档案管理基本知识培训

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行政管理 上级来文 市经信 委 行政管理 部门年度 各部门 工作计划 财务管理 财务凭证 财务部
行政部 各部门
年度 年度
1 1 1
是 是 是
内容针对 本机构者
计划财务 年度 部
4
5
辅助管理 车辆保养 行政部 记录
业务类 合同管理 采购部 文件 采购部 年度 1
否
是
电子记录
（详细说 明具体文 件材料内 容）
2、文件整理单元
一般文件材料以“件”为整理单元，一件是指 内容上具有整体性，实体上装订在一起， 编目时体现为一个条目的材料组合。具体 表现形式为： – 单份文件 – 正本与定稿合为一件。 – 正文与附件合为一件。 – 文件处理件与正文合为一件。 – 原件与复制件合为一件。 – 转发文与被转发文合为一件。 – 各种报表、名册、图册、书刊等 一册（本）为一件。 – 会议纪录以每次会议为一件（用 记录本的，一本为一件）。 – 编辑成册的会议材料为一件。
3、归档份数 管理类文件原则上归档份数为一份。工程、生产技术 类文件的归档份数按照国家行业标准和现场约定 决定归档份数。 4、归档要求
• 归档实行承办人负责制。 • 归档文件应为原件，因故无原 件者应进行签章说明。 • 文件材料归档后不得进行修改。 • 归档文件的载体和字迹材料应 符合耐久性要求。
a.归档整理应遵循文件形成的顺序，区分不同价值， 便于保管和利用。 b.归档文件应齐全、完整、准确。以破损的文件应予 以修复；字迹模糊或易褪变的文件，应予以复制， 并将复制件附于原件后一并归档。 c.归档文件缺失应在备考表中说明。
d.归档文件材料所使用的载体字迹材料、装订材料应 符合档案保护要求，不得采用铅笔，圆珠笔、红墨水、 纯蓝墨水书写；不得采用PH值小于7的办公用纸；不得 采用易生锈的金属装订材料。 e.文件材料幅面尺寸以国际标准A4型为准，超过A4 幅面纸张，应按A4折叠。
2、声像档案的归档份数
– – – – – – –
各单位应对所形成的声像材料进行筛 选，具体数量一般控制在： 一次会议照片10张 单位工程现场照片20张 大型活动照片10张 事故现场照片10张 合影1张 出访照片10张 录音录像材料按照自然时长，单项工程 录像时长不低于一小时，以光盘或磁带 方式提交，原则上一次活动提交一套。 其他内容的声像材料，由拍摄者根据实 际需要决定提交数量。
郭沫若《题赠档案馆》
前事不忘后事师，自来坟典萃先知。 犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。 国步何由探轨迹，民情从以识端倪。 上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。
目录
1、企业文件清理 2、档案管理业务要点 3、
企业档案管理的主要工作方法
一、企业文件清理 （一）含义 清理企业文件数据，就是将企业各项工作、各个部门、 各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图 纸、程序、报表、单据），以及其他载体或数字格式的 文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依， 运行线路清晰，相关责任明确。
15
25
15年
25年
（四）归档文件材料的整理编目
一般文件材料的归档整理 归档整理：根据文件材料有关特征及 保存价值对归档文件材料进行分类、排 列、编号、编目、装订、装盒等使之有 序化的过程和方法。
根据国家有关标准，企业一般采用 “文件承办人立卷”的制度，由文件承 办人进行归档整理，档案人员协助。
1、整理的要求
编制人
技术负责人 监理单位 总监
审核人
编制日期
特殊载体归档材料的整理 1、声像档案的归档范围： 重要人物来公司开展考察或参加有关公务活动 的声像材料； 公司主要领导参加重要公务活动的声像材料； 公司召开重要会议的声像材料； 公司组织或参加具有重要纪念意义的宣传、展 览、表彰活动、文艺演出及其他重大事 件、重大活动形成的声像材料； 记录公司重要合同和协议签字仪式等声像材料； 公司荣获政府、行业组织所颁发的奖状、奖旗 和荣誉证书及获奖场面的声像材料； 本单位重大基建项目建设以及不同历史时期本 单位典型建筑物的声像材料； 记录公司重大事故现场的声像材料； 本单位涉外活动形成的声像材料； 其它具有重要保存价值的声像材料。
•
二、企业档案意识创新
