纸质档案数字化规范DAT31—2017
《纸质档案数字化技术规范》(DAT 31-2005)
《纸质档案数字化技术规范》(DAT 31-2005)《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)(2008-05-07 12:48:46)(中华人民共和国档案行业标准 DA/T 31-2005,中华人民共和国国家档案局2005年4月30日发布,2005年9月1日起实施)1 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
GB,T 17235.1 连续色调静态图像的数字压缩编码T 17235.2 连续色调静态图像的数字压缩编码 GB,GB,T 18894—2002 电子文件归档与管理规范ITU(CCITT)G3 二值图像压缩算法ITU(CCITT)G4 二值图像压缩算法DA,T18—1999 档案著录规则档案管理软件功能要求暂行规定国家档案局档发[2001]6号3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1数字化 Digitization用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程。
3.2纸质档案数字化Digitization of Paper—Based Records 对普通(黑色字迹清晰)的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程。
3(3数字图像 Digital Image表示景物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样一连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列。
3(4黑白二值图像 Binary Image只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。
DAT 31-2005 纸质档案数字化技术规范
纸质档案数字化技术规范DA/T 32-2005(2005年4月30日发布2005年9月1日实施)一、概述国家标准《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31—2005是由中国国家档案局颁布的,其批准时间为2005年4月30日,实施时间为2005年9月1日。
该标准共分为十三章。
其中包括范围,规范性引用文件,术语和定义,纸质档案数字化基本要求,档案整理,档案扫描,图像处理,图像存储,目录建库,数据挂接,数据验收,数据备份,数字化成果管理等。
该技术规范的出台结束了我国纸质档案数字化的初探阶段,标志着我国各级档案馆馆藏数字化技术的成熟。
二、主要条款简介第一章范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
第二章规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件其最新版本适用于本标准。
GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第一部分:要求和指南。
GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第二部分:一致性测试GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范。
第三章术语和定义下列术语和定义适用于该标准。
(1)数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
(2)纸质档案数字化digitization of paper-based records采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
(3)数字图像digital image表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生。
《纸质档案数字化规范》(DAT 3311—2017)要点解读及内容分析
法规标准摘要:国家档案局颁布的《纸质档案数字化规范》(DA/T31—2017)是为适应数字化技术水平显著提升、管理要素日渐复杂和档案保护需求迫切的新形势而制定的。
它具有系统性、科学性和适时性的特点。
本文通过对比前一版本及联系相关标准,对其结构和主要内容进行了分析和解读,并指出其存在术语和定义数量不足、质量有待提升,部分条目集中度不够和部分标题与内容不对应等不足。
关键词:纸质档案数字化管理行业标准我国自20世纪末就开始了纸质档案的数字化工作,从试点探索到渐成体系,各类标准规范在这一过程中发挥了关键作用,2005年发布的《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31—2005)[1](以下简称“2005年《规范》”)便是其中最为重要的一部。
然而,十多年过去了,我国的数字化环境发生了重大变化。
技术手段方面,数字设备、存储条件、网络等都已完成数轮更新换代;管理要求方面,由于纸质档案数字化所涉及的要素和环节日益复杂,全程管理和精细化管理成为必须;政策环境方面,“保障档案实体和原件安全”在2014年的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中被特别强调。
面对新形势,2005年《规范》已难以满足纸质档案数字化的现实要求。
因此,经全面调研和科学组织,国家档案局于2017年8月2日发布了新的《纸质档案数字化规范》(DA/T31—2017)[2](以下简称《规范》),代替2005年《规范》。
本文分析了《规范》结构内容方面的特点,并对其不足之处提出了改进意见。
一、《规范》的结构变化在2005年《规范》的基础上,《规范》对结构进行了部分调整,主要表现在以下方面:第一,增加了较大幅面的组织与管理部分的内容,从机构及人员、基础设施到档案数字化外包均有所覆盖,而原先零散的管理与组织要求则得以整合。
此外,附录部分还增加了“纸质档案数字化流程示例”“纸质档案数字化前处理工作单”等参考性图表,进一步规范了纸质档案数字化工作。
第二,删除了“数据备份”和“数字化成果管理”两章内容,使规范更加聚焦数字化工作本身。
DAT31-2017年《纸质档案数字化规范》
目录前言 (4)引言 (6)纸质档案数字化规范 (7)1 范围 (7)2 规范性引用文件 (7)3 术语和定义 (7)4 总则 (8)5.组织与管理 (9)5.1 机构及人员 (9)5.2 基础设施 (10)5.3 工作方案 (10)5.4 管理制度 (11)5.5 工作流程控制 (12)5.6 工作文件管理 (12)5.7 档案数字化外包 (13)6 档案出库 (14)7 数字化前处理 (14)7.1 确定扫描页 (14)7.2 编制页号 (14)7.3 目录数据准备 (15)7.4 拆除装订 (15)8 目录数据库建立 (15)9 档案扫描 (16)9.1 基本要求 (16)9.2 扫描设备 (17)9.3 扫描色彩模式 (17)9.4 扫描分辨率 (18)9.5 存储格式 (18)9.6 图像命名 (19)10 图像处理 (19)10.1 图像拼接 (19)10.2 旋转及纠偏 (19)10.3 裁边 (20)10.4 去污 (20)10.5 图像质量检查 (20)11 数据挂接 (20)12 数字化成果验收与移交 (21)12.1 验收方式 (21)12.2 验收内容 (21)12.3 验收指标 (22)12.4 验收结论 (22)12.5 移交 (23)前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准替代DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》。
