会议组织流程手册(2)
会议管理手册
会议管理手册一、会议程序（一）会前准备1、拟定会议目的2、明确与会者3、选择开会时间4、选择开会地点5、会场布置6、拟定议事日程7、会议告知8、会前审核（二）会中事务1、会议签到2、主持会议3、参加会议4、会场服务5、会议统计（三）会后工作1、会议简报2、会议纪要3、检查催办二、会议规范（一）会议目的的拟定1、会议目的必须书面列明2、会议目的必须切合实际3、会议目的必须具体并且能够衡量4、会议目的所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”（二）与会人员的选择1、与会者人数不适宜太多，双向沟通的会议普通以5－7 人为宜2、不要单纯问谁应当参加，而要问为什么参加。
下面是应考虑的某些因素：(1)参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果?(2)这个人在中心议题的专门知识方面，与否确有需要或能有所奉献?(3)这个人以前对这种状况，有无经验，或者与所涉及的议题或人物与否有特殊关系(例如代表某一特殊利益的小组)?(4)级别或地位与否适合于这个小组?(下级职工和他们的上司在一起参加的时候，心理上常会不自然，以至于影响他们反映的质量和真实性。
)(5)如果要做决策，这个人与否能做(他不应是一种附属的人，这种人可能缺少完整的全方面知识和适宜的权威)?(6)这个人与否含有行政或法律责任来进行审查或决定?(7)为协助会议开得成功，这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势，提出一种不偏不倚的客观见解，或发挥评论者或媒介者的作用?(8)这个人的才干或职责与否与其它与会者重复?(9)由于某种理由，这个人的出席与否会妨碍会议的总体成效?(10)与否时间、工作量及其它因素都能使与会者安心参加全部会议，而不是人在心不在?（三）会议时间的选择1、会议时间必须涉及起止时间2、普通会议不要超出一种半小时（四）会议地点的选择1、普通性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与会者办公室附近召开，但是特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择远离与会者办公室的地方召开2、场地必须够大方便容纳与会者及视听器材。
会议指南手册范本
(封面)××××××会议会议指南辽宁·丹东2011。
08目录欢迎辞......................................................(１) 会议须知 (2)会议服务指南 (3)会议日程 (4)会议代表名单 (5)欢迎辞尊敬得各位领导，各位代表:值此盛夏之际，×××会议在美丽得边境城市丹东召开，我们非常高兴迎来了×××得领导与同仁,在此,我们对会议得召开表示热烈得祝贺，向出席会议得各位领导与同志们表示热烈得欢迎与诚挚得问候！辽宁位于我国东北部,东北平原得南端，北靠长白山，属于温带大陆性气候。
全省土地面积14、７5万平方公里，海岸线2１77公里,下辖１4个地级市,人口４20０万。
辽宁就是全国著名得老工业基地，新中国工业得摇篮，素有“东方鲁尔”、“共与国长子”得美誉,形成了以石化、石油、冶金、电子、机械、航空、汽车、造船、煤炭、电力等为代表得产业布局，为新中国得崛起做出过卓越得贡献.辽宁就是一个令人骄傲得地方，无数个中国第一都在这里诞生：中国得第一架喷气式飞机在这里飞向蓝天,第一艘万吨巨轮在这里下海，第一台深水机器人在这里研制成功，中国得第一位宇航员也就是辽宁人。
当前,我省各项事业取得巨大进步, 国民经济与社会快速发展，综合实力不断增强，投资环境逐步改善.国务院批准我省沿海经济带建设上升为国家战略，为我省积极应对与克服国际金融危机造成得不利影响，进一步优化与完善沿海经济得总体布局迎来了难得得历史机遇与良好得外部条件。
辽宁历史悠久,自然风光秀美、文化古迹别具特色，旅游资源十分丰富.清朝建造得“一宫两陵"，被联合国教科文组织列为世界历史文化遗产。
本溪水洞就是亚洲最长得地下溶洞，洞内钟乳石千姿百态,美不胜收。
鞍山玉佛苑拥有世界最大得玉石佛,重达260、76吨,被列入世界吉尼斯大全。
公司员工手册之会议流程篇
公司员工手册之会议流程篇一、会议组织1.会议组织者需提前确定会议的主题、时间、地点和参会人员，并制定详细的会议议程。
2.会议组织者需提前一周左右发出会议通知，确保参会人员有足够的时间准备材料和安排时间。
3.会议地点应设施齐全，环境舒适，便于大家集中精力参加会议。
二、会议准备1.会议开始前，会议组织者需检查会议场地、设备及座位安排是否妥当。
2.准备好会议所需文件、资料、投影仪、音响设备等，确保会议顺利进行。
3.安排茶水、点心等招待物品，以示对参会人员的尊重。
三、会议流程1.主持人宣布会议开始，简要介绍会议主题和议程安排。
2.参会人员依次发言，发言时间不宜过长，应控制好时间，重点突出。
3.讨论环节，鼓励大家积极参与讨论，发表意见和建议。
4.主持人总结讨论内容，提出解决方案和行动计划。
5.参会人员签字确认行动计划，会议结束。
四、会议纪律1.参会人员应准时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。
2.参会人员应将手机调至静音或振动模式，以免影响会议进行。
3.参会人员应认真听取发言，积极参与讨论，不得随意打断或质疑他人发言。
4.参会人员应遵守会议纪律，不得在会议上进行私人交谈或做与会议无关的事情。
五、会议记录与跟进1.安排专人负责会议记录，记录会议时间、地点、参加人员、讨论内容、解决方案和行动计划等。
2.会议结束后，将会议记录整理成会议纪要，分发给相关人员。
3.会议组织者应对行动计划进行跟进，确保各参会人员按照行动计划完成各自的任务。
4.对于未能按期完成的行动计划，应及时进行沟通和协调，确保任务能够按时完成。
5.对于未能按时完成的行动计划，应对相关人员进行提醒和警告，必要时进行相应的处罚。
六、其他注意事项1.会议结束后，参会人员应及时整理会议纪要及相关材料，并将其归档保存。
2.对于重要的会议纪要和决议，应及时向公司领导汇报和传达。
3.对于涉及公司机密的会议，参会人员应注意保密，不得将机密信息泄露给无关人员。
