专业技术人员业务档案的管理

办公室业务·office opertions/【摘要】专业技术人员档案是人才考评的重要参照，但当前的管理状态却较为紊乱，造成了查考利用的不便。

文章针对这一矛盾，提出了新的立卷模式，以优化该类档案材料的管理，使其在整理与利用上趋于合理化。

同时，笔者认为专业技术人员档案与人事档案的整合才是更为科学的个人档案管理模式。

【关键词】业务档案；专业技术人员；管理专业技术人员业务档案在人才选拔、人才调动、职称评审等方面发挥着重要作用，越来越受到各级领导的重视。

医疗事业单位的专业技术人员业务大都建立于尚未普及电脑管理的上世纪八十年代末九十年代初，大多数是参照人事档案管理的模式进行管理，把个人专业业务技术记录进行适当的分类，然后分别进行整理组卷归档。

医院根据当地人事部门、业务部门的要求，一般把个人专业业务技术活动的材料分为：“专业技术人员职称评审材料；专业技术业务人员考绩档案；专业技术人员聘任材料及资格证书；学历证书及进修培养材料；科研奖励学术论文工作总结荣誉证书；过失不良记录及处罚材料；年度考核材料；其他材料”等类别。

归档文件的卷内目录是用人工书写的，每类材料根据多寡不同，在目录纸上适当留有余地，便于增加材料时的填充，在人工管理的条件下，能做到这样，已经是相当不错了，它不仅能使个人开展业务工作的记录完整地保留了下来，而且能使材料有机地、系统地组合起来，完整地反映了一个专业技术人才的成长、经历过程，能使我们的组织、人事部门通过档案了解专业技术人才的储备状况，考评与了解专业技术人员的基本素质，有利于医疗事业单位专业技术业务人才的队伍建设，促进医疗事业单位专业技术业务人员整体素质的提高。

一、专业技术人员档案的管理现状目前，笔者从嘉兴市几家医疗事业单位了解的情况及外地调入我院人员的案卷来看，专业技术人员业务档案可以说乱象环生，案卷的整理归档各不相同。

有的单位相同于人事档案的管理，各类材料采用插页式十六开版本装订，每类材料每年插一次，把A4纸的材料裁剪成十六开，把小于十六开的纸张补充到十六开大小，这样的做法虽然美观，但却破坏了档案的原始形态。

每类材料基本上是人工书写填入卷首目录，工作量大且繁琐，由于材料随时会新增，档案时间垮度长，目录书写不可能一个人完成，所以多人书写造成卷首目录的字迹比较乱，影响美观；如果目录中的预留空间不够填充，还得重抄目录，造成人力物力的浪费。

有的单位因为这个原因，索性将新增的材料根据类别装入每人的案卷中，连目录也不填写。

虽然材料可以找到，但造成的结果是管理者不知其卷内有何许材料，利用时手忙脚乱很不方便。

无论是手工书写卷内目录还是不书写目录，若需要了解案卷中所存材料都必须打开原始案卷方可得知，很不方便，也不科学，文件材料重复归档的现象（材料以双份或多份的形式出现）较为普遍。

随着时代的发展，传统的立卷模式与档案内容不断增多、利用频繁之间的矛盾越来越突出，信息化是专业技术人员业务档案立卷与管理的必然要求。

笔者所在的单位嘉兴市第一医院，在个人专业技术业务档案立卷归档方面一直是做得比较好的，但是，近年来随着人员流动的频繁，晋升晋级人员的增加，人才培养整合的加速，材料的增加变动较为频繁，对于专业技术人员业务档案的利用也来越多，调阅、复印、咨询几乎每天都有。

我们感觉到做好这项工作压力越来越大，传统的手工书写目录的立卷方式，已经很难适应档案管理与利用的要求。

针对专业技术人员业务档案管理纷乱的现状，我们医院综合档案室借档案29办公室业务2013·1office opertions 办公室业务·管理软件升级更新的机会，要求软件开发商为我院档案管理软件进行了个人专业技术业务档案管理模块的拓展，把以前仅以案卷存在的模式，改革成以一文一件的模式，即将每份材料根据不同类别著录于其个人的文件级题名中，使每类材料所含内容可以在电子档案目录中完整呈现。

二、专业技术人员业务档案目录电子化管理的优势专业技术人员业务档案目录电子化，对于档案收集、整理、检索、保管、提供利用及编研等方便都是有利的。

如前所述，由于档案管理者及人事部门不清楚档案中已归档的内容，造成了专业技术人员业务档案的重复归档与收集，这不仅造成了人力物力的浪费，也不符合档案归档文件的原始性与唯一性的要求。

