质量、环境、职业健康安全三标一体化管理体系全套程序文件

质量、环境、职业健康安全三标一体化管理体系全套程序文件

1 目的

为了对与管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本，特制定本程序。

2 范围

适用于与管理体系有关的文件控制。

3 术语和定义

采用《质量手册》、《环境管理手册》和《职业健康安全管理手册》中规定的术语和定义。

4 职责

4.1 集团公司

4.1.1 总经理负责手册的审批发布。

4.1.2 管理者代表负责程序文件的审批发布。

4.1.3 综合办公室是文件控制的归口管理部门，负责文件的收发和

档案管理

工作。

4.1.4 工程技术部结合年度内审，组织对管理体系文件的适宜性、

有效性、充分性进行评审；同时负责体系文件的修改、换版

等管理工作。

4.1.5 各职能部室负责相关文件的编写、更改和管理，并配合工程

技术部作好相关程序的评审和修订工作。

4.2 分公司

4.2.1 分公司经理批准分公司文件。

4.2.2 各职能科室负责相关文件的编写、更改和管理。

4.2.3 办公室负责文件的发放和建档管理。

4.3 项目部

4.3.1 项目经理批准项目部文件。

4.3.2 资料员负责文件的收发和管理。

5 工作程序

5.1 体系文件的分类

5.1.1 手册；

5.1.2 程序文件；

5.1.3 支持性文件；

5.1.4 标准、规范、法律、法规等。

5.2 编号和标识

5.2.1 文件必须按规定进行编号：

a 质量手册 Q/TZ Q-A-△

b 环境管理手册 Q/TZ E-A-△

c 职业健康安全管理手册 Q/TZ O-A-△

d 程序：三体系兼容程序 Q/TZ Q.E.O-B□-△

安环兼容程序 Q/TZ E.O-B□-△

质量程序 Q/TZ Q-B□-△

环境程序 Q/TZ E-B□-△

职业健康安全程序 Q/TZ O-B□-△

e 支持性文件 Q/TZ-C□-△

□—顺序号△—年号

5.2.2 手册、程序文件采用书面或电子形式，并标注唯一分发号。

5.2.3 失效及作废文件，应注以“作废”标识。

5.3 编写

5.3.1 管理者代表组织编写手册及程序文件。

5.3.2 各职能部门负责相关文件的编写工作。

5.4 批准

5.4.1 集团公司级文件由总经理签发，综合办公室主任复核，分管

领导会签，部门领导审稿。

5.4.2 手册由总经理审批发布。

5.4.3 程序文件由管理者代表审批发布。

5.4.3 分公司级文件由分公司经理批准，分管领导会签。

5.4.5 项目部级文件由项目经理批准。

5.5 文件的发放

5.5.1 集团公司综合办公室负责将手册、程序文件发放至集团公司

领导、职能部室及分公司。

5.5.2 分公司办公室负责将手册、程序文件发放至相关科室及项目部。

5.5.3 文件的发放，由拟发部门填写“文件拟发审批表”。

5.5.4 文件发放须填写“文件发放登记表”。

5.5.5 文件的领用/代领人要在“文件发放登记表”上签名，如收

文人在外地需邮寄时，需在“文件发放登记表”相应栏注明

谁经手办理。

5.5.6 文件丢失后，须向原发文部门办理申请和批领手续，申请中

要说明丢失原因，如是受控文件，补发的文件另给新的发文

号，同时注明原丢失文号作废，必要时将作废的发文号通知

有关部门。

5.5.7 集团公司、分公司及项目部的文件管理人员负责填写“收文

登记表”，并注明处理办法（如存档、转发、传阅等）。

5.5.8 集团公司文件由综合办公室发至分公司，分公司根据需要再

发至项目部。

5.5.9 对需传阅或转发的文件，由相关部门办理“传阅单”。

5.6 文件的更改

5.6.1 文件需更改时，由更改提出人填写“文件更改审批表”，说

明更改原因。

5.6.2 文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在

职时，可由接替其岗位的人员审批，当指定其他部门审批时，

该部门应获得原审批所依据的有关背景资料。

5.6.3 综合办公室发放“文件更改（销毁）通知单”，并办理手续。

持有人收到文件更改通知后，在原文件作出明显标识。

5.6.4 非文件更改部门/人不得以任何理由自行修改任何文件。

5.7 文件的换版与作废

5.7.1 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时可进行换版，原

版本文件作废，换发新版本。

5.7.2 作废文件由文件持有者自行销毁，需作保留的作废文件，必

须加盖“失效留用”标记后方可留用。

5.8 文件的管理

5.8.1 文件经拟定、审核、批准后，文件底稿由发文单位的文件管

理员登记归档。

5.8.2 需借阅文件的人员，填写“文件借阅登记表”，经文件管理

部门负责人批准后方可借阅，借阅者应按期归还文件。

5.8.3 各职能部室/科室负责相关法律、法规、标准、规范的收集，

识别其适宜性和有效性，并列入“法律、法规清单”，根据

需要，分发给相关部门和人员。

5.8.4 各单位文件管理员及时做好收发登记。

5.8.5 工程技术部应在每年的第二次内审后，根据两次内审的情况

和各部门的反馈情况，对体系文件的适宜性、有效性、充分

性进行年度评审。体系文件如需修改，按本程序5.6执行。

5.8.6 归档文件的保存期限，执行《档案管理制度》及综合办公室

门有关文件执行。

5.9 电子文件管理

5.9.1 电子文件的发放，由拟发部门在信息化平台的办公自动化中

新发起一个针对企业内部或者外部的发文处理过程。

5.9.2 电子文件的发放有同步流程和流程模板两种流程模式。

5.9.3 点“同步流程”页签，将电子文件审批人员从“未选名单”

中选到“已选名单”中，点〖确定〗按钮，同步流程选好。

5.9.4 点“流程模板”页签，选定“模版类型”，在此类型下，选

择相应“模版名称”，根据实际发文需要完成流程节点设置，

点〖确定〗按钮，完成流程模版的设置。