全国秘书(二级)资格考试

• 二、商务庆典活动的仪式程序 • （一）迎宾及签到，接待人员在会场门口接待来 宾，请来宾签到后，引导来宾就位 • （二）典礼开始：主持人宣布开业典礼正式开始， 全体起立，奏乐，宣读重要来宾名单 • （三）致贺词：由上级领导和来宾代表致贺词 • （四）致答词：由本单位负责人致答词 • （五）揭幕或剪彩 • 由本单位负责人和一位上级领导或嘉宾代表揭去 盖在牌匾上的红布，宣布企业正式成立，全体人 员鼓掌祝贺 • 礼仪小姐登场——剪彩者就位——正式剪彩—— 退场
实训题
• 1、 编制一份校庆活动庆典仪式的程序。 • 2、模拟演示庆典仪式的大会场景。 • 3、重要领导和来宾名单的单位、职务、姓名可由 学生自己拟定。 • 4、校庆活动庆典仪式的程序应结合情景内容，但 不包括庆祝晚会、学术报告会、学校战 略研讨会 等内容。完成后，由全班学生集体讨论。 • 5、庆典仪式场景模拟由全班学生完成。
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（二）工作程序 1启动签字仪式的准备工作 （1）选好签字地点，即签字厅 （2）确定签字日期 （3）签字厅布置 （4）在签字桌上事先安放好待签的合同文 本以及签字笔、吸墨器等签字时所用文具
• （5）与外商签署涉外合同时，还需在签字 桌上插放有关各国的国旗，其位置与顺序 应按照礼宾序列。 • （6）准备好酒水和双方的签字文本、签字 笔。 • （7）选派两个助签人员和若干礼仪小姐。 • （8）通知有关方面人员出席仪式。
闻记者、同行人士、社区代表、员工代表。 • 2及时发出邀请：提前1周发请柬，活动前3 天电话核实。 • 给有名望的人士或主要领导的请柬应专人送达， 以示诚意和尊重。
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（四）做好场地布置工作 你想如何布置此次庆典现场？ （五）做好接待服务工作 （六）确定主持人和致辞人 （七）拟定庆典活动议程 （八）安排剪彩事宜 1剪彩者的确定 2助剪者的挑选 3剪彩用品的准备：红色缎带、新剪刀、托盘、 红地毯
全国秘书（二级）资格考试
主讲：温爱
商务活动——签字仪式
• • • • • 学习目标 案例引入 主要内容 本节小结 实践训练
学习目标
• 通过本节学习，你应能够： • 1.做好商务活动中签字仪式的准 备工作 • 2.熟悉签字仪式的程序 • 3.做好签字仪式的服务工作
案例导入
• 江海学院与兴华化工集团的签字仪式在该 校多功能厅隆重举行。本次仪式由兴华化 工学校办公室何主任负责筹备，参加的领 导有兴华化工集团总经理、人力资源部经 理、办公室主任、兴华化工学校校长、副 校长，江海学院参加的有院长、教学副院 长、学院办公室主任、教务处处长及化工 系主任，同时还邀请了当地的新闻媒体记 者参加。签字仪式上，大家举杯庆祝，共 同祝贺这次合作的成功。
• 2.安排签字的座位 • （1）签署双边性合同 • 1）客方签字人签字桌右侧就座，主方同时就 座于签字桌左侧 • 2）双方各自的助签人，应分别站立于己方签 字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助 • 3）其他随员，可按一次能过的顺序在己方签 字人的正对面就座，也可按照职位的高低，依 次自左至右（客方）或自右至左列成一行，站 于己方签字人身后，一行站不完时，可按照以 上顺序并尊照“前高后低”的惯例，排成数行
学习目标
• 通过本节学习，你应能够：
• 1.学会开业庆典的筹备工作； • 2.熟练掌握各种开业庆典的程序； • 3.掌握剪裁仪式的程序。
案例导入
• 请大家仔细观察录像，分析录像中典 礼仪式的不当之处。
• 录像资料
典礼仪式
• （一）相关知识 • 典礼仪式是为庆祝、纪念某一重大事件而 举行的一种公共关系专题活动。 • 举行典礼活动的目的在于联络公众、广交 朋友、增进友谊、扩大影响 • 常见的典礼活动类型 • （1）开幕典礼。为第一次与公众见面的、 具有纪念意义的事件而静的庆祝活动。如 开业典礼、新建工程奠基典礼等
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（2）签署多边性合同 1）一般仅设一个签字椅 2）依照事先同意的先后顺序依次上前 3）助签人应随之一同行动，助签人站在签 字人的左侧 • 4）有关各方的随员，应按一定顺序，面对 签字桌就座或站立
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3.签字仪式的程序 （1）请双方人员进入签字厅 （2）签字人员就座，客右主左 （3）其他领导按顺序在己方签字人就座后面站立 排好 • （4）助签人分别在己方主签人外侧协助翻文本， 指明签字处，协助交换文本，签两次字后再交还 文本各自保存。签完字后，双方签字人应握手互 致贺词，并交换签字笔以示纪念。全场人员鼓掌 以示祝贺