在目录电子化立卷模式下，人事部门及档案管理者在不翻开档案案卷的情况下通过档案管理软件清楚看到档案中已归档的内容，有效避免了重复归档，提高了工作效率及归档质量。

在档案整理方面，它克服了手工书写目录字迹混乱的现象，电子目录整齐划一，清晰可辩，不存在模糊不清或产生歧义的状况。

此外，电子目录不必拘泥载体的大小规格，不论是何型纸张，只要通过整理叠齐，都可以原始状态下装盒存档，保持了档案材料纸张来源的原始性。

需要利用时，只要点击案卷档号或者姓名，就可阅读到相应的电子档案目录，有关这个案卷的文件材料悉数呈现在你的眼前，这样无需翻开原始案卷就可以查询到基本信息，为利用者提供了便利。

档案的生命在于利用，要使利用方便，就得靠高质量的编研，档案目录的电子化为编研提供了便利，比如想知道医院有哪些正高级医师，你只要打开电脑档案管理软件查询系统键，输入正高级医师，点击查询，所有正高级医师的名单及人数就会组合呈现在你的面前。

平时档案管理人员可通过档案管理软件选题做好编研，提供给院领导作参考，促进医院管理向更高层次发展。

从低碳环保的角度讲，电子目录节约了纸张。

档案卷内目录的内容，我们可以随时添加，纸质卷内目录可以打印，也可以不打印，我们认为以不打印为好，因为每卷材料的增加是动态的，随时都有增加，所以，以电子目录保存为好，只有当人员调动、上级领导检查、人员退休时方打印出目录，装订成册。

平时查阅、调档以电子目录为准，归档文件编号对号查询就行了。

此外，目录电子化有利于档案数字化，即把每个人的专业技术业务档案通过扫描等方式建立电子档案库，这样在利用时就不必翻出原始案卷，只要点击电脑，就可以完成工作。

还可通过与人事部门联网的方式，完善电子著录与实物文件的归档交接，既保证了档案的安全，也保证了材料的完整性与系统性。

三、专业技术人员档案管理的展望专业技术人员业务档案的建立，已经过去二十多年，但管理上却仍非常不完善。

医疗事业单位在材料分类上各不相同，没有统一的标准，不像人事档案全国一个标准，十大类材料分类非常明确，材料的排列次序，管理上衔接都有科学依据。

而专业技术人员业务档案，国家至今没有一个统一的标准，材料归类也不尽相同，一个地方一个样，就是一个地方也有不一样的，因此，笔者呼吁尽快出台国家或者地方标准，只有在标准统一的基础上，才能开发出更好的管理软件，便于专业技术人员业务档案的数字化管理。

以前，专业技术人员属于业务干部，纳入干部档案管理体制进行管理。

上世纪80年代末90年代初，省科技干部局提出要建立专业技术人员档案，并制定了“专业技术人员业务考绩档案”①的表式小册子。

随之，事业单位档案管理部门将其作为一大类材料存储于个人业务档案中，这本考绩档案，原来是手工填写内容的，登记内容达10多项①，现在已经是电子化时代了，各项考核的材料都有了，还有填写的必要吗？如果填写必浪费人力物力，不填写把又仅保留一本空册，没有任何意义。

当然我们不否定历史，过去存在的，我们保留着，但是现在新的工作人员还要保留此栏吗？笔者认为已经不需要了，所以，亟待规范化的标准出台。

此外，有很多材料是人事档案中退还回来的，如就业协议书，户口转移证明等，不属于人事档案归档的范畴，从材料的内容上考证也不属于业务档案的专业范畴。

这类材料弃之可惜，又没有存档的必要，从保护档案的角度出发，很多单位只能将其暂放于个人专业技术业务档案里，这样的矛盾也亟需专业技术人员档案的规范化标准的出台。

从档案的科学管理与利用的角度考虑，特别是专业技术人员现在已经不是原来意义上的“干部”了，笔者认为专业技术人员业务档案与人事档案的整合，是专业技术人员业务档案改革方向，且势在必行。

无论业务档案还是人事档案，它的参照物都是人，两者整合在一起，更能全面地反映这个人的整体风貌，人为地把人事档案与专业技术业务档案割裂开来是不科学的，同样办一件事情，人事、组织部门分别要调阅当事人的人事档案与专业技术业务档案。

而且，就目前来说，事业单位的人事档案是主管部门统一管理的，而业务档案又是各单位自行管理的，这样，就增加了人事、组织部门的工作难度与工作量，既浪费了人力物力，又起到了事倍功半的结果。

所以，人事档案与业务档案实际上是一个母胎里的两个孩子，我们没有理由使之分开，合二为一可能更有利于资源的节约，档案的管理，与档案作用的发挥。

注释：①专业技术人员业务考绩档案：浙江省科技干部局出版，是记载专业技术人员工作成就、技术水平和业务能力的表格式材料。

其中需要填写的内容有“基本情况、主要经历、担任过的主要专业技术工作、考核登记、国内进修情况登记、出国工作学习考察及参加国际学术活动等情况、培养人才情况登记、外语水平登记、处分登记、晋升晋级登记”。

30办公室业务2013·1。