集团公司会议管理制度

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会议管理制度

目录

第一章总则 (1)

第二章会议形式 (1)

第三章会议组织 (3)

第四章会议效率管理 (5)

第五章会议室管理 (8)

第六章附则 (8)

附录：会议记录簿 (9)

第一章总则

第一条为使鑫科集团公司（以下简称“公司”）的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。

第二条会议本着精减、有效、节俭原则运行。

第二章会议形式

第三条总裁办公会

（一）出席人员:总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员。

（二）周期：根据需要随时召开;

（三）会议内容：公司经营计划事项，公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项,人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营决策和管理问题等。

（四）主持人：总裁.

第四条总裁质询会

（一）出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员;

（二）周期：每周一次；

（三）会议内容:上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达；

（四）主持人：总裁或执行总裁

第五条全体员工会议

（一）出席人员:公司全体员工;

（二）周期：每半年或一年、或不定期；

（三）会议内容：公司经营、管理情况通报,讨论职工关心的切身利益问题、

及公司发展相关的合理化建议;

（四）主持人：总裁。

第六条每周晨会

（一）内容:对本周重大工作事项进行统一安排，协调跨部门工作；

（二）出席人员：总裁、执行总裁、各相应总监、各职能部门部长、各事业部总经理、公司内其他的重要人员等；

（三）主持人：总裁；

（四）周期：每周周初

第七条工作汇报会

（一）内容：下级向上级汇报指定内容；

（二）出席人员：上下级或有关责任人;

（三）主持人：上级主管;

（四）周期：定期或不定期.

第八条专题会议

（一）内容：某一问题讨论和商定;

（二）出席人员：有关人员；

（三）主持人：相关主管；

（四）周期：不定期或定期。

第九条各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开,（及会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

第三章会议组织

第十条会议程序

一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤:

（一）确立会议议题；

（二）安排会议议程；

（三）发出会议通知；

（四）会务准备；

（五）做会议记录和摄像、录音；

（六）整理会议纪要、决议;

（七）相关领导阅改、签批；

（八）印发有关部门、人员，并归档。

第十一条确立会议议题

会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出,总裁办收集等。经主管领导同意，即可召开会议.

第十二条对定期的常规会议,在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员.

对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：

1、会议名称；

2、会议主旨和目标；

3、会议议项；

4、会议时间；

5、会议议程；

6、会议主持人;

7、出席人员（名单)；

8、会议财务(支出收入）预算；

9、现有筹备情况及进展；10、筹划备时间进度等。

该报告批准后方执行.

第十三条提前发出会议通知

（一）通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；

（二）方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；

（三）出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。

（四）通知时间:根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。

第十四条会务准备

会务准备包括以下内容:会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备及调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋(内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心，投

影仪、幻灯片和白板或黑板等。

根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。

第十五条各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。

几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。

一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。

第十六条各部门起草会议纪要的内容要求：

（一）必须全面记录会议的内容；

（二）必须准确记录及会人的意见,不能以个人的喜好、观点而增删内容,或加入记录人自己的观点；

（三）会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出;

（四）起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体要求是宋体小四号）；时间紧急的情况也可采用手写体;但为了长久保持要求用墨水笔写,同时要保持纸面清洁；

（五）会议纪要应在会后的三天之内提交总裁办存档；

（六）会议纪要一般要由总裁或执行总裁签发，重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。

第四章会议效率管理

第十七条判断会议效率的高低有以下的标准：

（一）会议是否按预期进行

（二）目的及议题是否清晰，是否彻底讨论

（三）会场准备是否完善

（四）资料是否齐全

（五）会议日程是否有计划性

（六）参加者是否预先了解主题

（七）讨论离题是否严重