档案管理制度

档案管理条例

第一章总则

第一条为加强公司的档案管理，完整地保存和科学地管理档案，发挥档案在企业中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律、法规精神，特制定本办法。

第二条企业档案是指在企业的经营管理活动中形成的，具有查考价值应当保存的各种文字、图样、声像材料及有关资料。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章归档范围

第四条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、会议简报、会议记录等。

第五条上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、通知、通告、条例、规定等文件材料。

第六条公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第七条公司的各种工作计划、总结、报告、请示、会议纪录等。第八条公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第九条公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十条公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十一条公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第三章文件材料的收集

第十二条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

第十三条各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、照片、录音带等有保存价值的资料，在文件处理完毕以后，由承办部门收集整理后，送交档案室归档。

第十四条凡公司缮印发出的公文（含原件及附件）一律由档案室统一收集管理。

第十五条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

第四章档案管理

第十六条档案的分类：档案根据其密级程度分为密级档案和非密级档案两种，密级和非密级档案需分类管理。

（一）密级档案的范围：

1、专利及经营规划资料；

2、新商品、新工艺、技术合作及技术指导、商品研发等技术资料；

3、业务销售业绩、销售成本、市场分析（情报）等业务资料；

4、董事会及股东会议纪录及文件资料；

5、财务报表；

6、公司长官认为有必要列出机密文件管理的资料；

（二）密级档案按案件性质分为若干大类（如董事会、经营类等），若大类中涉及较广，再依序另为若干小类进行管理。

（三）非密级档案应视案件内容、部门组织、项目等因素，按部门、大类、小类三级分类管理。先以部门区分，若部门类中涉及案件内容较广再分大类，然后再分小类。

（四）密级档案解密后，按非密级档案管理。

第十七条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第十八条在对归档的文件材料进行整理时，应将每份文件的正件和附件、转发文件与原件多种文字形成同一文件，分别立在一起，不得分开；绝密文件单独立卷，少数变通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

第十九条卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角打上页号。

第二十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。卷内目录放在卷首。

第二十一条档案室对所保管的文书档案要按照分类、年代进行整理和保管，并认真填写卷内目录便于利用和保管。

第二十二条档案室对文书档案的收进、移出要逐卷登记并履行签字手续。

第二十三条档案室对于每年汇集的文书档案，要按照文书档案保管期限划定保管期限，对已超过保管期限的档案进行鉴定。

第二十四条档案室要定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理，对破损和变质的档案及时修复。根据现有条件，积极采取维护性措施，努力改善档案的保管条件。

第二十五条档案室要积极采用先进设备，逐步实现档案计算机管理。

第五章档案的调阅

第二十六条调阅档案人员需填写《档案调阅单》并经核准后，交档案室进行调阅。

（一）董事会档案资料（如董事会及股东会议纪录及文件等）调阅：董事会档案资料必须是副总级以上长官或董事因工作需要

经董事长核准后，方可调阅。

（二）密级档案（如专利设计资料、新工艺、销售成本资料、销售业绩资料、客户资料等）调阅：、调阅人因工作需要调阅密级档案（不含董事会档案），需经副总级以上长官核准，方可调阅。

（三）调阅人因工作需要调阅非密级档案，经部门主管同意后，方可调阅。

（四）调阅密级档案原则上不得借出或复制。

第二十七条查阅借阅档案人员一律在档案室阅览，如确因工作需要借出，必须经主管同意，并严格履行借阅登记手续限期归还。借出的档案严禁带出公司。

第二十八条借出期限一般不超过三天，特殊情况，经档案室主管同意，可办理续借手续，并按期归还。

第二十九条利用档案人员必须爱护档案，严禁涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第三十条查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；

第六章档案的销毁

第三十一条根据《档案法》关于文书档案保管期限的规定，定期对保管期已满（详见附表一），对拟销毁档案按类别造册登记，分别送交档案形成部门领导进行初审。

第三十二条汇总初审意见，编造档案销毁清册。销毁清册是准备销毁案卷的登记簿。销毁清册送交公司领导审核、批准。

第三十三条经鉴定批准销毁的档案，不准出卖或做其它用；销毁档案时，应指定两人负责监销，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人要签名。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。

第七章附则

第三十四条根据公司档案室的发展，不断补充完善本规则。

第三十五条本规定自印发之日起实施。