现代秘书工作
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• （1）按服务对象和经济来源，分公务 秘书和私人秘书我国的秘书学诞生于 20世纪80年代初期。
• ● 1980年，复旦大学上海分院率先设 置秘书专业；
• ● 1983年，上海《秘书》杂志创刊；
B.纵向分类
不
领导和管理
同
有不同层次，
层
秘书也工作
次
在不同层次
的
中，秘书人
秘
员也可以按
书
层次分类
官员秘书 秘书部门负责人 领导的专职秘书 高级秘书 中级秘书 初级秘书
第二章 秘书工作概述 第一节 秘书 第二节 秘书工作
第三节 秘书职业资格 第四节 秘书机构
仍在探讨和争论之中
现代秘书的定义
秘书是指身处领导机构或领导者身 边，以处理信息和综合服务的方式 辅助领导者实施管理的工作人员。
二、 秘书的分类
• 各行各业、各社会领域的各类组织都有秘 书、秘书工作。
A.横向分类
• 在与领导主辅配合的工作实践中，发现领
• 导行为中的不足、疏漏、失误，及时提出
•
（六）会务操办
• 秘书工作中的会务操办指的是会前的 • 大量筹备工作，会议期间的大量事务服务， • 会后的落实工作、整理工作和信息反馈工 • 作等。
（七）督促检查
•
督促检查是领导工作的职责范围。秘
• 书主要是协助领导开展督促检查工作。
第二节 秘书工作
本节要点 一、秘书工作的内容 二、秘书工作的性质与特点 三、秘书工作的作用 四、秘书工作的原则
• • • • • • •
秘书工作的内容
督会参信文协事 促务谋息书调务 检办辅工工沟理 查理助作作通办
一、秘书工作的主要内容
• （一）事务办理 • 事务办理是秘书工作的重要内容，包括日常事 务、临时交办事务及突发事。
领 导
职能
作围绕特定领导人展开并直接 由特定领导人指挥
人
的
1.服务对象的特定性：为特定
专
领导人服务
职 秘 书
2.主辅配合的一一对应性：业 务范围一一对应特定领导人
特征
3.影响力和工作范围因不同领
导人而有所不同
4.与特定领导人更为接近，易 产生师友般的情感
• 中级秘书
• 中级秘书从事的是协助领导实施管 理、开展各项组织领导活动的基础 性工作。其筹备操办各种会议事务、 草拟和办理各种文件、进行组织内 外沟通、办理各项授权事务等，对 组织有序运转和领导工作的开展， 均有着不可替代的作用。
任领导工作。
• —为领导的组织和
秘书只是辅助 领导工作，而没有 决策权。
指挥起传达、检查、 督促作用；
主要从3个方面 发挥作用。
• —处理日常事务并 提供文字和物资方
面的条件。
B.上海、武汉秘书学者 概括的“两性”（续）
• 2，综合性
指秘书一般不承担机关或企事 业单位内某一部门的工作，而要全 面了解、联系和沟通各个部门的工 作。
• （二）协调沟通 • 秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、职 能部门之间、本机关和外部有关公众及本机关与上、 下级机关中介沟通的任务；协助领导者维护组织内 外的各种关系和谐一致，缓解或化解各种矛盾和冲 突，以实现组织有序运转。 （见下图）
中介沟通
（三）文书工作
• 文书工作包括根据领导意图的文件撰 • 拟、修改、印制、校对、装订、寄发等发 • 文工作；登记、分拣、拟办、传阅、办理 • 等收文工作；整理、立卷、归档、保管、 • 利用等文书档案的处理工作。文书工作在 • 秘书工作中占的比重很大，有的甚至占秘 • 书工作总量的三分之一。
D.李欣同志80年代归纳的4点 ——从属性 政治性（含政策性）
事务性 被动性
E.有的学者认为秘书工作具有 “六性”的特点
主要是了解与掌握情况，传递信 息，辅助领导。
C.常崇宜先生80年代概括的4点
• 1，智力与非智力性；（领导的助手、 “耳目”和参谋）
• 2，同领导的高度一致性；（最佳状 态——与领导达到“默契”的程度）
• 3，工作内容的广泛性；（“不管部”） • 4，秘书应是“杂家”基础上的专才。
（素质要求上的“杂”“专”结合）
中级秘书
• 职能
• 办文是中级秘书的重 要职责
• 办事是中级秘书的重 要任务
• 领导活动安排是中级 秘书工作的重要内容
初级秘书
• 指从事操作性、服务 性工作的秘书，如打 字、速记、接待、应 对电话等工作是其主 要任务
