论秘书部门的协调工作

论秘书部门的协调工作

【摘要】秘书工作是一项综合性辅助工作，协调，是管理活动中一项重要的职能和长期任务，其在秘书工作中的重要性是不可小视的。协调的本质是通过对各部门和各阶层不同利益的调节，达到一种均衡的状态。本文就秘书部门协调工作的概念，内容及其重要意义进行讨论，探索新时期秘书应该如何去认识和开展协调工作。

【关键词】协调;作用;意义;特点

秘书的沟通协调能力，对于秘书从业者高效地进行工作，快捷地解决问题、把握机会、建立一个群策群力、生产力高的团队十分重要。这种能力推动着秘书从业者与组织内不同职位的人员进行友好合作并开展有建设性的工作。而合理的协调事务作为人类一种极为普遍的社会活动，自古有之。伴随着中国经济高速、平稳地驶入市场经济快车道，协调即可作为通过沟通消除分歧、创造价值的有效手段，已经渗透到现代社会的各个领域。我们可以这样说，沟通协调能力是秘书从业人员必不可少的基本技能之一。

何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。服从领导，当好参谋跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。特别要注意，秘书同普通干事不一样，要适应角度转换，用一半的精力搞协调，一半的精力搞文字。作为一名秘书，必须充分认识到协调工作的地位和重要作用。

秘书协调工作,在秘书工作中占有重要意义，协调，是一项思想性、政策性、综合性和实践性很强的工作，是所有工作的重要内容和具体工作技巧。协调就是沟通信息，通报情况，解决矛盾。作为一名秘书人员，只有“多联系、多沟通、多协调”，才能做到“事先协调、胸有成竹，事中协调、稳而不乱，事后协调、总结提高”，确保日常工作优质高效。传统的秘书的协调工作在我国计划经济的不同时期以及由计划经济向市场经济转轨的过程中对推进部门的职能工作起到过重要的作用。但是随着我国市场经济的深入，新的形式和新的要求下，我国秘书细条工作面临着新的挑战。“群体行为不仅需要采取正确的决策，而且需要人人采取一致的决策。假设有10个人想共同制造一只船，要是他们各执己见，又‘老死不相往来’，造出来的船恐怕就不大好用。另一方面，即使他们采用了一个很平庸的设计方案，但大家全都按这个方案行事，那么，同第一种情况相比，他们或许会获得更好的结果。”这是说互相通气、配合一致的重要性；“任何管理活动，其规划与组织工作的主要目的，不只是要给每个成员安排一个最适合于他干的工作，而且是要让每个人都能准确料想到别人要干什么。我们如果用‘协作’一词表示参加者目标相同的活动，用‘协调’一词表示向每个参加者通报其他参加者的行动安排的过程，也许就会使管理理论的讨论更为清晰。可见，如果没有协调，那么，无论参加者意向如何，协作通常总是低效的一达不到目标。”这里把协调解释为“向每个参加者通报其他参加者的行动安排的过程”，而且指出，协作要以

协调为前提，没有协调，协作就难以达到目的。协调也可以说是解决矛盾。任何社会活动，由于涉及到若干不同方面，若干不同人员，他们的情况、利益、看问题的角度、认识水平都会有差异。有差异就有分歧，就有矛盾，因而需要进行科学的协调，统一人们的认识，进而解决各种矛盾。

协调的过程，也就是解决才盾的过程。协调工作是机关领导者的一项重要工作。但是在实际工作中，机关领导人不可能事无巨细都去过问，日常大量的协调性工作是由秘书部门或经领导部门授意由秘书部门完成。因此，秘书部门应当把协调工作作为自己的重要任务之一。

协调是做事的先基。有一位哲人说过：“事先协调远胜事后释疑。”江泽民同志曾经指出：“一个重大决策从制定到实施，要做大量的协调工作。”正是强调了“事先协调是确保工作顺利实施的关键”，换言之，没有事先协调就没有统一的行动，没有事先协调就没有良好的秩序，没有事先协调就没有团结干事的氛围。如果离开了事先沟通协调，承办部门的每个环节、每个层面、每项职能都可能会在紧要关头临场出乱、影响工作，甚至举步维艰、寸步难行。尤其是党委机关事务部门相对于其他单位，由于人少事多、服务范围广、服务层次高、工作责任重大，一旦问题把握不好或处理不当，就可能会影响党委机关办事效率和服务质量，影响党委工作的正常运转，甚至影响党委领导的威信和党委的形象。

事中同样需要协调，且要稳而不乱。具体操作中，经常会遇到因各部门之间认识与步调的不一致、利害与矛盾的干扰和冲突的时候，协调方必须想方设法创造条件，继续思考琢磨、继续总结分析、继续查缺补漏，找准问题诱发的原因和不足，采取必要的补救措施，确保重点工作和主要任务圆满完成。譬如，对领导之间、部门之间存在的意见和分歧，要本着“亲和、团结、务实”的原则，具体问题具体分析，把工作的灵活性和原则性结合起来，想领导之所想、急领导之所急，想领导之未想、谋领导之未谋，注意分寸、把握重点，扎实推进工作。

因此，协调工作贯穿于一切工作之中,秘书要想辅助领导把什么问题都协调好,实际上是不可能的. 因此,必须明确重点,并充分依靠和调动其他部门的智慧与力量,共同做好协调工作. 一些有专门机构负责的问题,诸如经济计划的协调,组织人事的协调,财务预算的协调等,则应当主要是协调领导,调动有关部门的积极性,提出方案,适当配合。秘书部门的力量有限,不可能事事都管,不要事事包揽。

同样，秘书协调要讲究方法和艺术。不同的问题,对象,时间,场合,有不同的协调方法,不可能一个模式。协调艺术，是多学科知识与经验的综合运用,它同协调者的理论,政治,文化修养都有关系,需要通过学习与实践去培养。周恩来总理是秘书学习的好榜样,他在外交事务中提出的“求同存异”原则的实践,就是外务协调的典范。

要抓住时机，善做协调工作，在协调工作中，能否捕捉有利的时机非常重要。时机掌握得好，协调起来势如破竹，反之，往往事倍而功半。如对上协调时，最好在领导心情较好的时候，但也应视情况而定，事态严重时，为防止更大的问题产生，也必须去协调。在协调人的选择上，应尽量挑选领导较为欣赏的人去做，

以收到较好的效果。对下协调时，要学会顺水推舟。另外善于利用人缘和情感沟通工作关系，实际上，协调工作包含着两层关系，一是工作关系，二是人际关系。为促使问题的有效解决，应充分发挥人缘、情感和友谊的作用，从而使各方都乐于接收协调。当然，搞无原则的庸俗的人际关系是不提倡的。

总之，秘书协调工作的内容极其复杂，范围极其宽广，其固有的内在的特征，要求秘书人员采取灵活多样的协调方法和技巧，对秘书提出了很高的要求。并且随着改革开放的进一步深入，中国经济与世界经济的联系越来越紧密，形势与要求发生极大改变，秘书的协调内容将会更丰富、更复杂，因此就要求秘书人员要不断学习，不断加强自身修养，立足国情，立足自身的工作特点，能够更加灵活多样去处理各种纷繁复杂的工作，这成为新时期秘书工作要研究的一个非常紧迫的问题。■