档案信息化建设培训课件(ppt 61页)_7712
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档案信息化管理课件学习课件
档案信息化管理课件学习
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(五)档案信息化的发展原则
1,系统规划原则 2,协调发展原则 3,标准开放原则 4,安全可靠原则
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二、档案的计算机辅助管理
1,档案的收集:设定归档范围,可对立档单位归档情况进行统 计,有利于展开收集情况核查,并随时量化管理和汇总统计。
2,档案的整理:计算机对档案进行合理分类,有序排列,建立 各种档案信息数据库。
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流动性强,易于保存:
电子文件可以互相之间进行复制传送,具 有很大的流动性。电子档案使用者看到的往 往是“复制品”,“原件”仍保存在档案部 门,这大大提高了档案的利用性和流动性。
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3,电子文件的特点: ❖ 信息的非人工识读性 ❖ 信息的系统依赖性 ❖ 信息与特定载体之间的可分离性 ❖ 信息的易变性 ❖ 信息存储的分散性 ❖ 信息存储的高密度性 ❖ 信息的集成性 ❖ 信息的可操作性
《中国档案分类法》(国家档案局1987年编制);
《中国档案主题词表》(国家档案局1988年编制,1995年修订再
版)。
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2,快速推进阶段(上世纪90年代中期一本世纪初)
90年代,大多数省级档案馆都建立了基于数据库的
档案业务管理系统,实现了档案馆内部业务管理的网络
化和计算机化。
《电子文件归档与管理规范》
《中国档案机读目录格式》
《建设工程文件归档整理规范》
《建设电子文件与电子档案档管案信理息化规管理范课件》学习
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(四)档案信息化建设的内容
2002年11月《全国档案信息化建设实施纲要》提出档案信息化建 设的主要内容:
档案信息化建设精品PPT课件
辽档发[2005]1号文件 《关于印发〈辽宁省电子文件归档管理暂行规
定〉的通知》
标准要求:
◆规定要求:已开展办公自动化的单位,应在计算机信息管理系统中设置相 应的电子文件归档管理功能,实现归档电子文件的在线管理与利用。
◆规定要求:对各种类型的电子文件,归档时要采用各自的通用文件格式, 同时收集其必需的归档背景信息即硬件环境、与其相关的软件及说明资 料并保证能够与随着计算机技术的发展而产生的通用文件格式进行转换。
◆规定要求:在“无纸化”办公系统中产生的电子文件,应采取严格的安全 措施,随时备份,并存储在能够脱机保存的载体上。需永久、长期保存 的电子文件,应采取“双套制”的保管方式,并建立互联关系。
标准要求:
◆ 电子文件归档前应进行有效性、完整性、安全性进行鉴 定,并由鉴定负责人签署审核意见。
◆电子文件归档分为逻辑归档和物理归档,逻辑归档随时 进行,物理归档要按“电子文件集”进行管理。
辽档发[2008]10号
《辽宁省档案数字化技术标准》
四、怎样做好本单位的档案数字化工作
(一)数字化工作主要内容: 1、电子文件归档管理: 什么是电子文件: 是指在数字设备及环境中生成,以数字形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处 理,并或在通信网络上传送的文件。
电子文件归档标准
全宗号
馆编件号
文件形成时间
年度
页数
档号
保管期限
题名
机构(问题)
责任者
组织机构代码 密级
控制标识
归档文件目录录入界面图例
数据录入时具体问题的处理
所有阿拉伯数字一律以半角录入 来文与复文为一件时,用复文题名作为本件题名。 案卷题名特殊处理:
题名过长时,可省略冗余部分,并用“﹍”表示。 无题名或题名不全不能揭示文件内容时,应根据内容另拟加[ ]号, 如通知[关于召开安全生产紧急调度会议的通知] 转发文与被转发文视为一件,用转发文题名,如转发文不能揭示 文件内容,原题名照录,同时录入被转发文题名,加[ ]号,如关 于转发省档发[2005]1号文件的通知[关于印发〈辽宁省电子文件归 档管理暂行规定〉的通知]
定〉的通知》
标准要求:
◆规定要求:已开展办公自动化的单位,应在计算机信息管理系统中设置相 应的电子文件归档管理功能,实现归档电子文件的在线管理与利用。
◆规定要求:对各种类型的电子文件,归档时要采用各自的通用文件格式, 同时收集其必需的归档背景信息即硬件环境、与其相关的软件及说明资 料并保证能够与随着计算机技术的发展而产生的通用文件格式进行转换。
◆规定要求:在“无纸化”办公系统中产生的电子文件,应采取严格的安全 措施,随时备份,并存储在能够脱机保存的载体上。需永久、长期保存 的电子文件,应采取“双套制”的保管方式,并建立互联关系。
标准要求:
◆ 电子文件归档前应进行有效性、完整性、安全性进行鉴 定,并由鉴定负责人签署审核意见。
◆电子文件归档分为逻辑归档和物理归档,逻辑归档随时 进行,物理归档要按“电子文件集”进行管理。
辽档发[2008]10号
《辽宁省档案数字化技术标准》
四、怎样做好本单位的档案数字化工作
(一)数字化工作主要内容: 1、电子文件归档管理: 什么是电子文件: 是指在数字设备及环境中生成,以数字形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处 理,并或在通信网络上传送的文件。
电子文件归档标准
全宗号
馆编件号
文件形成时间
年度
页数
档号
保管期限
题名
机构(问题)
责任者
组织机构代码 密级
控制标识
归档文件目录录入界面图例
数据录入时具体问题的处理
所有阿拉伯数字一律以半角录入 来文与复文为一件时,用复文题名作为本件题名。 案卷题名特殊处理:
题名过长时,可省略冗余部分,并用“﹍”表示。 无题名或题名不全不能揭示文件内容时,应根据内容另拟加[ ]号, 如通知[关于召开安全生产紧急调度会议的通知] 转发文与被转发文视为一件,用转发文题名,如转发文不能揭示 文件内容,原题名照录,同时录入被转发文题名,加[ ]号,如关 于转发省档发[2005]1号文件的通知[关于印发〈辽宁省电子文件归 档管理暂行规定〉的通知]
档案信息化建设讲座(王芳)副本.pptx
主要任务:
加快档案信息资源建设,贯彻落实国 家有关电子文件管理、数字档案馆建设的 文件精神,加强电子文件接收、管理和数 字档案馆(室)建设。
一、档案信息化建设工作概述
(三)“十二五”成都市档案信息化建设主要工作
主要任务:
推进档案信息安全保障体系建设,建 立和完善档案数据安全、信息系统安全、 网络平台安全管理体系。
二、档案信息化建设技术标准
(六)《DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案》
(2009-12-16发布 2010-06-01实施)
规定了以文件和案卷形式的档案为对象的 文书类电子文件形成、交换、归档、移交、保 管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的 一般要求。适用于各级各类档案馆、机关、团 体、企业事业单位和其他社会组织对计算机系 统中直接生成的文书类电子文件(含纸质文件、 档案数字化图像、文本)的管理。
(五)文书档案著录细则与机读目录数据交换格式
2003-09-01发布 2003-10-01实施。
由四川省档案局起草,四川省质量技术 监督局发布。
该标准是建设四川省档案信息资源库的 基础之一,是为建立全省统一的档案信息计 算机检索和管理体系,更好地开发档案信息 资源,实现档案信息资源共享而对全省档案 系统数据库建设提出的一个统一的标准。
一、档案信息化建设工作概述
(三)“十二五”成都市档案信息化建设主要工作
主要任务:
积极推进电子文件中心、电子文件(档 案)备份中心建设,将各级国家综合档案馆 建成安全保存国家档案信息资源数据基地、 电子文件(档案)备份中心、档案信息服务 查询中心。
一、档案信息化建设工作概述
(三)“十二五”成都市档案信息化建设主要工作
一、档案信息化建设工作概述
加快档案信息资源建设,贯彻落实国 家有关电子文件管理、数字档案馆建设的 文件精神,加强电子文件接收、管理和数 字档案馆(室)建设。
一、档案信息化建设工作概述
(三)“十二五”成都市档案信息化建设主要工作
主要任务:
推进档案信息安全保障体系建设,建 立和完善档案数据安全、信息系统安全、 网络平台安全管理体系。
二、档案信息化建设技术标准
(六)《DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案》
(2009-12-16发布 2010-06-01实施)
规定了以文件和案卷形式的档案为对象的 文书类电子文件形成、交换、归档、移交、保 管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的 一般要求。适用于各级各类档案馆、机关、团 体、企业事业单位和其他社会组织对计算机系 统中直接生成的文书类电子文件(含纸质文件、 档案数字化图像、文本)的管理。
(五)文书档案著录细则与机读目录数据交换格式
2003-09-01发布 2003-10-01实施。
由四川省档案局起草,四川省质量技术 监督局发布。
该标准是建设四川省档案信息资源库的 基础之一,是为建立全省统一的档案信息计 算机检索和管理体系,更好地开发档案信息 资源,实现档案信息资源共享而对全省档案 系统数据库建设提出的一个统一的标准。
一、档案信息化建设工作概述
(三)“十二五”成都市档案信息化建设主要工作
主要任务:
积极推进电子文件中心、电子文件(档 案)备份中心建设,将各级国家综合档案馆 建成安全保存国家档案信息资源数据基地、 电子文件(档案)备份中心、档案信息服务 查询中心。
一、档案信息化建设工作概述
(三)“十二五”成都市档案信息化建设主要工作
一、档案信息化建设工作概述
档案信息化建设培训课件.pptx
我国档案信息化早期多数应用Foxbase关系型数据库管理系统,以至于许多单位的早 期档案数据库都以DBF格式保存。 3、各种工具软件 (二)应用软件
应用软件具有以下特点:一是在特定的操作系统环境下,运用特定的软件工具研制 而成;二是针对特定的信息处理需求和管理业务需求进行设计开发,且应用于特定的专业 领域、行业、单位,或辅助特定的管理业务。
本书以“通用”和“专用”为区别的原则,还是将工具软件和数据库管理系统列为系 统软件的范围。其原因是:第一,这些软件虽然也专用于某些用途,如媒体播放,但是, 这种工具还是具有一定的通用性,广泛应用于各个领域、行业和单位。第二,工具软件虽 然也使用某些软件开发工具进行研制,但是,它也提供了二次开发的能力,可以作为各种 应用软件的开发平台,如数据库管理系统。
四、软件系统 软件的本质是人的意志和智慧,是人用特定的计算机语言,指挥计算机系统“做什么”
和“怎么做”的指令集合。软件系统分两大类:系统软件和应用软件。 (一)系统软件 1、操作系统
操作系统按照应用领域可分桌面操作系统、服务器操作系统和嵌入式操作系统。 2、数据库管理系统 数据库可以简单定义为:以一定组织方式存储在一起的相关数据的集合。 数据库管理系统(DBMS)具有以下功能:一是描述数据库:一是描述数据库,运用数据描 述语言,定义数据库结构建 二是管理数据库,控制用户
这一阶段的档案信息化特点:一是突出了归档电子文件管理,并延 伸到多媒体档案和电子文件的内容管理。二是充分借助局域网、政务网 和互联网平台实现各级档案部门以及文件形成部门的互联互通、数据交 换和共享,形成区域性的档案信息资源(包括实体和电子)的采集和接 收,既解决了业务流程以单一传统载体为管理对象的局面,也大大丰富 了档案信息资源库。四是服务水平显著提升。五是数字档案馆建设如火 如荼。六是逐步建立和完善了档案信息化的宏观管理体系。
应用软件具有以下特点:一是在特定的操作系统环境下,运用特定的软件工具研制 而成;二是针对特定的信息处理需求和管理业务需求进行设计开发,且应用于特定的专业 领域、行业、单位,或辅助特定的管理业务。
本书以“通用”和“专用”为区别的原则,还是将工具软件和数据库管理系统列为系 统软件的范围。其原因是:第一,这些软件虽然也专用于某些用途,如媒体播放,但是, 这种工具还是具有一定的通用性,广泛应用于各个领域、行业和单位。第二,工具软件虽 然也使用某些软件开发工具进行研制,但是,它也提供了二次开发的能力,可以作为各种 应用软件的开发平台,如数据库管理系统。
四、软件系统 软件的本质是人的意志和智慧,是人用特定的计算机语言,指挥计算机系统“做什么”
和“怎么做”的指令集合。软件系统分两大类:系统软件和应用软件。 (一)系统软件 1、操作系统
操作系统按照应用领域可分桌面操作系统、服务器操作系统和嵌入式操作系统。 2、数据库管理系统 数据库可以简单定义为:以一定组织方式存储在一起的相关数据的集合。 数据库管理系统(DBMS)具有以下功能:一是描述数据库:一是描述数据库,运用数据描 述语言,定义数据库结构建 二是管理数据库,控制用户
这一阶段的档案信息化特点:一是突出了归档电子文件管理,并延 伸到多媒体档案和电子文件的内容管理。二是充分借助局域网、政务网 和互联网平台实现各级档案部门以及文件形成部门的互联互通、数据交 换和共享,形成区域性的档案信息资源(包括实体和电子)的采集和接 收,既解决了业务流程以单一传统载体为管理对象的局面,也大大丰富 了档案信息资源库。四是服务水平显著提升。五是数字档案馆建设如火 如荼。六是逐步建立和完善了档案信息化的宏观管理体系。
2024年档案培训ppt课件完整版
加强档案数字化建设
将纸质档案数字化,方便用户在线检 索和浏览,提高利用效率。
2024/2/28
加强档案宣传与推广
档案馆应提供优质的借阅、复制、参 考咨询等服务,满足用户的个性化需 求,提高服务质量和效率。
完善档案检索工具
不断优化档案检索系统,提高检索准 确性和效率,满足用户多样化需求。
强化档案馆服务职能
电子文件存储与备份
采用可靠的存储技术和备份策略,确保电子文件的长期保存和可 恢复性。
2024/2/28
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数字档案馆建设与发展趋势
1
数字档案馆概念与特点
阐述数字档案馆的定义、特点、功能等基本概念 ,明确数字档案馆在档案管理中的地位和作用。
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数字档案馆建设内容
分析数字档案馆建设的核心内容,包括数字档案 资源建设、数字档案服务平台建设、数字档案安 全保障体系建设等。
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2024/2/28
完整性
确保所收集的档案材料齐全、完整,不缺页、不破损。
准确性
档案材料应真实、准确地反映历史事实,不得篡改、伪造。
系统性
按照档案的形成规律和内在联系进行分类、整理,保持档案 之间的有机联系。
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档案整理流程与规范
分类
根据档案的内容、形式和性质进行分类。
组卷
将同一类别的档案材料组合成卷,每卷不宜过厚或过薄。
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THANKS
2024/2/28
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2024/2/28
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档案整理流程与规范
2024/2/28
编号
对每卷档案进行编号,以便查找和利 用。
编目
编制档案目录,包括档案名称、编号 、形成时间、页数等信息。
档案信息管理工作培训ppt
2.对档案工作缺乏长期性、连续性的发展规 划 近几年,文博单位工作中进行了一系列诸如达标升 级之类的实质性考核,但达标以后,往往不够注重 档案存储,缺少长期性和连续性的管理,再加上的 重要作用的认识不足,不同科室对档案综合管理的 参与程度不够,造成了文博单位档案工作有任务, 但计划不足;有形式,但效果不够。文博单位档案 工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规划。
档案管理
存在的问题