本标准与DA/T 31-2005相比,主要技术变化如下:——标题进行了修改;——增强组织与管理部分的内容,完善数字化工作中管理相关要求;——增强数字化前处理部分的内容,包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求;——增加数字化过程中元数据采集的要求;——修改了档案扫描部分参数要求;——修改了图像处理部分内容,更加强调保持档案原貌的要求;——细化了数字化成果验收的内容;——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关内容。
本标准由国家档案局提出并归口。
DA/T纸质档案数字化技术规范
纸质档案数字化技术规范DA/T31-20051 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求;本标准适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理;2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款;凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单不包括勘误的内容或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本;凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准;GB/T 连续色调静态图像的数字压缩编码GB/T 连续色调静态图像的数字压缩编码GB/T 18894 2002 电子文件归档与管理规范ITUCCITTG3 二值图像压缩算法ITUCCITTG4 二值图像压缩算法DA/T18 1999 档案著录规则档案管理软件功能要求暂行规定国家档案局档发20016号3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准;数字化 Digitization用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程;纸质档案数字化Digitization of Paper Based Records对普通黑色字迹清晰的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程;3.3数字图像 Digital Image表示景物图像的整数阵列;一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生;在矩阵或其他网络上采样一连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列;3.4黑白二值图像 Binary Image只有黑白两级灰度的数字图像;它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等;3.5连续色调静态图像 Continuous tone Still Image以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像;3.6失真度 Distortion Measure对档案原件进行数字化转换后,在同等测试环境下,数字图像与档案原件色彩、几何、压缩算法等差值;3.7可懂度 intelligibility表示数字图像向人或机器提供信息的能力;3.8清除图像冗余或对图像近似的任一种过程,其目的是对图像以更紧凑的形式表现;3. 9分辨率Resolution指单位长度内图像包含的点数或像素数;TIFF Tagged Tmage File Format标记图像文件格式;一种基于标记的无损不丢失信息压缩格式,用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件;因为它存储图像细微层次的信息非常多,图像的质量也得以提高,故而非常有利于原件为黑白档案的复制储存;JPEG Joint photographic Experts Group联合照片专家组;一种丢失少量信息的压缩格式,尤其适用于屏幕和打印显示,支持所有主要计算机平台和Web浏览器;JPEG格式文件小,影像质量多数情况下均可接受;考虑储存空间及传输效率,原件为彩色的档案可迁此格式复制储存;4 数字化基本流程纸质档案数字化的基本流程主要包括案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序;4.1 案卷整理对需要扫描的案卷进行适当整理,做出标识;4.2 目录建库为数字化的档案检索而建立必要的目录数据库;4.3 批量扫描按照档案数字化具体任务的整体安排按计划分批次进行扫描;4.4 数据处理4.4.1 对扫描图像进行校对,确保图像完整无误,并视需要对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理;4.4.2 对裸数据进行验收前的相应处理,包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件,以及数据的挂接、检验、上载、质量检查和备份;4.5 信息存储根据不同的扫描图像选择适当数据格式、编码方式和存储介质对信息进行保存;4.6 检索利用按用户需求提供检索利用;5 案卷整理在批量扫描之前,按下述步骤对案卷进行整理,确保档案数字化质量;5.1 分件5.1.1 把同一案卷中的扫描件和非扫描件分开;5.1.2 在扫描件中将大图、照片插入指示页,便于扫描工序批量扫描,实际图像放在图像处理时进行重扫,替换指示页;5.1.3 填写数据加工过程处理单见附录A,对需要特殊处理的页,标识清楚;5.2 分页对批量扫描前的档案进行页号、件号的标注;如在标注中与原档案中的件数、页号不一致,应以此为准;5.3 拆卷去除档案中原来的装订物,以便后续扫描工作的进行;5.4 装卷按档案保管要求恢复原装订;6 建目录库6.1 目录著录根据DA/T18确定档案著录项,并进行著录;6.2 数据格式选择所选定的数据格式通用,应能直接或间接与DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换;6.3 目录输入将著录好的目录输入计算机内,建立机读目录数据库;7 批量扫描7.1 扫描方式纸质档案扫描可采用黑白二值图像和连续色调图像两种方式;7.1.1 页面为单色文字的纸质档案,宜采用黑白二值图像扫描;页面为多色文字图像的档案文件,可采用连续色调图像扫描;7.1.2 字迹清晰、不带图片的档案材料,采用黑白二值图像扫描;清晰度较差或带有图片的档案材料,可采用连续色调图像扫描;7.2 分辨率选择7.2.1 单色页面档案文件,扫描分辨率一般建议选择100~200dpi;7.2.2 彩色页面档案文件,扫描分辨率可选择100dpi以上参数值进行;7.2.3 