英语商务电子邮件的写作技巧新

完整原则Complete
商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整， 提供读者所需要的信息，尤其像询盘、回盘需 要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件， 才能达到良好的沟通效果。
邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who， when，where，what，why和how。
内容完整：邮件的内容应力求完整全面，向收 件人提供所需的信息。若是邮件的回函，需回 答来信中所提出的所有问题。
准确原则Correctness
由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的 权利、义务关系，其准确性对商务处理与沟通至 关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、 标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容 还要叙述准确，以免引起误会纠纷。
准确无误：正确性不仅仅是指英语语法、标点符 号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述正确， 不要说过头，也不宜漏说略述。避免使用一些语 意模糊的词语或短语，如：majority, ASAP等， 以免引起不必要的纠纷。
(2) 与现在事实相反的假设。结构为：从句的 谓语动词用过去式，系动词用were，主句的谓 语用“should (would, could, might) + 动词原 形”。例如：
If I were in your position, I would marry her. 如果我是你，我就娶她为妻。
鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重 措辞方式，要婉转、礼貌，不要盛气凌人；避免使用冒犯、伤害、 贬低的短语，如：your neglectful attitude, impatience, we deny your claim等；为了使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通 过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。 应多使用诸如“please”, “your kind inquiry”, “I would appreciate it if you would...”等词语和句式。当明确要表达否定意 思的时候，可以用”have to” 等词语以强调是客观上必须， 而 非主观上强迫对方接受。
常见开头句型如下：
a) Thank you for your email to us dated on March 3rd, 2010 which you asked for dock space around middle of May 2010…
b) Reference is made to our phone call this morning… c) Refer to your email to us dated on March 6th, 2010… d) With reference to our various correspondences on subject
英语商务电子邮件的 写作技巧
探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。
为什么要强化商务英语写作能力
在经济全球化的形势下，商务英语电子邮件以其方便 快捷，在现代商务活动中起着重要作用。据调查， 88%的英特网用户使用电子邮件，而在商务场合中约 有90%的员工是利用电子邮件来联系公务。
商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公 司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所 以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻 重的地位。 提高商务电子邮件的质量，亦即意味着成 功沟通， 减少误解，提升形象。
商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。在写电子邮件 要求某事的时候要清晰地表明你的意思，不管是关于价格的讨论 还是订单的确定，提出要求都是无可厚非的。不过最好不要使用"I want." 这种词汇； 使用 "I would like"比较有礼貌；如果你是在提 建议或是在想其它方法的时候，"I am interested in"也是一个个很 好的选择。
matter… e) I am writing to you because/to... f) I am writing in connection with... g) Further to our meeting last Tuesday, I am sending you the
amendments to the Contract as we had agreed…
许多人并不知晓商务英语电子邮件的写作原则、格式 及相关技巧， 因此，今天将和大Hale Waihona Puke Baidu探讨商务英语电子 邮件写作的格式和应遵循的相关原则。
常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：
①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信 人Email地址、密送收信人Email地址。
②标题。 ③称呼、问候、开头、正文、结尾句。 ④礼貌结束语。 ⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电
举例：
Dear Mr. White,
Further to our telephone conversation yesterday, we would like to confirm acceptance of your additional requests and are pleased to provide the following services for you：
2、主题摘要（Subject）：
邮件的标题应当体现邮件主旨，要引人注目、意思明 确，最好为名词或 动名词短语；
邮件标题是邮件主要内容的浓缩，也是读者浏览信箱 时决定是否读邮件的根据。邮件标题选择合适与否也 影响读者处理信箱中信件的效率。因此，为了确保收 信人及时阅读邮件，邮件的标题不仅要引人注目，而 且应该意思明确，避免模糊笼统。此外，还应注意标 题应该是名词短语或动名词短语。 如: Sub: The dry docking/repair of HN … Sub: 1st payment for HN …
3、称呼（Salutation）
每封邮件开头称呼语表应礼貌得体，符合商务写作习 惯。虽然写给你朋友的e-mail开头“Hey”很好，但 最好不要以这种方式写给潜在的客户伙伴。在另一方 面，用非常正式传统的习惯用语，如“Dear Sir” 是 常用的写法，但最好是写“Dear Mr. / Ms.” 和对方 的姓。当你和对方有相当的工作关系，你可以只是写 他们的名字(例如“Dear John”) 称呼后面可以加一些礼貌的问候语如：Good day! Greetings! We haven’t meet for long time, how’s everything going on? How are you doing this time?