• 特点
• 工作内容一般是操作 性的日常事务
• 要有熟练的办公技巧
• 要有良好的服务态度 和敬业精神
（四）信息工作
• 秘书信息工作，是围绕领导活动和组 • 织管理需要开展的对各种相关信息的收集、 • 处理、传递、贮存提供利用、反馈等一系 • 列目的明确、真实可靠、及时全面的信息 • 服务。
（五）参谋辅助
•
秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者
Байду номын сангаас
• 提供近身综合辅助和公务服务中为领导决
• 策出谋献策、提供参考方案及有关依据；
• 除上述八个方面的工作外，还有领导
• 办公室的整理、文献资料的准备、领导活
• 动日程安排、领导公务出差服务等，均是
• 秘书工作的内容。简言之，凡是领导者和
• 领导机关需要的综合辅助和公务服务，都
•
二、秘书工作的性质与特点 秘书学者的认识
• 早期学者对秘书工作性质的看法（80 年代我国秘书学起步）
秘
书
部
门
负
1.具有高级秘书的全面业务素质和工作技能
责
2.有丰富的管理办理事务的经验和人际交往沟通能
人
特征
力 3.经受过长期考验，与主要领导人有良好的配合关 系
4.一般由有卓越工作才干的秘书和较高文化素养的
基层负责人担任
5.是培养承担全面责任领导人的重要台阶
6.在不同组织系统其位、权、责有较大差异
直接对其特定领导人负责，工
A.老一代秘书学家王千弓的概括—— “五个对立统一”
1，被动性与主动性的统一；
2，事务性与思想性的统一；
3，机要性与群众性的统一；
4，经常性与突击性的统一；
5，综合性与专业性的统一。
B.上海、武汉秘书学者概括的“两性”
• 1，辅助性
• —为领导决策提供
指秘书从属、 文件、资料、情报、
接近领导，而不担 建议、意见；
以
官
官员
员命
秘名
书
的 秘
书
其职位职权是按法定程序由 组织确定
对领导是辅助者，对下级是 官员
有重要的综合协调功能，在 首脑身边发挥枢纽桥梁作业
可以代表首脑处理一定职权 范围内的事务
比一般官员更贴近首脑，构 成主辅配合的一体化关系
是指各级政府、企事业单位的办
定义
公厅（室）的负责人，即办公室
主任、秘书处长、秘书科长
• ● 1980年，复旦大学上海分院率先设 置秘书专业；
• ● 1983年，上海《秘书》杂志创刊；
B.纵向分类
不
领导和管理
同
有不同层次，
层
秘书也工作
次
在不同层次
的
中，秘书人
秘
员也可以按
书
层次分类
官员秘书 秘书部门负责人 领导的专职秘书 高级秘书 中级秘书 初级秘书
第二章 秘书工作概述 第一节 秘书 第二节 秘书工作
第三节 秘书职业资格 第四节 秘书机构
仍在探讨和争论之中
现代秘书的定义
秘书是指身处领导机构或领导者身 边，以处理信息和综合服务的方式 辅助领导者实施管理的工作人员。
二、 秘书的分类
• 各行各业、各社会领域的各类组织都有秘 书、秘书工作。
A.横向分类
• 在与领导主辅配合的工作实践中，发现领
• 导行为中的不足、疏漏、失误，及时提出
•
（六）会务操办
• 秘书工作中的会务操办指的是会前的 • 大量筹备工作，会议期间的大量事务服务， • 会后的落实工作、整理工作和信息反馈工 • 作等。
（七）督促检查
•
督促检查是领导工作的职责范围。秘
• 书主要是协助领导开展督促检查工作。
第二节 秘书工作
本节要点 一、秘书工作的内容 二、秘书工作的性质与特点 三、秘书工作的作用 四、秘书工作的原则
• • • • • • •
秘书工作的内容
督会参信文协事 促务谋息书调务 检办辅工工沟理 查理助作作通办
一、秘书工作的主要内容
• （一）事务办理 • 事务办理是秘书工作的重要内容，包括日常事 务、临时交办事务及突发事。
领 导
职能
作围绕特定领导人展开并直接 由特定领导人指挥
人
的
1.服务对象的特定性：为特定
专
领导人服务
职 秘 书
2.主辅配合的一一对应性：业 务范围一一对应特定领导人
特征
3.影响力和工作范围因不同领
导人而有所不同
4.与特定领导人更为接近，易 产生师友般的情感
• 中级秘书
• 中级秘书从事的是协助领导实施管 理、开展各项组织领导活动的基础 性工作。其筹备操办各种会议事务、 草拟和办理各种文件、进行组织内 外沟通、办理各项授权事务等，对 组织有序运转和领导工作的开展， 均有着不可替代的作用。
