事业单位档案管理信息化建设

事业单位档案管理信息化建设

作者：赵红梅

来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第11期

【摘要】随着社会的发展和变化，事业单位档案的数量在不断增多，传统的档案管理方式

已经不适应时代发展的需求，为了更好地完成这项工作，转变事业单位档案管理工作的形式是

非常有必要的。目前，很多事业单位采用了信息化的档案管理模式，这种新型的管理模式有利

于事业单位的稳定发展，提升档案管理的整体效率。本文主要分析了事业单位档案管理信息化

的现状，并提出了档案管理信息化的相应策略。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化

档案管理是事业单位的一项重要工作，档案管理的质量直接影响着事业单位综合质量的提升。在传统的事业单位档案管理中，主要的管理方式是人工管理，琐碎的管理工作对管理人员

提出了更严格的要求，很少有人能够胜任这项工作。随着信息技术的发展，事业单位档案管理

逐渐朝着信息化方向发展，这不仅简化了档案管理的程序，还大大提升了工作人员的工作效率，促进事业单位档案管理工作效率的提高。由此可见，加强对事业单位档案管理信息化的建设是

非常有必要的。

一、事业单位档案管理信息化的重要性

事业单位档案管理信息化建设中主要是利用信息化的技术手段，实现档案管理模式的创新，充分利用互联网的优势，让档案管理的相关工作更好地融为一体，促进档案管理整体效率的提升。档案管理信息化在事业单位的发展中扮演着非常重要的角色：第一，信息化的档案管理最

主要的特点就是档案管理的形式，在信息化时代背景下，事业单位档案管理大多是电子档，这

很大程度提升了档案管理工作的效率。第二，传统的档案管理模式很容易受到外界因素的影响，其中人为因素是最为严重的，档案管理人员工作的失误可能会造成整个档案的遗失或者破坏；

因此信息化的事业单位档案管理可以提高档案的安全性、准确性和完整性，对档案管理效率的

提升有积极的影响作用。

二、事业单位档案管理工作信息化的问题

（一）合理开发档案信息资源。在事业单位的档案管理中，积极更新和采集档案信息资源

是非常重要的步骤，这是保证档案信息真实有效的必要途径。从目前的状况来看，事业单位并

没有很好地开发档案信息资源，在档案管理过程中容易出现很多重复的工作，影响档案工作信

息化的质量提升。另外很多事业单位没有重视档案信息资源的开放，忽视了对档案资源的利用。

（二）缺乏必要的档案信息内容的安全措施。档案管理是一件复杂而琐碎的工作，实现事

业单位档案的信息化不是短时间内就能完成的，这是一个循序渐进的过程。事业单位中很多档

案资料都具有机密性，管理人员在处理相关资料档案的时候应该注意保密工作，在档案管理工

作逐渐信息化的过程中，单位很容易忽视安全这个问题，没有设置严格的进入程序，给很多电

脑黑客提供了机会，导致单位机密性档案的丢失，这是目前事业单位档案管理工作信息化存在

的主要问题，希望相关的事业单位能够引起重视，严格制定保护档案信息内容的安全措施，有

效保障事业单位机密性档案的安全。

（三）信息化平台的利用率低。对于一个事业单位来说，建设信息化的平台是非常有必要的，有助于员工更好地查询自己需要查询的信息，实现获取信息的有效性。但是事业单位信息

化平台的建设与利用却不一致，单位没有对信息平台进行有效的利用，信息的更新、信息的有

效性和信息的二次开发等还存在很多问题，开发力度没有达到最好。

三、事业单位档案管理工作信息化建设途径

（一）制定规范的档案管理工作制度。事业单位与一般的企业不一样，它具备一定的特殊性，因此在事业单位的档案管理工作中应该遵循一定的法律法规，规范的档案管理工作制度是档案管理工作信息化的基础。不同的事业单位有不同的状况，在制定相关规范的时候应该从自身的情况出发，制定的制度与单位的发展相适应，这是目前事业单位档案管理工作信息化建设的重要途径。

（二）注重信息资源的安全性。事业单位档案管理信息化的建设是一项长期系统的工作，在短时间内是难以达到信息化的高效建设的，因此在档案信息化建设的初期，要将纸质的档案与电子信息资料进行对比，保证所有档案信息的完整和有效，由此可见，传统的档案管理工作在档案信息化前期同样扮演着重要的角色。另外，在档案信息化的建设过程中，网络的安全也是必须考虑的因素，数据信息的安全、网络病毒防范、档案信息权限管理设置等都是重要的安全因素，应该被充分考虑在内，单位可以采取网络访问控制的措施，避免其他非法使用和访问档案信息资料的现象发生，保证单位的档案信息和资料的安全，这是目前网络安全防范最重要的策略。

（三）建立健全完善的信息化管理平台。在事业单位档案管理信息化建设的过程中，首先要建立完善的信息化管理平台，提升对平台的利用率，这是顺应时代发展的必然要求。信息化管理平台涉及的范围更加全面，它将单位内部和外部的网络结构联系起来，突破了传统局限于档案管理部门间的工作，充分发挥了档案信息化管理平台的作用和意义。

四、结语

总的来说，在事业单位的发展中，档案管理工作是非常重要的，相关的工作人员应该积极借鉴先进的管理理念，在实际的单位档案管理中融入新的管理理念，为事业单位档案管理体系提供更好的发展机会，促进事业单位更加稳定长远地发展。