对几种常用公文逻辑结构规律的探讨

目的和依据， 然后分条列项讲明规定的事项及实施 的要求与时间； 还可以既无单独的开头， 也无独立 的结尾， 全文由若干条项贯通起来。虽然它们的外 形结构呈现不同的形态， 但其内容却万变不离其 宗 ， 这 个 “ 宗 ” 就 是 “ 总— ——分— ——附 ”， 这 就 是 法 规 性 文 件 结 构 的 一 条 内 在 规 律 。所 谓 “总 ”， 即 开端要讲明制定法规的目的、依据与适用范围， 它 可以是一个“总则”， 也可以是一个独立的开头语， 还可 以 是 并 列 的 一 、二 条 ； 所 谓 “分 ”， 即 法 规 所 规定的具体事项内容， 它可以是一个由若干章组成 的 “分 则 ”， 也 可 以 是 并 列 的 若 干 章 或 条 条 ； 所 谓 “附”， 即用来明确时效、地效、人效、解释权及未 尽 事 宜 的 部 分 ， 它 可 以 是 一 个 “附 则 ”， 也 可 以 是 单独的结尾段落， 还可以是两三个条条。所以， 我 们在写作“条例”、“规定”、“办法”时， 不论采 用什么结构形式， 这个“宗”是万万不可违背的。
二、意见 写“意 见 ”不 同 于 写 “请 示 ”、“情 况 报 告 ”、 “周知性通知”与“函”， 这几个文种较多地在内在 结构上并不要求必须首先“提出问题”， 随即“分析 问 题 ”， 然 后 “ 解 决 问 题 ”。 因 为 有 的 “ 请 示 ” 和 “通知”， 基本上是“提出— ——解决问题”的单一内 在结构形式； 一些“情况报告”， 往往是“提出与分 析 问题 ”， 而 不 存 在 什 么 “解 决 问 题 ”的 内 容 。但 “意见”不同， 特别是下行的“意见”， 不仅要“提 出问题”， 而且要对问题做出深刻的分析， 并在分析 的基础上， 有针对性地提出解决问题的完整想法。 也 就 是 说 “ 意 见 ” 的 内 在 结 构 必 须 是 “ 提 出— — — 分 析— ——解决”三个“问题”的“珠联璧合”， 缺少其 中任何一个， 都不符合“意见”写作的内在规律。 三、请示 一份“请示”不论文字长短， 其内在逻辑结构 均是由请示原由和请示事项两大层次组成。其中请 示 原 由 解决 的 是 “为 什 么 要 请 示 ”， 通 常 包 括 请 示
理地使用所获取的材料， 更好地突出全文的主旨。
（ 作者单位： 中国公文写作研究会）
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办公室业务
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从政府文件“看不懂” 再看公文写作知识培训的 重 要 性
许明晖 许信红 耿海英 王 娟
政府文件是政府进行公共管理和实施公共服务 确地理解和读懂政府文件的含义， 否则就谈不上公
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对几种常用公文
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逻辑结构规律的 ! ! ! !
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岳海翔
公文写作是规范性的写作， 这种规范性的一个重 要表现就是在篇章结构布局上要遵循特定的逻辑要 求。在这方面， 诸多的公文有其共性的特征， 但有些 文种却呈现出特殊性。“决定”、“意见”、“请示”、 “会议纪要”、“计划”、“工作总结”、“调查报告”、 “工作研究”以及法规、规章性文件， 在写作时就应 体现其各自不同的结构逻辑特点。准确理解和把握这 种不同的特点， 是写作成功的关键。主要是：
一、决定 由于决定内容的多样性， 故在写作的结构形式 上呈现纷繁的现象。要写好决定， 首要的是要切实 把握决定的多种结构形式。一般地说， 知照性的决 定， 由于是解决具体问题的， 内容单一， 文字简 短， 所以， 大都是一气呵成， 不分段落， 多采用 “篇段合一”的结构形式。部署指挥性决定， 主要 是传达部署对某一具体重要工作或行动的决策意 见， 往往要首先交待一下决策的背景与依据， 故要 在篇头处做文字撮要表达， 然后再写决策的具体内 容与要求。为了表达清楚和便于执行， 多采用分条 列项的方法， 条与条之间是并列的逻辑关系， 这样 的 结构 形 式 叫 做 “撮 要 分 条 式 ”。法 规 政 策 性 决 定 的结构形式基本有两种： 一是“分部分”的结构形 式。即把全文划分为几个大的层次， 层次与层次并 列， 各自相对独立， 涉及重大问题、确定大政方针 的决定， 大都采用这种结构； 二是“分条列项”的 结构形式。把全文分作若干条条， 一条为一个独立