大幅面档案文件,如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的,可选用大幅面图像扫描仪如A0、大幅面数码平台、缩微照像后胶片数字转换,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接;扫描分辨率应选择1OOdpi以上;7.2.4 需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率;如原件质量较差且尺寸较小,可适当提高分辨率;反之也可相应减少分辨率,增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准;7.3 特殊页面的扫描7.3.1 粘贴页与表格对于粘贴折页,可用大幅面扫描仪扫描,或先分部扫描后拼接;对部分字体很小、字迹密集的情况,可适当提高扫描分辨率,选择灰度扫描或彩色扫描,采用局部深化技术解决;对字迹与表格颜色深度不同的,采用局部淡化技术解决7.3.2 一般文本流程图采用适当的分辨率扫描及局部深化技术,确保文本流程图清晰;同时采用不同设备满足文本流程图的扫描工作;7.3.3 插图采用高分辨率灰度或彩色扫描技术将插图与文字一起扫描,保证原来的页面布局和插图清晰;7.3. 4照片对于页面中有黑白或彩色照片的文件,采用JPEG格式扫描,确保照片清晰度,同时可避免图像存储空间过大;7.4 文件命名方式7.4.1 建立文件夹扫描时文件夹的建立应按档案实体分级建立,其中的每一份文件也需要单独建立文件夹;7.4.2 文件夹命名方法,以档案实体中的档号命名,一般为3位数,不足3位数的左边补“0”;8 数据处理8.1 图像处理8.1.1 纠偏对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正,保证数字图像的偏斜角度小于1度;图像偏斜不超过页面内半个文字;8.1.2 去污去除数字图像中影响可懂度的杂质;档案数字化图像的去污,应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则;8.1.2.1 局部去污,如去除黑边、污点;8.1.2.2 整体去污,可一次性去除页面上的污渍;8.1.3 拼接为保证档案数字化图像的整体性,对幅面分离的数字图像进行拼接;8.1.4 校对8.1.4.1 一次校对,检查扫描完的图像质量情况,对不合格的图像进行标记退回重新扫描;8.1.4.2 纠错处理,根据一次校对中提出的诸如污渍、黑边、偏斜、图像质量等问题,结合数据加工过程处理单见附录A情况,对每份图像进行相应的处理;8.1.4.3 二次校对,对一次校对及数据处理后的数字图像再次进行检查,并标记图像处理过程中不清晰的页面;不合格的退回重新处理;8.2 数据质量检查8.2.1 文字录入质量对录入域清单上所标明的各著录项的文字录入进行正确率控制,保证错误率低于3‰;8.2.2 图像质量对纸质文件扫描后形成的图像文件进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等问题的控制,以达到要求的图像质量;保证扫描后的数字图像清晰,便于清楚阅读,适应各种纸张和手写、印刷字的情况;8.3 数据挂接档案条目数据与图像文件的对应准确程度的控制;在生成裸数据光盘之前,根据资料整理信息、扫描前的标引信息及卷内文件页号信息核查图像文件总数是否与实际文件数相等,如不相等则不能生成裸数据光盘,可打印出清单,回退给图像处理人员补扫;8.4 数据检验8.4.1 将裸数据进行验收前的相应处理,包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件;8.4.2 对数据进行检验,给出合格或不合格结论;8.4.3 将数字加工后的数据转换为裸数据光盘格式,拷贝到活动硬盘上;8.4.4 系统应自动记录检验进度;8.5 数据上载档案数字化各工序的数据通过网络及时上载到数据服务器端汇总,其中数字图像自动搜索对应的目录数据,加入对应的电子地址数字图像文件名,建立起一一对应的关系;8.6 数据备份定期对服务器的各类数据进行备份,防止数据丢失;9 信息存储以JPEG数字压缩编码或TIFF国际通用标准格式;采用国际标准的传真文档压缩格式压缩后,分别按页编号后分页存储;数字图像的存储管理应保持原纸质档案的保管模式对应存储;9.1 压缩存储格式档案数字图像格式采用TIFF和JPEG数字压缩编码;9.1.1 黑白二值图像黑白二值扫描图像文件采用TIFFCCITT G3格式二值图像压缩算法,压缩率就绪Cr为15:1;也可采用TIFFCCIFF G4格式二值图像压缩算法,压缩率Cr为3 O:1;9.1.2 连续色调静态图像连续色调静态图像采用JPEG数字压缩编码,平均压缩率cr为15:1;9.2 编码方式应尽是采用实时操作性强的编码方式;失真度编码,用较少的比特率获得较好的图像质量;无失真编码,以低压缩保持信息的不失真;一般情况下宜采用国际通用编解码算法;9.3 存储方式与载体可选用在线和离线、不同载体进行存储;10 检索利用10.1 检索利用方式档案数字图像检索利用可采用单机、局域网和互联网三种方式;局域网中传输利用,应保证数据在内部局域网10Base T带宽下,平均1秒内显示响应完成;互联网中传输利用,互联网56Kbit/s带宽下,平均5秒内显示响应完成;为此要求一般每页档案数字图像的存储容量为50K以内;10.2 检索软件配置检索软件应符合国家档案局制定的档案管理软件功能要求暂行规定的各项要求;检索软件应具备目录检索与档案数字图像方便调阅的基本功能;。
DAT 纸质档案数字化规范
目录前言 ....................................................引言 .................................................... 纸质档案数字化规范 ..........................................1 范围 .....................................................2 规范性引用文件 ...........................................3 术语和定义 ...............................................4 总则 ..................................................... 5.组织与管理 ...............................................5.1 机构及人员 .........................................5.2 基础设施 ...........................................5.3 工作方案 ...........................................5.4 管理制度 ...........................................5.5 工作流程控制 .......................................5.6 工作文件管理 .......................................5.7 档案数字化外包 .....................................6 档案出库 .................................................7 数字化前处理 .............................................7.1 确定扫描页 .........................................7.2 编制页号 ...........................................7.3 目录数据准备 (12)7.4 拆除装订 ...........................................7.5 技术修复 ...........................................8 目录数据库建立 ...........................................9 档案扫描 .................................................9.1 基本要求 ...........................................9.2 扫描设备 ...........................................9.3 扫描色彩模式 .......................................9.4 扫描分辨率 .........................................9.5 存储格式 ...........................................9.6 图像命名 .............................. 错误!未定义书签。
DAT 31-2017《纸质档案数字化要求规范》
目录前言 (4)引言 (6)纸质档案数字化规 (7)1 围 (7)2 规性引用文件 (7)3 术语和定义 (7)4 总则 (8)5.组织与管理 (9)5.1 机构及人员 (9)5.2 基础设施 (10)5.3 工作方案 (10)5.4 管理制度 (11)5.5 工作流程控制 (12)5.6 工作文件管理 (12)5.7 档案数字化外包 (13)6 档案出库 (13)7 数字化前处理 (14)7.1 确定扫描页 (14)7.2 编制页号 (14)7.3 目录数据准备 (15)7.4 拆除装订 (15)7.5 技术修复 (15)8 目录数据库建立 (15)9 档案扫描 (16)9.1 基本要求 (16)9.2 扫描设备 (17)9.3 扫描色彩模式 (17)9.4 扫描分辨率 (18)9.5 存储格式 (18)9.6 图像命名 (19)10 图像处理 (19)10.1 图像拼接 (19)10.2 旋转及纠偏 (19)10.3 裁边 (20)10.4 去污 (20)10.5 图像质量检查 (20)11 数据挂接 (20)12 数字化成果验收与移交 (21)12.1 验收方式 (21)12.2 验收容 (21)12.3 验收指标 (22)12.4 验收结论 (22)12.5 移交 (23)13 档案归还入库 (23)前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准替代DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规》。
本标准与DA/T 31-2005相比,主要技术变化如下:——标题进行了修改;——增强组织与管理部分的容,完善数字化工作中管理相关要求;——增强数字化前处理部分的容,包括对实体档案保护和档案规化管理方面的要求;——增加数字化过程中元数据采集的要求;——修改了档案扫描部分参数要求;——修改了图像处理部分容,更加强调保持档案原貌的要求;——细化了数字化成果验收的容;——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关容。
纸质档案数字化技术规范(DAT31—2005)
纸 质 档 案 数 字 化 技 术 规 范(DA/T 31—2005)2005-04-30发布 2005-09-01实施纸质档案数字化技术规范1 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引川文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡足不注日期的引用文件其最新版本适用于本标准。
GB/T 17235·1连续色调静态图像的数字压缩编码第一部分:要求和指南GB/T l7205·2还续色调静态图像的数字压缩编码第二部分:一致性测试GB/T l8894电子文件归档与管理规范3 术语和定义下列术语利定义适用于本标准。
3·1数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
3·2纸质档案数字化digitization of paper-based records采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3·3数字图像digital image表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列。
3·4黑白二值图像binary image只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3·5连续色调静态图像continuous-tone still image以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中,通常表现为灰度扫描利彩色扫描两种模式。
DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范
纸质档案数字化技术规范(DA/T31--2005)1 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩编码第一部分:要求和指南GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩编码第二部分:一致性测试GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
3.2纸质档案数字化digitization of paper-based records采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3.3数字图像digital image表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样--连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列。
3.4黑白二值图像binary image只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3.5连续色调静态图像continuous-tone still image以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中,通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
3.6分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英吋点数(dpi)表示。
