时间管理与G 方法

原则（五万米）
自己的价值观、原则和目标，这是你 工作生活的灵魂所在。
愿景（四万米）
3—5年的目标，可以是职位的，也可 以是组织能力、协调能力等
目标（三万米）
比愿景更细化，通常为一年内的阶段 性成果。
责任范围（两万米）
工作上的角色，如销售、管理等；生 活中的角色、如父亲、子女等。
任务（一万米）
所有需要一步以上完成的事情都是一 个任务
收集
时间管理的“五个流程”
处理
组织
回顾
目的 来源 要点
1，将“一切引起我们注意的东西”放在”收集篮”里 2，在清空大脑的同时达到”心如止水”的境界
1，由目标分解而得到的各种计划和项目 2，个人的突发奇想和各种突发事件
1，使用的工具越少越好 2，在5秒钟内拿出工具 3，定期清空工具
执行
收集
时间管理的“五个流程”
五个流程 GTD
职业价值观
SMART目标
每日回顾
2分钟原则
Unbroken Time
突发事件的处理原则
猴子法则
建立高效办公区
四象限法则 80/20法则
柳比歇夫记录法
书籍 网络 工具
GTD学习资源
《Getting Things Done》，国内翻译 为《尽管去做》或《搞定》，GTD方法 的开山之作，
角色决定心态 心态决定成果
人生的“六个高度”
任务
1，一系列行动的组合，可分解为若干行动 2，从战略上总揽全局——“做正确的事”
下一步 行动
1，单一的可以立即执行的事情，由任务分解而来 2，专注地采取正确的行为——“把事做正确”
时间管理的“五个流程”
收集 组织 回顾
时间管理的“五个流程”
处理 执行
Realistic
可实行 有现实条件
Time-base
时间线 有截止时间
我要在60天内完全掌握《新英语
我要学好英 900句》，每天我花一个小时练习应
语
该掌握的15句话，达到在90秒内将
当天所学全部脱口说出。
具体的 可测量 可实现 可实行 有时限
X
√ 掌握《新英语900句》
X
√每天90秒内脱口说出所学内容
立即去做
1，工作压力和生活危机的主要来源 2，是一个雷区，越少进入越好 3，80%的事务都来自于第二象限没有被 处理好的事务
交给别人去做
1，我们忙碌而且盲目的源头 2，放权交给别人去做 3，通过委婉拒绝减少这类事务产生
时间管理四象限法则
第二 象限
1，第二象限的工作是四象限的核心和最终目的 2，要将自己主要的时间和精力投资在第二象限 3，关键是做好工作相关的目标描述和任务分解
1，把所有事情都写下来，存进工具，清空大脑 2，一时一事，心无杂念，实现真正的高效工作
要点
1，清空你的大脑 2，把任务和项目具体成行动
GTD方法是什么？
六个高度
五个流程
四象限法则
人生规划的“六个高度”
规划
ຫໍສະໝຸດ Baidu人生的“六个高度”
戴维•艾伦提出，我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的。
大家一起GTD（搞定）！
平衡
1，用最少的时间，做最有效的事情 2，把握自己的生活，达到生活、工作、家庭、社会各个方面的平衡
什么是GTD？
GTD 核心
GTD方法是什么？
1，GTD = Getting Things Done（“把事情做完”或“搞定”） 2，源自David Allen（戴维•艾伦）的一本畅销书《Getting Things Done》 3，GTD方法具有广泛的影响力
处理
组织
回顾
执行
处理
1，对任务打上”可以执行”或”不能执行”的标签，并对任务进行分类 2，处理过程在大脑中进行，不需要写在收集篮里
原则
1，从最上面一项开始，逐项处理 2，一次只处理一件事情 3，处理过不要再放回收集篮（被迫中断的除外）
收集
时间管理的“五个流程”
处理
组织
回顾
不可执行 可以执行
1，垃圾 —— 浪费时间，千万别做 2，将来某时/也许 —— 时机不成熟，计入清单 3，参考资料 —— 无需处理 ，分类归档