4、开头（Beginning）：
万事开头难，商务邮件更是如此，不过一旦掌 握邮件开头的写作规律及实用句型，这部分写 作不过如此。邮件的开头因邮件内容的不同而 有所变化，但无论何种商务邮件，开头一般都 需表明写信的缘由或主旨. 若是回函或写信前 与收信人已经联系过，开头应确认已收该邮件， 或已通过电话等。
清楚原则Clarity
信息明确：邮件要写得清清楚楚、明明白白、 毫无晦涩难懂之处，使收信人看了信后不会误 解写信人的意图。尽量做到开门见山，直入正 题。要避免使用生僻、冷门的词汇。
商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用 词准确。要避免使用可能产生误解的词语，以 及一些双关的表到方式。
礼貌原则Courtesy
5、正文（Body）：
信的正文是信函的主体，是最重要的部分。这 一部分的写作好坏决定了整篇信函的水平和质 量。 商务英语电子邮件的正文写作应该遵循 五C原则，即 Correctness (准确原则)、 Conciseness (简洁原则)、 Complete (完整原则)、 Clarity (清楚原则) 、 Courtesy(礼貌原则) 。
你没有必要在电子邮件中说明所有的细节。你可以在电子 邮件结尾写上一些词组，比如：“If you have any other questions， please feel free to contact me,"这些会引导 你的读者询问你更多信息。
正文（Body）
还有一种方法，是在正文写好之后应进行编排，确保 其结构清晰，一目了然， 便于读者阅读。为了达到 这一目的，以下几点小技巧值得参考： a)使用小段落，尽量做到每个小话题都用一个段落来 阐述； b)段落与段落之间空一行； c)提供段落的小标题； d)使用列举符号罗列具体信息； e)使用项目符号或下划线强调重点内容。
简洁原则Conciseness
简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指 在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用 简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复 杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者 带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以 简明扼要为第一要务。
在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的 句法特征是句子结构简单明了，其词汇特征是 用语简洁，语言简明扼要， 时态简单清楚。
虚拟语气
(1) 与过去事实相反的假设。结构为：从句的 谓语动词用“had + 过去分词”，主句用“should (would, could, might) + have + 过去分词”。
例如：
If it had not rained so hard yesterday, we could have played tennis. 如果昨天没有下大 雨，我们就能玩网球了。
正文（Body）
正文应结构清楚，便于阅读，在使用其它语言的时候，虽 然您使用复杂的结构能显示出你的语言方面的天分，但在 写英文电子邮件的时候务必简洁有序。
在第一段明确地说出你写这封电子邮件的目的；接下去的 主要段落要分明，每段的开始，可以使用一个引入句。使 用一些单词，例如“first, second, next, and finally”，这 些词可以作为你在向读者阐明新观点的向导。
address, phone number, fax number and website)
各个构成部分的写作介绍
1、 邮件的写信人电子邮件地址、收信人电子邮件地址、抄送收信 人电子邮件地址、密送收信人电子邮件地址这四部分处理比一般 信件要简单得多，无需填写繁杂的邮政 地址，只需填入相应的电 子邮件地址即可，而且并非每一项都填，若收信人只有一个，就 不需填写抄送收信人电子邮件地址。当填写密送收信人电子邮件 地址时，写信人将邮件秘密抄送该收件人。 要了解收信人和抄送 收信人的区别。一般来说，写信人不会期望抄送收信人的回复或 采取某种行动。 “全部答复” “reply to all”的意思是你的邮件 将会回复给所有原来收到信件的人。在e-mail地址的部分，"cc" (carbon copy)的意思是发副本给你需要说明的人， "bcc"可以让你 秘密地发出副本，b是blind 的缩写(隐藏)。
话号码、传真等。
格式范例
From :写信人电子邮件地址 To :收信人电子邮件地址 Cc :抄送收信人电子邮件地址 Bcc :密送收信人电子邮件地址 Subject: 主题摘要-URGENT-急件标示方法称呼 Greeting: Beginning: Body: (Reasons for writing) 写作目的 (Request for action) 要求对方采取的行动 Ending:礼貌结束语（Complimentary Close） 写信人全名（Writer's Full Name） 写信人职务及所属部门（Writer's Title and Department） 写信人所属公司（Writer's Company） ……其他信息(Other information may include company's name, logo,
(3) 与将来事实相反的假设。结构为：从句的 谓语动词用“should (were to) + 动词原形”，主 句用“should (would, could, might) + 动词原 形”。 例如：
If the sun were to rise in the west，my love for you would not change. 即使太阳从西边出， 我对你的爱也不会变。