展览业务详细操作流程介绍.doc
展览策划业务流程
展览策划业务总流程1办展机构2展览目标,主题策划>市场调研>分析结果>明确目标>细分市场>选择行业>确定备选展览行业主题>确定展览主题3展览项目策划>明确办展机构>通过调研进行展会定位>确定展会价格和初步预算>编制人员分工,招展招商和宣传推广计划>编制展会进度,现场管理和相关活动计划4展览场地策划>信息调研>确定场地>明确场地使用规划5展览策划评估>确立评估目标>确定评估主体>确立评估内容>选择评估标准>策划评估方案>实施评估方案>分析评估数据>撰写评估报告6展览策划完成具体介绍:2展览目标,主题策划>市场调研>分析结果>明确目标基本目标:展览性质,规模,服务水平,经济效益,定位,同类市场中的位置等宏观目标:从较广阔和较深远的视角确定,如显示经济实力,科技成果,环境条件和发展前景等,以招商引资.战略目标:主办者考虑自身长远发展所制定的市场竞争的目标.如建立诚信合作体系,努力打造知名品牌等.具体策划和实施时,要有主要目标,可侧重>细分市场美国市场营销学家Wendell R.Smith 提出的市场细分按照参展企业和目标观众在行业属性,客户规模,行业及地理位置的差别,运用系统方法把市场细分成有相似愿望和需要的参展者群体,形成子市场.有利于发掘市场机会,科学开发新市场.>选择行业细分市场之后,根据实用性和有效性原则,对细分市场进行筛选和评估.考虑细分市场的产业基础和发展潜力,盈利水平办展机构的资源条件和目标与市场需求吻合办展机构在市场的竞争优势,可操作性以确定展览项目所在行业.通常,本区域的优势产业和主导产业为先国家或本地重点发展产业为次政府扶持产业再次但是,还应关注企业自身未来的长期发展目标>确定备选展览行业主题新立,分列,拓展,合并题材>确定展览主题思维形式决定策划方法宏观与微观思维;顺向与逆向思维;求同与求异思维;平面与立体思维;动态与关联思维.具体介绍3展览项目策划>明确办展机构办展机构有四种:主办单位:在法律上拥有展会的所有权承办单位:直接负责策划,组织,操作与管理,承担主要财务责任协办单位:协助策划,组织,操作与管理,部分承担招展招商和宣传推广支持单位:对策划,组织,操作与管理,部分承担招展招商和宣传推广起支持作用>通过调研进行展会定位确定名称,地点,时间,展品范围,办展频率,展会规模>确定展会价格和初步预算>编制人员分工,招展招商和宣传推广计划>编制展会进度,现场管理和相关活动计划现场管理计划包括展会开幕,展场管理,观众登记和撤展计划等相关活动是展会的有益补充,常见有技术交流会,研讨会和各种表演等在此之后,进行可行性分析。
展览展会操作流程(详细操作流程及附表)
2.关税、保险(另收)
3.展品回运费、结关费用(不回运免交)
每立方米
每立方米
4000
4500
四、国外生活费(按财政部标准自带)
1.按财政部标准购汇:
2.零用费(在外10天后,每日加5美元)
在外天数以批件为准
160欧元/人.日
50美元/每人
按旅行社
实际报价收取
五、机票交通费
1.国际机票费(含机场费)
2.城市间交通费(展后离团免交)
3.展览期间交通费
4.签证费
5. 境外人身保险费(自办免交)
每人
每人
每人
每人
每人
9500
3900
1500
400
280
六、自购机票交付组团单位管理费(由团组统一购票人员免交)
每人
1500
七、宣传广告费、名录费、通讯费
1.0 参展目的及原则
时尚实业参展目的:企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传、即时促销和信息收集
时尚实业参展原则:
1.参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则。避免盲目的、冲动的、铺浪费的参展行为。
2.参展前应认真了解展会信息,仔细阅读参展商手册,并做好真实性调查等风险防工作
3.参加展会应做详细周密的策划, 包括展位的选择、展台的布置方案、广告软文的发布、目标客户的邀请等。
4.4 目标客户的邀请
参展前应邀请潜在客户,原宥客户,目标客户前来参加。邀请应附门票和礼券,增加吸引力。
4.5 展品及展示布件的运输和保管
各种参展物品应在展前列出明细清单和运输方案,并责成专人负责,展后应对展品进行核对,对损坏、丢失进行汇报。
展览操作流程
展览操作流程(1)(1)展览操作基本程序3.1项目构思展览正式立项的基本构思过程,包括了立项的原因、理由、目的、以及展览项目展示内容、时间,城市等。
是展览立项之前的基本构思。
通常由展览专业策划人员,完成初期的构思过程,并通过文案进行描述。
3.2展览调研通过设计问卷、电话调查等方式,来验证构思方案的成立性,主要争对参展群体、观展群体的调研,来进行可行性的基本分析。
3.3创意开发通过一定时段的调研与专家论证,对原有的构思重新进行分析、评估。
部分创意内容,则要根据市场调研结果进行即使调整。
3.4规模设计对即将举办的展览活动,根据市场调研结果,进行规模设置。
3.5主题定位通常在进行初案沟通时,项目管理者、策划者应当与相关监督机构就展览项目的主题定位进行论证。
主题定位即展览项目展示的基本中心思想。
3.6形象标识形象标识是展览文化体现的重要组成部成。
通过形象与各类标识反映展览项目的中心思想与畅导理念。
3.7 CI 建设CI是企业识别系统,是保证企业在经营理念,行为模式,以及对外形象方面达到高度统一的有效工具。
而CI策划,也就是从建立CI体系,到执行CI的实施的企划方案,以及组织整个过程,就叫CI策划。
3. 8 VI设计VI:视觉识别VI:以标志、标准字、标准色为核心展开的完整的、系统的视觉表达体系。
将展览项目的理念、企业文化、服务内容、项目规范等抽象概念转换为具体符号,塑造出独特的展览项目形象。
VI系统:A.基本要素系统:如展览项目名称、展览项目标志、展览项目造型、标准字、标准色、象征图案、宣传口号等。