时间管理四象限法则
猴子 法则
1，一篇文章——《猴子背在谁身上》，《哈佛商业评论》1974年11-12月期，作者 Willam Oncken Jr. 和Donald L.Wass，被要求重新刊载次数最多的文章
2，一本书——《别让猴子跳回背上 》，作者Willam Oncken Jr. ，从上篇文章扩展而 来
脑袋里只装一件事，也就是一时一事。至少有这么几个好处：1，专注。2，成就感。3，摆脱压力。4，更好的 结果。
造成你手足无措、效率低下、抗干扰能力差的原因之一就是你把”项目”当成了”行动”！什么是项目？它是 由若干个单一的行动所组成的。那什么是行动呢？行动就是可执行的步骤。
任何复杂的项目都是由简单的”下一步行动”组成的。 找出”下一步行动”的秘诀：一：动词开头。二：内容清晰。三：描述结果。四：设定开始时间、周期、最后 期限。
1，比愿景更细化，通常在一年内就可以有一个阶段性的成果 2，好的目标给人以明确的方向，能激发出人的潜能 3，好的目标，应当符合SMART原则
人生的“六个高度”
S.M.A.R.T
好目标=SMART
Specific
具体的 目标明确
Measurable 可测量 可以度量
A
Attainable
可实现 具备能力
下一步行动（跑道）
这是最为细枝末节的事件，我们要将 他们全部放进清单，一一消灭。
原则 愿景 目标
人生的“六个高度”
1，自己的价值观、原则、人生目标 2，据此对人、事、物作出评估，决定什么是最重要的，值得花费多少时间 3，价值观不在你的记忆里，需要从你的经验中去提炼
1，根据价值观，确定三到五年内的各方面（健康、事业、生活、财富等）的愿景 2，描绘蓝图：（1）我的目标是什么？（2）达到这个目标之后我的工作和生活会是怎样 的？不断回顾蓝图，增强完成目标的愿望和动力。
1，收集篮 2，将来某时/也许清单 3，待办事项清单 4，项目清单
收集
回顾 项目 清单
时间管理的“五个流程”
处理
组织
回顾
执行
回顾 将来某 时/也 许清单
回顾 待办 事项 清单
回顾 目标
收集
时间管理的“五个流程”
处理
组织
回顾
执行
时间
1，每天工作第一眼 2，每周定期做回顾
作用
1，站在3万英尺的高度去看待问题 2，让灵感应运而生
1，分析自己的时间投入与产出
2，找到自己的最高效时间段
执行
收集
时间管理的“五个流程”
处理
组织
回顾
执行
重要性 环境 时间 精力
根据价值观和四象限工作法选择下一步行动
1，根据环境对任务进行分类：打电话、计算机旁、外出等 2，将相同环境下的任务集中处理，可以提高效率 1，考虑现在有多长可利用时间 2，根据时间长短，选择合适任务 1，注意调节工作节奏，将难度大、耗费精力的任务与简单任务交替安排 2，有利于集中精力，有效防止疲劳
《小强升职记（升级版）》，可以看做 是《搞定》的中国版，相比原著，更接 地气。
http://www.gtdlife.com/
http://www.read.org.cn/
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GTD学习要点总结
当你把所有事情都交给大脑思考时，大脑就会停止响应。当你把大脑有效清空时，大脑才可以用来有效思考。
不管是列清单、写目标、还是做计划，都要写下来。这是一种态度，也是一种方法。
GTD学习要点总结
把大量的时间花在了如何制定一个完美的人生规划上，而恰恰忘了去执行。这世界上的绝大多数人都经历过一 段这样的愚蠢期。——不要做一个收藏家，而要做一个建筑工。
你需要合理地安排自己的时间，把握行动的进度，照顾别人的时间。写下第二象限优先级最高的事，然后像巴 菲特那样坚信自己的长期投资，只要认为这是有价值的，就集中精力去做；当你集中精力做完这件事以后，再 去做下一件。
