如何提高文字材料规范性

如何提高文书写作规范性文书是对各种文字材料的总称，是实施指挥和实现领导

意图的工具，是法定作者履行公务的产物。从某种意义上说，文书写作实质上就是在行使领导职能，文书写作的过程就是实施领导的过程。

文无秘诀，但有规律；文无定法，但需得法。文书起草主要是为领导开展工作及推动单位各项工作服务的，是一项思想性、理论性、实践性、时限性和务实性都很强的工作，除了涉及一般法定公文外，还涉及大量事务性文书如领导讲话、工作总结、报告、计划、方案、思路、要点、情况汇报、典型经验介绍、调研文稿等等。可以说，这些文稿起草，既要讲求“文以载道”，表达思想，体现政策和措施办法；又要讲求“成文之法”，遵循规律，合乎规范和格式“体例”。作为一名优秀的文书工作人员要严谨，对公文的写作格式、内容的选择和写作过程要认真对待，严格按照相关规定来操作，增强文字材料的规范性。

一、清楚了解文书的本质特点，保证规范性。

文书通常包括公务文书和日常事务文书，属实用类文

章。认识文书的本质特点，对于文书写作规范性很有必要。

文书写作是从宏观写作中派生出来的，它除了具备一般写作的共性外还具有自己特殊的个性。概括起来，文书主要有以下特点：一是鲜明的政治性和政策性。机关文书政治性、政策性尤为突出，是各级机关开展工作、管理社会事务的依据和准绳。二是独特的权威性和约束性。文书是为机关立言的，所有机关都必须按照隶属关系和职权范围行文，不得有所超越。由具有法定权力并承担相应责任的机关制发的公文，具有权威性、指导性、强制性和行政约束力，受文对象必须遵照执行。这一点是其他任何文章所不具备的。三是特定的程式性和程序性。为便于阅读、理解和处理，公文在体式、结构等方面有着严格的规范和统一的要求。同时，公文必须按领导意图和规定的程序撰拟、审核和制发。四是客观的真实

性和直叙性。文书写作最讲究事实真实，即必须讲存在的人和事，不允许像文艺写作那样做任何的加工改造。五是很强的时效性和保密性。文书是为解决问题而写作的，特别是应急性的文书必须按时限要求撰写制发，否则就会贻误大事。同时，文书有特定的发送范围和阅读对象，有严格的保密等级。

二、熟练掌握文书的写作特点和规律，强化规范性。

内容是通过形式来体现的，只有通过选择合适的文种，才能恰到好处地体现公文的内容，实现预期的行文目的。文书虽然都属实用文体，但每一种文书的写法和要求不尽相同，因此，不能随意选用文种，否则就将不能达到制发公文的目的，甚至将会打乱机关之间正常的工作秩序，给工作带来不利的影响。只有按照不同文种的具体要求撰写才能写什么像什么，否则写出的文书就会不伦不类。写作者应在掌握宏观写作基础知识和基本规律的基础上，有选择地阅读一些有关文书写作的专著、教材和文章，系统地了解、掌握公文种类、公文格式、行文规则以及公文起草、审批、传送、管理的基本知识，准确地把握每一文种的写作特点和要领。

三、不断提高文书写作质量，提升规范性。

文书写作者的写作能力直接关系到文书质量，从而影响其规范性。作者素质是文字材料写作的根基。人是文字材料写作的第一要素，没有一流的文字秘书，就没有一流的文稿质量。只有写作者的能力达到一定水平，文书内容才能升华、规范化进行。提高写作能力，需做到以下几点：

（一）切入点：把握领导意图。充分理解和领会领导意图是公文的灵魂，也是公文的目的。所谓领导意图即领导人提出的公文的基本思想，包括主要的观点、意见、办法和写作要求，是党的方针、政策在本机关、本部门的具体化。公文写作人员要通过综合研究，理解和领会政策、指示精神，深化和完善领导意图，证明和表达领导意图。如果一篇文稿不能体现领导的“意图”（包括领导的思想意识理念、工作态度作风、思路及方式方法，乃至于语言表达的风格习惯和特点等），或是不合领导的“口味”，那么，即使写得再好，也终究是徒劳无功，白费力气。

（二）核心点：充分占有材料。文稿质量水平的高低不在于文字的堆砌，而在于对问题的研究分析和对观点的概括提炼，在于对材料的合理取舍与运用。实践证明，挖掘主题、亮明观点、阐明要义，必须以事实为依据；既要体现上级精神又要切合当地的实际；既要源之于实践又要高出于实践；既能引经论典又有具体实例。如此，才能使文稿言之有理、言之有物、言之有据、深入浅出，富有境界和张力，发挥出它的功能作用，最终达到推动工作的目的。而这一切，都必须建立在充分占有材料的基础之上。此外，必须对材料的真伪和准确程度进行认真仔细的核对，保证公文的庄重性和准确性。在选用材料时，则应严格把关，科学选用。公文必须实事求是，不得将虚假材料选取入文，对所有的材料都必须加以核实，凡是未经核实的材料一律不许选入公文，以保证公文的严肃、规范性。

（三）关键点：认真谋篇布局。写材料，做文章，最关键的是思路清晰，布局合理。任何一种文体，科学的做法就是在写作前先把要表达的观点和意图想好，把要表达的要点和内容想到，这就是所谓的“构思”、“谋篇”与“布局”，也就是要“精心设计提纲”。写提纲，就是搭建公文构成中的“骨骼框架”，是公文作者思路要点的文字体现形式，是公文的间架结构和思想内容的“蓝图”。

（四）根本点：日常勤学积累。勤学是能力之源，思考是谋事之基，而积累则是成事之道。知识要靠学习积累，思想要靠思考积累，经验则要靠实践积累。干工作往往是厚积而薄发，搞综合文字工作尤其如此。对于办公室文字工作者来说，必要的知识、资料和经验的积累和储备是非常重要的。我们前面提到的要重视领导意图把握问题、材料收集占有问题、文稿的谋篇布局问题，以及事关文稿质量的修改润色等等问题，也都离不开日常的勤学积累、总结领悟。

在文书写作过程中要达到其规范化，最后还需对文稿进行修改。文稿的修改既包括内容，也包括形式，应该全面认真地进行修改。1、内容方面的修改。首先要看公文的立意如何，看其是否符合法律、法规和上级的指示精神，是否符合本机关发文的意图，是否符合实际工作情况，是否做到了

主题突出、观点鲜明、材料引用得当。2、形式方面的修改。先看全文的篇章结构是否紧凑，条理是否清楚，布局是否合理，详略是否得当，重点是否突出，是否正确反映了制文意图；修改时对结构安排不妥的要作调整，修改调整杂乱无章、前后脱节、词序颠倒及主次详略不当的层次、段落。再看文字是否简练通顺，是否合乎语法、逻辑规律。更正错别字及标点符号，对用词不当、语句不通、修辞失当、滥用省略以及篇幅冗长的情况加以修改。另外，还要看选用的公文体式是否恰当，文面格式是否符合国家标准的规定，所用语气和态度是否符合发文机关的身份，作出相应修改。

综上，我们应在以后的工作过程中将运用学到的文书写作知识，规范公文的应用和写作格式，提高文书质量，更好地为领导服务、为基层服务、为群众服务，认真履行自己的职责。