公司往来账款管理办法

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往来款项管理办法

第一章总则

第一条为了加强中钞特种防伪科技有限公司（以下简称“公司”）的往来款项的管理、加强公司内部控制、降低公司财务风险，根据国家及地方有关财务法律、法规、中国印钞造币总公司（以下简称“总公司”）的有关规定，特制定本办法。

第二条本办法主要用于规范应收款项管理、应付款项管理。

第三条本办法适用于公司各部门。

第二章应收款项管理

第四条本办法所界定的应收款项包括应收账款和其他应收款。

第五条应收账款是指公司因产品或提供劳务等原因，应向购货客户或接受劳务的客户收取的款项。

第六条应收账款的确认时间为销售成立，即同时满足产品已经发出和收款或取得收取货款的凭据两个条件时应确认收入，若此时未收到货款，即应确认应收账款。

第七条应收账款的信用管理

规划财务部人员和营销部销售人员必须对公司主业品客户和非主业品客户作信用调查，建立客户信用档案。营销部人员的非主业品客户信用档案同时抄报规划财务部。客户的信用档案作为公司签订合同的依据。

赊销产品时必须办妥下列事项：

(一) 签订购销合同；

(二) 确立结算方式及付款期限，或获取付款保证书；

(三) 延期付款的违约责任；

第八条公司应收账款的审批权限

赊销审批权限在元以下的由主管财务（副）总经理负责，在元以上的由总经理负。

第九条应收账款内部报告

公司建立应收账款内部管理报告制度，营销部、规划财务部应分别建立应收账款台账，并按照客户、赊销经手人等类别建立周统计报表，上报主管领导。

规划财务部负责认真登记客户往来账，按照应收单位、部门或个人分别核算，及时核对。每月向营销部、各有关领导发布“应收账款统计月报”。

营销部根据“应收账款统计月报”核对应收账款情况，如有差异，需在1个工作日内找出原因所在，并于3个工作日内解决该问题。

第十条应收账款分析

应收账款按账龄基准记存。规划财务部必须经常核查所有的应收款项（至少每月一次）。每月编制应收账龄分析表，并向营销部、各有关领导发布。

规划财务部负责在进行账龄分析时，需把握控制重点。对账龄较长的应收项目，组织责任部门进行因素分析、提出改进意见。

第十一条应收款明细账目的调减工作必须有主管财务（副）总经理的书面批准方可进行。

第十二条应收账款催收

(一) 规划财务部应经常与客户保持联系，每年向客户发送、回收“往来账款确认单”，并向营销部、各有关领导通报回收情况统计。

(二) 规划财务部在每月20日前对上月账目中的应收账款进行清理，将即将到期及已构成拖欠的款项（购销合同已执行完毕1个月）理出清单后，提交到营销部及各有关领导。

(三) 收款部门和经办人负责对应收账款进行催款。

1．逾期前催收

按照合同规定日期，收款部门在合同规定的付款到期日提前10天，向客户发出付款的书面或口头提示，提示其按时付款。在付款到期日，收款部门需确认客户是否按时付款，如不能按时付款，要督促其在7天内给出付款计划。

2．逾期天的账款催收

收款部门经办人负责款项催收，必要时由收款部门主任组织款项回收。催收情况需及时向规划财务部、各有关领导反馈。规划财务部负责根据客户一贯的信用情况，提出对该客户冻结其订单或停止对其发货。