B.应用系统:产品造型、办公用品、企业环境、交通工具、服装服饰、展示道具等。
3.9初案汇总初案整理,又被称为展览关联元素设计。
是指策划人员通过市场调查与论证,认为此项目具有一定的可行性。
这时,就需要原构思的草案进行完善,使用形成展览项目的基本初案。
3.10汇报方案指策划工作小组,进行内部策划案汇报演说。
主要包括立项的调研结果,展览基础市场分析等进行汇报,以获得更多人的支持与配合。
展览会流程细节
展览会流程细节一、前期准备在展览会开始之前,主办方需要进行一系列的前期准备工作。
首先是确定展览的主题和目标,然后制定展览计划,包括时间、地点、规模等。
接着,主办方需要联系参展商,邀请他们参加展览,并提供相关的参展信息和要求。
同时,还需要进行场地布置和装饰,确保展览的环境整洁、美观。
此外,还要准备展览所需的设备和材料,如展示板、展架、展示品等。
二、展览会开幕展览会正式开始前,通常会举行一个开幕仪式。
在仪式上,主办方通常会邀请一些重要的嘉宾发表讲话,介绍展览的主题和目标,并对参展商表示感谢。
同时,还会有一些文艺演出,为展览会增添一些气氛。
开幕仪式结束后,参观者可以进入展览区域,开始参观展览。
三、展览参观展览会期间,参观者可以自由地在展览区域内参观。
参展商通常会搭设展台,展示自己的产品或服务。
参观者可以与参展商进行交流,了解产品的特点和优势。
同时,还可以参加一些专题讲座或论坛,听取专家的演讲,扩展知识面。
展览会还会设置一些互动体验区,参观者可以亲自操作,感受产品的功能和特性。
四、商务洽谈展览会也是商务洽谈的重要场所。
参展商之间可以进行合作洽谈,寻找商机。
此外,一些参展商还会邀请客户或合作伙伴参观展台,进行商务对接。
在商务洽谈过程中,参展商需要向客户介绍自己的产品或服务,展示其优势和竞争力。
同时,还可以与客户进行需求调研,了解市场需求和趋势,为后续的产品研发和市场推广提供参考。
五、展览会结束展览会通常会持续几天甚至几周,直到结束。
在展览会结束之后,主办方需要进行一些收尾工作。
首先是展台的拆除和场地的清理,确保场地恢复到原状。
然后是参展商的离场,他们需要将自己的展示品整理好,准备离开。
最后,主办方还需要进行一些总结和评估工作,包括展览的效果和反馈等。
这些工作都需要时间和精力,以确保展览会的顺利进行和圆满结束。
展览会是一个复杂而繁琐的过程,需要主办方进行充分的准备和安排。
同时,在展览会期间,参展商和参观者也需要做好相关的准备工作,以充分发挥展览的效果和价值。
展会策划操作流程
展会策划操作流程一、确定目标1.明确展会目标:参展目的、宣传品牌、推广产品、实现销售目标等。
2.分析目标市场:确定目标市场、目标客户和参展竞争对手。
3.制定展会目标:明确参展规模、参展收益、目标客户等。
二、策划方案1.确定参展形式:展台模式、展品展示、主题活动等。
2.编写展会策划书:包括展会目标、计划时间、预算、主题活动及招募人员等。
3.确定展会日程:展会时间、展位预订、主题活动日程安排等。
三、预算管理1.制定展会预算:根据展会目标、参展形式和市场需求确定预算。
2.预算审核与调整:核实预算的合理性,并根据实际情况进行必要的调整。
3.费用支付管理:支付展位费、租赁费、装修费、物品采购费等。
四、场地布置1.选择展会场地:根据目标市场、参展规模和预算选择合适的展会场地。
2.展台设计与搭建:根据参展形式和展会要求设计展台,并委托专业团队进行搭建。
3.展品陈列与布局:根据展品特点和目标市场需求进行展品陈列和展览布局。
五、招募人员1.组建策划团队:根据展会规模和策划方案组建策划团队。
2.人员招募与培训:根据展位需求招募展会工作人员,并进行相关培训。
3.任务分工与执行:对参展人员进行任务分工,并确保任务执行。
六、宣传推广1.策划宣传方案:根据目标市场和展会特点制定宣传方案。
2.媒体合作与推广:选择合适的媒体合作推广展会信息,并执行宣传方案。
3.线上线下相结合:通过社交媒体、网站推广、传统媒体报道、宣传品发放等方式进行宣传。
七、后续跟进1.展会反馈收集:进行参展客户反馈收集、参展成果评估和总结。
2.客户管理与跟进:对潜在客户进行管理和跟进,促成销售机会转化。
3.制定改进措施:根据展会反馈和参展效果制定改进策略,优化展会策划。
以上是展会策划操作流程的主要步骤。
通过对每个步骤的详细规划和执行,可以确保展会的顺利进行,达到预期的目标。
同时,展会策划工作需要注意市场环境的变化,并及时进行调整,以保证展会的成功。
展览展会操作流程
展览展会操作流程一、策划阶段:1.确定目标:确定展览展会的目标,例如宣传品牌、推广产品、建立关系等。
2.目标受众:确定目标受众,包括展商、观众、媒体等。
3.预算规划:确定预算,包括场地费、人员费用、装修费用、宣传费用等。
4.时间地点:确定举办的时间和地点,考虑观众可达性、交通便利等因素。
5.展会主题:确定展会的主题和参展商的行业分类。
6.活动内容:确定展览的内容和亮点,包括演讲、研讨会、产品展示等。
二、准备阶段:1.场地选择:根据预算和需求选择合适的场地,考虑场地大小、设施、交通等因素。
2.场地布置:根据展会主题设计展台布局和装修,包括展台的大小、结构、展品陈列等。
3.参展商招募:通过各种方式(如邀请函、广告、线上活动等)吸引参展商报名参展。
4.活动策划:确定活动的细节和流程,包括演讲的内容、嘉宾的邀请、时间安排等。
5.物流准备:确保展品和展台装修材料等物资及时到达现场。
6.宣传推广:进行展会宣传和推广活动,包括媒体宣传、社交媒体推广、新闻稿发布等。
三、执行阶段:1.到场布置:根据事先制定的布置方案,进行展台的搭建、布置展品等准备工作。
2.参展商安排:安排参展商入场、登记、分配展位,提供必要的支持和指导。
3.开幕仪式:举行展会的开幕仪式,吸引观众和媒体关注。
4.活动进行:开展各项活动,包括展品展示、演讲、研讨会、主题活动等。
5.观众引流:采取各种方式吸引观众到场,如门票销售、邀请制、线上线下推广等。
四、结束阶段:1.展会总结:对展会的效果、问题和反馈进行总结和分析。
2.参展商离场:安排参展商撤展和离场,处理展品和物资的归还和转移。
3.场地清理:清理现场,包括拆除展台、清理垃圾、整理场地等。
4.财务结算:进行展会的财务结算,包括收入统计、费用结算等。
5.宣传效果评估:评估展会的宣传效果和目标达成程度。
6.反馈和改进:整理展会相关的反馈意见和建议,为下次展会改进策划提供参考。
展览展会操作流程总结起来就是:策划阶段确定目标、受众、预算、时间地点、主题和活动内容;准备阶段场地选择、布置、参展商招募、活动策划、物流准备及宣传推广;执行阶段到场布置、参展商安排、开幕仪式、活动进行和观众引流;结束阶段展会总结、参展商离场、场地清理、财务结算、宣传效果评估和反馈改进。
展会操作流程图
2020/6/18
Page 16
LOGO+公司名称
(三)客户邀请与信息搜集 委派公司销售负责会前的客户邀请与信息搜集工作,职责如下: 1、送请柬或者邀请函,尝试邀请潜在的客户到公司的展台前参观展台,并 准备一些较独特的产品作为礼物赠给客户。 2、到其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料,寻找潜在 客户。
2020/6/18
Page 24
2020/6/18
08
费用预算
事业部
LOGO+公司名称
Page 25
展位费用: 展位搭建费用: 住宿餐饮费用: 宣传物品制作费用: 交通费用: 展品参展相关费用:
如有展会参展疑问,可邮件联系: jeremywang369@
2020/6/18
LOGO+公司名称
2020/6/18
Page 17
2020/6/18
05
展期工作及人 员安排
事业部
LOGO+公司名称
Page 18
LOGO+公司名称
工作内容 1、前台接待:负责接待经销商进入展区,派发活动宣传彩页,向参会人员 告知本公司展位及产品,负责产品的简单介绍,让客户明白公司的产品和 服务的范围。 2、产品介绍员:负责品牌、产品展示、讲解及整体营销策略的介绍,与客 户深入沟通,进而达成合作意向。 3、信息搜集:参加展览过程当中派遣部分职员到其他公司或同行业公司收 集客户和同行业企业的信息资料。 信息资料包括:(1)产品信息;(2)市场信息;(3)第三方信息;(4) 竞争对手信息。 人员安排 大家各司其职,不得擅离职守。适当的啥情况对参展人员进行现场考勤。 按照展会工作时间作息。
2020/6/18
Page 19
了解布展的基本流程
了解布展的基本流程了解布展的基本流程1. 概述2. 选题3. 调研4. 策划5. 设计6. 实施7. 展示8. 回顾9. 结语1. 概述布展是一项重要的活动,旨在展示一定主题或内容的相关信息,用于吸引观众的注意力,并传达特定的信息、思想或理念。
布展的过程需要经历一系列步骤,从选题到展示再到回顾。
本文将介绍布展的基本流程和重要环节。
2. 选题选题是布展的第一步,关键是选择一个合适的主题或内容。
选题要根据实际需求和目标受众的兴趣进行选择,确保能够产生吸引力和共鸣。
在选题时,可以考虑当前热点话题、行业趋势或是与特定群体相关的话题,以确保展示的内容有吸引力。
3. 调研在选定主题后,进行充分的调研是必不可少的。
调研可以帮助了解该主题的相关知识和信息,从而更好地展示和传达。
可以通过查阅书籍、学术论文、报纸杂志、互联网等渠道来获取相关资料,并结合实地调查和访谈的方式,获取更准确的信息。
4. 策划策划是布展过程中的重要环节,需要根据选题和调研结果制定详细的计划。
策划包括确定展示的内容、制作展板或展示物资料、确定展示的形式和布局等。
在策划过程中,要考虑观众的需求和接受能力,以及展示的效果和效果。
5. 设计设计是布展的关键环节,它涉及展示物的视觉效果和信息传达的方式。
设计要根据策划的要求和目标,选择合适的展板材料、配色方案、字体样式等,并结合图表、图片、视频等多媒体元素,以丰富展示内容,提高观众的参与度。
6. 实施实施是布展的具体操作环节,包括制作展板、准备展示物资料、设计展览空间布局等。
实施过程中,要注意细节和质量控制,确保展示物的制作精良,并按照预定计划在规定时间内完成。
7. 展示展示是布展的核心环节,是展示内容与观众之间互动的过程。
在展示时,要确保内容清晰、易懂,并借助交互方式、引导语言等方式,增加观众的参与和理解。
展示过程中还要注意观众的反馈,及时进行调整和改进。
8. 回顾在展示结束后,进行回顾是必要的,可以总结展示过程中的亮点和不足,找出改进的方向,并对观众的反馈进行分析和评估。
第二章 会展项目流程
2.会展计划者 会展计划者是会展的卖方,是会展的发 起单位,可以是国内外组织、政府或其他 组织和公司。
3.会议组织者(PCO)和展览公司(PEO)
4.会展场馆 提供会展场馆,对会展场馆进行管理和 经营,会展期间交主办单位使用。
5.参展商和会议代表 这是会展市场的需求方,会展的举办者只 有满足了参展商和会议代表的需求和支付 能力,会展的举办才能成功。
第六届中国花卉博览会总体策划方案目录
第一章: “六博会”总体分析 一、“六博会”基本情况 二、“六博会”、“五博会”、昆明世博会 主要情况比较 三、举办“六博会”的有利条件 四、不利条件 五、综合效益分析 六、市场分析
第二章 “六博会”整体构想
一、办会目标 二、筹办工作重点 三、组织框架 四、资金筹措 五、人才开发计划 六、筹办的战略实施阶段
会展需求主体是会展活动所要服务的对象, 对会展产品或会展服务有潜在需求且具有 一定购买能力的单位和个人。
会展供给的主体是提供商品展示场所、环 境、技术服务、信息交流等一系列会展服 务产品的展会组织者或主办者。
2.会展交易的客体。会展活动的交易对象 即会展服务,如票务服务、展品运输等。 3.会展举办的时间和地点。会展的最大特 点在于“集中”,必须集中在一的时间、 地点进行。
(4)效益整合性。 会展项目在取得经济效益的同时,也取得 了巨大的社会效益。另外,会展项目收益 由多方构成,是高收益、高利润的项目。 4. 会展项目的阶段 按照会展项目的特点可划分为四个阶段:
项目启动阶段 项目规划阶段 项目执行阶段
项目结束阶段
5. 会展行业与会展企业
会展行业 涉及工业、农业、商贸等诸多产业,对开 拓市场、促进消费、加强国际合作交流、 扩大产品出口、推动经济快速持续健康地 发展等具有重要作用。 会展企业 是会展产业集群的核心组成部分和中坚力 量,它们具体从事各种会展活动和相应的 服务工作。
展览馆开幕流程
展览馆开幕流程文档标题:展览馆开幕流程详解一、前期准备阶段1. 确定展览主题与内容:首先,根据策展计划确定展览的主题及内容,包括展品的选择、布展设计、展览文案撰写等,确保展览具有明确的导向性和艺术性。
2. 展览策划与设计:组织专业团队进行展览的整体策划和设计,包括展区布局、展品陈列、灯光音效等细节设计,并制作相应的展览手册和宣传资料。
3. 物资筹备与布置:订购或租赁必要的展览设施设备,如展柜、展台、灯光设备等;同时,安排展品运输、接收、保险等工作,并按照设计方案进行现场布置。
4. 宣传推广与预热:通过媒体发布、新闻发布、社交媒体推广等方式,提前向公众告知展览信息,吸引目标观众的关注和参与。
5. 开幕活动策划:制定详细的开幕仪式流程,邀请嘉宾(如政府领导、艺术家、业内专家等),并安排致辞、剪彩、导览参观等相关环节。
二、开幕当日流程1. 场地检查与确认:在开幕前,再次对展览馆进行全面的安全检查和环境整理,确保所有展示设施正常运作,场地整洁有序。
2. 嘉宾签到与接待:设置签到区,为受邀嘉宾提供签到服务,同时做好接待引导工作。
3. 开幕式启动:主持人宣布展览正式开始,由主办方代表、重要嘉宾依次上台发表致辞。
随后进行剪彩仪式或者揭牌仪式。
4. 展览导览:开幕式结束后,由策展人或专业导览员带领嘉宾及首批观众进行展览导览,详细介绍展品及其背后的故事。
5. 自由参观时间:嘉宾及观众自由参观各展区,工作人员现场提供答疑解惑等服务。
6. 开幕酒会或其他配套活动:视情况举办开幕酒会或者其他相关主题活动,为嘉宾和观众提供交流互动的平台。
三、后期跟进阶段1. 持续运营与维护:保持展览期间的日常运营与管理,包括安全防护、环境卫生、设施维护等。
2. 公众教育与推广:开展讲座、研讨会、工作坊等活动,进一步深化展览主题,提高观众的艺术鉴赏能力。
3. 闭幕与撤展:展览结束后,按计划进行展品回收、设施拆除等工作,并适时发布闭幕公告,总结回顾展览成果。
展览业务的操作流程图
一个展览业务的操作流程一.接洽阶段获取参展客户信息上门拜访客户取得客户参展相关资料明确展览设计图交付日期二.设计阶段与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价研究客户反馈意见并再次修改交付最后定稿之设计图及工程报价三.签约阶段同客户确定工程价格明确同客户的相互配合要求签定合同四.制作阶段根据部门工作单完成制作及准备工作安排客户到工厂实地察看制作及准备情况完成主办、主场、展馆等各项手续五.现场施工阶段现场展位搭建处理现场追加、变更项目配合客户展品进场客户验收六.展会期间及撤场阶段安排展会期间现场应急服务和增值服务配合客户展品离场现场拆除七.后续跟踪服务展会的后续总结报告为客户提供行业会展信息和分析邀请客户参观公司其他服务案例一.项目接洽阶段1.获取参展客户信息:以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。
上届展览会的会刊——一般比较成熟和已经固定的展会,行业中的主要厂商基本上会继续参展,所以上届会刊是很好的渠道。
会刊资料往往登载有平面图(可以看出是否展位属于特装,一般面积在36平米以上是需要特别布置的)、展商的联系方式和简介(有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面)。
会刊资料可以配合现场实景照片进行比较,重要展会进行拍摄存档(数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅)。
展会专设网站——比较有规模的展会基本上建有专门的网页,一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾,有些不仅会列出上届的展商,为显示其展会效益,网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。
行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商,有些专门的采访类栏目,类似展会快报的性质,里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。
正在服务客户的参展商手册和平面图——如果在每次展会上有已经在服务的客户参展,最好能够通过他们获得展位平面图(在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图),上面是最新的参展商,该届展会的特装客户可以一目了然。
会展策划流程
会展策划的内容和基本流程一、会展策划的内容会展策划行为离不开市场,策划者必须以市场为导向,利用各种宣传、广告手段,营造商业氛围,形成市场声势,并利用各种关系和途径,建立起庞大的展览营销网络,进行广泛的市场推广和招展,最终令目标客户纷纷前来报名参展。
在整个策划活动中,以专业的展览服务,赢得买家和卖家的支持与信赖十分重要。
会展策划会展的效果评价与测定计划、实施、评估,是现代经营管理的三个步骤。
会展的效果评价与测定是全面验证会展策划实施情况必不可少的工作。
当整个会展策划、实施工作结束后,会展人员应及时进行评估,总结经验,寻找问题,并写出评估测定工作总结报告,为以后会展工作准备可借鉴的历史参考文献,不断提高会展策划的水平。
会展评估工作一般可分为以下两个方面:一是对展览环境、对展览筹办工作及展览后台工作的评估,这一部分工作在展览会结束时完成;二是对展台工作及展览前台工作进行评估,这一部分比较复杂,先在展览会结束时针对展台工作进行评估,然后在展览的后续工作过程中,跟踪评估。
二、会展策划的基本流程会展策划的基本流程。
1.成立策划小组会展策划工作需要集合各方面的人士进行集体决策,因此,首先要成立一个会展策划小组,具体负责会展策划工作。
一般而言,会展策划小组应由以下几种人组成。
人才。
一般由总经理、副总经理或业务部经理、创作业务主管。
又叫总监、策划部经理等人担任。
在会展公司里,业务主管(贸易展示会经理)具有特殊地位,他是沟通会展公司与展会服务承包商、参展商的中介,一方面,他代表会展公司与展会服务承包商、参展商等洽谈业务;另一方面,他又代表展会服务承包商、参展商等监督会展公司一切活动的开展。
策划人员。
一般由策划部的正副主管和业务骨干来承担,主要负责编拟会展计划。
文案撰写人员。
专门负责撰写各种会展文案,包括会展常用文书、会展业务社交文书、会展业务专用文书、会展业务推介文书、会展业务事务文书、会展业务合同协议文书、会展业务法律文书等。
会展流程标准
会展流程标准
会展流程标准如下:
1.前期准备:确定展会的主题、定位和受众;制定详细的展会预算;选择适合的展位;设计和制作展台、展板、展示品等;制定展前宣传计划。
2.人员培训:为展会人员提供培训,包括产品知识、沟通技巧、客户服务等,确保团队了解展会目标和期望。
3.材料准备:准备海报、名片、公司宣传册、产品图册、资历证书、报价单、客户登记表、样品、笔等。
4.展台布置:根据展位规划进行布置,确保展台整洁有序;测试设备和展示品,确保一切准备就绪。
5.展会现场:安排车辆接送参会人员、根据参会者喜好预定餐饮、进行展会设计等。
6.活动评估:做好展会活动评估,及时进行展会活动策划方案的调整。
书画展活动流程及细节
书画展活动流程及细节
一、策划准备阶段
1.确定主题和目的
2.制定预算和时间表
3.寻找合适的场地
4.联系艺术家和赞助商
二、展览前期准备阶段
1.制作宣传海报和传单
2.确定展览布局和陈列方式
3.准备展品,包括装裱、保护和运输等工作
4.安排展览开幕式
三、展览开幕式流程设计
1.嘉宾入场仪式
2.主持人介绍嘉宾和活动背景
3.致辞环节,包括主办方代表致辞和特邀嘉宾致辞等
4.揭幕仪式,由主办方代表和特邀嘉宾共同揭开展览布置或挂画等仪式
5.参观画展
四、画展期间相关事项处理
1.维护现场秩序,保证安全
2.提供导览服务
3.与艺术家沟通合作事宜
4.与赞助商沟通合作事宜
五、画展结束后的工作
1.撤下画展
2.归还艺术品
3.总结分析画展效果及反馈
4.完成财务结算
六、细节注意事项
1.画展开幕式现场需要备足礼仪用品,如鲜花、红地毯等
2.现场需要配备专业的安保人员和工作人员,确保现场秩序和安全
3.现场需要设立导览台和服务台,提供相关服务
4.在展览期间需要定期检查艺术品的状态,及时进行维护和保护
七、总结
书画展活动是一项高端文化活动,要求策划准备、开幕式流程设计、展览期间相关事项处理以及画展结束后的工作都要做到周密细致。
在具体操作中,还需注意各种细节问题,确保整个活动的顺利进行。
展览业务的操作流程
展览业务的操作流程 SANY GROUP system office room 【SANYUA16H-一个展览业务的操作流程一.接洽阶段获取参展客户信息上门拜访客户取得客户参展相关资料明确展览设计图交付日期二.设计阶段与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价研究客户反馈意见并再次修改交付最后定稿之设计图及工程报价三.签约阶段同客户确定工程价格明确同客户的相互配合要求签定合同四.制作阶段根据部门工作单完成制作及准备工作安排客户到工厂实地察看制作及准备情况完成主办、主场、展馆等各项手续五.现场施工阶段现场展位搭建处理现场追加、变更项目配合客户展品进场客户验收六.展会期间及撤场阶段安排展会期间现场应急服务和增值服务配合客户展品离场现场拆除七.后续跟踪服务展会的后续总结报告为客户提供行业会展信息和分析邀请客户参观公司其他服务案例一.项目接洽阶段1.获取参展客户信息:以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。
上届展览会的会刊——一般比较成熟和已经固定的展会,行业中的主要厂商基本上会继续参展,所以上届会刊是很好的渠道。
会刊资料往往登载有平面图(可以看出是否展位属于特装,一般面积在36平米以上是需要特别布置的)、展商的联系方式和简介(有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面)。
会刊资料可以配合现场实景照片进行比较,重要展会进行拍摄存档(数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅)。
展会专设网站——比较有规模的展会基本上建有专门的网页,一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾,有些不仅会列出上届的展商,为显示其展会效益,网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。
行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商,有些专门的采访类栏目,类似展会快报的性质,里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。
正在服务客户的参展商手册和平面图——如果在每次展会上有已经在服务的客户参展,最好能够通过他们获得展位平面图(在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图),上面是最新的参展商,该届展会的特装客户可以一目了然。
国际展览业务流程
国际展览业务流程
国际展览是企业之间进行品牌推广和业务合作的重要平台。
展览业务流程是指企业参与和组织国际展览活动的具体操作步骤和流程。
以下是一个典型的国际展览业务流程:
1.预展策划阶段:
在确定参展目标和展品后,企业需要进行展览策划。
这包括确定展览主题、设计展台、确定展品展示方式、确定展览目标和预算等。
2.参展准备阶段:
在展览开始前的几个月,企业需要准备展品和展览材料。
这包括制作展品样品、准备宣传材料、与展会主办方确认展台位置并支付费用、安排工作人员参展等。
3.展览期间:
在展览期间,企业需要将展品运往展览现场,并进行展品摆放和展台布置。
企业代表需要提前到达展览现场,与参展人员和潜在客户交流。
此外,企业还需要进行现场宣传和推广,组织产品演示和讲座等。
4.后展工作:
5.展览评估:
展览结束后,企业需要对参展效果进行评估。
这包括评估展览目标是否达成、客户反馈和参展投资回报等。
其中,预展策划阶段是展览业务流程的核心。
在这个阶段,企业需要明确自己参展的目的和目标,并为此制定整体展览策略。
展览期间的实施
阶段和后展工作阶段则是根据策划阶段的目标和策略来实施。
展览评估阶段则是为了评估参展的效果和效益,以便企业在下一次展览中做出更好的决策。
总的来说,国际展览业务流程是从策划、准备、执行到评估的连续性工作。
通过制定明确的目标和策略,并进行充分的准备和执行,企业可以以最有效的方式利用展览平台来推广自己的品牌和业务。
展览展会操作流程(详细操作流程及附表格模板
欢迎阅读时尚实业展会展览操作规程(提案)1.0参展目的及原则 2.0展会信息收集 3.0参展前准备工作 3.1信息调研3.2真实性调查及风险防范 3.3询价和议价 3.4财务预算 3.5订立合同 4.0 4.1 4.2 4.3 4.4 4.55.0 5.1 5.26.0 6.1 6.2 6.3附件:1234567/.本<级。
/1.0 沈阳时尚实业有限公司参展目的:企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传、即时促销和信息收集沈阳时尚实业有限公司参展原则:1.参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则。
避免盲目的、冲动的、铺张浪费的参展行为。
2.参展前应认真了解展会信息,仔细阅读参展商手册,并做好真实性调查等风险防范工作 3.参加展会应做详细周密的策划, 包括展位的选择、展台的布置方案、广告软文的发布、目标客户的邀请等。
4.除布展工作外,应强调参展人员的作用,做好明确的职责分工和展前培训,展示公司团结、专业的形象,并能即时把握商机,实施销售。
5.展会应与市场拓展紧密集合,地区性展会应为我公司拓展市场区域,展会后应及时跟进,做好后续宣传和客户开发工作。
6.展会结束后应做效果分析并提交总结报告,积累参展活动经验。
2.0 展会信息收集,3.03.13.23.3 询价和议价参展前应与举办方商议价格,或争取其他方面的优惠政策。
对我方拟长期重点合作的展会,应与主办方建立良好关系,以获得优惠的参展价格和相关待遇。
3.4 参展财务预算在提交参展提案时应做好财务预算,包括:参展费用、特型展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用。
参展的投资规模应该参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。
3.5 定立合同决定参展后应与举办方订立合同,并在事先和事后请法律顾问出具意见和确认。
4.0 展会策划4.1 展位选择展位应选择有利位置,主要考虑:出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。
会展策划流程设计
会展策划流程设计随着中国经济的快速发展,会展业在国家的发展地位越来越重要,国外会展企业不断的进入中国。
会展是指会议、展览大型活动等集体性的商业或非商业活动的简称。
以下是小编精心收集整理的会展策划流程,下面小编就和大家分享,来欣赏一下吧。
会展策划流程1一、指导思想积极贯彻落实省委、省政府关于“主动接轨上海、积极参与长江三角洲地区合作与交流”的战略部署,按照“虚心学习、主动接轨、真诚合作、实现共赢”的总体要求,从观念、产业、市场、体制等方面与上海进行全方位接轨,进一步提高丽水对内对外开放水平,促进我市经济社会全面发展,加快全面建设小康社会。
二、目标任务1、宣传丽水,提高丽水的知名度,向上海人民展示丽水新形象;2、推介丽水投资环境,拓展招商引资渠道,吸引境外客商及上海市的企业来丽水投资发展;3、进一步推进丽水市与长宁区两区市友好合作与交流,立足长宁,接轨上海;4、展示丽水名特优新产品,促进丽水名优产品、绿色食品进入上海市场;5、与中科院上海分院建立科技合作交流机制,促进技术成果及科技项目向丽水市的转移和信息指导服务;6、建立长期的旅游合作关系,实现旅游资源的互补与共享;7、建立经济园区招商合作机制,推进园区一体化发展;8、建立长期的劳务合作机制,促进丽水市劳务输出。
三、活动内容1、丽水(上海)投资环境推介暨名特优新产品展示展销会开幕仪式(1)推介丽水市招商引资项目和投资环境;(2)丽水市政府与长宁区政府签订进一步推进两区市友好合作与交流协议;(3)丽水市政府与上海市旅游委员会签订旅游合作意向书;(4)丽水市政府与中科院上海分院签订科技合作协议;(5)丽水经济开发区管委会与上海虹桥临空经济园区管委会签订园区一体化发展合作框架协议;(6)丽水市人劳社保局与长宁区劳动局签订劳务合作协议;(7)招商引资项目签约;(8)领导、来宾参观丽水市名特优新产品展示展销会。
2、招商引资项目洽谈。
3、丽水市名特优新产品展示展销。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
展览业务详细操作流程介绍一.接洽阶段获取参展客户信息上门拜访客户取得客户参展相关资料明确设计图交付日期二.设计阶段与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价研究客户反馈意见并再次修改交付最后定稿之设计图及工程报价三.签约阶段同客户确定工程价格明确同客户的相互配合要求签定合同四.制作阶段根据部门工作单完成制作及准备工作安排客户到工厂实地察看制作及准备情况完成主办、主场、展馆等各项手续五.现场施工阶段现场展位搭建处理现场追加、变更项目配合客户展品进场客户验收六.展会期间及撤场阶段安排展会期间现场应急服务和增值服务配合客户展品离场现场拆除七.后续跟踪服务展会的后续总结报告为客户提供行业会展信息和分析邀请客户参观公司其他服务案例一.项目接洽阶段1.获取参展客户信息:以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。
上届展览会的会刊——一般比较成熟和已经固定的展会,行业中的主要厂商基本上会继续参展,所以上届会刊是很好的渠道。
会刊资料往往登载有平面图(可以看出是否展位属于特装,一般面积在36平米以上是需要特别布置的)、展商的联系方式和简介(有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面)。
会刊资料可以配合现场实景照片进行比较,重要展会进行拍摄存档(数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅)。
展会专设网站——比较有规模的展会基本上建有专门的网页,一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾,有些不仅会列出上届的展商,为显示其展会效益,网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。
行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商,有些专门的采访类栏目,类似展会快报的性质,里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。
正在服务客户的参展商手册和平面图——如果在每次展会上有已经在服务的客户参展,最好能够通过他们获得展位平面图(在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图),上面是最新的参展商,该届展会的特装客户可以一目了然。
2.上门拜访客户:会展行业的业务特殊性在于它的客户基本是确定的,只是客户需要选择不同的供应商而已。
很多的客户会进行邀稿竞标,这些是很多展览公司都可以进入的,有些供应商关系已经固定的客户需要通过其他机会再进入。
很多时候,确实要参展的特装客户是需要展览服务的,可以进行登门拜访的。
通过对客户的交谈,详细了解客户的意图,明确客户希望展示的主题,偏爱色调,是否开辟洽谈区,需要媒介设备等。
有些客户会提供他们的公司介绍给展览公司,但即便有对方的公司介绍,通过交流,业务人员需要得知其以往的展台情况,特别是为什么会放弃原有的合作关系,有哪些地方是不满意的。
有些客户通常邀请很多家比稿,但最后选中的方案是几个方案的集合,对于这种客户事先很难分辨。
也有个别客户已经有了搭建商,只是为了形式,或是为了通过比稿得到一份现成的设计图,最后自己另外找人做。
目前会展行业比较混乱,该种情况希望可以通过与客户交流能够提前得以发觉。
3.取得客户参展相关资料:如果得到客户的认可,同意为其展览提供策划设计,通常需要得到客户的以下资料——展馆平面图、展位面积、展商手册、客户公司介绍资料、客户公司全称、客户标准司标、客户标准字体、客户标准色标、参展产品名称规格和数量登、参展产品用电要求、重点参展产品、展位制作预算。
通常不管是何种情况,客户都会提供设计本身需要的资料,但对于展览服务公司来说,获得客户的费用运算是最关键的,在投标比稿中尤为重要。
有些客户会给一个大概的范围,但有些客户不愿透露,甚至本身也没有事先有预算。
我们可以收集该客户的以往同行业展位照进行比较,或者把一些展位图给客户参考选择,并告知其大致费用,请其选择参考。
客户一般会选择其风格和价格都比较接近的展台图参展商手册和客户要求关系到设计师的方案是否能够达到入围中标,应该尽可能齐全地从客户那边获得。
展商手册涉及到了展馆的技术参数和规则要求等。
客户要求可从以下几个方面明确:展位结构、展位材质要求、色彩要求、设计重点、照明要求、展板数量、展位高度等。
4.明确设计图交付日期,制定工作计划:同客户明确首稿的交付时间和要求,会同设计师进行安排。
对于大的项目,应该制定一份工作时间明细表,有需要可以提交给客户。
二.设计阶段1.向设计师转交客户设计要求并随时与客户进行展位设计的相关沟通交流为形成设计部的统一安排,业务人员应该把与客户在项目接洽中获得的客户设计要求和可能的需求风格,填写设计明细表,转交给设计部的负责人在设计师出图中,业务人员应该保持同客户的随时联系,把握其可能的变化。
如果有必要,应该把设计师介绍给客户,让双方可以有直接的联系。
