秘书工作实务题(1)

秘书工作实务题
（一）会议的组织与管理
1某公司准备召开一次重要的临时会议，该公司的总经理让秘书陈红向公司的各主管部门发送此次会议的通知。

陈红没有向各级主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司的墙报上贴一张通知就可以了。

请指出陈红张贴会议通知的做法存在着什么样的错误，以及可能造成什么样的后果？
不能，打公司内部电话、发电子邮件、通知、确认
通知不到位、开会人员没有准时到达会场
2某公司将于下周在公司内举办一次重要的产品技术研讨会，秘书小丽负责为该公司各主管准备会议所需要的文件资料。

由于会议文件资料很多，且会议事务繁忙，因此小丽就仓促地为各位主管准备了一个文件夹，将所有资料放入文件夹。

请问小丽准备会议文件资料的做法有什么不妥之处？假如有三个主管在会前回复说有事不能参加会议，那么你认为秘书小丽需要为这三个主管准备会议文件资料吗？为什么？
按照会议议程排列
不应把所有的文件放入文件夹中，应认真把文件分类、归类、并提交给上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序：需要，要考虑到三位主管到来的可能行，即使不来，也要做好会议资料和相关物品的准备工作。

3某公司准备召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。

秘书小华负责安排接站报到工作，但因为他缺乏一定的经验，致使部分与会人员没能找到接站处，影响了按时报到，因而损害了公司的良好形象。

请你给小华讲解一下接站报到工作的主要步骤。

（1）准确把握好来访人员乘坐的交通工具（车、飞机）到达的时间、地点，提前做好准备
（2）安排好来宾和陪同人员用车
（3）来宾到达时，安排好人员接待。

包括主要迎接人员（身份相等、对应）、陪同人员、翻译员等
（4）准备好客房和休息室。

了解嘉宾来访的人数和到达的时间、提前到接站的地方（车站、飞机场）、
安排接待人员P89
4.某公司在礼堂召开表彰奖励大会，当会议进行到颁奖程序时，没有同时播放音乐。

秘书小张马上示意音响师播放音乐，音响师情急出错，竟播出了一曲情意绵绵的情歌“月亮代表我的心”，哄得会场哄堂大笑。

会后，总经理把小张批评了一顿，并决定扣发当月的奖金。

小张气愤去找音响师算帐。

结果音响师根本不买帐，说他根本不知道会议有什么议程。

请你指出小张的错误出在什么地方，，并提出改正建议。

事前没有与音响师沟通，会前应按照会议议程进行安排
没有预先检查、确认会议的设备、会议前应认真检查会议现场的布置和设备是否完善
5．某公司邀请全国的客户到昆明参加该公司新开发的产品洽谈会。

秘书王欣负责安排与会人员的返程工作，王欣想先解决容易预定的近地与会人员的车票，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预定，而且她认为只要为客户尽可能地预定火车硬卧铺票就行了。

结果，部分客户因不能及时拿到返程的车票、机票，而对该公司十分不满，使得洽谈会的工作效果大打折扣。

（1）请找出并纠正王欣在安排与会人员返程工作中的失误。

（2）假如你是王欣，你将如何安排与会人员的返程工作？
1 没有考虑到客户的返程时间，预定好返程的车票、机票，造成客户无法按完计划返程。

2 王欣在发会议通知时，应把返程票回执一起寄过去，了解客户的返程时间，做好返程的车票、机票的预定。

6．公司将于7月5日上午9点召开销售工作会议，主要内容是上半年工作总结；部署下半年的销售任务；销售部人员的调整；销售部介绍上半年销售工作经验；宣读公司销售人员的招聘方案。

请你为本次会议设计一份会议议程表，并用文字说明会议议程表的设计方法。

XX公司销售工作会议议程表
公司将于7月5日上午9点在公司总部的三楼大会议室召开销售工作会议。

宣布议程
说明有关人员的缺席情况
宣读销售部门上半年工作总结和上半年销售工作经验
公司销售部门人员的招聘和调整
销售部门部署下半年的销售任务
1制定议程表时，应注意议题所涉及各种事情的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

2 制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。

3 宣布议程
4 尽量将同类性质的问题集中排列在一起讨论，也便于有关列席人员到会和退会。

5 保密性较强的议题，一般放在后面。

7．2007年3月20日某公司将召开科技成果研讨会，会议内容包括：上午9：00——10：30在二楼会议室听报告，10：30——12：00观看科技成果演示，12：00——13：00公司餐厅用餐，下午13：30——15：00专家专题讲座，15：00——17：00现场观摩科技成果的应用，17：30——18：30用晚餐，20：00——21：30联谊活动。

请你设计一份会议日程安排表，并说明日程表的要求及与议程表
日程表的要求：明确活动人员、时间、地点、和内容使人一目了然。

一般采用简短文字或表格形式。

日程表与议程表的联系与区别：
1 功能不同：议程一旦确定，就不应再变；日程，如遇变化，可相应调整
2 议程在前，日程在后
3 两者相辅相成
4 两者都是由上级领导批准后，实行的。

8．天地实业总公司要召开2007年公司年会，会期是2007年12月22日，与会人员是总公司与分公司部门经理以上的管理人员，共计58人。

会议要讨论通过2007年的决算报告和2008年的预算报告，并研究2008年公司总体发展战略和公司新的销售策略，请你为此次会议拟写一个筹备方案。

天地实业总公司要召开2007年公司年会的筹备方案
一、会议时间、地点：
拟定于2007年12月22日上午9：00至12:00，在公司三楼大会议室召开。

12月22日上午8:30报到。

二、参加人员：
天地实业总公司与分公司部门经理以上的管理人员，共计58人。

9．MB公司的新任总经理吴女士明天将在公司与Y公司的合作签约仪式上第一次和公司主要的几个大客户以及当地的新闻媒体见面，她为了使这次亮相能够顺利和精彩，事先特别邀请她的助理为她提供一张此次会议的议程表和受邀请的嘉宾以及媒体的名单，但是她的助理陈小姐认为吴总经理是过于谨慎，多此一举。

她推说议程表和嘉宾，媒体的名单还未能打印出来，没有请吴总经理过目。

第二天，已坐在主席台上准备介绍来宾的吴总经理突然发现，临时给她的嘉宾名单与坐在台上的嘉宾根本对不上号，而且，到场的媒体有一些也是她不愿见到的，她感到十分恼火，情急之下，她只能以自己刚刚到任，情况还不熟悉为由，请公司的行政总监替她介绍到场来宾。

可是，麻烦并没有到此结束，在之后的新闻发布会上，有几家媒体提出了几个棘手的问题，令吴总经理很是难堪。

会后，她又发现，公司提供给媒体的新闻稿中有关她履历背景的一段内容有多处错误。

她实在不知道公司给她配的助理陈小姐都在忙些什么，一气之下，她炒了陈小姐的鱿鱼。

分析上述案例，指出陈小姐工作中存在的问题。

10．唐韵公司拟召开提高公司核心竞争力的研讨会，会议的议题有：如何打造好公司品牌？如何将公司创建成学习型组织？如何持续发展组织绩效？公司如何完善组织激励政策？如何借助外脑系统提高企业的核心竞争力？会议将于2003年6月20日、21日连续两天，参加人员主要是公司中层以上管理人员和公司顾问，共计50余人。

第一天上午由公司总经理就如何将公司创建成学习型组织作一个半小时的专题报告，并请公司顾问就如何持续发展组织绩效展开一个半小时的讲座。

另外人力资源部总监和负责公司融资和外联的副总经理分别就相关事务各做1至1个半小时的专题发言，然后将分成三个小组对几项议题分别讨论，时间为5至6个小时，最后三个小组各派一名代表参加大会发言，每人发言30分钟。

20日晚7时，与会人员在公司俱乐部卡拉OK联欢，21日下午6时与会人员在公司天地宾馆餐厅聚餐。

晚8时安排代表离会。

请根据以上内容编写此次会议的议程表和日程表。

11．某公司董事会将要召开会议，讨论从国外引进生产线的问题，因有多家外国公司竟标，所以会议材料需要准备很多。

请你就会议文件资料发放的方法，用备忘录的形式列出提纲，以便尽快做好准备工作。

12．公司定于2003年7月10日举办新产品推广会，邀请外省市约百余家合作单位的业务人员和技术人员参加，由于正值暑假，交通客的流量较大，做好接站工作尤为重要。

请你将如何做好接站工作的方法步骤用电子邮件的形式发给行政部经理张涛。

13．金泰有限公司将在2006年8月15日召开客户意见咨询会，请你列出发送会
议通知应该注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。

14．某大公司的总裁带领包括技术、财务等部门的副总裁及其夫人组成议而不决高级商务代表团去日本进行一次为期8天的谈判。

假如领导安排你协助筹备谈判工作，你将如何收集对方的谈判信息。

15．小兰到办公室做秘书后，工作非常认真，将工作活动中形成的信息材料都收集起来，存放在抽屉里。

日积月累，信息材料已经充满了小兰的好几个抽屉。

一天，公司经理要一份市场调查报告，小兰棉队几抽屉的信息真有些不知所措，翻来翻去怎么也找不到，急得满头大汗。

请你指出秘书小兰信息管理工作中的不足之处，并提供相关建议。