Word长文档排版方法

Word长文档排版（Word 自动生成目录）

一篇Word文档，内容有大的章，小的节。如何把章节抽出来生成目录？

目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找内容等。Word提供了自动生成目录的功能，使目录的制作变得非常简便，而且在文档发生了改变以后，还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。

【问题描述】

1．页面设置：右、下边距为2.5厘米，左、上边距为2.8厘米，页眉和页脚均为2厘米，使用A4纸。

2．正文首行缩进2字符，字体大小为“小四号”，文中所有非汉字均用Times New Roman 体；字间距设置为“标准”；段落设置为“多倍行距：1.25”。

3．创建目录。“目录”二字用黑体小二号并位于页面上方居中；目录要求列出一、二、三级标题。同时要在各级标题后列出页码；在正文中一级标题字体用“黑体、小二号”，居中，二级标题字体用“宋体、四号”，三级标题字体为“黑体、小四号”，段前12磅。

4．页眉从正文开始。页眉左端顶格为该篇文章的标题。

5．插入页码。目录单独编页码，位于页面下方居中，形式为罗马数字。正文页码在页眉的右端右对齐，用阿拉伯数字，宋体五号。

【案例效果图】如图3-1所示。

图3-1“案例3”效果图

【本案例涉及的知识点】

页面设置

插入页眉和页脚

插入页码

插入分页符、分节符

生成文档目录

【操作步骤】

1．页面设置

打开需排版的素材文件，单击“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中，选择“页边距”→“自定义页边距”，打开“页面设置”对话框，如图3-2所示，设置右、下边距为2.5厘米，左、上边距为2.8厘米。选择“纸张”选项卡，在“纸张大小”下拉列表框中选择“A4”；选择“版式”选择卡，在其中设置“距边界”的页眉和页脚均为2厘米。

2．正文字体和段落设置

按组合键，选中整个文档，在“开始”选项卡“字体”组中设置字体大小为“小四号”；单击“段落”组的对话框启动器，打开“段落”对话框，如图3-3所示，在其中设定“特殊格式”为“首行缩进”，“行距”为“多倍行距”、设置值为1.25倍。

图3-2“页面设置”对话框图3-3 “段落”对话框

3．创建目录，采用三级标题。

（1）设置三级标题。

设置一级标题。选中文字，在“开始”选项卡“样式”组中选择“标题1”样式，字体设置为“黑体、小二号”。居中对齐。

设置二级标题。选中文字，在“样式”组中选择“标题2”样式，字体设置为“宋体、四号”，左对齐。

设置三级标题。选中文字，单击在“样式”组中选择“标题3”样式，字体设置为“黑体、小四号”，单击“段落”组的对话框启动器，打开“段落”对话框，在“间距”框中“段前”输入12磅。

使用“格式刷”设置三级标题格式的方法：选中已设为标题格式的文字，双击““格式刷”按钮，移动鼠标到其他需设为相应级别标题的文字上刷一下即可。

（2）生成目录。

将光标定位于文档开始处，单击“插入”选项卡“页”组中的“分页”按钮，文档前增加一张空白页，在其中输入文字“目录”，并回车。

单击“引用”选项卡的“目录”按钮，在下拉框中选择“插入目录”命令，如图3-4所示，打开“目录”对话框，如图3-5所示。选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框，在“制表符前导符”下拉列表中选择“小圆点”样式的前导符；在“常规”区域的“格式”下拉列表中选中“来自模板”，“显示级别”设置为3。

图3-4选择“索引和目录”命令图3-5 “目录”选项卡

（3）更新目录

当文档目录生成后，如果对文档进行修改，则也需对目录进行更新，以保证目录随着文档的变化而作相应的调整。操作方法是：将光标定位于目录中，右击鼠标，在快捷菜单中选择“更新域”命令，打开“更新目录”对话框，如图3-6所示。单击“更新整个目录”单选钮，再单击“确定”按钮，完成目录的更新。

图3-6更新域及“更新目录”对话框

4．插入页眉

当整个文档的排版格式要求不一致时，如论文的目录页要求没有页眉，目录和正文采用不同的页码格式，正文每章的页眉采用不同的内容等。此时，就需将整个文档分成几个节，每个节可以设置不同的页面格式。

现要求在正文插入页眉，居中，目录没有页眉，右端右对齐插入页码，目录的页码用罗马字符，正文的页码用阿拉伯数字。其设置方法如下：

首先将光标定位于生成的目录最后，单击“页面布局”选项卡中的“分隔符”按钮，在下拉框中选择分节符类型中的“下一页”按钮。文档被分成2节。注意“分节符”在大纲视图中可见。

将光标定位于正文中，选择“插入”选项卡，在“页眉和页脚”组中，单击“页眉”按钮，选择内置的“页眉”样式，在页眉区左端输入页眉文本。

实现目录没有页眉，而正文有页眉。需取消节与节之间的链接，即当点击页眉的时候会出现的“与上一节相同”的字样。此时点击“页眉和页脚工具”“设计”选项卡上的

按钮，则“与上一节相同”的字样消失，表示各节可以单独设置页眉，

否则全文都将是同一个页眉。

5．插入页码

在目录页插入页码。将光标置于目录页，单击“插入”选项卡中“页码”按钮，在“页码”下拉框中选择“页面底端”，并选择对齐方式；在“页码”下拉框中选择“设置页码格式”，打开对话框，如图3-7所示，在其中选择所需的数字格式，页码编排选择“起始页码”单选钮。

在正文中插入页码。首先将光标置于正文的页眉处双击，然后在右端插入页码，其操作方法同上。

图3-7“页码格式”对话框