任领导工作。
• —为领导的组织和
秘书只是辅助 领导工作，而没有 决策权。
指挥起传达、检查、 督促作用；
主要从3个方面 发挥作用。
• —处理日常事务并 提供文字和物资方
面的条件。
B.上海、武汉秘书学者 概括的“两性”（续）
• 2，综合性
指秘书一般不承担机关或企事 业单位内某一部门的工作，而要全 面了解、联系和沟通各个部门的工 作。
• （二）协调沟通 • 秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、职 能部门之间、本机关和外部有关公众及本机关与上、 下级机关中介沟通的任务；协助领导者维护组织内 外的各种关系和谐一致，缓解或化解各种矛盾和冲 突，以实现组织有序运转。 （见下图）
中介沟通
（三）文书工作
• 文书工作包括根据领导意图的文件撰 • 拟、修改、印制、校对、装订、寄发等发 • 文工作；登记、分拣、拟办、传阅、办理 • 等收文工作；整理、立卷、归档、保管、 • 利用等文书档案的处理工作。文书工作在 • 秘书工作中占的比重很大，有的甚至占秘 • 书工作总量的三分之一。
D.李欣同志80年代归纳的4点 ——从属性 政治性（含政策性）
事务性 被动性
E.有的学者认为秘书工作具有 “六性”的特点
主要是了解与掌握情况，传递信 息，辅助领导。
C.常崇宜先生80年代概括的4点
• 1，智力与非智力性；（领导的助手、 “耳目”和参谋）
• 2，同领导的高度一致性；（最佳状 态——与领导达到“默契”的程度）
• 3，工作内容的广泛性；（“不管部”） • 4，秘书应是“杂家”基础上的专才。
（素质要求上的“杂”“专”结合）
中级秘书
• 职能
• 办文是中级秘书的重 要职责
• 办事是中级秘书的重 要任务
• 领导活动安排是中级 秘书工作的重要内容
初级秘书
• 指从事操作性、服务 性工作的秘书，如打 字、速记、接待、应 对电话等工作是其主 要任务
• 特点
• 工作内容一般是操作 性的日常事务
• 要有熟练的办公技巧
• 要有良好的服务态度 和敬业精神
（四）信息工作
• 秘书信息工作，是围绕领导活动和组 • 织管理需要开展的对各种相关信息的收集、 • 处理、传递、贮存提供利用、反馈等一系 • 列目的明确、真实可靠、及时全面的信息 • 服务。
（五）参谋辅助
•
秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者
Байду номын сангаас
• 提供近身综合辅助和公务服务中为领导决
• 策出谋献策、提供参考方案及有关依据；
• 除上述八个方面的工作外，还有领导
• 办公室的整理、文献资料的准备、领导活
• 动日程安排、领导公务出差服务等，均是
• 秘书工作的内容。简言之，凡是领导者和
• 领导机关需要的综合辅助和公务服务，都
•
二、秘书工作的性质与特点 秘书学者的认识
• 早期学者对秘书工作性质的看法（80 年代我国秘书学起步）
秘
书
部
门
负
1.具有高级秘书的全面业务素质和工作技能
责
2.有丰富的管理办理事务的经验和人际交往沟通能
人
特征
力 3.经受过长期考验，与主要领导人有良好的配合关 系
4.一般由有卓越工作才干的秘书和较高文化素养的
基层负责人担任
5.是培养承担全面责任领导人的重要台阶
6.在不同组织系统其位、权、责有较大差异
直接对其特定领导人负责，工
A.老一代秘书学家王千弓的概括—— “五个对立统一”
1，被动性与主动性的统一；
2，事务性与思想性的统一；
3，机要性与群众性的统一；
4，经常性与突击性的统一；
5，综合性与专业性的统一。
B.上海、武汉秘书学者概括的“两性”
• 1，辅助性
• —为领导决策提供
指秘书从属、 文件、资料、情报、
接近领导，而不担 建议、意见；
以
官
官员
员命
秘名
书
的 秘
书
其职位职权是按法定程序由 组织确定
对领导是辅助者，对下级是 官员
有重要的综合协调功能，在 首脑身边发挥枢纽桥梁作业
可以代表首脑处理一定职权 范围内的事务
比一般官员更贴近首脑，构 成主辅配合的一体化关系
是指各级政府、企事业单位的办
定义
公厅（室）的负责人，即办公室
主任、秘书处长、秘书科长