4.对于未能解决的问题，应及时向上级领导或相关部门反馈，寻求支持和帮助。
会议操作手册
会议操作手册会议操作手册第一章总则为了进一步规范会议组织程序，明确会务工作流程，按照公司《会议工作管理规定》，特制定本手册。
本手册适用于公司属各单位、各部门。
第二章会议准备1、会议审定。
公司级综合性会议由公司主要领导审定，其他会议由公司分管领导审定。
综合性会议的主责单位应填写《综合性会议审批单》，提请公司主要领导审定。
请示内容包括会议时间、地点、名称、会序、出席领导、参会人员范围及人数、会场标语内容、会议费用、表彰人员及费用、领导讲话起草、宣传方案等事宜。
2、会议指南。
综合性会议原则上应制发会议指南，内容包括会议须知、会议日程、出席人员名单、会议分组、座位安排、乘车及就餐安排、住宿安排、会场平面图、HSE须知、工作人员联系方式等。
3、会议材料。
由会议主责单位负责印制，原则上一律采用普通纸张黑白印刷，按会议要求发至与会人员手中或摆放至会场，并符合保密要求。
4、会场布置。
会议氛围营造和物品配备是会场布置的重要环节。
1）会议氛围营造。
综合性会议可布置会标、徽标，悬挂旗帜，主席台上可围挂旗帜，不得摆放花卉植物。
其他会议可用多媒体形式布置会标（如有投影设备），不得摆放花卉植物。
2）物品配备。
会议不配发资料袋、记录本和笔。
会议瓶装纯净水配备，由会议主责单位填报《用水审批单》，提前到行政事务中心领取并摆放至会场（80人以上的大型会议或5箱以上用量，由主责单位持领用单到纯净水厂自行领取）。
3）主席台。
会议主责单位负责摆放领导名签和会序、主持词、领导讲话、表彰通报等会议材料；行政事务中心负责摆放湿巾、纸巾、水杯、茶杯；会议室管理部门负责会场桌椅布置及摆放XXX，原则上主席台前排每位领导均配备XXX，如确实不具备条件则为发言领导配备。
主席台座位安排：依次为左右排列，主席台座位要满座安排，不可空缺。
4）发言席。
发言席原则上设在主席台右侧方，并配备XXX。
5）领导休息室及茶歇。
公司领导班子集体出席的会议，主责单位应准备领导休息室，要求卫生整洁，配备纯净水、茶水。
会议手册范本
会议手册范本一、会议手册的定义与作用会议手册，顾名思义，是为了帮助参会者更好地了解会议的相关信息、流程和安排而准备的一份综合性文件。
它就像是参会者的“导航仪”，能够让大家在会议期间清晰地知道自己需要做什么、什么时候做以及在哪里做。
会议手册的作用不可小觑。
首先，它为参会者提供了全面而准确的会议信息，包括会议的主题、目的、议程、时间、地点等基本要素，让参会者能够提前做好准备。
其次，它有助于提高会议的效率和质量，通过明确的议程安排和相关规则，使会议能够有条不紊地进行。
再者，会议手册可以增强参会者之间的沟通和协作，让大家在共同的框架和目标下开展工作。
二、会议手册的主要内容（一）会议基本信息1、会议名称：清晰明确地标注会议的正式名称。
2、会议时间：包括开始时间和预计结束时间，具体到小时和分钟。
3、会议地点：详细的地址，如会议室的具体楼层和房间号。
4、主办单位和承办单位：明确会议的组织方。
（二）会议议程1、议程列表：按时间顺序依次列出会议的各个环节，包括主题演讲、小组讨论、休息时间等。
2、每个议程的具体内容：简要介绍每个环节的主要内容和目标。
3、演讲嘉宾或主持人：标注每个议程的负责人。
（三）参会人员1、列出所有参会人员的姓名、单位和职务。
2、如有分组安排，明确各小组成员名单。
（四）会议规则1、发言规则：例如每人的发言时间限制、提问方式等。
2、纪律要求：如禁止在会议期间使用手机、保持安静等。
3、保密规定：若会议涉及机密内容，需明确保密要求。
（五）会议资料1、如有需要提前阅读的相关文件或资料，在手册中提供下载链接或纸质版的获取方式。
2、会议期间可能用到的表格、报告等。
（六）后勤安排1、餐饮安排：包括用餐时间、地点和餐饮类型。
2、交通指引：如果会议地点较为复杂，提供详细的交通指南。
3、住宿信息：如有外地参会者需要住宿，提供相关的酒店推荐和预订方式。
（七）联系方式1、会议组织人员的联系电话和电子邮箱，以便参会者在遇到问题时能够及时沟通。
会议手册(范本)
会议手册(范本)会议手册(范本)1. 会议概述本会议手册旨在提供一个范本，帮助组织者规划和组织一场成功的会议。
本手册包含会议的各个方面，包括会议的目的、议程、参与人员和时间安排等。
2. 会议目的明确会议的目的，确保所有参与人员都了解会议所要解决的问题和目标。
3. 会议议程3.1 开场致辞在会议开始时，组织者应该发表一个开场致辞，欢迎所有参与人员。
开场致辞可以概括会议的目的和期望的结果。
3.2 自我介绍在会议的开头，所有与会人员应该进行自我介绍。
这样可以帮助所有与会人员了解彼此的背景和职责。
3.3 会议主题演讲根据会议的主题，组织者可以邀请一个专家或领导者发表主题演讲。
主题演讲可以帮助所有与会人员获得更全面的了解。
3.4 分组讨论根据会议的目标，将与会人员分成小组进行讨论。
每个小组应有一个组长负责引导讨论，并确保每个小组都有机会分享他们的观点和想法。
3.5 和结论在会议即将结束之前，组织者应该进行，并提出会议的结论和下一步行动计划。
4. 参与人员列出所有参与会议的人员，包括组织者、演讲者和与会者。
确保包括他们的姓名和职位。
5. 日期、时间和地点提供会议的日期、时间和地点，确保所有参与人员都可以按时到达。
6. 注意事项和要求6.1 提前准备提醒与会人员提前准备好相关材料，以便更好地参与会议讨论。
6.2 时间管理鼓励与会人员在会议期间合理安排时间，确保会议按预定议程进行。
6.3 尊重他人强调与会人员之间的互相尊重和包容，鼓励积极参与和有效沟通。
7. 会议资料在会议手册的末尾，提供额外的会议资料，如相关报告、调研数据等。
这些资料可以帮助与会人员更好地理解会议的背景和目标。
以上就是一个会议手册的范本，希望可以对您的会议规划和组织有所帮助。
祝您的会议圆满成功！。
会议组织流程手册(2)
会议组织流程手册一、会前工作1、接受任务并制定方案2、筹备分工和组织实施①接到会议指令后，大致了解决策层意图，对会议召开的类型、时间、地点、参会人员、会期、规格、标准等有统一认识。
②对人员做出分工 ③由（住房、餐饮、会场）负责人寻找、选择好会议地点，经领导确认。
在会前至少一周确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。
