会议管理办法制度修订版

会议管理办法制度修订

版

IBMT standardization office【IBMT5AB-IBMT08-IBMT2C-ZZT18】

会议管理办法

一．目的

通过制定本管理办法，保证公司会议管理的制度化。

二．适用范围

公司各部（含所属公司）。

三．内容

第一条总则

为使公司的会议管理规范化，提高会议的行政决策效率，特制定本管理办法。第二条会议种类

(一)公司设立例会制度?

1．董事会议（常设）；

2．公司常务会议（每月召开一次）；?

3．部门工作会议（每月召开一次）；?

4. 全体员工会议（一年度召开一次）。?

(二)公司设立其他的会议制度?

1. 总裁办公会议；

2. 工作汇报会；?

3. 工作协调会；?

4. 研讨会；

5. 鉴定、评审、论证会；?

6. 投资决策（审议）会议。

(三)公司会议分为常设会议、定期会议和临时会议。针对不同会议可根据需要制定细

则管理。

第三条会议管理体制?

(一)董事会议由公司总裁办公室统一安排、管理。

(二)公司级会议由主办部门统一安排、管理。

(三)总裁办在年度计划中提出全年董事常设会议和公司级常设会议工作计划和费用预

算指标，经总裁批准后遵照执行；各部门（所属公司）在年度计划中提出全年部门（所属公司）常设会议工作计划和费用预算，经总裁批准后遵照执行。

(四)各部门的月度工作计划中应包括当月的会议工作计划。?

(五)董事会议的会务工作主要由总裁办承办、其他有关部门协办；其他会议，会务工

作主要由主办部门承办，其他有关部门协办。

(六)董事会议的资料由总裁办整理、归档；其他会议资料由主办部门整理、归档。

第四条会议程序

(一)会前准备

1.对定期的常设会议，在会前应明确会议议题、议程和出席或列席人员。

2.对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：

2.1会议名称；

2.2会议宗旨；

2.3会议议题；

2.4会议时间；

2.5会议地点；

2.6会议议程；

2.7会议召集人、主持人；

2.8出席/列席人员（名单）。

如有必要。报告还须包括以下内容：

2.9财务（支出收入）预算；

2.10接待工作说明；

2.11筹备情况及进展；

2.12（可能）存在的问题、解决方案及要求；

2.13筹划/备时间进度表。?

该报告经总裁批准后方可执行。

3.会议通知。主办部门根据会议要素拟订会议通知，并提前发送。因故不能出席会议的人员，应通过电子邮件或传真等书面方式通知主办部门，并做出相应安排。

4.会议承办部门及时准备会议场所、会议文件或资料。?必要时要进行会场布置、设备调试。

(二)会中服务

1.主办部门要安排参会人员会议签到；

2.主办部门要安排会议资料的发放；

3.主办部门安排做好会议记录。记录方式为要事速记笔录（会议结束时，记录员、会

议召集人、主持人、重要发言人应在笔录上签字，以确认笔录内容）；必要时可录音、录像，并妥善保存记录材料；

4.对于重要会议,有关设备、设施的维修(护)人员须全程跟进。

(三)会后工作

1.主办部门负责组织完成会议的善后工作；

2.主办部门负责安排整理会议记录,完成会议纪要的拟制；

3.有关部门负责拟制、发布会议决议、跟进决议的执行；

4.主办部门负责将有关会议资料整理、归档。

第五条会议参加

1.对于本管理办法包含的各类会议，参会人员需遵照会议通知内容，至少于会议正式

开始

前5分钟到达会场，按会议要求签到（报到）、就座;

2.参会人员需按会议要求准备或领取有关资料;

3.会议的重要或主要发言人应按照会议要求准备好发言资料（内容）。如有必要，会

议发

言文字资料需至少于会议开始前2个工作日提交会议主办部门负责人或会议召集人审核；

如需扩充发言内容或增加发言主题，发言人需于会前征得会议主办部门负责人或会议召集

人的同意。

第六条会议过程控制

1.会议主持人负责会议的过程控制和时间控制;

2.对于会中提出增加议题的要求需征得会议主持人的同意；

3.对于与会议主题无关的发言需征得会议主持人的同意。

第七条会议内容的传达和会议决策的执行

参会人员需根据工作需要，做好有关内容的记录；会后对有关内容(决策)进行传达(执行)。

第八条会议保密

参会人员对于需保密的会议内容有保密的义务。

第九条附则

1.本管理办法经总裁办公会议讨论通过并经总裁批准后实施;

2.本管理办法视实施情况,经总裁批准后可以修改;

3.本管理办法未尽事宜,按公司有关规定执行;

4.本管理办法的解释权归总裁办公室。