接待客户清单

需要了解的：

1、这个国家的习惯风俗，禁忌，饮食特点，（各大百科上有）。

从闲聊中了解他个人的宗教信仰，爱好，习惯，禁忌。

2、行程安排：在中国几天，到哪些城市，在我们城市安排几天，哪个航班。

3、酒店是否定好，如果定好，请他提供酒店的电话。以谁的名字订的房间。

4、几个人来访（男女比例，是否有中国同事或朋友陪同），所有人的名字。

5、在中国以什么方式联系。有中国同事陪同的，提前要到联系电话，并跟其沟通确认。提前加客户的SKYPE, WHATSAPP, WECHAT, FACEBOOK等可以及时聊天的，以备不时之需。

6、这次预计采购的产品种类，数量或金额。

需要告知的：

1、提醒客户记下你的联系电话，手机+座机。

2、他来访时的天气、温度、穿衣指数。

3、是否会接机。接机人的姓名和电话。

4、由你接待的这几天，行程安排。

需要准备的物资：

1、中国和对方的国旗，横幅，鲜花，整理会议室，整理要参观的车间。提前调试视频播放设备。

2、笔、纸，笔记本（最好让客户写到自己的本子上，毕竟A4纸容易折坏弄丢），册子，报价单，相机，录音笔。

3、水果，饮品（除了饮料，瓶装纯净水也是必要的）。纸巾。

4、安排车，机场到酒店，酒店到工厂

5、参观车间准备好安全帽。

6、中餐，晚餐，休闲活动。

7、各陪同人员通知到位。

8、送给客户的礼物、宣传册。以小轻为准，有条件的话把公司宣传的光盘送出。

小贴士：

1、重要的事情最好在第一时间落实、解决。尽量要客户订，如果现在不订，要弄清楚不订的原因。在最短时间给出解决办法。最起码要让客户给出表态和评价。

2、注意细节。伞，纸，瓶装水，创可贴等小东西尽可能在需要的时间递上去。确认酒店有转换插座免费使用，并告知客户如果需要可以让服务人员送到房间。

3、时间张弛有度。接机后直接去酒店，至少让他们休息1个小时。他自己另有要求除外。

4、提前准备一些谈资备用，以客户感兴趣的内容为主，会议桌之外尽量少谈工作。

5、不要吝啬你的关心。到酒店接客户，询问酒店是住得舒服么，提供的餐怎么样。

首先，如果你是新人，那么一定要亲自去机场接人，绝对不能只是叫个司机过去就行了，这个时候一定要显示你的重视，而且作为新人，一般你手上都没有什么单要去跟，所以客户才是你最重要的，在网上发几十份的邮件也比不上你亲自去谈客户面对面的谈。

第二，如果你是第一次见这个客户，那么你一定要准备接人板（就是举起来的那种），板上面一定要写明公司的名字（最好是印有公司的logo），然后是客户的名称，在乘客出口处，一定要大大方方的举起来，有些人会觉得不好意思，其实没有什么必要的，对于一个跑来外地谈生意的人，没有什么比他一下飞机就有人立刻把他接走来的更加的开心。因为如果他下了飞机，还要找来找去都找不到你，这个时候他一定会很担心，特别是那些第一次来中国，而且英文水平也不是很高的那些客户，这一点更加重要。

第三，接到客户，简单的认识之后，要搞清楚下面几个问题

1、咨询一下客户是否要办中国的手机卡

2、客户是否要简单的吃点东西（飞机上虽然有餐饮供应，但是有些客户是不喜欢那些食物的）

3、客户是要直接回工厂还是先去酒店（这个很重要，因为你第一时间要搞清楚客户是个怎样的人，是工作狂，还是普通的商人，还是比较喜欢异域风情的人士，这个对于你接下来的谈话非常有效）

若实在无法接待客户，也要委婉地拒绝：

1.实在抱歉，届时我们会在美国参加一个展会，但是某日之前和某日之后，我们都十分欢迎您的到来。

We are glad to know that you would like to visit us, unfortunately we will attend a show in USA from ×××to×××. However, we will be pleased to see you before ×××or after ×××.

2.实在抱歉，某日我们另有一个约会，一月前就已定好，不太容易推掉，若您不介意的话改在前一或后一天来我们工厂可以吗？

Unfortunately we will have another appointment on ××× which was set up one month ago, if there is any possibility for us to meet on ××× or ×××?

3.实在抱歉，我们的老板届时会在外地出差，假如您不介意的话，我将带您参观我们的工厂，并就双方合作进行洽谈（假如对方并没有提出要求老板在场的要求，此话就不必说了）。

I am afraid that my boss will be out of office by then, if you don`t mind, I will be pleased to show

you around our factory and have further discussion on future business with you.

4.如果由自己发出邀请，则一定要主动说明自己哪一段时间有空，以免对方选择自己不在的日期来访。

Dear Thomas,

As you mentioned before, you would like to visit us during Augus, please kindly note that I will be available from Aug×××to×××. If you can visit us by then, let me know without hesitation.

以下邀请函模板供参考：

XXXXXCompany

Address:XXXXXXXXXXXX(邀请方)

Invitation Letter

Apr 20th, 2010

To whom it may concern:

We would like to inform you that _______ is our important customer in USA and it is necessary to have business dealings & meetings together on various marking & sales matters，herein we invite the following person to come to China:

Full Name:

Nationality:

Passport No:

The visit time is from ____ to _____ in China

We would appreciate if the necessary visa would be granted and thank you in advance for your kind assistant.

Best regards

XXXXXX

Position(邀请方信息)

Company:

Signature

Stamp

由于客户不了解各个环节所需的时间，所以我们不妨告诉他具体的行程安排，如：

尊敬的某某先生：

关于您某月某日的到访，我们做了如下安排：某日上午10点，我们会开车去机场接您，大约一小时可到达。我们已为您预订了酒店，您稍事休息后，我们将在该酒店一楼用餐。用餐后（约12：30），我们将接您到我们公司（约三十分钟），下午1点至4点间我们将带您参观我们的工厂，并就合作事宜进行洽谈。之后我们可以带您到附近著名的景点稍作观赏，假如您觉得累的话，我们也可以直接送您回酒店。第二天早上7点，我们的司机会在酒店大堂门口等您，直接送您去机场赶10点的飞机。您看这样的安排可以吗？

Dear×××,

About your visitation dated Aug ×××, we schedule as follows: