秘书学概论教案

第一章绪论

【教学目的】

1、了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。

2、通过本章学习，你会对秘书有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。

【教学内容】

了解秘书、秘书工作和秘书学的基本内容，重点掌握秘书的概念、秘书工作的要求、特性和作用。

第一节秘书的涵义和职业特征

一、秘书的涵义：

秘书词义的演变

–宫中秘藏之书：最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。

–职务之称: 秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。

–社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。

秘书的定义

秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。

秘书的含义

我国历史上，秘书有多种历史性含义。如在辞海中有五种涵义（陈合宜《秘书学》）：

1、指职务名称之一，是领导的助手。

2、指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作。

3、特指使馆的外交人员，分为一、二、三等级秘书。

4、指宫禁藏书。

5、指谶纬、图录。

就我国面言，普遍认同用的定义是以下3种：

1、秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。（陈合宜《秘书学》）

2、秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国《秘书学》）

3、秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助

决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等为主要职能，是主事者的参谋和助手。（方国雄《秘书学》）

二、秘书的分类

1、从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公务秘书与私人秘书

公务秘书——是指为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。

私人秘书——指为民办、集体企业、农民专业产、个体户及外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。

2、从工作性质、担任的角色分（即不同领域的秘书：政治生活中的秘书；经济生活中的秘书；科技文化领域的秘书。）

就工作性质分：可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。

就社会领域分：可分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书等。

三、秘书的层次

系统论认为，一切有机体都是按照严格的等级层次组织起来的，秘书作为一项职业种类也不例外。秘书的层次主要指两方面的内容：一方面秘书人员所在的机关单位，其级别的高低，可分为中央、省、市、县、基层。另一方面，同一机关、单位秘书人员的职位也有高低不同，显现不同的层次。

按秘书人员担任的职务划分：

秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长（含科级干事）、股长（非正式级别但有实际职务）、科员、办事员七个层次。

职业资格等级可分：

高级秘书；中级秘书；初级秘书。

例如省市政府机关秘书层次划分：

高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。他们可以参改议政，深入到决策全过程，是领导的重要助手，大部分是厅处级干部，有些人本身就是领导成员。

中级秘书：一般指任非领导职务的秘书，例如机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书等正副科级秘书及秘书科长等，大部分是科级以上、处级以下的干部，处于党政或企事业单位办公室的中层。他们负责起草文稿，办理文书，处理公文，调查研究，整理信息等工作，其工作成效，以领导决策起重要作用。

初级秘书：指从事一般日常工作的事务秘书，如接待、联络、会务、印校、收发与财务等，他与人民群众的联系最密切，其工作态度与作风，往往影响整个机关的形象。

四、秘书的职业特色

1.直接性

一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;

二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;

三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。

2.稳定性

秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。

3.知识化

秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。

4.年轻化

发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。

5.女性化

近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。

第二节秘书工作的内容、特点和作用

一、秘书工作内容与形式

•办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。

•办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。

•办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。

二、秘书工作的原则

1.准确原则

理解和执行党和国家的现行方针政策。

收集和提供领导工作所需要的信息资料。

判断和贯彻领导意图。

处理各种秘书事务和领导者交办的事项。

进行文字表达和口头表达。

2.及时原则

要确立正确的时间观念。

要讲究工作效率。

要分辨轻重缓急。

要变被动为主动。

3.严谨原则

严密地思考。

周详地运作。

谨慎地行事。

4.同步原则

要同步思维。

要同步行动。

要同步提高。