董事会召开工作流程

董事会召开工作流程(发起设立)

要点

本文本为股份公司董事会的会议召开流程。从时间、工作安排、注意事项、完成情况四个方面统筹安排，适用于以发起设立成立的公司。

董事会会议工作流程

（内部适用）

时间工作安排注意事项完

成

情

况

T-15 收集会议议

题

确定会议时

间地点董事方可提交议题，但是多数情况下，公司经理和其他高管可以在职权范围内提出议题。

T-11 确定会议议

题、制作议案

T-10（临时T-3）发出会议通

知和议案

根据可能参加会议的人数，预定合适的会议室。

T-5（临

时T-3）

预定会议室根据参加会议的人数，预定合适的会议室。

T-2 提前安排、确

定董事行程如有董事在外出差，或有其他会议、事务，需提前确认并安排其行程；

T-1 参会人员的

会前提醒电话提醒董事及列席人员（监事、高管）会议的时间、地点；根据实际情况，电话提醒需参会的高管；

会议资料准

备准备以下会议资料，并将相关会议资料装订成册：

1、会议通知；

2、会议议程（如有）；

3、会议议案、附件资料；

4、签到表；

5、表决票；

6、会议决议（草稿）；

7、会议纪要（草稿）；

8、公告（草稿）；

9、独立董事意见、保荐机构意见草稿（如有）。

1、制作会议PPT；

2、准备会议决议、纪要的签字页；

3、议案所需特殊格式的决议文件（如综合授信申请等需要）。

会议准备、会议室提前调试根据参加会议人数，预定合适的用餐地点

1、通知行政部采购水果、茶点；

2、领取瓶装水；

3、准备茶具、茶叶、咖啡（如需要）。

4、调试会议室：调试空调、音响、投影仪。

T 会场布置、会

议安排提醒司机接送参会董事及其它参会人员（如需要）

1、打开空调、音响；

2、打开PPT；

3、摆放好会议资料、茶点、水果、茶水。

1、安排司机接送预定的酒店就餐；

2、会议期间添加茶水。

安排并检查董事签署签到表、表决票、会议决议、会议纪要等文件。

会议完成后整理会场、归还所借物品

T—T+2 会后重要事

项1、完成会议决议、纪要；

2、将会议决议传至深交所备案；

3、完成公告（如有）。

会议资料整理归档会议资料内容包括：

1、会议通知；会议审批单；通知邮件；非直接送达电话确认情况表；

2、会议议案、附件资料；

3、签到表；

4、表决票；

5、会议决议；

6、会议纪要；

7、授权委托资料（如有）；

8、独立董事意见（如有）；

9、保荐机构意见（如有）。

T++ 决议执行跟

踪1、制作会议决议事项执行情况记录表；

2、将会议决议送达给相关执行部门、执行人，并由其在决议事项执行情况记录表上签收。

1、跟踪决议执行进度；

2、记录决议执行结果。

董事在决议、

纪要上签字

仔细检查签字文件，看是否存在漏签

会场清理删除重要电子文件等

T 会后重要事

项

上市公司需要完成公告，并上传至深交所/上交所。

T—T+2 会议资料整

理归档会议资料内容包括：

1、会议审批单；通知邮件；非直接送达电话确认情况表；

2、会议通知；

3、会议议案、附件资料；

4、签到表；

5、表决票；表决票统计表；

6、会议决议（若干份）。

T++ 决议执行情

况跟踪1、制作会议决议事项执行情况记录表；

2、将会议决议送达给相关执行部门、执行人，并由其在决议事项执行情况记录表上签收。

1、跟踪决议执行进度；

2、记录决议执行结果。