纸质档案数字化工作流程与规范要求
确定数字化对象与制定总体方案
(四)工作流程控制 制定的工作流程和各环节操作规范等,可对数字化全过程进行有效的控 制。比如,及时对档案扫描、图像处理等各个环节产生的工作数据进行备份; 应建立完善的问题反馈机制,对纸质档案数字化工作过程中发现的问题及时 进行反馈和完善,确保数字化成果质量。 (五)管理制度 要求从岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理等方面制 定科学、规范的管理制度,并在数字化工作过程中严格执行,以便使纸质档 案数字化工作质量和档案安全得以有效保障。 岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的目标和职责,形成明确的岗 位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等;人员管理制度主要对人员的安全 保密、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规 范;场地管理制度主要对工作场地内基础设施及环境、网络、监控设施、现 场物品及证件等的管理进行规范;设备管理制度主要对数字化工作各环节涉 及的全部设备的管理进行规范,确保设备安全、科学、高效运行;数据管理 制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范。
纸质档案数字化工作流程 与规范要求
纸质档案数字化的概念
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字 文本的处理过程(DAT/31-2005)。
采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工,使其转化为存储在磁带、 磁盘、光盘等载体上的数字图像,并按照纸质档案的内在联系,建立起目录 数据与数字图像关联关系的处理过程。
2005年
2015年
2017年
(DA/T31-2005)
国家档案局出台了《纸质 档案数字化技术规范》( DA/T31-2005)
(征求意见稿)
DAT31-2017《纸质档案数字化要求规范》
目录前言 (3)引言 (5)纸质档案数字化规范 (6)1 范围 (6)2 规范性引用文件 (6)3 术语和定义 (6)4 总则 (7)5.组织与管理 (8)5.1 机构及人员 (8)5.2 基础设施 (9)5.3 工作方案 (9)5.4 管理制度 (10)5.5 工作流程控制 (11)5.6 工作文件管理 (11)5.7 档案数字化外包 (12)6 档案出库 (13)7 数字化前处理 (13)7.1 确定扫描页 (13)7.2 编制页号 (13)7.3 目录数据准备 (14)7.4 拆除装订 (14)7.5 技术修复 (14)8 目录数据库建立 (14)9 档案扫描 (15)9.1 基本要求 (15)9.2 扫描设备 (16)9.3 扫描色彩模式 (16)9.4 扫描分辨率 (17)9.5 存储格式 (17)9.6 图像命名 (18)10 图像处理 (18)10.1 图像拼接 (18)10.2 旋转及纠偏 (18)10.3 裁边 (19)10.4 去污 (19)10.5 图像质量检查 (19)11 数据挂接 (19)12 数字化成果验收与移交 (20)12.1 验收方式 (20)12.2 验收内容 (20)12.3 验收指标 (21)12.4 验收结论 (21)12.5 移交 (22)13 档案归还入库 (22)前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准替代DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》。
本标准与DA/T 31-2005相比,主要技术变化如下:——标题进行了修改;——增强组织与管理部分的内容,完善数字化工作中管理相关要求;——增强数字化前处理部分的内容,包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求;——增加数字化过程中元数据采集的要求;——修改了档案扫描部分参数要求;——修改了图像处理部分内容,更加强调保持档案原貌的要求;——细化了数字化成果验收的内容;——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关内容。
纸质档案数字化规范DAT31—2017
纸质档案数字化规范DA/T31—2017前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准替代DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》。
本标准与DA/T 31-2005相比,主要技术变化如下:——标题进行了修改;——增强组织与管理部分的内容,完善数字化工作中管理相关要求;——增强数字化前处理部分的内容,包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求;——增加数字化过程中元数据采集的要求;——修改了档案扫描部分参数要求;——修改了图像处理部分内容,更加强调保持档案原貌的要求;——细化了数字化成果验收的内容;——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关内容。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位:国家档案局档案科学技术研究所、国家档案局信息管理中心、国家档案局技术部。
本标准主要起草人:王良城、马淑桂、郝晨辉、程春雨、杜琳琳、蔡伟、宋涌、王大众、田军、曹燕、李华峰。
本标准所代替标准的历次版本发布情况为:——DA/T 31—2005。
引言DA/T 31-2005的发布实施,从技术标准方面对纸质档案数字化工作提出了要求,很好的促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展,在档案信息化工作中发挥了重要作用。
由于纸质档案数字化工作所依赖的信息技术发展迅速,经过10年的时间,数字化设备、存储、网络等技术条件都发生了较大变化,同时,纸质档案数字化工作管理方法和管理理念等都在不断更新、发展。
因此,及时对本标准进行修订,适时调整相关要求,从档案行业层面科学规范纸质档案数字化工作,具有重要的现实意义。
标准本次修订更加注重我国纸质档案数字化工作自身的特点,结合目前信息技术发展的水平,提出适用于档案行业的纸质档案数字化工作的规范性要求。
纸质档案数字化规范1 范围本标准规定了纸质档案数字化技术和管理要求。
本标准适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工过程的管理。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范
纸质档案数字化技术规范(DA/T31--2005)1 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩编码第一部分:要求和指南GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩编码第二部分:一致性测试GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
