海尔采购部流程制度及表单汇编

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第一部分岗位职责

1.1部门机构设置

采购管理部：配备5人，其中部长1人、商法1人、采购2人、设备管理1人。

1.2部门及部门内部人员职责

1.2.1采购管理部部门职责

负责公司筹建阶段的设备物资和小型工程服务的招标采购工作。负责编制招标采购计划，并负责实施。

a．负责公司物资的竞标采购组织工作；

b．负责组织编制设备技术规范书、招标文件等并组织审查；

c．负责组织实施对供方的评价、选择工作；负责合格供方的资质初审、调查、绩效考核、重新评价以及合格供方资料的归档工作；

d．负责组织合同谈判、合同签订、合同评审、合同管理、设备监造等管理工作；

e．负责确认总包单位分包厂家的资质确认工作；

f．掌握现场施工进度，对设备的供货状况做好及时调整；根据设备物资交付计划，及时与生产厂家联系，使设备物资供货按计划进度进场；g．负责联系上级相关单位参与、监督招评标过程；

h．负责向工程管理部移交订货合同；

i．协助工程管理部做好设备物资的催交及设备交付后的服务工作；j．及时完成领导交办的其它工作。

1.2.2采购管理部内部人员职责

(1)采购管理部部长

a．负责采购管理部的日常管理和采购工作，包括岗位设置、规章制度和工作流程的制定、人员培训和指导

b．负责组织编制采购计划，经总工审核，交主任批准后实施。

c．根据采购计划要求，以及技术规范书、设备材料清册组织编制并审核招标书，负责组建招标小组，通知相关人员按时参加招标、评标，作好评标记录，公平、公正地完成招标工作。

d．掌握项目所需货物的市场行情以及供应商情况，依据市场供应情况分析供货趋势，为领导及有关部门提供决策信息，以控制和降低项目成本，提高货物质量。

e．掌握货物供应来源，调查供应渠道，建立完善的供应商跟踪管理系统；

负责分供方管理，如实反映供应商的供货质量及后续服务情况，把供应商纳入供应链管理系统。

f．负责协调采购管理部和其他部门的关系；负责协助工程管理部推交设备物资，检查监督合同履约情况。

g．负责分派采购任务，安排落实设备监造工作。

h．负责竞标方案、竞标（询价）结果、采购合同的审查。

i．根据履约能力，合理平衡规模采购项目的安排。

j．负责与上级公司竞标采购部门、风险控制部门、监察审计部门的联系工作

k．负责办理合同在上级部门的合同审批工作。

l．完成领导分配的其它工作。

(2)采购工程师

a．根据采购计划要求，以及技术规范书、设备材料清册编制招标书，并经审核批准后组织招标。

b．在合格分供方内确定候选厂家，对于不是合格分供方的厂家，要严格把关，履行合格分供方的资格调查审批手续，做好市场调研，对要采购货物进行询价、比价、比质，完成商务谈判并负责签订商务合同。c．负责合同的管理和归档，并将相关信息及时通知相关部门。合同签订后，采购工程师应及时将合同移交给工程管理部一份，并将分包方联

系方式和地址等一并抄送给工程管理部，由工程管理部组织催交、安装、调试及验收。所有采购文件及合同由采购工程师负责按项目归档。d．根据工程需要，及时向部长汇报采购工作进程。

e．协助工程管理部催交货物、现场接货和清点的交接工作、设备专工对货物的质量进行跟踪和处理。

f．项目完工时，根据具体执行情况，结合各部门提供的数据及时对分包方进行合同的结算工作。

g．做好对供应商的考评工作，根据合同条款审核合同付款情况并办理申请付款手续。

h．完成领导分配的其它工作。

(3)商务、法律专员

a．负责项目招标文件的商务法律审查工作，及时提出潜在的风险和修改意见。

b．负责所有分包合同的商务审查工作，审查合同是否规范、合理，是否符合公司的采购的相关制度，及时提出修改意见。

c．负责公司法律诉讼案件等问题的处理及协调。

d．根据公司发展需要，必要时组织公司的商法培训工作。

e．必要时，参与处理项目执行过程中发生的纠纷问题。

f．兼做部分零星采购工作。

g．完成领导交办的其他任务。

(4)设备工程师

负责设备采购的技术服务工作；

a．负责组织编写设备技术规范书；

b．负责组织设备的质量监造工作；

c．负责组织安排设备维修人员和操作人员的培训工作；

d．参与设备采购的前期考察、分包商评价及评标工作；

e．参与设备的安装验收和交接工作；

f．完成领导交办的其他任务。

第二部分采购控制程序

1.目的

为了严格执行公司采购制度，优化采购方式，确保采购的质量，降低采购成本，提高采购效率，特制定本程序。

2.适用范围

适用于公司筹建阶段的物资和服务的采购工作，包括设备材料、建安、设计分包、咨询服务类采购。

3.术语和缩写

3.1询价采购：单项合同估算价不足50万元，直接与多家合格供方比

价议标的采购方式。

3.2竞标采购：单项合同估算在50万元及以上，按照国家和公司的有

关招（竞）标的相关规定组织开展竞标活动的采购方式，包括竞标采购、委托招标采购、连续供方。

3.3直接采购：在特定条件下，不进行竞争，与供方直接进行合同谈

判，签订合同的采购方法。

4.职责

4.1采购管理部

负责公司筹建阶段物资和服务的采购工作；负责公司物资的竞标采购组织工作；负责公司的合同管理工作；制定编制采购计划，执行采购作业；负责组织实施对供方的评价、选择工作；负责合格供方的资质初审、调查、绩效考核、重新评价以及合格供方资料的归档工作。

4.2计划合同部

负责提出物资采购的进度要求及实施方案并监督执行；负责采购合同商务条款的审查和风险控制；负责所有咨询、设计服务类采购的验证；参加竞标方案的评审和采购合同评审；参加对供方的评价、选择工作。

4.3工程管理部