浅谈学校后勤管理工作精细化精编版

浅谈学校后勤管理工作

精细化精编版

MQS system office room 【MQS16H-TTMS2A-MQSS8Q8-MQSH16898】

浅谈学校后勤管理工作精细化

北京市八一学校总务处巴军

【内容摘要】

本文以学校后勤管理工作为出发点，详细解读了精细化管理的概念以及在当前背景下，对学校后勤管理工作精细化的需求。文章着重描述了实现后勤精细化管理的有效方法，并结合实际经验提出了实施后勤管理精细化需要注意的几个问题，有理论、有案例、有经验交流，为学校后勤管理工作的提高提供了很好的借鉴意义。

【关键词】学校后勤管理精细化

【正文】

老子曾说：天下大事，必做于细。学校后勤工作能否做成精品，关键在于是否拥有科学化、精细化的高水平的管理。

一、何谓精细化管理

精细化管理1中的“精”可以理解为精益求精；“细”可以解释为细致、具体，细针密缕。精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化。它要求每一个管理者都要工作到位、尽职。精细化管理最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。

二、对后勤精细化管理的需求背景

在现代社会，精细化管理不是可有可无的，有时甚至起决定作用。理由如下：

1、时代的变化和社会的需要

现代社会，竞争越来越激烈，做为学校，教学上的竞争是一方面，后勤保障也是重要的一面。在升学季，论坛、即时通讯空间，除了分数指标，也充斥着宿舍住几个人、食堂怎么样、教室是否有空调、图书馆藏书几何、校服是否漂亮等诸多对比、评论，说明社会、家长、学生对学校的需求水平日益成熟与提高，要求越来越细、越来越具体，这是社会发展的必然。

同时，大部分学校的资金来源于政府税收，规范的流程、提高使用效率和科学、透明的细节考量都是向纳税人负责的表现，这些促进了精细化管理的进程。

2、学校规模与部门协调事务的增多

现代学校分工更细，经常需要各部门之间协调解决问题，部门之间的协作也是越来越紧密，更重要的是后勤事务的繁杂与过去不可同日而语：财务不只是记个往来帐目，还要参与大量的绩效考评；水电供暖维修已不只是桌椅门窗电灯暖气，更有空调多媒体等现代化的设备，甚至还要通过维修工作折射出班级公物管理水平……因此，没有有效的、精细化的管理，来协调各方事务，会让学校工作捉襟见肘、举步为艰。

3、贯彻落实、提高效能的需求

在目前的后勤管理工作中，还存在粗放式管理，管理方法比较落后，思想观念比较陈旧，服务工作被动等问题，因此后勤的精细化管理是非常必要的。学校要全面、协调和可持续的发展，让规划能有效贯彻到每个部门、每个环节，并发挥作用，需要有优良的执行能力和运作水平，这些都需要精细化管理做支撑。

三、实现后勤精细化管理的有效方法

1、建立专业、明确、细化的岗位职责体系

俗语说：没有规矩难成方圆，精细化管理首先需要有有效的制度保障，应该从每个岗位职责的细化、量化开始。

现实中，每个后勤部门都会有管理制度，但是，常常，我们从管理制度中看到的是这样的叙述：“认真执行学校规定，严格遵守采购制度”、“定期检查，出现问题及时汇报”、“有良好的服务意识，为教职工排忧解难”等等，在这里，具体的采购制度是什么？定期是多长时间？良好的服务如何体现？都没有具体的描述，泛泛而谈，没有专业化、具体性描述岗位的工作权责，这样的文件就像一纸空文。每个人的理解有不同，在现实中如何执行与考评令人困惑，因而规章制度缺少可执行性和操作性。

进行精细化管理，在制定职责时，应该具有专业、明确、细化的特征，或者配有相应的细则或指导书，使其具有可操作性，方便做出评价。对每项工作、每个岗位都可以按照“做什么、为什么做、何时做、谁来做、怎么做、做到什么程度、如何检查考核、达不到要求承担什么责任”等程序和内容，严格规定岗位的权利、责任和义务，立足“人人有事干，事事有人管”的思路2。

例如：对于总务内勤这个岗位，如果把职责写成“负责接收各部门的采购申请单，找领导签字并做整理”，就不如写成“负责接收各部门的采购申请单，审

查是否规范并告知申请人，当天及时找后勤主管领导签字，若不符合签字条件，要在24小时内反馈给申请人(特殊情况除外)，最后把签字齐全的采购单交给总务主任派发”这样更有效。适当的量化、适宜的操作指导，使职责更有效、更便于贯彻执行。再比如：“接听电话不可先行挂断”总比“提升服务意识”更具体有效。工欲善其事，必先利其器，管理制度的科学、细化、规范就是进行有效管理的利器。因此建议编制各种岗位管理细则。

2、发挥信息化数据统计的作用，建立科学的考评体系

精细化管理必须有制度，有过程，有监管，有反馈，有整改，有落实。没有有效的考评体系，就难于落实。在信息社会，这一切都需要有数据做支撑，数据是考评体系的基础，数据为我们的管理增加了深度，考评体系应该努力摒弃一些主观性的东西，扎实做好数据基础，用数据说话，才能使管理更加精准到位。

例如，如何衡量维修工作的好坏，如果只停留在接电话，派人去维修，最后问问修得怎么样……那只是粗放型的管理模式。我们可以设计一些表格，进行数据统计，从中反映出维修工作的优劣。如在表格中，我们设计了除具体维修人员的姓名、维修任务等栏目外，还增加服务反馈栏目，包括响应时间、工作态度、维修质量等满意度栏目，让被服务对象填写，收集起来，能体现出维修服务的好坏。更可以在维修零件领用记录、是否是一个月内的返修项目等体现出维修工作的质量。这些数据收集起来，就基本能够反映出整个维修工作的优劣。像这样有了定量分析与数学统计的应用，在管理中就不是泛泛地说好与坏，而是有的放矢，使管理工作更有针对性。

有了数字化、科学化的评估指标体系，既可以考核、评价后勤管理工作的优劣，也可以作为提高其服务水平和保障能力的指标。做好评估指标体系，就可以有针对性地开展工作，对每项指标按照要求的标准进行优化改进，从而提高后勤管理工作的水平。

3、在后勤部门中培养精细化管理的文化氛围

优秀的文化氛围是提高精细化管理制度执行力的保证。如何建立并强化员工对精细化管理的认同，直接关系到精细化管理的顺利推进和预期效果。

而精细化管理实施的量化、细化和标准化、程序化会从根本上改变员工的行为方式，两者之间会产生冲突。一些员工，特别是长期以来已经适应旧的管理模式的老员工，可能会感到不习惯、不适应，认为精细化管理太过麻烦、苛刻，从