3．逾期天的账款催收

收款部门将账款催收详细情况报告规划财务部、公司有关主管领导，由规划财务部或有关领导协助催收。

4．逾期天的账款催收

视为问题账款处理，在与客户协商不成后，可提出法律诉讼。

5．对于逾期或未逾期的应收账款，如存在下列情况之一的，该笔账款视为问题账款，规划财务部、公司有关领导、综合部应立即介入催收，必要时提起诉讼或

进行报案：

（1）客户信用情况严重恶化；

（2）客户恶意变更营业场所；

（3）客户法定代表人携款潜逃；

（4）客户采用诈欺手段（假电汇等）骗取货物，而后未能将货款汇出形成逾期账款的；

（5）客户经营情况发生重大变化，可能导致我公司产生坏账的其他情况；

（6）账款已逾期天。

第十三条问题账款处理

(一) 问题账款发生后，经办人应于日内，提交“问题账款报告”，并附有关证据、资料等，由公司主管领导查证并签署意见后，递交至综合部或其他相关部门协助处理。

(二) 综合部收到“问题账款报告”后，聘请外部法律人员，于2个工作日内与经办人及其不满内负责人了解情况后拟订处理办法，经总经理批示后，协助经办人处理。

(三) “问题账款”处理期间，经办人及其部门负责人应与相关部门充分合作。对于综合部或其他有关部门提出的配合查证等要求，该经办人或其部门负责人不得拒绝或借故推拖。

(四) 在发生“问题账款”后，应收账款回收部门承担相应的赔偿责任，通过扣除应收账款经办人和收款部门负责人个人的工资和奖金（必要时，可连扣几个月）赔偿公司的损失。

(五) 经核定由经办人承担赔偿责任的“问题账款”，综合部或其他相关部门仍应寻求一切可能的途径继续处理。若事后追回产品或货款时，应通知规划财务部于追回之日起2天内，将款项一次退还原经办人和收款部门负责人。

第十四条坏账处理

(一) 坏账是指公司无法收回或收回可能性极小的应收账款。

(二) 坏账的确认：

1．债务单位破产或撤消，依法定程序清偿后，无法收回的应收款；

2．债务人死亡，无遗产或遗产不足清偿，无法收回的应收款；

3．债务人逾期三年未履行偿债义务，现仍不能收回的应收款。

(三) 根据以往的经验、债务单位的实际财务状况和现金流量等相关信息，公司坏账准备采用账龄分析法计提。详见《资产减值准备办法》。

第十五条其他应收款中，收款对象为法人机构或外部其他机构等时，对其他应收款管理参见应收账款管理。

第十六条其他应收款中，收款对象对内部职工或部门时，采用备用金管理。

(一) 备用金是指公司规划财务部部库存现金以外借给内部职工、各职能部门、事业部用于周转的现金。

(二) 公司最高借支备用金不超过元。

(三) 公司备用金领用需遵循以下程序：

1．由领用备用金的个人或部门填写“借款单”，注明用途、金额及预计还款时间。

2．部门负责人在借款单上审批签字。

3．规划财务部会计审核后，提交至规划财务部主任审批签字，由出纳负责办理借款手续。

(四) 规划财务部人员负责在预计还款时间到来时，督促借款人还款。

(五) 个人借用备用金采用“一次报账制”，使用后报销时一次结清，前账不结，后账不借。

(六) 部门借用备用金采用“定额周转制”。由规划财务部部根据实际情况为各部门核定额度，超过额度的备用金借支将不予批准。

(七) 备用金支出后，各借款人需按时将有关票据按照报销程序交规划财务部报销，补足备用金。

(八) 确定为不能偿还的个人备用金借支，规划财务部从其工资或奖金中予以扣除其所借支金额。在其偿还后，原数归还。

第三章应付款项管理

第十七条本办法所规范的应付款项，包括应付账款和其他应付款。

第十八条根据公司的资产负债管理水平要求，公司的应付款项最大不超过全部负债的 %。

第十九条应付账款是指因购买材料、商品或接受劳务等而发生的债务，是买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生的负债。

第二十条其他应付款是指公司应付或暂收其他单位或个人的款项，如租入固定资产和包装物的租金、暂收的押金、需支

付工会的经费、需支付的教育经费、需支付个人的住房公积金等。

第二十一条应付款项入账时间确定

(一) 应付账款入账时间的确定，应以所有权的转移为标志，区别情况处理。