1. 文博单位档案管理工作意识淡化 文博单位陈列展览、藏品保管和社会教育等主要业务工作 的快速发展,获得了文博单位管理者更多的关注,而对文 博单位档案管理工作的重要性则被淡化了,文博单位档案 管理工作者自身对档案管理缺乏足够的认识,认为这项工 作可有可无,在档案管理工作中意识不到档案保管的重要 性或缺乏高度的工作责任感,导致文博单位档案管理工作 在管理方式新旧交替的进程中遇到障碍。在短期内,可能 看不到明显的影响,但基层单位人员少,且缺少一专多能 型人才,一旦出现人员更替或变动,业务衔接有困难,相 当于工作重新做一遍,所以更需做好档案信息管理工作, 以便于人员交替后的工作衔接。
2.凡是单位在工 作中形成的文件 和具有查考利用 价值的各类资料、 原始记录、出版 物、各种图表薄 册、照片以及与 本单位相关的上 级事文等都要齐 全完整地收集、 整理、立卷、保 管。
3.每个人做完工作后,都要做好收集、整理、立卷、管 理工作,确保资料完整。单位部门或个人在完成档案材料 的收集、整理、立卷和归档工作后,一式两份,一份存档 案室,一份本部门留存,以备查找。(电子档案要在集中 档案管理电子设备上进行详细备份,纸质档案要在档案管 理员处备份,存档的时候就要想到2年、10年之后,甚至更 久之后的使用,人员更替后的使用。)
档案
管理规则
[精品PPT]档案信息化建设介绍
接导致部分重要档案的流失
无ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ发挥档案信息资源价值
• 档案信息以纸质形成存储在档案库房,即使发生利用 也是被动查档利用,缺乏档案信息管理平台提供主动 式利用与档案信息推送,更无法为领导决策提供详实 可靠的档案数据与政策依据
档案资源利用效率问题
• 手工查找的效率问题 • 手工查找查全率问题 • 档案信息提供的延后性 • 被动式档案利用模式,直接导致各部门工作效率下降
科技创造有序世界
02
传统档案管理中常见的问题
02 传统方式管理中常见问题
档案规范化管理体系
• 集团与分公司之间地域分散,无法实现指导监督 • 分公司档案人员缺乏专业性,无法实现规范化管理 • 缺乏档案档案信息系统约束,各部门相对独立管理,
自成体系,形成以部门为单位的信息孤岛
重要纸质档案的流失
• 频繁手动调卷,直接导致部分重要档案缺失 • 缺乏规范的管理模式,档案收集归档不完整,也间
档案信息安全化
• 系统基于“系统安全管理平台” 为档案信息网络化 保驾护航,主要包括精细化权限控制体系、档案信 息防扩散体系、档案系统防黑加固技术,确保档案 信息的安全与合理利用
01 档案信息化价值与意义
纵观国内企事业单位档案信息化建设过程,除了极少数在机构发展之初将档案信息 化工作提高到日程外,大多数机构都是因档案管理导致单位发展瓶颈或严重影响工作效 率,才会把档案信息化提到日程。
• 数据挖掘 —— 发挥档案信息资源价值:为领导决策提 供真实、可靠的档案信息资源
• 打通业务壁垒 —— 专业档案强化档案价值:业务档案 个性化、专业化、科学化管理,为企业发展助力
科技创造有序世界
04
档案信息化建设目标
04 档案信息化建设目标
无ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ发挥档案信息资源价值
• 档案信息以纸质形成存储在档案库房,即使发生利用 也是被动查档利用,缺乏档案信息管理平台提供主动 式利用与档案信息推送,更无法为领导决策提供详实 可靠的档案数据与政策依据
档案资源利用效率问题
• 手工查找的效率问题 • 手工查找查全率问题 • 档案信息提供的延后性 • 被动式档案利用模式,直接导致各部门工作效率下降
科技创造有序世界
02
传统档案管理中常见的问题
02 传统方式管理中常见问题
档案规范化管理体系
• 集团与分公司之间地域分散,无法实现指导监督 • 分公司档案人员缺乏专业性,无法实现规范化管理 • 缺乏档案档案信息系统约束,各部门相对独立管理,
自成体系,形成以部门为单位的信息孤岛
重要纸质档案的流失
• 频繁手动调卷,直接导致部分重要档案缺失 • 缺乏规范的管理模式,档案收集归档不完整,也间
档案信息安全化
• 系统基于“系统安全管理平台” 为档案信息网络化 保驾护航,主要包括精细化权限控制体系、档案信 息防扩散体系、档案系统防黑加固技术,确保档案 信息的安全与合理利用
01 档案信息化价值与意义
纵观国内企事业单位档案信息化建设过程,除了极少数在机构发展之初将档案信息 化工作提高到日程外,大多数机构都是因档案管理导致单位发展瓶颈或严重影响工作效 率,才会把档案信息化提到日程。
• 数据挖掘 —— 发挥档案信息资源价值:为领导决策提 供真实、可靠的档案信息资源
• 打通业务壁垒 —— 专业档案强化档案价值:业务档案 个性化、专业化、科学化管理,为企业发展助力
科技创造有序世界
04
档案信息化建设目标
04 档案信息化建设目标
档案管理培训完整版ppt课件
档案管理培训完整版 ppt课件
CONTENTS 目录
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 电子档案管理 • 档案管理法规与职业道德
CHAPTER 01
档案管理概述
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
介绍如何运用各种检索工具查找所需档案。
档案检索实例分析
03
通过具体案例,展示如何运用检索工具快速、准确地找到目标
档案。
档案利用方式与规定
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档案利用方式
介绍档案的借阅、复制、摘录等利用方式。
档案利用规定 阐述档案利用的规章制度,如借阅期限、复制权 限等。
3
档案利用中的注意事项 提醒用户在利用档案过程中需注意的问题,如保 护档案原件、遵守保密规定等。
