秘书学案例分析

案例与分析

（一）

北环饭店总经理办公室耿秘书带着搜集先进个人典型材料的任务，去第一分店时，受到分店领导和群众热情接待。他有点陶醉了，他要的材料要分店秘书给他写，同时，对下面工作中存在的一些问题，他也表示不满。回来后，马上向总经理反映了第一分店的情况。可是，当他再次来到第一分店时，领导和群众对他却敬而远之，甚至有些冷漠，耿秘书有些莫名其妙，他认为向领导如实反映下面情况，是秘书的责任，为什么会造成这样的结果呢？

耿秘书带着搜集材料的目的下基层后，有如下方案可选择：

1、只搜集先进个人典型材料，对其他问题一概不问。

2、除搜集典型材料外，也附带了解其他问题，回来后将下面存在的一切问题均反映给领导。

3、完成自己的任务外，了解到基层其他问题时，发表自己见解，甚至指手画脚。回

来后，又向领导“报忧”。

4、搜集的先进个人典型材料，自己动手写稿；发现下面问题后，与基层干部商量，介绍其他单位好的做法。回来后，一般性问题不再“报忧”，重大问题在向领导汇报时，也要讲清基层同志的态度和所采取的措施。[评价]

作为秘书按“办事”职能来说，带着领导交办的事情完成即可。因此，选择第一种方案，或第二种方案，似乎也是无可厚非的。特别是秘书要“上传下达，下情上述”，将下面存在的一切问题反映给领导，石斛做到了忠于职守。第三种方案是那种走到哪里就把意见发表到哪里，以“二首长”自居，指手画脚的秘书的越权行为，是不允许的，特别不应当把这种行为看作是秘书的“参谋职能”的体现。那种不起综合分析作用，原原本本地将下面一切情况，所有信息，一股脑儿地“端”给领导，不仅让领导事务缠身，而且也失去了秘书参谋作用的发挥。

现代管理中，领导要考虑的事情很多，已有定见处理的事情，能尽量不去干扰领导

对重大事情的考虑为最好。作为秘书，从工作关系上看，他应建立全方位式的和谐的人际关系，这样，对他的工作才有利。因此，他不仅对上、对左右要搞好关系，而且对下面、对基层干部和群众也应搞好正常的人际关系，不能到了下面似“钦差大臣”满天飞，给基层增添麻烦和负担。秘书人员接触面广，知道情况多一些，这样，他到任何一个单位都可能发现一些问题，如果不是诚心诚意同基层干部和群众一起商讨，做开导、启发工作，而是事无大小，将一切问题记下来向领导汇报，结果，下面的干部和群众，只会对他敬而远之，认为他是“打小报告”的人。耿秘书便是这样，所以，当他再次来到第一分店时，别人对他冷淡，这不足为怪。这并不是说，秘书人员不能向领导反映下属的问题，或只能“报喜”不能“报忧”，只要我们像方案四那样，真心诚意地同他们商量，不搞挑剔，不背着他们“报忧”，让他们觉察到自己工作中的不足，下决心改正，并将问题的“全貌”反映给领导，这样对领导，对基层，对工作都有好处。

案例与分析（二）

市机械进出口某分公司经理在出国考察期间，曾与某国外商社签定出口技术含量高的成套机床的意向书，外商总经理即将前来考察，最后落实出口事项。这一信息传到分公司时，时间已经相当紧迫。在家主持工作的副经理找来谢秘书和冯秘书，要他俩在两天内分别完成两个材料的写作任务：一个材料是概述我国、特别是解放后生产该成套机床的历史发展状况；另一个材料是详细介绍改革开放以来以星火厂代表的生产厂家为提高该机床质量所做的各种努力，以及销售状况。两个材料都必须以确切的统计数字来说明。副经理布置任务后，强调一定要将材料写好，使外商感到满意。最后，他问两位秘书需不需要找人帮助翻阅资料，冯秘书要求派人帮助，谢秘书表示不需要。

谢秘书多年来收集积累了几十万字的各种资料，有关本公司、本行业、本系统的各种数据、资料特别丰富。他分门别类，装订成册，平时翻阅，烂熟于心，任务来了，翻出所需材料，便会倚马可待。第二天一早，

他将已写好的材料交给了副经理；到了下午还不见冯秘书交材料，副经理派人去催问，得到的回报是，还有些数字和材料尚未查到。为确保万无一失，副经理又找来谢秘书，要他再辛苦一晚上将第二个材料写好。

谢秘书在接受副经理再次下达的任务时，瞬间，产生了种种考虑：

1、接受任务，按副经理意见办事，代替冯秘书完成第二个材料的写作任务。

2、借口第二材料早已分给了冯秘书写，自己再插手，会影响关系，而加以拒绝，

3、既不拒绝不管，也不全由自己揽过第二个材料的写作任务，而是背着副经理暗暗帮助冯秘书按时按质完成任务。

4、在副经理再次布置任务时，明确表示，自己愿意提供素材和数字，帮助冯秘书完成任务，而不另起炉灶去取代他。

谢秘书认为，此时，副经理是在客观情况紧急，为迅速完成任务，而做出的走马易将的决定。从领导角度看，有合理性的一面。然而，这样做的结果将给秘书队伍内部的团结，给冯秘书今后的处境，以及自己与冯秘

书的关系，带来一系列的不利因素。因此：如采用方案（一），完全接受领导分配任务，似乎不错，但其结果会带来不必要的副作用。

如果照方案（二）办，显然违背了秘书按领导指示办事的工作原则。

按方案（三）处理，谢秘书不争名利，乐于助人，似乎很高尚，然而，确有违秘书的角色地位和工作原则，同时也有违秘书必须具备忠诚品格的要求，在他人心目中反而会落个沽名之嫌。

谢秘书在很短时间内，经仔细斟酌后，采用了方案（四），在向副经理说明了理由后，副经理也觉得很好，经谢秘书向冯秘书提供必要的材料和数据后，冯秘书按时按质完成了任务，从中，冯秘书向谢秘书学到了很多东西，提高自己的能力。这样，也协调了同事之间的关系，维护了秘书队伍和谐与团结，一举多得，各方满意何乐而不为呢？

[评析]

这一案例涉及到秘书工作中多方面的问题。总起来看，是秘书本身素养的问题。

一个政治素质高的秘书，在按领导意图办事时，第一，他必须判断领导意图正确与否，有无偏颇之处。如果领导意图有偏颇之处，则应设法尽力劝说领导，修正乃至改变初衰。第二，一个优秀的秘书，其内在品质应顾及整体，顾及他人，处理好同事之间的关系，注重发挥他人的积极性。第三，秘书应注重平时练好“内功”，全面提高自己的素养，才有可能在被动中争得主动，出色地完成任务。第四，秘书在接受任务时，应有较强的判断力和迅速做出反应的能力。

案例与分析（三）

琼海公司詹秘书在接受了徐总经理迅速完成一份材料写作的紧急任务之后，正急匆匆地往自己办公室走时，在走廊上被副总经理柴蓝春叫了过去。柴副总要詹秘书赶紧为他找全有关市场经济的重要论文。詹秘书此时此刻一心只想到完成徐总布置的任务，对柴副总说的什么似乎一无所知。柴副总见他有些走神，又重述了自己的话。詹秘书听后，觉得有如下方法，可作选择：