④根据询价结果，由（采购、预算、结账）负责人做出详尽预算，报领导审批后提前借款。
依据会议的长短及对参会人员情况的确认，做费用明细，包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等。
⑤会议通知由（会议材料）负责人草拟并经领导审批后及时下发。
•在会前一周确定本次会议的议程，其中包括汇报的具体时间，主要内容及安排，汇报人，列席人员 等事项。
•结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的总负责（1人）会议材料负责（1人）其他活动 （旅游参观、娱乐等） 采购、预算、结账负责 （1人） 交通安排 （1人） 住房、餐饮、会场负责 （1人） 总协调（1人）要求，会议的纪律等）及路线图，并在会前一周发出。
⑥在通知规定的时间前，由（交通安排）负责人统计好开会人员的往返行程，同时做好所有人员的参会名单表，要求包括：姓名、性别、单位（职位）、通讯方式。
⑦每项工作完成后，由总协调人进行检查。
•在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草会议的会务通知，要求所有安排确定并详细。
应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图。
二、会议组织阶段①住房安排→②餐饮安排→③会场安排→④交通安排→⑤物品的采购及准备→⑥检查工作项目负责人工作内容住房安排（住房、餐饮、会场）负责人确定好房间价格，房间类型，间数，根据不同规格的会议要求配放鲜花水果等，根据不同会议要求规定房间是否可以签单。
会议手册2
孝义市企业职业卫生规范化建设推进会会议手册孝义市安全生产监督管理局孝义市金达煤焦有限公司二O一四年八月十九日目录1.会议须知 (2)2.会议议程安排 (3)3.观摩安排 (4)4.观摩现场安全告知 (7)一、会议须知（一）注意事项1、所有参会人员均于8月19日早8：00在孝义市安监局统一乘坐指定车辆。
2、参会人员现场观摩结束后及时进入会场，按照从前到后的座次就座。
3、开会期间，请关闭手机或将手机调整为震动状态，不准在会场接打手机，不准随意走动，不准交头接耳、高声喧哗，不准吸烟，保持会场安静清洁。
4、参会人员须爱护会场公物，请自觉维护公共卫生，会场内禁止吸烟、乱扔垃圾，禁止随地吐痰。
（二）会务安排1、会务总负责：陈永生2、会务协调组：武建威、刘铭亮、任兆阳3、会议记录组：赵生启4、会议服务组：杨丽娟、杨俊杰、王强5、保卫组：武范平及保安员5人职责：会务总负责总体安排布置检查会议各项事宜；会议协调组负责参会人员的集合、座次、资料及其他事宜；会议记录组负责对会议各项内容进行记录整理；会议服务组负责主席台热水及音响、话筒及音像放映；保卫组负责参会人员的引导、车辆的停放、交通的指挥等。
二、会议议程安排会议时间：2014年8月19日上午9：00会议地点：孝义市金达煤焦有限公司参会人员：重点企业安全副总、安全部（科）长；各乡镇安监中心主任；市局有关领导、包企业责任人；共计80人。
会议组织：孝义市安全生产监督管理局职业卫生股会议主持：孝义市安全生产监督管理局马跃龙常务副局长会议内容：1、孝义市金达煤焦有限公司马力延（总经理）致欢迎词。
2、观看孝义市金达煤焦有限公司职业卫生规范化建设的宣传片。
3、孝义市金达煤焦有限公司进行职业卫生规范化化建设工作的汇报4、有关领导讲话。
三、观摩安排（一）、观摩时间：8月19日上午08：45-9:45各参会人员上午8:00在安监局统一乘车，到金达培训中心门前集中，同金达公司联络人员对接，分组现场观摩。
会议策划与执行实操手册
会议策划与执行实操手册第1章会议策划概述 (3)1.1 会议目标与目的 (3)1.1.1 确定会议主题 (3)1.1.2 制定会议目标 (4)1.2 确定会议类型与规模 (4)1.2.1 会议类型 (4)1.2.2 会议规模 (4)1.3 会议策划团队组织架构 (4)第2章会务筹备 (5)2.1 会务筹备时间表 (5)2.2 预算编制与控制 (5)2.3 会议场地选择与布置 (6)第3章会议主题与日程安排 (6)3.1 确定会议主题 (6)3.2 制定会议日程 (7)3.3 确定演讲嘉宾与议题 (7)第4章邀请与注册 (8)4.1 确定邀请对象 (8)4.1.1 主讲人与嘉宾：根据会议主题邀请相关领域的专家、学者、行业领袖等担任主讲人或嘉宾。
(8)4.1.2 参会代表：包括部门、企事业单位、学术机构等相关人员。
(8)4.1.3 媒体代表：邀请相关媒体记者、编辑等参会，提高会议的曝光度。
(8)4.1.4 合作伙伴：邀请与会议主题相关的企业、机构等合作伙伴。
(8)4.1.5 其他：根据会议性质和需要，邀请其他相关人员，如志愿者、赞助商等。
(8)4.2 制作与发送邀请函 (8)4.2.1 设计邀请函：邀请函应简洁、大方，突出会议主题与重要信息，包括会议名称、时间、地点、主办单位等。
(8)4.2.2 明确邀请对象：针对不同邀请对象，制定相应的邀请函内容，如主讲人与嘉宾需注明演讲主题、时间等。
(8)4.2.3 发送邀请函：通过邮件、短信、等多种方式发送邀请函，保证邀请对象能够及时收到。
(8)4.2.4 跟进邀请函：在发送邀请函后，及时跟进邀请对象的回复情况，了解其参会意向。
(9)4.3 参会人员注册与信息管理 (9)4.3.1 注册流程：制定简单明了的注册流程，包括填写个人信息、证件照、选择参会类别等。
(9)4.3.2 注册方式：提供线上与线下注册两种方式，方便参会人员选择。
(9)4.3.3 信息管理：收集参会人员的信息，包括姓名、单位、联系方式等，以便于会务组进行会前通知、现场签到等工作。
会议准备流程文件
会议准备流程文件
一、会议主题
确定会议主题，确保所有参会人员都清楚会议的目的和议题。
二、会议日期、时间和地点
选择适当的日期、时间和地点，确保所有参会人员都能准时参加。
三、参会人员名单
根据会议主题和议题，确定需要邀请的参会人员名单。
四、会议议程
制定详细的会议议程，包括每个议题的讨论时间和主要内容。
五、会议资料准备
根据会议议程，准备相关资料和材料，确保参会人员能够充分了解议题。
六、会议设施准备
确保会议场地、音响、投影等设施完备，确保会议顺利进行。
七、会议组织者安排
安排专人负责会议组织工作，包括签到、茶歇、接待等。