实施职业资格考试和认证制度,确保管理人员具 备相应的职业素质和能力。
ABCD
实施专业培训和继续教育
定期开展档案管理专业培训,提高管理人员的专 业技能和知识水平。
加强实践锻炼和经验交流
鼓励管理人员参与实践活动和经验交流,提高解 决实际问题的能力。
THANKS
[ 感谢观看 ]
提高档案利用效Biblioteka 的措施优化检索工具通过改进检索算法、增加检索入口等 方式,提高检索工具的查全率和查准 率。
完善档案利用制度
建立科学合理的档案利用制度,简化 利用流程,提高利用效率。
加强档案管理人员培训
提高档案管理人员的专业素养和服务 意识,为用户提供更加优质的档案服 务。
推进档案数字化管理
通过数字化技术,实现档案的快速检 索、远程利用和智能分析,进一步提 高档案利用效率。
CONTENTS 目录
• 档案管理概述 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 电子档案管理 • 档案管理法规与职业道德
CHAPTER 01
档案管理概述
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
介绍如何运用各种检索工具查找所需档案。
档案检索实例分析
03
通过具体案例,展示如何运用检索工具快速、准确地找到目标
档案。
档案利用方式与规定
1 2
档案利用方式
介绍档案的借阅、复制、摘录等利用方式。
档案利用规定 阐述档案利用的规章制度,如借阅期限、复制权 限等。
3
档案利用中的注意事项 提醒用户在利用档案过程中需注意的问题,如保 护档案原件、遵守保密规定等。
实施职业资格考试和认证制度,确保管理人员具 备相应的职业素质和能力。
ABCD
实施专业培训和继续教育
定期开展档案管理专业培训,提高管理人员的专 业技能和知识水平。
加强实践锻炼和经验交流
鼓励管理人员参与实践活动和经验交流,提高解 决实际问题的能力。
THANKS
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提高档案利用效Biblioteka 的措施优化检索工具通过改进检索算法、增加检索入口等 方式,提高检索工具的查全率和查准 率。
完善档案利用制度
建立科学合理的档案利用制度,简化 利用流程,提高利用效率。
加强档案管理人员培训
提高档案管理人员的专业素养和服务 意识,为用户提供更加优质的档案服 务。
推进档案数字化管理
通过数字化技术,实现档案的快速检 索、远程利用和智能分析,进一步提 高档案利用效率。
信息化建设培训ppt课件精品模板分享(带动画)
信息化建设方案的实施步骤
确定实施计划: 制定详细的实 施计划,包括 时间表、人员、
预算等。
建立团队:组 建一个具有实 施能力的团队, 包括技术、管 理、市场等各
方面人才。
采购设备:根 据方案要求, 采购必要的硬 件和软件设备, 并进行安装和
调试。
开发和测试: 根据方案要求, 进行应用软件 开发和测试, 确保系统的稳 定性和可靠性。
信息化人才培训内容:高校和企业应该根据市场需求和行业特点,制定 出符合实际需求的信息化人才培训内容。
信息化人才培养的课程体系设计
确定培养目标:根据企业需求确定信息化人才的培养目标,明确培养方向和重点。
制定培养计划:根据培养目标和人才需求,制定详细的信息化人才培养计划,包括课程设置、 培训内容、培训方式等。
信息化的重要性
提高企业竞争力 优化企业流程 降低运营成本 提高工作效率
信息化的应用领域
工业领域:提高生产效率,降低成本 服务业:提升服务质量,优化管理 金融业:加快交易速度,保障信息安全 教育领域:实现远程教育,提高教育质量
信息化的未来趋势
云计算、大数据、人工智能等技术的融合 数字化转型成为企业发展的必经之路 信息化将无处不在,渗透到各个领域 信息安全和隐私保护成为重要议题
案例分析与应用实 践
案例一:某企业信息化建设成功案例分享
公司背景:该企 业是一家大型制 造企业
信息化建设目标: 提高生产效率、 降低成本、提高 市场竞争力
实施过程:选择合 适的信息化软件、 进行业务流程优化、 实施信息化管理
成功关键因素:领 导层支持、团队协 作、合理规划、选 择合适的合作伙伴
案例二:某政府部门信息安全保障体系建设实践案例分 享
档案信息化建设课件
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第4节 全国档案信息化建设的发展过程
2、快速发展阶段(1990年代中期 —— 本世纪初)
这一阶段制定或修订的其他相关标准有: DA/T 18-1999档案著录规则(重修) DA/T 19-1999档案主题标引规则 DA/T 20-1999民国档案目录中心数据采集标准 DA/T 23-2000地质资料档案著录细则 DA/T 22-2000归档文件整理规则(以件为单位)
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第4节 全国档案信息化建设的发展过程
3、系统推进阶段(本世纪初——现在)
这一阶段的特点是: 档案信息化已在总体规划的指导下系统、全面的推进 档案信息化建设成为国家信息化战略的有机组成部分,与电子 政务紧密结合 国家在档案信息化方面的投资迅速增加,一些重大项目得到立 项 档案信息化的法规制度受到关注,但规范标准滞后; 档案信息化的着力点有所偏差,电子文件问题未能很好解决 (重硬轻软、重建设轻应用、重数字化轻电子文件)等。
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《中国机读目录格式》(CNMARC)
对于机读数据交换格式,国际标准化组织专门制定了一个标准,其最新 版本是1996年发布的《ISO—2709文献工作——文献目录信息交换用磁带格 式》
我国图书馆界于1996年制定了适合于图书的机读数据交换格式的行业标 准——《中国机读目录格式》(CNMARC)
情报界于1995年制定了具有标准性质的机读数据交换格式的规范—— 《文献机读目录处理手册》。
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信息网络的核心功能:传递
单台计算机(信息处理机):信息的输入、输出、存储、处理 计算机网络(信息网络): 信息的输入、输出、存储、处理、传递
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构成信息网络的主要设备
交
路
服
换
由
务
机
第4节 全国档案信息化建设的发展过程
2、快速发展阶段(1990年代中期 —— 本世纪初)
这一阶段制定或修订的其他相关标准有: DA/T 18-1999档案著录规则(重修) DA/T 19-1999档案主题标引规则 DA/T 20-1999民国档案目录中心数据采集标准 DA/T 23-2000地质资料档案著录细则 DA/T 22-2000归档文件整理规则(以件为单位)
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第4节 全国档案信息化建设的发展过程
3、系统推进阶段(本世纪初——现在)
这一阶段的特点是: 档案信息化已在总体规划的指导下系统、全面的推进 档案信息化建设成为国家信息化战略的有机组成部分,与电子 政务紧密结合 国家在档案信息化方面的投资迅速增加,一些重大项目得到立 项 档案信息化的法规制度受到关注,但规范标准滞后; 档案信息化的着力点有所偏差,电子文件问题未能很好解决 (重硬轻软、重建设轻应用、重数字化轻电子文件)等。
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《中国机读目录格式》(CNMARC)
对于机读数据交换格式,国际标准化组织专门制定了一个标准,其最新 版本是1996年发布的《ISO—2709文献工作——文献目录信息交换用磁带格 式》
我国图书馆界于1996年制定了适合于图书的机读数据交换格式的行业标 准——《中国机读目录格式》(CNMARC)
情报界于1995年制定了具有标准性质的机读数据交换格式的规范—— 《文献机读目录处理手册》。
13
信息网络的核心功能:传递
单台计算机(信息处理机):信息的输入、输出、存储、处理 计算机网络(信息网络): 信息的输入、输出、存储、处理、传递
14
构成信息网络的主要设备
交
路
服
换
由
务
机
《档案信息化建设》PPT课件
全宗号
档号
控制标识
目录号
题名
保管期限
案卷号
责任者密级 组织机构代码
件(页)号
文件编号
2021/3/8
21
卷内文件目录录入界面图例
2021/3/8
22
《文件级目录数据库结构Ⅱ》
列有32项著录项目,其中必著项目有16项:
档案馆代码
室编件号
文件编号
全宗号
馆编件号
文件形成时间
年度
页数
档号
保管期限
题名
机构(问题)
2、电子档案处在无人监管的无序状态。
3、软件功能不够强大,过于单一,只注重检索功能,主 要管理功能缺失。
4、整个操作过程不够规范,更没有进行系统培训,没有 对技术标准进行要求和贯彻,无法保证数据质量。
5、对数据库没有进行有效的安全管理
2021/3/8
3
二、档案信息化的主要内容和基本原则
1、档案信息化: 是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织 下,全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行 处置、管理和提供利用服务。
2021/3/8
4
二、档案信息化的主要内容和基本原则
2、主要内容: 人才队伍建设 标准规范建设 基础设施建设 应用系统建设 信息资源建设
保障体系 技术手段 必要条件
网络安全服务
2021/3/8
工作目的
5
基础设施建设
网络环境建设
硬件环境建设
内网 外网 政务网
2021/3/8
网络设备 服务器 存储设备 安全设备 档案数字化加工设备
2021/3/8
13
电子文件归档标准
辽档发[2005]1号文件 《关于印发〈辽宁省电子文件归档管理暂行规
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档案信息化建设培训课件(ppt 61页)
第一章 档案信息化建设概论
一、信息化基本概念
(一)信息
信息广义的概念:信息是指事物存在方式和运动状态的表 现形式。其“事物”是指存在于人类社会、思维活动和自然 界中的一切对象征性其“运动“是指一切意义上的变化,包 括机械、物理、化学、生物、思维、社会的运动。 信息狭义的概念(即主体论):信息是指人所感知或表述 的事物存在方式和运动状态。“感知”是外界向主体输入信 息;“表述”是主体向外界输出信息。其内涵要比本体论层 次上的信息丰富得多。显然,档案信息属于主体论层次。
传统档案管理中遇到的收集难、著录难、整理难、保管难、 内容检索难、多媒体编研难,以及电子文件的保真、保密、 保用等老大难问题,力争提升档案科学化、规范化的管理水 平和服务水平,在促进社会改革、开放,经济发展、文化繁 荣以及法制化、民主化进程中建功立业。
二、档案信息化历程回眸 (一)探索起步,奠定基础阶段(20世纪80年代) (二)项目带动,重点突破阶段(20世纪90年代) (三)宏观管理,全面推进阶段(21世纪以来)