将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的同事采用。时间管理并 不是你个人的事情，我们每天几乎100%的干扰都是来自于同事。可以想象一下，每天与同事的接触就像是搭积 木，你是一个方块，而别人都是三角形，这样的积木能搭多高？能紧紧结合在一起吗？不能！除非你和同事都 是方块，或者都是三角形，才能够产生合力，紧紧地联系在一起，做到合作无间。这应该是时间管理的最高境 界了。
收集
时间管理的“五个流程”
处理
组织
回顾
时间日志
分析 作用
1，采取柳比歇夫记录法，随手记录
2，为后续的时间分析提供充分的素材
1，自己的高效时段在哪个时间段？ 2，本周主要完成的任务是什么？ 3，是否按照事情的重要程度来进行处理？ 4，影响工作效率的罪魁祸首是哪些事情？ 5，对于重要任务进行回顾，思考提高改善的方法。 6，查看是否休息的时间是否充分？
时间管理与GTD方法
曹清 2015-02
时间管理的目标 什么是GTD？ 人生规划的“六个高度” 时间管理的“五个流程” 时间管理的“四象限法则” 时间管理与GTD学习资源
时间管理的目标
时间管理的目标
黑洞
每天工作的三种状态—— “精力集中的工作”、“真正的休息”、“浪费的时间”（时间黑洞）
效率
1，提高单位时间的投入产出比 2，减少不必要的事务
把自己所有的日常事务放到四象限中分析
重要且不紧急
不重要且不紧急
重要且紧急 不重要且紧急
时间管理四象限法则
对策
对待四个象限中的事务应该采取不同的态度和处理原则
有计划去做
1，进行任务分解，制定时间表；每次投 入很少时间，就可以完成庞大任务 2，处理好的话，会减少第一象限80%的 事务
尽量别去做
1，用于缓冲调整，在疲惫时用来调整心 态和身体 2，投入太多精力，则是浪费生命
2，对于普通人来说，要学会拒绝无关紧要和自己不相关的事情。如果任何事情都 追求完美，不知道选择和放弃，会在生活中遇到很大问题
时间管理与GTD学习资源
时间管理与GTD知识云图
目标的制定
六个高度 有效培养习惯
时间也是一种投资
筷子式清单
时间黑洞
3+1清单系统
时间管理 清空大脑
衣柜整理法
提高执行力
任务的分解
时间管理的“四象限法则”
时间管理四象限法则
四象限
1，由著名管理学家史蒂芬•科维(Stephen R. Covey)提出的时间管理理论 2，把工作按照重要和紧急两方面的程度，划分为四个象限
重要程度
根据职业价值观评估一件事情 的重要程度
紧迫程度
根据任务的时间底线确定事情 的紧迫程度
具体 分析
时间管理四象限法则
1，2分钟能搞定 —— 立即去做 2，需要多个步骤的项目 —— 记入清单，任务分解 3，指派给别人完成的事 —— 把猴子甩到别人身上 4，特定时间做的事 —— 记入日程表 5，待办事项 —— 有空就立即搞定
执行
收集
时间管理的“五个流程”
处理
组织
回顾
执行
组织
3+1 清单
按照处理的分类结果，将收集篮中的材料分别放入对应的工作清单中
3，猴子法则——虽然管理者将猴子（任务）分配给了下属，但是一旦任务执行发生困 难，猴子（任务）就会又跳回管理者的背上。而管理者摆脱负担的方法就是应该将注意 力放在分配与掌控猴子（任务分配）的工作上
猴子 法则
时间管理四象限法则
1，对管理人员来说，应该多做重要的、擅长的事情，尽量把别人能做和别人擅长 的事情分配出去。这样效率才会更好。如果事无巨细，事必躬亲，只会把自己累死
X
√ 每天才花费一个小时
X
√ 每天只需掌握15句话
X√
在60天内完成
人生的“六个高度”
目标计划
针对目标进行层层分解，才能保证目标顺利实现
目标
步骤
月计划
周计划
人生的“六个高度”
角色
1，每个人都是很多角色的集合体，也在很多角色中转换 2，每个角色的使命、目标、心态和处事方法都不相同 3，没有进入当下角色，没有正确的心态，影响执行力