1、认识档案意识的个性化特征，强化档案利益关系， 选准工作入手点。 2、深化档案意识的法治化趋势，明确企业档案工作的 根本目的，确定档案人员的法定权力和职业道德界限。 3、提出档案意识的资源配置化发展方向，全方位为企 业各项工作服务。
企业档案管理的主要工作方法
Annie Chen 2019.03
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业务类
人事管理 人事部 文件
人事部
年度
1
是
行政办文件清理表
岗位/答卷人 收到的文件 部门报告 书刊资料 奖状、证书 办理的文件 发出的文件 来源 各部门 公司外部 去向
工艺、图纸等
重要工作通知 董事会、总经理办公 会、生产会议 纪录 人事任命 工作计划
外来文件
重要会议通知
二、档案管理业务要点
（一）文件的形成、积累与归档 文件的形成、积累与归档属于各单位、各部门、各岗位的 基本职责,也是档案科学管理与有效利用的前提条件.档案 部门有权对这项工作进行监督、指导和检查.主要建立和落 实三项制度: 1、 收发文登记制度
2、以“卷”为保管单元的： 档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体 类型代码+案卷号
XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX 案卷号 载体类型代码 保管期限代码 分类号代码 年度 机构代码
3、保管期限、特殊载体代码对照表
编码 00 30 10 03 05 保管期限 永久 30年 10年 3年 5年
5、归档手续 • 归档手续以合法性和合规性为原则。 • 文件承办人和档案人员在归档材料移交审核后填 写《文件移交登记表》一式两份，签字确认。移 交登记表一份由档案人员归档，一份由文件移交 人员保存。 • 《文件移交登记表》应同时提交电子版。
（三）企业档案的分类与编号
企业档案的分类 企业档案分类是指根据企业档案的内容性质、形成 规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科 学、适用的方法，对企业档案进行分门别类，从而 使全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和 平行关系的资源系统。 分类的程序:
4、分类排列 – 归档文件按照《档案分类表》 中最低级别类目进行分类。 – 在同一类别内，以保管期限进 行区分； – 在同一类别，同一保管期限下， 按文件形成时间先后顺序排列。 – 每件文件需逐页编页号，单份 文件可沿用原有页号；组合文 件按照文件排列顺序，在每页 右下角（反面左下角）以自然 数顺序重新编写页号。
补充袋中材料
如在归档期前离岗，进行文件材 料交接
交由兼职档案人员整理， 挑选出归档文件
属于归档范围
不属于归档范围
组卷
返回，自行处置
结束
3、文件归档制度
归档范围:确 定文件的价 值,决定文件 是否向档案 转化.(需要 制作) 制度核心
归档时间:根 据企业活动 的特点,确定 文件何时归 档.
归档要求:明 确便于长远 和安全地保 存档案所必 要的措施.
设计 分类 方案 划分 全宗 划分 大类 划分 属类 给定 编号
企业档案分类方案(示意图) 一类 二类 三类 四类 五类 类列
A
B
C
D
1
2
3
4
类 系
常用的分类方法: 1. 职能分类 2. 时间分类 3. 作者分类 4. 专题分类 5. 项目分类 6. 型号分类 7. 区域分类 8. 外形分类 9. 专业分类
7、加盖归档章（竣工图章）和编目 整理好的归档文件，每份文件需加盖归档章， 工程竣工图每张需加盖竣工图章。 编目的主要工作包括: -填写卷盒封面 -编制卷内目录 -编订页号
15 竣 工 图 7 7 7 归档部门 7 保管期限 现场监理 20 20 20 7 类 20 别 件号 年度
编制单位
归档章样式
–
3、声像归档材料的整 理编目 4、声像档案、实物档 案一般归档时间与纸质 材料保持一致，归档数 量一般为一份（套）
企业档案的日常利用与保密
• • • • • 文档的利用是文档管理的最终目的.主要内容是: 1.编制出必要的检索工具,确保文档信息有存有取. 2.制定必要的利用制度,确保被利用文档的安全和有效利用. 3.积极开展文档资料信息的整编工作,实现信息的增值. 4.根据管理信息化程度的提升,适时开展即时监管,及时发现 信息产生,传递和利用中的问题,疏通信息渠道,协调信息资源 的配置. 在已经实现办公自动化的条件下,档案部门应当采用较为 适用的文档管理软件系统,促使检索工具的自动生成,信息内 容的自动组配,利用过程的自动监督等功能的实现.
