接待流程及管理规定样本

接待流程及原则

一、目

为树立公司良好形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格原则，统一管理”原则做好各种接待工作。

二、范畴

本原则合用于公司各种接待工作和有关部门。

三、管理

综合办公室负责接待工作安排和管理，拟定重要宾客接待筹划、行程安排，协调有关部门贯彻接待任务，提供后勤保障；公司其她部门在接到重要来访预约后，填写访客接待表（如已拟定行程，需附于访客接待表后），报至综合办公室，并协助拟定接待筹划，需公司领导出面、综合办公室协调重要接待，需提前2天告知综合办公室。

四、筹划与准备

1、综合办公室在接到公司领导告知或有关部门来访预约时，应详细理解来访人员基本状况：宾客职务、来访详细时间、人数、逗留日期、目和接待规定等。在此基本上拟定接待筹划，编制日程安排表，酌情安排接待原则。

2、综合办公室依照宾客状况按筹划告知参加会晤领导、陪伴人员、贯彻会晤时间及场合。

3、综合办公室依照宾客状况提前按接待原则预定好宴请宾客酒店，

酌情安排酒水、香烟、用餐原则；需住宿应提前按接待原则预订宾客下榻酒店。

4、综合办公室依照状况安排宾客用餐地点、游览路线、购物商场、娱乐项目。

5、因会议需要，综合办公室需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、批示牌、安排礼仪人员，并安排现场照相摄像等。

6、综合办公室依照状况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，重要接待期间，项目经理部所有车辆由综合办公室协调安排，统一调度。

7、如有需要，综合办公室应依照状况提前为客户购买车票及机票。

五、接待原则

（一）、一级接待原则：

一级接待原则对象：中华人民共和国国家元首、中华人民共和国国家部委级领导、股份公司领导、集团公司领导、业主重要领导、项目监理总负责人及其她重要客人。

陪伴人员：总经理、副总经理、综合办公室经理及有关部门经理

流程安排：

1、迎接：总经理、副总经理、综合办公室经理及有关接待人员在机场或车站、公司门口迎接，注意迎候时间，提前在迎接地点等待。接待人员要提前贯彻航班到达时间，及时更新航班信息，安排好接机车辆，并提前1小时到达机场。

未赴机场迎接公司其她人员应统一穿着公司服装，在宾客到达营地前在公司门口列队相候，宾客到达后应鼓掌欢迎，访客简介握手问候时态度要不卑不亢；如需张挂有关横幅，应在宾客到达前一日即张挂完毕。进入办公室后，请宾客在宾客留言薄上留言，并拍照留念。

接待人员按照宾客人数提前备好本地电话卡及手机，保证手机电量充分，手机卡通讯运营畅通。将所有宾客暂时手机号码及接待人员联系方式列表打印，连同手机一道，交给各位宾客并做有关解释。

2、参观考察：总经理、副总经理、综合办公室经理陪伴，陪伴人员详细简介公司信息；如参观考察都市或其她地方，陪伴人员沿途简介都市基本状况以及参观考察地有关信息，并依照实际状况安排警察陪伴。综合办公室人员负责拍照、摄像等工作。

3、座谈及会议：依照会议规定提前准备好会议报告材料，保证公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光适当，将公司简介或有关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。依照需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、批示牌，调试好音响设备、投影设备、照相摄像设备，茶水间备好咖啡、茶、热水等。如有需要，安排专人进行会议记录，并形成会议纪要。

4、用餐原则：

正餐规定：综合办公室依照状况预定酒店就餐或营地内就餐，提前记录就餐人数及陪伴人员。

（1）如在酒店用餐，需提前做好预定并派专人先期赴酒店做好各项准备，如安排座次、提前点菜、酒水饮料准备、烟茶准备及宾客到达酒店时迎接引导。用餐原则为酒店最高原则，依照人数准备高品质红酒、高品

质白酒若干。

（2）如在营地就餐，需提前安排好餐桌，放置好就餐桌签，摆放好碗筷，备好餐具：红酒杯、茶杯、白酒杯、小号饭碗、餐盘、筷子、勺子，餐巾；依照人数准备高品质红酒、高品质白酒、饮料、饮用水若干；依照就餐人数提前拟好菜单，并提交有关领导审视。普通7-8人就餐至少12个菜（含汤），10-12人就餐至少15个菜（含汤），其中凉菜不能超过三分之一，主食及餐后水果另备。主食普通为米饭、面条、煎饼等；水果普通为西瓜、橘子、香蕉或果盘；其她依照宾客规定现场准备。

就餐时，凉菜需提前上桌，热菜需在就餐人员就座后15-30分钟内陆续上完，由专人照应就餐状况，如上菜、倒酒水饮料、换餐具等。

早餐规定：

7点前早餐上桌，早餐种类尽量丰富，主食涉及：油饼、葱油饼、包子、馒头、面条、蛋炒饭、面包；汤类涉及：各种粥、牛奶；凉菜涉及：各种凉菜（3样以上）、腐乳等；炒菜2-3样（普通为炒蛋、土豆丝等）；辅食涉及：茶叶蛋、煮鸡蛋、煎蛋等，必要时由专人送至宾客房间。

5、下榻宾馆原则：综合办公室依照状况预定酒店或入住营地。国家部委领导、股份公司部门经理及以上级别领导、集团公司副总经理及以上级别领导入住五星级酒店套房，别的人员入住五星级酒店原则间。接待人员在宾客到达前一天需逐项核查酒店房间布置状况（附宾客房间检查表），保证一切准备就绪；接待期间，至少1名接待人员需住在同一酒店，以应对也许发生各种状况。

6、综合办公室依照宾客意愿和兴趣提前筹划参观游览路线。

7、综合办公室依照状况购买礼节性礼物，国内来访宾客可赠送红酒、纪念币、纪念邮票；本地宾客可赠送中华人民共和国老式礼物，如中华人民共和国老式工艺品、书画作品等。

8、车辆安排：依照来访人员制定相应车辆筹划，普通每车乘坐3人，必要时可向合伙单位借调车辆或在本地租赁车辆。认真检查车辆，保证车况良好，油箱加满油。车辆明确编号，司机统一穿着公司服装随时待命并保持手机通讯畅通（必要时准备对讲机）。所有接待车辆必须保证整洁，每台车准备足够饮用水（每个座位旁均需提前放置1瓶水）、纸巾、遮阳帽、雨伞等。严格司机驾车礼仪，不得听音乐、收音机、行车途中接打电话等，在宾客上车前司机需协助将行李物品装车，不得超速，普通路段将车速控制在60km/h以内。此外，其中至少一辆车上应配备一种医用应急箱和惯用药物。

9、送行：接待人员依照行程安排为需要预订机票宾客提前预定好机票，并提前打印好纸质机票。在宾客离开前3小时收集好宾客护照，赴机场办理更换登机牌以及行李托运等工作。办理机场送行接待人员需提前联系机场开通VIP登机通道，持登机牌和行李票提前在VIP入口处等待。送机人员需提前1小时陪伴宾客到达机场VIP候机室，与换取登机牌接待人员汇合，安排好宾客在VIP候机室候机有关工作，如填写过境卡，茶水服务等。

（二）二级原则：

需二级接待原则人员：政府市级领导、集团公司部门级别领导、有业务往来兄弟单位总公司正副职、业主项目经理级官员、普通项目监理