八、会议通知发布
通过邮件、电话等方式，向参会人员发布会议通知，提醒参会人员准时参加。
九、会议记录员安排
安排专人负责会议记录工作，记录会议内容和讨论结果。
十、会议后工作安排
会议结束后，整理会议记录和资料，发布会议总结和后续工作安排。
企业会议管理工作手册
企业会议管理工作手册1、目的为规范公司会务管理，加强会议纪律，进一步提高会议质量。
2、适用范围适用于公司各类会议管理。
3、会议分类3.1 公司会议分为定期会议及非定期会议。
3.1.1 定期会议包括：年度/年中会议、述职会、高管周例会、生产月例会、部门周例会等。
3.1.2 非定期会议包括：专题会议、接待会议。
3.2 公司现有会议类别如下表：4.1 会议各阶段各部门管理职责简要划分如下表：各部门会议管理职责相关责任人会议管理职责5、会议筹备组织5.1 会议组织遵照“谁提议，谁组织”的原则。
5.2 会议组织部门应在会议召开时间的一个工作日前将相关会议信息通知参会人员，通知应明确：会议主题、议题、时间、地点、和参会人员等。
5.3 会议物品5.3.1 接待会议组织部门应至少提前一天通知行政部门，应说明：会议时间、参会人数、所需场地、设备、是否需要水果、点心、茶水，是否用餐及用餐人数，是否需要公司派车接送等情况。
行政部门依据组织部门提供信息做好准备。
5.3.2 除接待会议及公司高管例会以外，其他类型会议不予提供水果、点心、茶水等，确有需要的，由会议组织部门自行准备，行政部门在紧急情况下可协助准备，相关费用由会议组织部门自行协调支出。
5.4 会议室申请和准备5.4.1 会议组织部门（人员）应至少提前一天至公司前台提出会议室使用申请，并填写《会议室使用登记表》，注明会议的开始时间、结束时间、所需设备及物品，如有变更须及时通知会议室管理责任人。
未按规定进行申请的不予安排会议室（特殊情况除外）。
5.4.2 会议室使用遵循提前申请原则。
会议如有冲突，按以下原则调整：先上级后下级、先公司后部门、先重要后次要、先大型后小型。
5.4.4 使用人员应保持会议室的整洁干净，不得改变会议室设备、家具位置。
使用完毕后应将移动过的设备设施恢复原状，关闭电源、空调，并通知会议室管理责任人检查交接。
5.5 参会人员应提前做好发言准备，重大事项和工作汇报要有书面提纲。
会议流程手册
公司会议流程与规范手册公司会议流程与规范手册目录1.指定手册的目的。
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2.手册适用范围。
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3.会议的类别。
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3。
1总经理大会。
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3。
2市场部主管大会。
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3.3周会...。
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3。
4店长会。
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3。
5紧急会议。
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.4.会议操作程序.。
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..5.会议纪律.。
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6.会前准备。
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.7.会后整理...。
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...一．目的1.实现公司有效的管理，促进公司各部门之间的沟通与合作。
2.提高公司各部门的工作效率和执行力，以便于追踪各部门的工作进度。
会议流程
一、会议前准备工作1、会前所需准备的文件：会议通知、回执、会务手册、主持词、参会人员表、会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、指引牌、报到处。
2、会前准备工作流程2.1、会议的计划：（1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。
（2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。
（3）决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。
2.2、确定会议日程。
编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。
（1）议程表。
将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。
（2）日程表与作息时间表。
2.3、会议成本预算。
会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+服务人员的工资+咨询劳务费。
2.4、准备会议资料。
（1）开幕词、工作报告、发言稿等（2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。
2.5、发送会议通知及接受回执。
（1）会议通知：会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定的双重方式。
（2）回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执。
回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。