3.2纸质档案数字化digitization of paper-based records采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3.3数字图像digital image表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样--连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列。
3.4黑白二值图像binary image只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3.5连续色调静态图像continuous-tone still image以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中,通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
3.6分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英吋点数(dpi)表示。
中华人民共和国档案行业标准 DA/T 31—2005 纸质档案数字化技术规范
dg i t n itai iz o
用 计 算 机 技 术 将 模 拟 信 号 转 换 为 数 字 信 号 的处 理 方 法 进 行 确认 , 有 符合 一定 要 求 的纸 质 档 案 文 献 才 能 只
3 2 纸 质 档 案 数 字化 .
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纸 质 档 案 数 字 化 的 基 本 环 节 主要 包 括 :档 案 整 理 、
样 并 最 化 的 函数 ,由相 同维 数 的 连 续 图 像 产 生 。 在矩 阵 档案 扫描 、 图像 处 理 、 图像 存 储 、 目录 建 库 、 据 挂 接 、 数 数 ( 其他 ) 或 网络 上 采 样 —— 连 续 函数 , 在 采 样 点 上将 值 据验 收 、 据 备 份 、 果 管 理 等 。 并 数 成
图像 的数字压缩及编码 第 1 部分 : 要求和指南 图像 的数 字压缩及编码
3 术语 和 定 义
连 续 色 调 静 态 4 1 基 本 原 则 . 纸 质 档 案 数 字 化 的 基 本 原 则 是 使 档 案 信 息 资 源 准 确 、 便 、 捷 地 提 供 利 用 , 可 以公 开 的 档 案 信 息 资 源 方 快 使
4 2 1 符 合 国家 法 律 法 规 的 原 则 .. 纸 质 档案 的数 字化 ,必 须 符合 国家 档案 开 放 规 定 以
采 用 扫 描 仪 或 数 码 相 机 等 数 码 设 备 对 纸 质 档 案 进 及 有 关 规 定 。
行数 字化加工 , 将其转化为存储在磁带 、 磁盘 、 光盘等载 4 2 2 价 值性 原则 .. 体上并 能被计算机识 别 的数 字图像或 数字文本 的处理
山东省人力资源和社会保障厅关于修订印发《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法》的通知
山东省人力资源和社会保障厅关于修订印发《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法》的通知文章属性•【制定机关】山东省人力资源和社会保障厅•【公布日期】2021.03.16•【字号】鲁人社字〔2021〕34号•【施行日期】2021.04.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文山东省人力资源和社会保障厅关于修订印发《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法》的通知鲁人社字〔2021〕34号各市人力资源社会保障局,省厅各处室、直属单位:《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法(试行)》(鲁人社规〔2019〕2号)(以下简称《办法》)印发以来,为我省各级人力资源社会保障部门网上政务服务提供了有力支撑。
《办法》已于2021年2月28日有效期届满。
根据《国务院关于在线政务服务的若干规定》(国务院令第716号)要求,省厅对《办法》进行了修订完善。
现将修订后的《山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法》印发给你们,请遵照执行。
山东省人力资源和社会保障厅2021年3月16日山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法第一章总则第一条为规范我省人社业务电子档案管理,为网上政务服务提供支撑,制定本办法。
第二条本办法适用于人力资源社会保障部门、申请人(含公民、法人、其他组织)在业务处理过程中产生的电子文件归档与电子档案管理(涉密档案除外)。
第三条电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
第四条人力资源社会保障部门办理公民、法人和其他组织的申请事项时,可以通过电子档案管理系统提取、确认的证明文件,不再另行要求申请人提供内容相同的证明文件。
第五条电子文件归档和电子档案管理工作分工如下:(一)各级人力资源社会保障部门办公室负责制定电子文件归档与电子档案管理制度,指导业务部门提出业务系统电子文件归档功能要求;负责电子档案的保密管理,指导业务部门做好电子文件归档等工作;负责电子档案归档和管理工作的督导检查。
纸质档案数字化规范DAT31—2017
纸质档案数字化规范DA/T31—2017前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准替代DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》。
本标准与DA/T 31-2005相比,主要技术变化如下:——标题进行了修改;——增强组织与管理部分的内容,完善数字化工作中管理相关要求;——增强数字化前处理部分的内容,包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求;——增加数字化过程中元数据采集的要求;——修改了档案扫描部分参数要求;——修改了图像处理部分内容,更加强调保持档案原貌的要求;——细化了数字化成果验收的内容;——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关内容。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位:国家档案局档案科学技术研究所、国家档案局信息管理中心、国家档案局技术部。
本标准主要起草人:王良城、马淑桂、郝晨辉、程春雨、杜琳琳、蔡伟、宋涌、王大众、田军、曹燕、李华峰。
本标准所代替标准的历次版本发布情况为:——DA/T 31—2005。
引言DA/T 31-2005的发布实施,从技术标准方面对纸质档案数字化工作提出了要求,很好的促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展,在档案信息化工作中发挥了重要作用。
