第5章 项目跟踪总结

有效的项目管理应该包含以下方面： ⑴ 设计良好，切实可行的项目计划。 ⑵ 有效的项目跟踪管理。 ⑶ 有效的沟通与反馈。 ⑷ 详细的风险分析与控制。 ⑸ 有效的变更控制。 ⑹ 善于总结。
5.1.2 项目计划基准
项目计划确定后要保存成“比较基准”，作为项 目执行全过程的参考依据（已讲过）。 选择【工具】→【跟踪】 → 【设置比较基准】， 打开“设置比较基准”对话框，进行设置： ⑴ 设置比较基准 默认选中。在“比较基准”下拉框中可以选择11 种不同的比较基准。设定了比较基准后，相关信息保 存在项目表的“比较基准开始时间”， “比较基准完 成时间”， “比较基准工时”， “比较基准工期”， “比较基准成本” 域中，必要时可以在甘特图中添加 相应的“域”名显示。
④ 选择【视图】→【表】 → 【跟踪】命令，打开 “跟踪表”对话框，在跟踪表中输入完成百分比和其它 实际值。 ⑤ 选择【工具】→【跟踪】→【更新任务】命令， 打开“更新任务”对话框，分别输入“完成百分比”、 “实际工期”、“剩余工期”、“实际开始时间”、 “实际完成时间”等实际进行情况数据。 任务的跟踪数据之间是有联系的，当输入一个或部 分跟踪值以后，其他数据Project会自动计算得出。这些 跟踪数据集中显示在跟踪表里，反映了项目和任务的实 际进展情况。
第5章 项目跟踪
5.1 理解项目跟踪
5.1.1 项目跟踪的意义
项目在实施过程中，由于具体情况和条件的变化， 以及各种内在和外在因素的影响，会导致实际执行效 果与计划出现偏差。 项目管理的关键，在于有效地控制项目的执行过 程，使其尽量按原计划进行，当实际执行情况与计划 出现偏差时，及时调整计划或者采取有效措施，使项 目达到预期的好的结果。 实施不了的计划是不切实际的计划，必须修改。 计划基本合理，实施未达目的，是控制的问题， 不能随意更改计划。
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5.2 记录实际信息
5.2.1 掌握实际信息
在项目执行过程中，有多种方式可以随时录入任务 的执行情况，Project随即就更新任务进度： ① 将鼠标悬停在该任务条形图的前方，当鼠标指针 变为更新进度提示符%▼时，按住左键拖动，可以连续设 定该任务的完成百分比。 ② 双击任务名，打开“任务信息”对话框，在“常 规”选项卡的“完成百分比”框中输入百分比。 ③ 鼠标右键单击工具栏空白处，在快捷菜单中选择 “跟踪”命令，这时工具栏出现0%，25%，50%，75%， 100%以及“更新任务”等跟踪工具图标。选择任务并单 击百分比图标。
⑷ 实际完成百分比 实际完成百分比用于根据任务的特定情况手工输入 任务的完成百分比值。它从另一个角度或评价方式来记 录工作进度。 ⑸ 实际工期 如果已输入了“完成百分比”，实际工期按照公式： 实际工期=工期×完成百分比 计算得出。 如果已输入了“实际工期”，剩余工期按照公式： 剩余工期=工期-实际工期 计算得出。 如果输入了一个大于计划工期的实际工期值，则系 统会将其更改作为计划工期的值，同时使剩余工期为0， 再将完成百分比设为100%。
设置了比较基准后，在“跟踪甘特图”中就可以 看到比较基准和项目实际进行信息。条形图会出现平 行的两根，上面的是计划（即比较基准），下面的是 实际执行情况，同时，默认用红色表示关键路径的关 键任务。 跟踪甘特图会随实际工程进展动态变化，任何一 个任务的实际进展参数一旦输入，跟踪甘特图就会清 晰、直观地显示出来。
⑶ 完成百分比 一般是直接输入实际完成百分比，也可以根据实际 工期自动计算得出。任务创建时，其值为0；当输入了实 际工期、剩余工期或实际工时之后，Project会按照公式： 完成百分比=（实际工期/工期）×100% 计算完成百分比。 完成百分比大于0时，如果没有输入实际开始时间， 则Project会用计划开始时间来代替它。 如果完成百分比为100%，则“实际完成时间”将自 动设置为计划完成时间。 如果直接输入了完成百分比值，Project将自动计算 实际工期和剩余工期。反之亦然。 完成百分比要跟踪的是工期的进展情况。要跟踪工 时和工作量完成情况，应使用“工时完成百分比”信息。

11.15
跟踪表实际信息说明： ⑴ 实际开始时间 一般是直接输入实际的开始日期，也可以由Project 自动计算得出。任务尚未开始时，其值为“NA”；当输入 了实际工时、或者在“完成百分比”栏或“工时完成百 分比”栏填入了大于0的值时，表示任务已开始， Project会将其更改为计划开始时间的值，或者根据相应 的进度计算方式选项设置，计算出“实际开始时间”的 值。 ⑵ 实际完成时间 一般是直接输入实际完成日期，这时计划完成时间 也随之而改变。它也可以自动计算得出：任务尚未完成 时，其值为“NA”；当任务的剩余工时为0、或者任务的 “完成百分比”栏或“工时完成百分比”栏填入了100%时， 表示任务已完成，Project会将其更改为状态日期或计划 完成时间的值。
5.1.4 利用表格查看跟踪信息
除“跟踪甘特图”外， Project还有多种表格和视 图也用于项目跟踪。 选择【视图】→【表】 → 【差异】命令，可以查 看差异信息。差异表会显示任务、开始及完成时间、 比较基准开始及完成时间、开始时间差异、完成时间 差异等信息。 选择【视图】→【表】 → 【工时】命令，可以跟 踪项目工时信息。工时表会显示任务、工时、比较基 准工时、工时差异、实际完成工时、剩余工时等信息。 选择【视图】→【表】 → 【成本】命令，可以跟 踪项目成本信息。成本表会显示任务、固定成本、总 成本、比较基准成本、成本差异、实际产生成本、剩 余成本等信息。
⑹ 剩余工期 如果已输入了“实际工期”，剩余工期按照公式： 剩余工期=工期-实际工期 计算得出。 如果已输入了“完成百分比”，剩余工期按照公式： 剩余工期=工期×（1-完成百分比） 计算得出。 如果直接输入了剩余工期，Project会计算出新的工 期和完成百分比；如果增加或减少剩余工期，因为实际 工期是不可改变的，所以Project会更改工期，以使剩余 工期和实际工期的总和保持一致。
⑵ 设置中期计划 “设置中期计划”可将任何已有的比较基准或中 期计划复制成其它中期计划，也就是设置一组开始时 间和完成时间，以便与各种计划和工程进度相比较， 可以监控项目的进度情况。中期计划最多可以10个。 ⑶ 范围 选择是将整个项目还是选定任务设置为比较基准 或中期计划。
5.1.3 使用跟踪甘特图