2.6、会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：(1)会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与人数相适应。
按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。
(2)主席台席位。
第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为主。
后排为次，其他的依次类推。
视频会议系统开会流程-操作手册
高清会议系统组建会议流程一、组建会议，首先要在IE浏览器地址栏内输入，进入如下登录界面，输入用户名：690hy, 密码：111111之后进入ZXV10-MS90会议管理系统。
二、在会议管理系统中，点击会议管理，之后再右侧左下角点击新建会议，如下图所示：三、在新建会议的界面中，会议名称根据实际需要取名，但不能跟正在开会的会议名字相同，例如：690会议，690综合部会议，690工贸会议等。
如下图：选择会议类型为普通会议，最大画面数选择不启用,就是单画面会议。
指定MCU选择: 青岛，级联模式选件主会议, 开始时间选择即时会议, 会议时长可以选择永久会议，会议结束后，就点击结束会议，以释放资源。
其他选项可以不用管。
之后点击右下角保存按钮，保存配置。
四、添加参加会议的终端，如下界面，点击添加按钮。
进入添加终端界面，如下：在如下图的界面中在区域选择中选择工贸690，在有侧会出现在此域中所有终端，再选择要开会的终端到最右侧栏内，之后点击确定即可。
如下图：确定之后再添加终端界面中会显示出全部参会终端，如下图：之后点击右下角保存。
再到会议配置界面.五、会议配置界面中，如下图所示，会议能力选择指定，会议速率不用选择，导入会议模板选择工贸地产能源即可，之后点击右下角保存。
这样配置会议完成。
之后点击立即开会，经过10秒钟提示预约会议成功，在当前会议界面中显示出正在召开的会议如下图。
这个会议结束后，下次再召开这个会议，就可以直接在草稿箱中找到这个会议，直接点击开会即可。
六、点击当前会议界面中的正在召开的会议名称，即可进入会议管理界面，如下图：这个是会议管理界面与服务器通信的过程，大约1分钟，之后，出现所有参会终端。
如下图。
之后就可以使用遥控器，申请主席，进行对会议操作控制。
遥控器的按键功能参见下图三：七、顺利开会注意事项1、690视频会议系统每个工贸的设备包括：中兴视频会议终端ZXV10-T600一台，T600的遥控器一个，摄像头一个，麦克风一个，电视机一台。
(完整版)组织手册民主程序表决流程
(完整版)组织手册民主程序表决流程组织手册民主程序表决流程1. 引言本文档旨在提供组织手册中民主程序表决流程的详细说明和指导。
民主程序表决是一种保障成员参与组织决策的重要方式，确保每个成员的声音得到充分的尊重和权益的保障。
2. 流程概述民主程序表决流程包括以下几个基本步骤：1. 提案：成员提出一个具体议题或决策建议，形成正式的提案。
2. 讨论：提案在会议或讨论场合进行充分的辩论和讨论。
成员可以就提案提出意见、疑问、建议等。
3. 决策：达成一致或者采取表决方式，确定是否进行表决。
4. 表决程序：按照事先约定的表决程序进行投票。
表决可以采取不同的方式，例如手写纸质投票、电子投票等。
5. 结果公告：根据表决结果，进行结果公告，确保成员知晓决策结果。
3. 详细流程说明3.1 提案- 成员可以通过书面或口头形式提出提案。
- 提案应该包括提案内容、目的、理由和可能的影响等相关信息。
- 提案可以提前提交，以便成员可以事先准备。
3.2 讨论- 提案在会议或适当的讨论场合进行充分的讨论和辩论。
- 成员可以就提案进行提问、发表意见、提出建议等。
- 讨论应该充分尊重每个成员的观点和意见，确保公正公平。
3.3 决策- 在讨论结束后，根据达成一致或约定的条件，决定是否进行表决。
- 如果达成一致，则直接根据达成的共识进行执行。
- 如果需要进行表决，则进入下一步骤。
3.4 表决程序- 表决程序可以根据组织的具体要求和情况进行调整，但应该在事先明确并向成员公示。
- 成员可以选择不同的投票方式，例如通过投票纸条、电子投票系统等。
- 表决结果可以通过计票或系统记录来确定。
3.5 结果公告- 表决结果应该尽快公布给所有成员知晓。
- 公告应该包括投票结果和相应决策的设定，保证透明度和可追溯性。
- 成员有权利知晓和讨论结果，但已决策的事项应该得到尊重。
4. 附则- 本文档中的流程只是一种指导性的建议，具体的表决流程可以根据组织的实际需求进行适当调整。
会务工作手册
会务工作手册本手册按照筹备论坛会议的流程整理，实施会务工作以本流程为基准，根据实际工作进行增减调整。
会务工作指导思想：流程化、标准化、团队协作、高效沟通、责任到人、忙中不乱。
第一部分：会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。
一、会议策划1、会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称主题、目的、时间、地点、演讲嘉宾、参会人员、主要议程、会议预算、会务工作任务及职责分工等内容。
会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强。
2、原则上，提前三个月以上进行大型会议的策划。
3、会议方案确定后，发布会议通知。
根据会议筹备进度，可分为一轮、二轮、三轮通知。
4、召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。
二、会议宣传1、主协承办方利用自身平台进行多渠道宣传，包括订阅号、视频号、抖音、微博、直播等。
2、利用第三方宣传平台、媒体矩阵、网络推广等方式进行宣传。
三、参会邀约1、嘉宾邀约。
（1）根据会议主题和目的，邀请国内著名演讲嘉宾，并确定讲课题目。
（2）确定演讲嘉宾讲课费、PPT、往返行程。
2、参会人员邀约。
（1）主协承办方对自身积累的客户资源进行邀约。
（2）根据会议内容，参加同类型会议，拓展新客户邀约。
（3）邀约形式包括：微信、电话、H5、短信、邮件等多种方式。
（4）到会确认回访。
确认参会人员名单，确认缴费信息，确认住宿及交通方式。
3、赞助商邀约。
（1）主协承办方对自身积累的赞助商资源进行邀约。
（2）根据会议内容，参加同类型会议，邀约参会赞助商。