5、技术文件材料整理 技术类文件材料一般采用组卷的方式进行整 理。组卷的方法有： -技术结构组卷法 -工作阶段（程序）组卷法 -专业组卷法 -技术编号组卷法 -图幅组卷法 -文种组卷法
6、会计文件整理 会计文件一般按照国家规定，将会计文件划 分为以下种类： 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证， 其他会计凭证。 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资 产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包 括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财 务报告。 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单， 其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案 移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁 清册。 然后根据财务年度，按照不同会计文件种类进 行立卷。
下行文 上行文
A
a
平行文 间接上下行文
b
1
2
3
收文登记表
序号 文件名称 来源 时间 签收人 备注
发文登记表
序号 文件名称 去向 时间 发送者 备注
开始
收文登记
发文登记
编号： 按年度登记，年度 内大流水排列
编号： 按年度登记，年度 内大流水排列
填写文件题名
填写文件题名
填写文件来源
填写文件去向
填写签收文件时间
清理企业文件数据，必须要对企业的机构设置、岗位设 置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况 进行分类和分析，目的是wk.baidu.com找出主体数据和主要信息流 动线路，为精化企业档案管理提供依据。
计划
调研
关联
整合
责任
机构文件清理数据总汇表（举例）
序 号 类别 文件名称 或内容 文件形成 机构 归档责任 机构 归档 时间 归档份 数 是否 归档 备注
填写发出文件时间
填写签收人
填写发出人
填写办理注释
填写备注
结束
2、文件积累制度 (针对自身所产生的文件)
员工
文件积累袋
档案
文件积累:人人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理.
开始
准备若干整理袋
按照年度、项目、专题、会议、 专业、工序等有机联系的线索， 分别集中存放在积累袋中
每袋须填写积累袋名称、责任者 、时间范围、目录纸、密级等规 定项目
职能分类方法适用于一 级类目的区分; 其他分类方法则适用于 二级以下类目的划分.
企业档案的编号
1、以“件”为保管单元的： 档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体 类型代码+件号
XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX 件号 载体类型代码 保管期限代码 分类号代码 年度 机构代码
3、文件装订 – 归档文件应按件装订，装订顺序为： 正本在前，定稿在后 正文在前，附件在后 原件在前，复制件在后 转发文在前，被转发文在后 中文版本在前，其它文字版本在后 文件处理单在前，正文在后 – 较薄的文件采用档案专用不锈钢订装 订；较厚的文件采用不锈钢夹装订； 已装订成册的文件可保持原貌不变。 – 文件装订时，以左、下对齐为准。
归档份数:根 据归档文件 的重要性,确 定原件与复 制件的数量 关系.
归档手 续:明确 归档文 件的移 交事宜.
技术保障
技术条件
利用保障
责任保障
1、归档范围（参见10号令）
2、归档时间 一般情况下，管理类文件材料的归档时间 为次年第一季度，以下文件按办理完毕或 活动结束时间归档： • 股东大会、董事会、监事会、职代 会、党代会等会议文件材料 • 产权变动过程中形成的文件材料 • 法律诉讼文件材料 • 机要文件 工程、生产技术类文件材料的归档时 间应按照专业活动特点具体划分。