由于纸质档案数字化工作所依赖的信息技术发展迅速,经过10年的时间,数字化设备、存储、网络等技术条件都发生了较大变化,同时,纸质档案数字化工作管理方法和管理理念等都在不断更新、发展。
因此,及时对本标准进行修订,适时调整相关要求,从档案行业层面科学规范纸质档案数字化工作,具有重要的现实意义。
标准本次修订更加注重我国纸质档案数字化工作自身的特点,结合目前信息技术发展的水平,提出适用于档案行业的纸质档案数字化工作的规范性要求。
纸质档案数字化规范1 范围本标准规定了纸质档案数字化技术和管理要求。
本标准适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工过程的管理。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
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纸质档案数字化规范DA/T31—2017前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准替代DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》。
本标准与DA/T 31-2005相比,主要技术变化如下:——标题进行了修改;——增强组织与管理部分的内容,完善数字化工作中管理相关要求;——增强数字化前处理部分的内容,包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求;——增加数字化过程中元数据采集的要求;——修改了档案扫描部分参数要求;——修改了图像处理部分内容,更加强调保持档案原貌的要求;——细化了数字化成果验收的内容;——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关内容。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位:国家档案局档案科学技术研究所、国家档案局信息管理中心、国家档案局技术部。
本标准主要起草人:王良城、马淑桂、郝晨辉、程春雨、杜琳琳、蔡伟、宋涌、王大众、田军、曹燕、李华峰。
本标准所代替标准的历次版本发布情况为:——DA/T 31—2005。
引言DA/T 31-2005的发布实施,从技术标准方面对纸质档案数字化工作提出了要求,很好的促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展,在档案信息化工作中发挥了重要作用。
由于纸质档案数字化工作所依赖的信息技术发展迅速,经过10年的时间,数字化设备、存储、网络等技术条件都发生了较大变化,同时,纸质档案数字化工作管理方法和管理理念等都在不断更新、发展。
因此,及时对本标准进行修订,适时调整相关要求,从档案行业层面科学规范纸质档案数字化工作,具有重要的现实意义。
标准本次修订更加注重我国纸质档案数字化工作自身的特点,结合目前信息技术发展的水平,提出适用于档案行业的纸质档案数字化工作的规范性要求。
纸质档案数字化规范1 范围本标准规定了纸质档案数字化技术和管理要求。
本标准适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工过程的管理。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 20530-2006 文献档案资料数字化工作导则DA/T 1 档案工作基本术语DA/T 18 档案著录规则ISO/TR 13028 信息与文献档案数字化实施指南(Information and Documentation —Implementation guidelines for digitization of records)3 术语和定义GB/T 20530-2006、DA/T 1、DA/T 18界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1数字化digitization利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
3.2数字图像digital image表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生。
3.3纸质档案数字化digitization of paper-based records采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工,使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像,并按照纸质档案的内在联系,建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。
3.4分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英寸点数(dpi)表示。
4 总则4.1 各单位应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展纸质档案数字化工作。
纸质档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530提出的要求和建议。
4.2 纸质档案数字化的基本环节主要包括:数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。
4.3 应采取有效的管理和技术手段,确保纸质档案数字化成果质量。
纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律,真实反映档案内容,最大程度地展现档案原貌。
4.4 纸质档案数字化过程中,应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。
元数据元素的确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。
4.5 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理,确保档案实体和档案信息的安全。
4.6 加工涉密档案时,应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
5.组织与管理5.1 机构及人员5.1.1 应建立纸质档案数字化工作组织,对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等,确保数字化工作的顺利开展。
5.1.2 应配备具有相应能力的工作人员,包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员,熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员,掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。
应通过科学规范的管理制度,对工作人员进行规范化管理。
为强化数字化工作的安全性,应加强对外聘工作人员的审核。
5.2 基础设施5.2.1 应配备专用加工场地,并进行合理布局,形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。