（3）到会确认回访。
确认参会人员名单，确认赞助费用打款，确认住宿及交通方式。
四、会前筹备会议由宣传邀约阶段转入筹备召开阶段，再次召开会务工作协调会，分解任务，协调分工，明确责任人，规定各任务完成时限。
1、酒店合作。
（1）根据回访信息确认住房（拼间）、用餐、会场满足要求，并预报数量。
会议手册(范本)
会议手册(范本)一、会议目的本次会议旨在总结上半年的工作成绩，分析存在的问题和挑战，制定下半年的工作计划和目标，提高团队的凝聚力和执行力，促进公司的发展和创新。
二、会议时间和地点本次会议定于2023年7月20日上午9:00至下午5:00，在公司三楼会议室举行。
三、会议人员本次会议邀请了公司的高层领导、各部门经理、核心员工和优秀合作伙伴共计50人参加。
四、会议流程本次会议分为四个环节，具体安排如下：●上午9:00-9:30，签到和领取资料。
请各位参会人员准时到达会场，按照指示签到并领取相关资料，包括会议日程、会议议题、会议纪要等。
●上午9:30-10:00，开幕式。
由公司总经理致欢迎辞，并介绍本次会议的目的和意义，同时宣布本次会议的主持人和记录人。
●中午12:00-13:30，午餐和休息。
请各位参会人员自行前往指定餐厅就餐，并注意休息和交流。
●下午13:30-15:30，工作讨论。
由主持人引导各位参会人员就下半年的工作计划和目标进行分组讨论，并在小组内选出代表进行汇报。
●下午15:30-16:00，茶歇和互动。
请各位参会人员享用茶点，并利用这段时间进行自由交流和互动。
●下午16:00-17:00，总结和表彰。
由主持人总结本次会议的主要内容和收获，并宣布下半年的工作重点和要求。
同时，由公司总经理对上半年的优秀员工和合作伙伴进行表彰和奖励。
五、注意事项●请提前做好准备工作，包括收集和整理相关资料、准备好演讲稿或讨论材料等。
●请按时到达会场，并遵守会场秩序，不要随意走动或打扰他人。
●请认真听取他人的发言，并积极参与讨论和互动，不要发表不相关或不恰当的言论。
●请尊重他人的意见和建议，并保持友好和礼貌的态度，不要发生争执或冲突。
●请在会议结束后及时归还资料和设备，并清理好自己的座位和周围的环境。
六、联系方式●会议主持人：张三，垫画：138****8888，邮箱：zhangsancomp any●会议记录人：李四，垫画：139****9999，邮箱：lisicompany●会议组织人：王五，垫画：137****7777，邮箱：wangwucompan y七、附件本文档所涉及附件如下：●会议日程表●会议议题表●会议纪要表●优秀员工和合作伙伴名单●工作汇报模板●工作讨论模板八、法律名词及注释本文档所涉及的法律名词及注释如下：●工作成果：指在一定期限内完成的具有一定价值的工作产品或服务。
会务工作手册
会务工作手册- 1 -目录一,会议管理1,周安排会议管理2,部门会议管理3,外单位借场(委托)会议管理二,会议准备工作内容1,明确会议主题2,明确会议议程3,明确会场布置与设备要求4,明确会议责任人5,会议通知拟定发放6,会议文件准备7,会前检查三,会间服务1,入场礼仪2,会议签到3,规范服务4,技术保障5,相互协作6,会议记录7,外延工作8,安全保卫四,会后工作1,礼仪服务2,会场检查3,设施,设备检查4,材料,记录整理5,工作总结五,会务工作的分类与要求1,会见2,晚会3,茶会4,座谈5,展览6,发布会- 2 -六,会议座次安排常识1,关于会议主席台座次的安排2,仪式的座次安排3,合影座次安排4,会议座位安排七,校内场所资源资料1,图文信息中心会务场所资料2,行政楼会务场所资料3,行政楼裙楼会务场所资料- 3 -一,会议管理会议是集思广益,聚众议事的一种讨论形式.上海工程技术大学对在校区内举行的会议管理,目的是追求会议之必需,会议之效率,避免凡事开会之会海现象.我校将会议分成周安排会议,部门会议,外单位借场(委托)会议三类.1,周安排会议管理周安排会议是通过校长办公室将由校领导主持的重要活动和会议组织安排在一周会议安排中之会议活动.为使一周会议安排及时准确,做到"一周会议早知道",要求有关部门做好向校办报送工作,报送截止时间要求为每周四下午15:00.2,部门会议管理部门会议是由部门组织,召集,部门负责人主持的各种会议.为了使部门会议有序进行,请有关部门提前三天到校办办理会场使用登记手续.3,外单位借场(委托)会议管理外单位借场会议是外单位借用我校会议场所进行相关活动的会议.外单位委托会议是外单位委托我校有关部门组织实施,并使用我校会场的会议.外单位借场会议需要该单位与校办联系,签订借用协议,并经校领导批准,才予进行.外单位委托会议需由我校有关承接部门以部门报告形式向学校申请, 并经批准,在校办组织协调下进行各项会务准备工作.- 4 -二,会务准备工作内容会务准备工作是保证会议举行质量和效果的重要部分,需认真严谨地完成.会前应制订会务预案.1,明确会议主题主题是举行会议要完成的任务和目标.主题往往与会名相关,会名要名实相符,妥帖恰当.根据会议主题预设出席会议人员范围和人数,以达到会议举办效果.2,明确会议议程会议议程通常是指会议要进行的逐相内容的安排,也是主持者主持的方案.应经有关领导审定通过,并作为会议文件一部分发放给与会者.3,明确会场布置与设备要求会场是开会的场所,要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑会场的选用;会场布置要简约,与会议内容相符.根据会议的不同类型进行桌台,席卡,话筒,投影,鲜花等的准备.4,明确会议责任人会议筹备班子的人员组成和工作分配是保证会议组织完成重要前提,以使各部门(人员)分别按照其职责要求完成会议筹备和会议工作任务,做到人有专责, 事有专人.5,会议通知拟定发放会议通知必须简明扼要.通常须具备会名,会期,开始时间,地点,会议参加人员范围,入场凭证,筹备会议的联系人(单位,联系方式)等七要素.上述七要素,可据会议的特点,相取选用.通知发放应该与会议举行时间有一提前量,保证有途中时间和反馈时间.通知发出后,应跟踪落实.邀请市领导,委办领导出席,提前一个月报上级主管部门;邀请校领导出席,提前五～十个工作日报两办.6,会议文件准备会议文件在经有关方面审定完成后,应事先印制成册(页),在会议期间发放至每位与会者.- 5 -7,会前检查会前检查是落实预案,保证开好会议的重要步骤.