高校档案管理信息化建设论文

高校档案管理信息化建设

摘要：自20世纪90年代以来，档案信息化建设成为高校档案管理改革与建设的一个重要的发展方向。笔者就自身多年档案管理工作经验，试论建设高校档案管理信息化的原因，信息化主要建设的内容以及如何建设高校档案管理信息化。

关键词：高校档案管理信息化原因内容途径

自20世纪70年代以来，随着电子计算机和互联网技术的不断发展，人类社会开始进入信息化时代，各个国家、各行各业都在努力地开展信息化建设。档案作为一种历史记录，是一种特殊的文化资源，是信息的一种重要的形式和载体，高校为适应时代要求，积极推进档案管理信息化建设时高校档案事业乃至教育事业发展的迫切需要。

一、高校档案管理信息化建设的原因

首先，2001 年月 12 月，国家档案局和中央档案馆联合印发了《全国档案事业发展”十五”计划》明确要求：”大力开发信息资源”“加快案信息化建设”“加快现有档案的数字化进程”并提出了加强档案建设信息化建设的 5 点要求，从而确立了档案管理工作信息化建设的基本方针和基本途径。2008年9月，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》文件要求”高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”，对高校档案数字化建设提出了新的要求。我国高校档案管理信息化的建设正是在这一社会背景下提出来，这是信息社会发展的必然结果。

其次，随着近年来学校扩招，学生和教师的规模不断的扩大，无论是学生的学籍档案，还是教师、职员的人事档案等，都呈现出数量激增、内容更新快、载体形式多样等趋势，这无疑加大了信息收集、信息甄别、信息编辑存档及信息公开、利用的难度。

最后，无论是社会还是在校师生员工，对高校档案信息的需求在不断增加，对高校档案的利用效率要求在不断提高。以纸质档案为主要载体、在行政管理体系中被边缘化的高校档案管理模式已经很难及时和有效地回应当前的各类需求。

二、高校档案管理信息化建设的主要内容

2.1基础设施建设

档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆（室），将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享，自然少不了信息化设施，比如网络平台建设it 设备购置，一项耗资巨大、复杂的系统工程，它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行。

2.2 资源共享平台

高校档案信息化管理平台提供服务是一个由硬件、软件系统维护者和使用者构成的一个完整流程。数字化处理后的档案存贮在平台的数据库中,授权用户得到系统认可通行后( 相当于办理手工调阅手续) , 利用终端计算机可随时访问调阅数字化档案, 档案资源因此得到了充分利用。我们可从以上流程反馈的各个环节入手,采

取恰当的对应之策来建设好高校档案信息化管理平台。

2.3网络及其安全系统建设。

目前网络安全已成为世界各国在信息化建设过程中十分关注的一个问题。档案是一种要的信息资料，而且许多带有一定的密级，利用计算机系统处理涉密信息时，必须采取涉密信息”管理一条线”的原则，将保密及本单位业务需求和计算机网络系统技术有机结合起来，统一规划、统一设计、统一建设，充分实现公文管理、案管理及文档一体化和安全保密工作和技术应用的同步。因此，在技术上要不断更新保密手段，在管理上要严禁涉密信息上网，对已经上网的信息要做好系统和数据备份，以加强档案管理信息化的安全保障，确保高校档案信息资源的安全利用。

2.4数字资源建设。

高等院校具有丰富的信息资源，不同部门都有自己的信息系统和网站，每年产生大量的数字化文档，这些数据涉及到教学、科研、行政、财务、后勤等，是非常珍贵的信息资源，同时遍及校园的教育网，更为信息的传播和共享提供了天然的平台。对于信息系统，比如学校办公的 noa 系统、学生处的学籍管理系统、科研处的科研成果管理系统、财务处的财务报表系统、教务处的成绩管理系统，这些系统产生的数据都将直接成为数字档案。这些数字档案应定期通过网络或者光盘载体的方式移交到档案（室）。

三、高校档案管理信息化建设的途径

3.1观念更新，与时俱进

过去的高效对于档案工作的视为边缘化的工作，派遣的档案工作人员素质不高，多为兼职或校后勤人员，对于档案资源只是注重馆藏而不注重实际的服务利用，种种落后的档案意识和观念致使高校档案事业长期得不到发展。因此，因转变旧的档案观念，树立新的档案管理理念，建设档案管理信息化，与时俱进，不断促进高校档案事业的发展。

3.2高度重视，文档一体

高校的档案管理信息化是高校管理工作的重要组成部分，必须认识到高校档案资源对高校建设重要的信息支持作用，要加大对档案管理工作的支持力度，为档案管理工作的开展提供的便利条件，要在全校形成重视档案工作，参与档案工作的氛围，为搞好高校的档案管理工作提供良好的基础。重视文件时档案的前身，要时刻保持档案意识，对于还未形成档案的文件资源要按照规定档案标准和程序，从档案源头上收集档案信息资源，确保高校档案资源的齐全与完整。

3.3确立标准，执行规范

标准和规范建设是一项重要的基础工作，特别是在现代网络环境下，标准和规范显得尤为必要，如果数据标准不统一，将对数据的采集、加工、保存以及以后的信息共享带来问题。为此教育部制定了《教育管理信息化标准》，其中学校管理信息标准是整个标准的最核心部分，涉及我国各级各类学校，内容覆盖学校管理的方方面面，完全满足了我国各级各类学校教育管理信息化建设、各级教

育行政管理部门信息需求以及学校与教育行政部门信息资源交流与共享的需要。

3.4强化法制，保障安全

档案信息化法制建设，根据信息化建设发展的需要，重点抓好地方信息化立法工作。以《档案法》为核心，逐步将现行的由国家法律、行政法规、地方法规、政府规章和部门规章五个方面组成的档案行政法规体系，转化为相互联系、相互制约的档案法律、档案行政法规构成的一个整体，初步建立起信息化工作法律法规保障体系。逐步建立完善的档案信息化相关制度体系，制定电子文件信息采集、管理、存储格式标准执行细则，使电子文件的管理更具有可操作性，制定电子文件归档、整理、公布、利用的工作规范，建立和完善电子文件保管、存储及安全保管的制度，保证我国档案信息化的规范与健康发展。

高校档案管理信息化是一项长远而艰巨的任务，是高校档案事业发展的一个重要的方向。作为高校档案事业的工作人员，应该为高校的档案管理信息化建设尽自己所能，认清当前发展状况，确立建设的主要内容和途径，不断朝着档案管理信息化的方向努力。

参考文献：

[1 ] 任凤仙、张志军：《试论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略》，《档案学通讯》。

［2］钱毅．档案数据库建设中存在的问题及解决思路［ｊ］．档案学通讯，2006.4