• （六）配套节目 • （七）参观，如有必要，可引导来宾参观， 介绍本单位的主要设施、特色商品及经营 策略等 • （八）迎接首批顾客
实践训练
• 今年是学校建校50周年，学校领导经过研究，决 定举办50周年校庆活动，并确定了“以成功人为 荣，做成功者”的活动宗旨。学校对内增强全体 师生员工对学校的自豪感和荣誉感，对外显示学 校的实力和发展前景。学校早在一年前就成立了 校庆筹备委员会，下设秘书组、新闻组、接待组、 信息组、联络组，每组的组长都由学校的中层以 上干部担任，筹委会给予他们充分的权力和空间， 自主设置校庆项目及相关事宜，重大项目须由校 庆筹备委员会讨论审核。
场地布置
• 1地点：正门之外的广场或正门之内的大厅 • 2通常不布置主席台或座椅，铺设红地毯， 并在场地四周悬挂横幅、标语、气球、彩 带等，此外，还应在醒目处摆放来宾赠送 的花篮、牌匾 • 3安排接待处，放置来宾的签到簿、本单位 宣传材料，茶饮等
实践训练
• 请大家仔细观摩录像，分析录像中的 签字仪式是否有欠妥之处？
• 签字仪式录像
• 现场请8位同学分别扮演签字人、秘书和2 位随员（自主确定主客双方），模拟一场 中美双方的签字仪式，其他同学仔细观察， 寻找正确与不足。
查找关键点
• 1迎客：秘书在大门口迎接，领导在会 议室等待迎接； • 2客人应坐在右边； • 3签字厅应整洁干净； • 4签字桌应为长桌，桌布应为绿色； • 5事先应准备好签字用具：如合同文本、 签字笔、吸墨器等；
• （2）周年纪念 • （3）其他纪念 • 案例：假设你是国美电器马甸桥店的店长， 你店准备在10月29日开业，为扩大影响， 公司决定搞一次开业庆典，你作为承办人 应从何入手？
（二）工作程序
• 一、准备工作 • 二、庆典活动的仪式程序
准备工作
• （一）确定活动主题：突出 • （二）做好舆论宣传：广告、邀请记者 • （三）做好来宾邀请 • 1拟定邀请名单：上级领导、社会名流、新
• 谢谢！本次课程结束
签字厅布置
• 1）庄重、整洁、清净 • 2）室内应铺满地毯，正规的签字卓应为长 桌，其上最好铺设深绿色的台呢布 • 3）签字卓应横放于室内，其后可摆放适量 的座椅 • 4）签字人就坐时应面对正门 • 5）签字桌后一般要挂与签字内容有关的横 标
广告
• 1广告范围：报纸、电台、电视台广泛发布 广告，或者在告示栏中张贴开业告示，引 起公众的注意 • 2内容：开业典礼举行的日期、起点、企业 的经营范围及特色、开业的优惠政策等 • 3时间：开业前的3—5天发布
案例导入
• • • • 思考题 1.此次签字仪式应准备哪些东西？ 2.草拟一份签字仪式的准备方案。 3.布置模拟签字厅。
主要内容
• 一、相关知识 • 二、工作程序 • （一）启动签字仪式的准备工作 • （二）签字人员座次安排 • （三）签字仪式的程序
在商务活动中，通过洽谈产生的正式文件 一般都需要举行签字仪式正式签署方能生 效。 签字仪式是表明会谈各方对文件约束力的 认可，体现各方对会谈成果的重视，同时 签字仪式还具有见证和宣传的作用。
签字仪式
• • • • • • • • （一）相关知识 1.类型：双边签约仪式和多边签约仪式 2对待合同文本的要求： （1）正式签署合同之前，主方负责准备待签合同的正式 文本，会同各方一起指定专人，共同负责合同的定稿、校 对、印刷与装订。 （2）签署涉外商务合同 按照国际惯例，待签的合同文本应同时使用有关各方法定 的官方语言。 （3）待签的合同文本 应以精美的白纸印刷而成，装订成册并以高档质料做封面。
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6桌上要摆放双方国旗； 7入座座位，助签人应在主签人的后面； 8其他随从人员的位置要注意； 9合同第一次交换由助签人完成，第二次交 换由签字人完成； • 10共饮香槟酒互相庆祝； • 11到最后要照相留念，注意站的位置。
商务活动——典礼仪式
• • • • • 学习目标 案例引入 主要内容 本节小结 实践训练
• （5）礼仪小姐送上香槟或其他红酒，主客 双方干杯互相祝贺。 • （6）双方简短之辞（主先客后）后合影留 念
本节小结
• 商务活动都是讲究程序的，签字仪式也不例 外。秘书在参与签字仪式时，不仅要准备充 分，还要清楚明了签字仪式的基本程序。 • 本节重点：熟练掌握签字仪式的基本程序， 灵活掌握签字仪式现场的布置。
• （九）做好音响准备 • （十）做好礼品馈赠工作 • 馈赠礼品三大特性：一、宣传性；二、荣 誉性；三、独特性
本节小结
• 对一个商务组织来讲，值得庆祝和的典礼活动， 对宣传组织、提高组织的知名度具有十分重 要的作用。 • 本节重点：熟练掌握典礼仪式的程序。