现场检查的主要内容有会议文件材料的准备,会场布置以及会场扩音,播放设备等.这一工作应在会议正式开始前2小时完成,如是隔天上午举行的会议应在前一天下午完成.三,会间服务1,入场礼仪会务服务人员在会议开始前须站在会场入口处礼貌热情地向客人问好,并引请客人进入会场入座.先到达的客人入座以后,及时提供服务.2,会议签到及时了解准确掌握与会人员出席情况,及时正确地把出席,列席及缺席人数统计出来,报告主办方有关人员.会议进行半小时后,将签到册,签到台的整理,收集工作.3,规范服务会议期间,服务员站于会议室门口随时提供服务,直至会议结束.服务员20-30分钟为客人添加茶水,更换烟缸等,特殊情况按客人要求服务.会议中间休息,要尽快整理会场,补充和更换各种用品.4,技术保障影像,扩音设备操作者须保持高度的注意力,要有内外场分工,协调联系保持工况正常.5,相互协作相关会务工作人员保持在会场内外岗位工作,以便做好协调联络,临机应变. 6,会议记录做好有关如会议录像,照相,录音等会议记录工作.7,外延工作如布置休会茶歇,文体活动,与会人员合影及住宿交通返程等有关服务.8,安全保卫指定专人维护会场秩序,保持良好的会场秩序,确保会场安全.- 6 -四,会后工作1,礼仪服务会议结束时,服务员,工作人员应站在会场门口,微笑着向客人道别.2,会场检查与会人员完全离场后,会务人员及时仔细地检查会场,查看是否有遗忘的东西和文件,争取及时交还.对未及时交还的物品要有专人负责保存,尽快与主办方取得联系,及早送还.3,设施,设备检查将会议举办中使用的用具,设备整理好,对借用的用具,设备及时归还.关闭空调,电灯,窗,锁好会议室门.并对会场设备设施的使用状况做好检查并记录.4,材料,记录整理做好会议材料的整理工作.文件,席卡及相关材料的清退,收集,归档工作.5,工作总结对会务工作进行总结,肯定成绩,找出问题.对给予会议帮助的有关人士,及时寄感谢信表示谢意.- 7 -五,会务工作的分类与要求1,会见在约定时间,场合和方式为前提,接待者与来访者彼此对面相见的活动.各种级别的会谈,交往,交流活动.双方要共同协商安排好会见计划,明确时间,地点,议程及内容.2,晚会晚上举行的以文娱节目为主的集会.重大庆典等系列交流活动的组成部分.要根据来宾的性质,身份,风俗习惯,双方的相互关系,本地的传统文化和实际能力拟定,应以具有本地特色的音乐,歌曲,戏剧,舞蹈为主,必要时可加入一两个来宾所在地知名节目或来宾本人喜爱的节目.正装出席.演出时应印制专门的节目单,人手一份,对每个节目略加介绍.来宾座位的安排要便于安全保卫,位置要最佳,通常最好的座位在第七至九排的中间.还要让宾主集中就座,来宾进场,退场要比较方便.演出前,接待人员要在门口迎候,并专门设立休息厅,主人与来宾共同步入剧场,其他观众应起立鼓掌欢迎.演出结束时,主人与来宾要一同上台,向演员献花,见面,合影,来宾退场后,观众才离开.3,茶会用茶点招待宾客的社交活动集会.休闲,轻松,随意的社交活动.举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右.有些时候,亦可将其安排在上午十点钟左右. 茶话会时间的长度,若是将其限定在一个小时至两个小时之内,效果最佳.适宜举行茶话会的大致场地主要有学校的会议厅,学校的多功能厅,宾馆的多功能厅, 包高档的营业性茶楼或茶室.安排具体座次时,主要采取环绕式,散座式,圆桌式,主席式.除主要供应茶水之外,在茶话会上还可以为与会者略备一些点心,水果或是小吃.要求品种对路,数量充足,并且便于取食,最好同时将擦手巾一并上桌.4,座谈是在约定的时间,场所中,双方不拘形式地讨论的活动.各种讨论性,增进性,多边性的交流活动.举行双边洽谈时,应使用长桌或椭圆形桌子.在进行洽谈时,各方的主谈人员应在自己一方居中而坐,其余人员则应遵循右高左低的原则,依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐.举行多边洽谈时, 为了避免失礼,按照国际惯例,一般均以圆桌为洽谈桌来举行"圆桌会议".- 8 -5,展览以相关的主题,通过某种表现方式将展品陈列,供参观者观看的活动.可作为参观活动的一部分.工作内容主要包括参展单位的确定,展览内容的宣传,展示位置的分配,安全保卫的事项,辅助服务的项目等等.对参展人员要求在整体形象,待人礼貌,解说技巧等三个主要方面特别的重视:(1),努力维护整体形象.在一般情况下,要求在展位上工作的人员应当统一着装,男士应当剃须,女士则最好化淡妆.(2),时时注意待人礼貌.当观众走近自己的展位时,工作人员都要面含微笑,主动地向对方说:"您好!欢迎光临!"当观众离去时,工作人员应当真诚地向对方欠身施礼,并道以"谢谢光临",或是"再见".(3),三要善于运用解说技巧.在实事求是的前提下,要注意对其扬长避短.不过,争抢尾随观众兜售展品,弄虚作假,或是强行向观众推介展品,则不可取. 6,发布会以一定的主题向社会,新闻界传播信息的活动.具有重要意义的信息传播,宣传活动.发布会组织工作应当包括会议的筹备,媒体的邀请,现场的应酬,善后的事宜等四个主要方面的内容.筹备新闻发布会,要做好主题的确定,时空的选择,人员的安排,材料的准备等项具体工作.新闻发布会主持人应善于把握大局,长于引导提问,并且具有丰富的会议主持经验.(1),材料的准备:①.发言提纲;②.问答提纲;③.宣传提纲;④.辅助材料.(2),会后的事宜:①.了解新闻界的反应;②.整理保存会议资料;③.酌情采取补救措施;④.对于失误,要主动采取一些必要的对策.- 9 -六,座次安排常识1,关于会议主席台座次的安排(1),主席台必须排座次,放名签,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让.(2),主席台座次排列:①.领导为单数时,主要领导主席台人数为奇数时②.领导为偶数时,1,2号领导同时居中,2号领导依然主席台人数为偶数时机关排列次序排列.可灵活掌握,不生搬硬套.如对一些德高望重的老同轻的居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置.在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置.主③.几个机关的领导人同时上主席台,通常按志,也可适当往前排,而对一些较年领导同志,可适当往后排.