本书以“通用”和“专用”为区别的原则,还是将工具软件和数据库管理系统列为系统软 件的范围。其原因是:第一,这些软件虽然也专用于某些用途,如媒体播放,但是,这种 工具还是具有一定的通用性,广泛应用于各个领域、行业和单位。第二,工具软件虽然也 使用某些软件开发工具进行研制,但是,它也提供了二次开发的能力,可以作为各种应用 软件的开发平台,如数据库管理系统。
信息化“四个特点”:一是渗透性,二是增值性,三是 创新性,四是动性。
二、计算机系统的基本构成 计算机系统一般由硬件系统和软件系统构成。 硬件又称“裸机”,硬件由主机、外部设备和网
络设备组成。软件由系统软件和应用软件组成。
三、硬件系统 (一)主机 1、中央处理器(CPU) 2、内存储器 (二)外部设备 1、外存储器 2、输入设备 3、输出设备 (三)网络设备 1、网络传输介质:有线传输、无线传输 2、网卡 3、集线器 4、交换机 5、路由器:是连接互联网中各局域网、广域网的设备,它会根据信道 的情况自动选择和设定路由,以最佳路径,按前后顺序发送信号。 6、光电传换器:一种类似MODEM(数字调制解调器)的设备(数模 转换)
这一阶段的档案信息化特点:一是突出了归档电子文件管理,并延 伸到多媒体档案和电子文件的内容管理。二是充分借助局域网、政务网 和互联网平台实现各级档案部门以及文件形成部门的互联互通、数据交 换和共享,形成区域性的档案信息资源(包括实体和电子)的采集和接 收,既解决了业务流程以单一传统载体为管理对象的局面,也大大丰富 了档案信息资源库。四是服务水平显著提升。五是数字档案馆建设如火 如荼。六是逐步建立和完善了档案信息化的宏观管理体系。
四、软件系统 软件的本质是人的意志和智慧,是人用特定的计算机语言,指挥计算机系统“做什么”
和“怎么做”的指令集合。软件系统分两大类:系统软件和应用软件。 (一)系统软件 1、操作系统
操作系统按照应用领域可分桌面操作系统、服务器操作系统和嵌入式操作系统。 2、数据库管理系统 数据库可以简单定义为:以一定组织方式存储在一起的相关数据的集合。 数据库管理系统(DBMS)具有以下功能:一是描述数据库:一是描述数据库,运用数据描 述语言,定义数据库结构建 二是管理数据库,控制用户
(二)必须以档案信息资源建设为核心 档案信息化的核心目标是使档案信息“资源化”,即将档案信息转换为真正意
义上的档案信息资源。资源化不是简单地将档案信息做数字化处理,也不是简单 地将其放到网络上传输,而是应用信息技术,使档案信息媒体多元化、内容有序 化、配置集成化、质量最优化、价值最大化,通过档案信息系统的加工处理,确 保各种社会信息的真实、完整、有效,便于跨越时空广泛地共享利用,在实现档 案信息增值的同时,承担起传承人类记忆的历史使命。
(四)信息化 信息化:有着丰富的内涵,包涵两个支柱、三个层面、
四个特点。 “两个支柱”是指数字化和网络化。数字化是将现实世界
中的各种模拟信息转变为以二进制代码表示的数字信息,供 计算机处理和网络传输的过程。
信息化的“三个层面”:一是信息技术的开发和应用过 程;二是信息产品制造业不断发展的过程;三是信息资源的 开发和利用过程。
(一)必须由档案行政管理部门统筹规划和组织实施 因此,档案信息化不能各自为政、分头建设,而必须由各级国家档案行政管
理部门建立统一的规划、制度、规范、标准,实行宏观管理和监督指导。同时, 需要精心组织实施,在技术平台、网络体系、组织机构、人才队伍、资源建设、 基础业务、建设经费等方面提供保障,才能确保这项事业持续有效地开展。
第二节 信息化与档案工作
一、档案信息化的概念 档案信息化:是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下,以档案信
息资源建设为核心,以信息人才为依托,以法规、制度、标准为保障,全面应用 现代信息技术,不断改革传统的档案管理模式,有效提高档案信息资源收集、管 理和提供利用服务水平,加速档案管理现代化的过程。该定义总结了我多数应用Foxbase关系型数据库管理系统,以至于许多单位的早 期档案数据库都以DBF格式保存。 3、各种工具软件 (二)应用软件
应用软件具有以下特点:一是在特定的操作系统环境下,运用特定的软件工具研制 而成;二是针对特定的信息处理需求和管理业务需求进行设计开发,且应用于特定的专业 领域、行业、单位,或辅助特定的管理业务。
(二)信息资源 信息资源也有广义和狭义之分。广义信息资源是指人
类在社会信息活动中积累起来的信息、信息生产者、信息 技术等信息活动要素的集合。狭义信息资源是指人类社会 活动中经过加工处理后达到有序化并大量积累起来的有用 信息集合。
(三)信息技术 信息技术是指完成信息的获取、传递、加工、
再生和利用等功能的技术。它包括四项基本内容: 一是感测技术,二是通信技术,三是计算机及人工 智能技术,四是控制技术。
(三)必须建立高素质的档案信息人才队伍 一方面,要引进和培养相关人才,另一方面,要通过建
立有效的激励机制,鼓励档案人员学习信息技术知识,提升 档案信息水平。
(四)必须在法规、制度、标准方面建立相应的保障体系 (五)必须全面应用现代信息技术 (六)必须改革传统的档案管理模式 (七)必须树立强烈的效益意识 不能满足于一般的省人、省事、省力,而要致力于解决
第一章 档案信息化建设概论
一、信息化基本概念
(一)信息
信息广义的概念:信息是指事物存在方式和运动状态的表 现形式。其“事物”是指存在于人类社会、思维活动和自然 界中的一切对象征性其“运动“是指一切意义上的变化,包 括机械、物理、化学、生物、思维、社会的运动。 信息狭义的概念(即主体论):信息是指人所感知或表述 的事物存在方式和运动状态。“感知”是外界向主体输入信 息;“表述”是主体向外界输出信息。其内涵要比本体论层 次上的信息丰富得多。显然,档案信息属于主体论层次。
