议由形成单位兼职档案人员负责收集，于合同、协议签订后1个月内移交归档。

11、公司重要上报请示及上级批复文件由业务承办单位兼职档案人员负责收集，于请示批复后1个月内归档。

12、各种会议资料、重大活动文件资料由会议主办单位、活动组织承办单位的兼职档案人员负责收集、整理，于会议或活动终止后1个月内归档。

13、各种证件资料由业务承办单位兼职档案人员或特定专人于取证后1个月内移交归档。

15、电子文件与纸质文件归档时刻一致，各单位在归档纸质文件时要做好同版本电子文件的收集、整理、归档工作。

第十二条文书档案移交手续

1、文书档案按年度归档时，由移交单位编制“年归档文件移交清册”（见附件二），并附“年归档文件名目”（见附件三）一式两份，交接双方在认真核对、检查归档文件质量合格后，在移交清册上签名盖章，双方各存一份备查。

2、文书档案资料日常归档时，需由移交人填写“文件资料移交名目”（见附件四），由档案室备案。

科技档案

第十三条科技档案是记述和反映本公司差不多建设、生产技术和科学研究等活动而形成的具有储存价值的科技文件资料。要紧形式有文字资料、图纸、图表、运算数据等各种载体的文件资料。

第十四条按照控股公司科技档案分类，目前公司科技档案的种类有：产品档案、科研档案、差不多建设档案、设备仪器档案、房地产档案。

第十五条科技档案归档范畴、归档份数和保管期限

关于公司科技类有关活动中，记载科技类过程和现状、具有储存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理、立卷归档；具体归档范畴、保管期限和归档份数符合（附件五）的要求。