采购与仓储管理制度

采购与仓储管理制度

一、采购管理制度

负责全馆物资的采购工作。采购应控制成本、接受财务管理和监督，其他部门有参与、支持配合的权利。

第一条采购工作基本要求

1、所有采购项目均需馆领导、部门经理签批授权、

财务部门批准同意。

2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，

月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。

3、采购人员须对自己采购物品的价格、品质负责。

4、采购人员须每月通过电话、传真、外出调查等方

式获取使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给财务部门。

5、所有供应商名片、报价单等资料及样品，采购部

门须登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。

6、采购时间要求：一般物品采购时间为3-5天，急

用物品第二天必须采购回来，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。

7、禁止部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采

购事宜。

第二条临时物品采购工作程序

1、临时物品的采购申请：

临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求（包括客人的某些需求和馆本身产生的突发需求，例：工程维修配件等）部门申请人详细填写申购单，注明所需采购物品的名称、规格、数量等

2、临时物品的采购审批

部门负责人签字审核，检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补，并注明急需采购的原

因。

1、临时物品的采购实施：

采购员根据部门所下的申购单直接采购，部门急用的物品采购必须当天完成；采购员将部门所采购物品购回后，需将申购单交给相关部门补签手续。

2、临时物品的采购验证：

采购购回物品后，仓库及部门负责人验货给予优先及时验收，验收合格入库后交与申请部门领用。

第三条采购物资验货流程

1、无论是供应商或是采购购回的物品必须先验收再入库，

由库房根据申购单验收货物，不允许直接将货物交与使用部门。

2、对于不符合采购申购单的货物，库房人员有权拒收，供

应商或采购人员办理入库验收手续后，仓管应开入库

单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算手续。

3、仓管在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况

下应主动请使用部门一起验收。

4、在验收过程中，仓管或使用部门有权对不符合要求的物

品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货手续，

5、购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、

相互合作、共同做好工作，对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。

仓库管理制度

1、仓库管理是存货管理的重要工作。仓库是各种

物资、原材料的周转、储备环节,担负着验收、保管、

发放、储备、回收利用等多项业务管理职能。

2、仓库管理的基本任务是: 采用科学的方法,不断

提高管理水平,做到保管好,损耗少,节约费用,保证安全,

提高效益。

3、仓库管理的原则是:适量、及时、准确、经济、

安全。

4、仓库的存量管理

（1）仓库实行存量管理。仓库的最高存量和最低存量由财务部、采购部研究制定并报馆领导批准后,交仓库执行。

（2）所有仓库物资均应在存货帐，存货卡上标明最高存量和最低存量。

（3）月末,仓库应编制"超存量库存表",详列所有超过最高存量的存货明细情况,报财务主管。

5、仓库的请购

（1）库存仓物资达到最低存量时,仓库应及时填制“请购单”,交采购部购买;•没有及时提出购买以致存货供应中断的,有关仓库人员要承担工作责任。

（2）不超过最高存量的请购,由采购部直接受理。

（3）超过最高存量的请购,须按游泳馆“流动资金管理制度”的审批权限,批准后交采购部购买。

6、仓库的验收入库

（1）入仓实行仓库验收制,检查采购计划,物品的数量、价格、质量,遇下列问题时,仓库应拒绝收货,或另行堆放,并及时与主管领导联系。

（2）没有经批准的请购单。

（3）所购物品的规格数量价格及有关要求与请购单不符。

（4）发现品质问题。

发现(2)、(3)问题时,在与采购部/请购部门联系并取得处理意见前，所收物资不得使用。

7、物资验收入仓后应编好库位、货位，堆垛号码,整齐堆放,办好登帐建卡手续。物资的保管和发放

（1）仓库实行分区、分类、分货位编号保管方法。根据各类物资的自然属性,•体积大小和仓库设备条件的不同,分别加以妥善保管。做到不短缺、不损坏、不变质、不混号错位，物资存放要考虑便于收发,便于检查和盘点。

（2）保管员要熟悉物资的特性,认真做好在库存物资的养护工作,根据仓库的温度、湿度、通风、光照等条件,考虑存放期限,采取通风、降温、防潮、密封等措施。做好防火、防潮、防腐、防锈、防变质;防水、防尘、防爆、防漏、防高温等“十防”工作,注意经常检查,确保物资财产的安全完整。

（3）保管员对所保管的物资,应经常检查,对滞存仓库时间较长的物资,•要及时填列“超期存仓物资报告表”;发现霉变、破损的,应提出处理意见,填列“物资残损(变质)处理报告”,向部门主管和财务主管作出报告。

（4）存仓物资,要执行"先进先出,定期翻仓"的管理规定。发料要从最早存仓的物资开使; 定期翻仓可结

合仓库的盘点进行, 翻仓的目的是检查存货的品质保管状况, 同时,为存货“先进先出”的操作提供方便。

（5）严格执行仓库安全操作规程。仓库内禁止吸烟,不得会客,不得存放私人和其他单位物品,做到人走灯灭,离库锁门,防止发生火灾和盗窃事故。

（6）仓库是物资保管重地,除责任仓管员和因业务工作需要的有关人员外,•任何人未经批准,不得擅自进入仓库。

（7）物资出仓,必须先办妥出仓手续,仓库只凭出仓单、领料单、调拨单发货,•严禁先发货.后补单,严禁白条发货。

（8）保管员应及时记录物资的进、出、存动态,做到“三对”,即货、卡、帐核对相符。发现问题须及时检查纠正,确保存货、存货卡、存货帐结存准确无误。

8、仓库的盘点

（1）仓库物资流动性大,为保证货、卡、帐核对相符,随时掌握物资变动情况,•避免短缺丢失和超储积压,必须进行经常和定期的清仓盘点工作。

（2）经常的盘点由财务人员和保管员在日常进行,•针对收发频繁和容易变质的物品,需增加盘点和察看的次数。