信息化背景下水利工程档案管理面临的问题与对策

信息化背景下水利工程档案管理面临的问题与对策

作者：王红玉，王霞，潘立云

来源：《办公室业务》 2017年第11期

【摘要】笔者经过数年观察得知，信息技术在水利工程档案管理方面的应用仍有问题亟待

解决。在此对这些问题进行探讨，并指出有关的整改对策，希望信息技术能够为水利工程档案

管理提供更优质的服务，从而更好地发挥档案管理在水利事业中的作用。

【关键词】信息化；水利工程档案；问题；对策

一、水利工程档案管理信息化建设中面临的问题

（一）水利工程领导层对档案管理重视度不高。直至现在，有些水利工程的领导还认为档

案仅仅是对水利工程的概况所做的介绍，并认为水文有很多不确定性，对新建水利工程不具备

参考价值，导致其对水利工程档案管理的重视度不高，更谈不上投入更多人力、物力、财力等

来提升这项工作的信息化建设水平了。

（二）水利档案管理人员整体水平较低。水利档案管理人员的知识水平往往比较低，致使

其对水利工程信息化这一概念的理解不够充分，一直都是依据原有档案管理模式展开工作，这

是造成所采集的水利信息不完善、资料查询困难等现象的重要原因。当今社会处于信息化的时代，管理人员由于拥有的知识有限，信息化与科学化方面的管理能力也会受到局限，不具备开

拓精神。

（三）档案信息化系统普遍不完善。某些专业性软件，如水质监测系统、水资源管理系统、电子信息管理系统等项目无法实现同步运行，没有统一的管理模式可以借鉴。系统还难以实现

对每一级档案的充分管理，造成档案对不同级别档案管理状态的失衡。现在很多水利档案管理

部门更倾向于对纸质档案的管理，信息化管理系统尚不健全。

二、加强水利工程管理信息化建设的有关对策

（一）提高该项工作的重视程度。1.提高水利局对该项工作的重视程度。水利局作为所有

水利工程的领导部门，要积极举办水利工程档案管理工作方面的展览、知识交流讲座与多种多

样的档案法规宣传教育活动，努力创建水利工程档案信息化工作环境，积极提升对该项工作的

重视程度及信息技术的应用程度，以求最终提升各水利工程相关领导对该项工作的关注程度。

强化组织领导是确保在信息化背景下提升水利工程档案管理水平的必要前提。唯有不断完善组

织工作，构建合理的工作体系，方可为水利工程档案信息化建设奠定良好的组织基础。2.加强

水利工程档案信息化管理制度的制定。水利工程的领导层应对档案管理工作认真对待，对其提

供一定的支持与保障措施，构建功能完善的档案管理机构及全面的管理制度，针对档案管理组

建一个领导小组，派专人负责档案管理工作，明确其工作内容为搜集工程项目的有关资料、对

搜集来的资料进行整合并予以归档。

（二）重视人才培养。重视对信息化人才的培养是提高档案管理水平的关键策略。档案信

息化需要档案管理人员拥有相应的档案学知识并具备相关现代信息技术。组织成立一支档案信

息化管理人才队伍，有利于水利档案管理的进一步提升，因此应打造复合型人才队伍，作出培

养专业人才方面的规划，提升档案管理人员学习先进技术的积极性，强化其对本职工作的责任

意识与专业能力的提升。

（三）档案信息化系统不完善的相关对策。1.装配信息化设备。新中国成立以后我国水利

事业飞速进步，水利工程方面的档案数量由此急剧上涨，这给档案部门带来了巨大压力，因此

急需装配容量足够大的档案存储设备。现阶段，水利部门大多数情况下使用计算机内置磁盘存

储系统及光盘存储设备作为档案存储载体，尤其那些先进的档案管理设备，不仅能缓解档案管

理人员的工作压力，还能提升其工作效率。2.推动水利工程档案形式由纸质向信息化形式转变。一是推动档案形式由纸质向电子式转变。构建符合实际的规章、制度，从根本上更改纸质档案

及电子档案的现有形势，通过全面的规章、制度推动水利工程档案信息化建设。要切实依据档

案信息化建设的相应需求，在对资料进行归档时实现纸质档案与电子档案的共同存在。使档案

的存在形式在电子档案和纸质档案之间转变，实现纸介质和光、磁介质两个形式的档案共同归档，人工转变成内容全部一样的两个档案。二是推动档案形式由纸质向声像资料转变。水利工

程建设（尤其是大型水利工程建设）当中，应找准时机拍录重点建设环节，高标准重现重点枢

纽工程及隐蔽工程的准确方位及构造等情况。上述声像档案资料十分宝贵且独一无二，其作用

体现在既可达到纪实报道的特定要求，又能作为工程完工验收必备的记录材料，还会成为将来

工程运行中维护与管理等事项中能够获取的关键资料。

三、结论

完善的档案资料对水利工程的开展有重大的参考价值。水利档案管理信息化建设属于时间长、内容广、跨度大的系统工程。水利局及各水利工程领导层应提高对该项工作的重视程度，

且要重视对相关人才的培养，促进水利工程档案形式由纸质向电子化、声像资料等形式转变。

把信息技术融入档案管理的每个环节当中，增加业务部门与档案管理部门之间的联系，以保障

档案资料整合归档之时的完整性。

【参考文献】

[1]王斌.基于信息化的水利工程档案管理存在的问题及对策探究[J].农业科技与信

息,2017(04):121+123.

[2]夏可.论水利工程档案管理存在的问题及对策[J].城建档案,2015(11):29-30.