另外,对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾,也不一定非得按职务高低来排,通常掌握的原则是:上级单位或同级单位的来宾, 其实际职务略低于主人一方领导的,可安排在主席台适当位置就座.这样,既体现出对客人的尊重,又使主客都感到较为得体.- 10 -2,仪式的座次安排字双方主人在左边,客人在主人的右边.双方其他人数一般对等,按主客3,合签左右排列.影座次安排(主席台安排相同)4,会议座位安排(1),长条桌①.与外宾会谈②.与上级领导座谈注:A为上级领导,B为主方席(2),沙发室注:A为主方,B为客方注:A为上级领导,B为主方领导- 11 -七,校内场所资源资料有,示这设和务备注:△表具有一施服志宏堂平面图图文信息中心会务接待场所资料设备,设施放置方式,可纳人数资源场所音响功放投影电视灯同讲沙背景尺寸单位米)横幅尺寸(单位米)光译台发礼堂式课堂式回形式(志宏堂△△6△△△△50人6×12 19.2×1.2第二报告厅△△△△△298人2.9×6.85 9.2×0.9第三报告厅120人80人40人4.9×2.6 △△△△△第四报告厅△△△△50人40 35 人人第五报告厅△24 人贵宾厅△△12人- 12 -行政楼会务接待场所资料设备,设施放置方式,可纳人数资源场所音响功放投影电视灯光同译讲台沙发礼堂式课堂式回形式背景尺寸(单位米)横幅尺寸(单位米)第一贵宾室△△△△△20人第二贵宾室△△△△△20人203会议室28人205会议室△△△63人视频会议室△△△△20人第九会议室16人第十会议室△△△40人第三贵宾室△△△△△14人第十一会议室16人第十二会议室△△△34人第四贵宾室△△△△△16人备注:有△,表示具有这一设施和服务第二报告厅平面图- 13 -行政楼桾楼会务接待场所资料设备,设施放置方式,可纳人数资源场所音响功放投影电视灯光同译讲台沙发礼堂式课堂式回形式背景尺寸(单位米)横幅尺寸(单位米)第一会议室14人第二会议室校级值班室第三会议室14人第四会议室16人第五会议室30人第六会议室30人第七会议室14人第八会议室30人B301会议室△△△△228人8.8×1.2 休息室△14人第十三会议室△△△36人备注:有△,表示具有这一设施和服务B301会议室平面图- 14 -。
会议操作手册
会议操作手册
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1.目的：会议是公司一项重要的工作方式，为了提高会议效率，保证会议效果，规范公司的会议工作,特制定本制度.
2.适用范围：本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议,部门内部会议不做要求，可做参考.
3.名词解释：
3.1汇报：使参会人员了解某项工作的状况，并就有关问题进行讨论和决策
7、会议主持人
7。1、会议主持人负责控制整个会议进程.
7。2、会议主持人在会议开始前，应该清点参会人员名单,向与会人员通报此次会议的会议目的，会议的具体议程;明确说明此次会议的注意事项和会议纪律；
7。3、会议主持人在会议过程中,应该控制讨论的方向和时间，促成会议目标的实现；
8、会议纪律
8。1会议迟到(含中间休息后回会场）,每出现一次，主管级5分绩效分扣除，经理级10分绩效分扣除;会议期间请假或有临时事情处理需提前告知部门负责人,并由部门负责人通知行政人事部，否则视为缺席，每次予以绩效分10分扣除；
6。2。4会议议程：
6.2。4.1会议议程的第一项是主持人讲解会议要求
6。2。4。2根据会议内容的不同，会议可分为汇报、通报、研讨等内容（参见名词解释）
6。2.4.3会议议程应以40分钟为单元，列出本单元的会议内容，如果某项内容多于40分钟，也应该分为多个单元，其目的保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。
6。2.6考勤及纪律要求。
6。2.6。1明确对会议纪律的要求（见后）。
6.2。6。2其它需要特殊说明的会议注意事项
1、会议通知的发送
跨部门的会议，会议组织部门应该提前3个工作日发出会议通知;涉及总经办全体成员参加的会议，应该提前5个工作日发出通知;以便与会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备；
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会议组织流程手册一、会前工作
1、接受任务并制定方案
2、筹备分工和组织实施
①接到会议指令后，大致了解决策层意图，对会议召开的类型、时间、地点、参会人员、会期、规格、标准等有统一认识。
②对人员做出分工
③由（住房、餐饮、会场）负责人寻找、选择好会议地点，经领导确认。
在会前至少一周确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。
④根据询价结果，由（采购、预算、结账）负责人做出详尽预算，报领导审批后提前借款。
依据会议的长短及对参会人员情况的确认，做费用明细，包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等。
⑤会议通知由（会议材料）负责人草拟并经领导审批后及时下发。
•☞在会前一周确定本次会议的议程，其中包括汇报的具体时间，主要内容及安排，汇报人，列席人员等事项。
•☞结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在会前一周发出。
⑥在通知规定的时间前，由（交通安排）负责人统计好开会人员的往返行程，同时做好所有人员的参会名单表，要求包括：姓名、性别、单位（职位）、通讯方式。
⑦每项工作完成后，由总协调人进行检查。
•☞在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草会议的会务通知，要求所有安排确定并详细。
应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图。
二、会议组织阶段
①住房安排→②餐饮安排→③会场安排→④交通安排→⑤物品的采购及准备→⑥检查
三、会议进行阶段
①接机（或其他交通工具）→②报到→③分配住房→④用餐→⑤会场服务→⑥其他活动→⑦送机（或其他交通工具）→⑧检查
四、会议收尾阶段。