对于需要亲自去考察测量的场地,可以由业务人员或者设计师安排去现场。
设计师应注意同工程施工人员保持联系,了解最新的展示材料,避免设计采用的材料陈旧或者有些设计无法实地施工。
2.向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价展台初稿定下以后,会同供应商得到成本价,制作明晰的报价单。
一般展台设计的报价有一个比较细分的顺序,既是为了方便具体列项也有助与让客户明了并乐于接受,往往按照设计图从天到地或者从外到里按顺序罗列,防止漏掉项目。
在报价中要对材料、颜色、形状及尺寸进行尽可能完整的描述。
一份完整的报价就是一份详细的工单,便于把握施工成本核算及施工的准确性。
展览设计承建中,有一部分费用是可以由客户自己向展馆支付的,但往往实践中都是展览公司代交的,应在报价中凡代场馆收费的项目一定要注明,比如电箱申请、场地管理费等。
有些客户要求在提交设计图时同时附上设计说明,但有些要求比较简单,只要看到实际的效果图就可以;一些形成规模的企业比较注重形象宣传,尽管没有明确要求设计图附有说明,但从今后正规化考虑,应该提倡设计师写设计说明。
一般可以就展位风格、材质说明、展位功能、色彩说明、照明说明、设计重点等几个方面进行阐述。
交图时,如果能够安排设计师一起同客户见面的就好,可由设计师向客户说图,解释该方案的卖点和最大的与众不同。
3.研究客户反馈意见并进行再次修改客户如果是多家比稿的话,就会有一番筛选。
如果要求我们继续修改,那么应仔细了解其真实意图。
有些客户经过第一次接触后,即便是原来对展览陌生的要说出个一二来。
应仔细同其沟通。
如果客户要求重新以不同风格再次出图,应该综合具体情况。
4.交付最后定稿之设计图及工程报价三.签约阶段1.同客户确定工程价格在报价确定价格时,一定要保证所有的材料和特别要求公司是能够做到的。
否则一旦客户确认而现场无法达到要求的话,将造成不好影响。
2.明确同客户的相互配合要求展馆现场搭建的时间一般都比较紧张,只有2-3天的安排,这其中还有客户的展览产品需要布置,有时涉及到需要提前申报的事宜,应同客户协调好双方负责的范围。
3.签定合同四.制作阶段1.根据部门工作单完成制作及准备工作根据具体项目的需要,安排AV设备、木工结构制作、地毯供应商、美工制作等部分按照设计图的要求和客户的制定进行制作。
注意在制作过程中如果有变动,应及时同设计师联系,有需要业务人员应照会客户。
2.安排客户到工厂实地察看制作及准备情况一般客户确认最后的效果图后就只是等待到时进场,有些项目较大或者是客户特别注重的项目会在制作中进行监督,我们应做好安排其到公司或工厂间参观的准备。
3.完成主办、主场、展馆等各项手续有些项目应该是要于开展前向展馆或者主办方进行申报的,如果该部分工作是由我们来完成就要就定水、电、气与客户确认,并向主办方提供必要的材料,如电图等进行审批。
对于某些特殊用材如霓虹灯、高空气球等等还要进行特别的审批。
五.现场施工阶段1.现场展位搭建现场施工的好坏决定了项目设计是否得到了实现。
现在有很多的展览公司只注重设计不注重搭建,造成了客户的不满,这也是展览服务中经常有客户更换供应商的原因。
一般在搭建中客户也会在现场布置展品,此时最好具体负责该项目的业务服务人员能到现场陪同,有必要,设计师也可以到现场监督施工,并同客户即时交流。
尽管实际的效果不能马上体现,但是很多客户希望能得到这样的服务。
如果业务人员确实有原因不能在现场,应该把负责搭建布置的联系人介绍给客户。
2.处理现场追加、变更项目现场中经常会有一些设计中本身没有预料到的情况出现,而且客户也会临时提出一些要求。
如果是由于公司本身的原因造成的,应即时进行更改,如果是客户额外提出的,应保证首先满足其合理的要求,同时对追加的部分要求客户签收补充到总项目款项中。
3.配合客户展品进场实践中往往是先把展台结构布置好以后再安排展品入场的,现场的工作人员一定要注意为客户服务,配合其展品进场。
4.客户验收所有的搭建工作完成后,要进行展位的卫生清洁,该项工作主要能安排我们的工作完成好,直到客户验收完,确保次日的开幕。
(应注意有些时候自己展台搭建完成的较早,所有工作都结束后,大家都以为没事了,但隔壁展位的施工会造成展台卫生和展品摆放等受到影响)六.展会期间及撤场阶段1.安排展会期间现场应急服务和增值服务在开展期间,主要是客户的接待工作,但很多时候会需要对展台进行维护和临时配置东西。
业务负责人员和一二个工人应在现场进行应急服务。
从客户方来讲,他很是希望能够在展览期间有展览公司的人在场,并且最好是他熟悉的,能够有需要的时候随时可以得到解决。
客户在现场的工作人员应该有我们的现场服务人员的最直接的联系方法。
增值服务方面可以很广泛,有些业务人员在现场帮助客户做接待工作,外语水平好的可以充当翻译服务,甚至可以帮助客户发送资料、安排客户间见面等。
2.配合客户展品离场和现场拆除展览结束后,应首先配合客户把展品撤离现场,再进行展位的拆除,如果客户对有些材料需要再次使用的,应帮助其大包运输;如果是需要我们保存的,应主要拆装。
3.退回前期预付的相关费用完成工程后,应即时进行成本总结,向展馆或主办方退回事先预付的电箱申请、通讯押金等费用。
七.后续跟踪服务作好后续服务是赢得回头客的重要原因。
许多公司认为展会有些要间隔半年一年的才举办一次,展会结束了也就中顿了与客户的联系,从而忽略了对客户的关怀。
但其实客户是很脆弱的,也是很容易被他人挖走的。
所谓的展览后续服务其实很广泛,比如公司可以把在展览现场的照片打印或冲洗一份给客户(包括客户本身的和其他公司的)、为客户整理展会的会后总结、收集该行业的今后会展信息,提供客户选择下次参展、如果方便,可以邀请客户参观公司为其他行业客户设计的优秀展出等。
只要我们能够在合同项目列表上为客户多付出一份努力,都将为公司在下次服务中赢得优势。
(创图展览)。