5.2.2 加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。
场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。
5.2.3 应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备,确保设施设备安全、先进,能够满足数字化工作的需要。
5.3 工作方案5.3.1 应在充分调研的基础上,制定科学合理的工作方案,确保纸质档案数字化工作达到预期目标。
5.3.2 纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。
数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。
5.3.3 宜对纸质档案数字化工作方案进行专家论证,确保其科学、规范、合理。
5.3.4 纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。
工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。
5.4 管理制度5.4.1 应制定科学化、规范化的管理制度,并在工作过程中严格执行,以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。
5.4.2 纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。
岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责,形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等;人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范;场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范;设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范;数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范;档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。
5.5 工作流程控制5.5.1 应依据相关的法律法规和各类技术标准,制定相关的工作流程和各环节操作规范等,对纸质档案数字化全过程进行有效的控制,确保数字化成果质量。
纸质档案数字化流程示例参见附录A。
5.5.2 应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。
5.5.3 应建立完善的问题反馈机制,对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。
5.6 工作文件管理5.6.1 应根据情况制定符合实际要求的纸质档案数字化工作文件,以此加强对数字化工作的管理。
主要包括纸质档案数字化工作方案、纸质档案数字化审批书、纸质档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、纸质档案数字化成果移交清单等,采取外包方式实施时,还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。
部分工作单示例参见附录B。
5.6.2 应加强对纸质档案数字化工作文件的管理,明确数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。
5.7 档案数字化外包5.7.1 纸质档案数字化工作如需外包,档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质;按照GB/T 20530-2006第5章的要求评估数字化加工企业的技术能力;从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。
5.7.2 在项目实施过程中,应依据《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号),从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。
5.7.3 档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导,完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。
6 档案出库6.1 档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作,并提交档案出库申请,经相关责任人批准后,严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续,并与数字化部门共同清点无误后,对档案进行交接出库。
6.2 纸质档案数字化过程中,应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案,并对纸质档案的领取与归还进行严格管理,认真做好检查、清点、登记等工作,确保纸质档案的安全。
7 数字化前处理7.1 确定扫描页原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描,不宜进行挑扫。
如有不需要扫描的页面应加以标注。
7.2 编制页号7.2.1 应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。
7.2.2 重新编制页号时,应在统一位置书写页号,且不压盖档案内容。
7.2.3 书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。
7.2.4 应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。
7.3 目录数据准备7.3.1 按照目录数据库建立时制定的数据规则,对照档案原件内容,规范档案中的目录内容。
7.3.2 对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。
7.4 拆除装订应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。
如需拆除装订物,应注意保护档案不受损害,并对排列顺序不准确的档案进行重排。
特殊装订且拆除装订后需恢复的档案,在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌,以便于恢复。
7.5 技术修复7.5.1 破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案,应先由专业技术人员进行技术修复。
7.5.2 折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。
8 目录数据库建立8.1 应制定目录数据库数据规则,包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。