传统档案管理中遇到的收集难、著录难、整理难、保管难、 内容检索难、多媒体编研难,以及电子文件的保真、保密、 保用等老大难问题,力争提升档案科学化、规范化的管理水 平和服务水平,在促进社会改革、开放,经济发展、文化繁 荣以及法制化、民主化进程中建功立业。
二、档案信息化历程回眸 (一)探索起步,奠定基础阶段(20世纪80年代) (二)项目带动,重点突破阶段(20世纪90年代) (三)宏观管理,全面推进阶段(21世纪以来)
本书以“通用”和“专用”为区别的原则,还是将工具软件和数据库管理系统列为系统软 件的范围。其原因是:第一,这些软件虽然也专用于某些用途,如媒体播放,但是,这种 工具还是具有一定的通用性,广泛应用于各个领域、行业和单位。第二,工具软件虽然也 使用某些软件开发工具进行研制,但是,它也提供了二次开发的能力,可以作为各种应用 软件的开发平台,如数据库管理系统。
信息化“四个特点”:一是渗透性,二是增值性,三是 创新性,四是动性。
二、计算机系统的基本构成 计算机系统一般由硬件系统和软件系统构成。 硬件又称“裸机”,硬件由主机、外部设备和网
络设备组成。软件由系统软件和应用软件组成。
三、硬件系统 (一)主机 1、中央处理器(CPU) 2、内存储器 (二)外部设备 1、外存储器 2、输入设备 3、输出设备 (三)网络设备 1、网络传输介质:有线传输、无线传输 2、网卡 3、集线器 4、交换机 5、路由器:是连接互联网中各局域网、广域网的设备,它会根据信道 的情况自动选择和设定路由,以最佳路径,按前后顺序发送信号。 6、光电传换器:一种类似MODEM(数字调制解调器)的设备(数模 转换)
这一阶段的档案信息化特点:一是突出了归档电子文件管理,并延 伸到多媒体档案和电子文件的内容管理。二是充分借助局域网、政务网 和互联网平台实现各级档案部门以及文件形成部门的互联互通、数据交 换和共享,形成区域性的档案信息资源(包括实体和电子)的采集和接 收,既解决了业务流程以单一传统载体为管理对象的局面,也大大丰富 了档案信息资源库。四是服务水平显著提升。五是数字档案馆建设如火 如荼。六是逐步建立和完善了档案信息化的宏观管理体系。
四、软件系统 软件的本质是人的意志和智慧,是人用特定的计算机语言,指挥计算机系统“做什么”
和“怎么做”的指令集合。软件系统分两大类:系统软件和应用软件。 (一)系统软件 1、操作系统
操作系统按照应用领域可分桌面操作系统、服务器操作系统和嵌入式操作系统。 2、数据库管理系统 数据库可以简单定义为:以一定组织方式存储在一起的相关数据的集合。 数据库管理系统(DBMS)具有以下功能:一是描述数据库:一是描述数据库,运用数据描 述语言,定义数据库结构建 二是管理数据库,控制用户
(二)必须以档案信息资源建设为核心 档案信息化的核心目标是使档案信息“资源化”,即将档案信息转换为真正意
义上的档案信息资源。资源化不是简单地将档案信息做数字化处理,也不是简单 地将其放到网络上传输,而是应用信息技术,使档案信息媒体多元化、内容有序 化、配置集成化、质量最优化、价值最大化,通过档案信息系统的加工处理,确 保各种社会信息的真实、完整、有效,便于跨越时空广泛地共享利用,在实现档 案信息增值的同时,承担起传承人类记忆的历史使命。
(四)信息化 信息化:有着丰富的内涵,包涵两个支柱、三个层面、
四个特点。 “两个支柱”是指数字化和网络化。数字化是将现实世界
中的各种模拟信息转变为以二进制代码表示的数字信息,供 计算机处理和网络传输的过程。
信息化的“三个层面”:一是信息技术的开发和应用过 程;二是信息产品制造业不断发展的过程;三是信息资源的 开发和利用过程。
(一)必须由档案行政管理部门统筹规划和组织实施 因此,档案信息化不能各自为政、分头建设,而必须由各级国家档案行政管
理部门建立统一的规划、制度、规范、标准,实行宏观管理和监督指导。同时, 需要精心组织实施,在技术平台、网络体系、组织机构、人才队伍、资源建设、 基础业务、建设经费等方面提供保障,才能确保这项事业持续有效地开展。
第二节 信息化与档案工作
一、档案信息化的概念 档案信息化:是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下,以档案信
息资源建设为核心,以信息人才为依托,以法规、制度、标准为保障,全面应用 现代信息技术,不断改革传统的档案管理模式,有效提高档案信息资源收集、管 理和提供利用服务水平,加速档案管理现代化的过程。该定义总结了我多数应用Foxbase关系型数据库管理系统,以至于许多单位的早 期档案数据库都以DBF格式保存。 3、各种工具软件 (二)应用软件
应用软件具有以下特点:一是在特定的操作系统环境下,运用特定的软件工具研制 而成;二是针对特定的信息处理需求和管理业务需求进行设计开发,且应用于特定的专业 领域、行业、单位,或辅助特定的管理业务。
(二)信息资源 信息资源也有广义和狭义之分。广义信息资源是指人
类在社会信息活动中积累起来的信息、信息生产者、信息 技术等信息活动要素的集合。狭义信息资源是指人类社会 活动中经过加工处理后达到有序化并大量积累起来的有用 信息集合。
(三)信息技术 信息技术是指完成信息的获取、传递、加工、
再生和利用等功能的技术。它包括四项基本内容: 一是感测技术,二是通信技术,三是计算机及人工 智能技术,四是控制技术。
(三)必须建立高素质的档案信息人才队伍 一方面,要引进和培养相关人才,另一方面,要通过建
立有效的激励机制,鼓励档案人员学习信息技术知识,提升 档案信息水平。
(四)必须在法规、制度、标准方面建立相应的保障体系 (五)必须全面应用现代信息技术 (六)必须改革传统的档案管理模式 (七)必须树立强烈的效益意识 不能满足于一般的省人、省事、省力,而要致力于解决