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的依据、背景和缘由； 请示事项则解决的是“请示 什 么问 题 ”， 即 要 求 上 级 机 关 为 我 们 解 决 什 么 以 及 怎样来解决。在具体写法上， 通常是“请示原由” 部分所占的篇幅较大， 是行文的重点和难点； 而 “请示事项”部分则通常比较简略。
四、会议纪要 除通知型的日常办公会议纪要， 大都有较为固 定的写作格式 （ 通常由时间、地点、主持人、参加 人和决定事项组成） 外， 对指示型会议纪要， 不论 是综合性的， 还是专题性的， 都要针对不同内容采 用 不 同 的 结 构 形 式 。 一 讲 公 文 结 构 就 是 “ 开 头 ”、 “主体”与“结尾”， 不论具体文种， 也不看具体内 容， 更不做深层次透视， 只是把几个“木块”生拼 硬凑在一起， 这是违背公文写作实践千变万化的运 动规律的， 因为公文的结构是多彩多姿的， 不仅外 形多变， 其内在结构更是变化无穷。为此， 综合性 的会议纪要， 由于内容涉及前前后后、方方面面， 情况比较复杂， 故在结构上， 除自然情况外， 内容 多采用“三大块”的写作形式， 包括对过去工作的 回顾、对当前工作形势的分析、对今后工作的打算 等。这是就整个篇章布局而言， 至于具体到每一部 分， 特别是第三部分， 可以是采用“梳辫子”的方 法， 将所要反映的内容归纳成几个问题并列说明， 这是“横式”结构； 也可以是一环套一环的层层递 进， 这是“纵式”布局。专题性或专业性的会议纪 要， 由于内容单一， 故多采用“撮要分条”或“分 条 列 项”的 结 构 形 式 。 “撮 要 分 条 ”， 即 在 开 头 讲 完自然情况后， 或相接、或独用一段文字， 交待会 议的中心议题、主要活动情况及总的评价； 然后在 内容上可并列写几个条段， 每条之前标以序号、提 出段旨， 做到一目了然。“分条列项”的结构， 体 现为“横向”布局， 是把全篇纪要归纳成几个条 条， 既无独立的开头亦无独立的结尾， 若干条条之 间是并列关系。总之， 不管采用什么结构， 都必须 体现出一种严密的逻辑关系， 中间不可出现“空 白”， 也不能产生“跳跃”， 更不能按照会议顺序来 写“纪要”， 这样写出来的不是“纪要”， 而是“会 议日志”， 是“流水线”、“豆腐账”。 五、法规、规章性文种 法规文件的外形结构是多种多样的， 它可以呈 现全篇设章、章下分条、条下有款的写法， 即“章 条 款 式 ”； 也 可 以 先 写 一 个 开 头 说 明 制 发 的 缘 由 、
体现出“做什么”与“怎样做”的逻辑关系。所谓 容表达需要确定， 要眉清目楚， 有助于说明问题。
“做什么”， 即工作的目标、任务， 同时要写明完成的
九、工作研究
时限。所谓“怎样做”， 即完成目标、任务的具体措
“工作研究”在结构上一般包括三个方面： 一
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施、步骤与方法， 一般应包括人力、物力、技术、手 是开头。一般首先摆出矛盾， 提出问题， 所提问题
段、组织领导等， 对这些内容应当写得详尽、具体。
要具体、明确， 不要以虚代实， 以假充真， 模糊不
八、调查报告
清； 二是析因探原。这是“工作研究”的核心部
调查报告文种所涉及的内容十分广泛， 它要反 分， 研究就是运用马克思主义的立场、观点、方法
映出事物或事件发展的全过程， 并要进行恰切有力 对问题析因探原、理清脉络、推导缘由、找出症
的重要手段和工具， 它同时也是向社会传递政府管 文的作用。那么， 如果有一些让公众“看不懂”的
理意图、方法和要求的重要媒介。但要实现政府文 公文发了下去， 其结果又会如何呢？
件的这些重要功能， 首先是要使公众能够清晰、准
例如， 在某市 《关于改革基本养老金计发办法
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的分析， 找出根源， 提出下一步工作意见。既要提 结、明确认识， 以便对症下药， 引出解决问题的途
出问题， 又要解决问题； 既要摆事实， 又要讲道 径； 三是寻求良策。这是“工作研究”的落脚点，
理； 既要以材料说明观点， 又要用观点统率材料。 在分析研究的基础上得出结论， 提出意见或措施，
为此， 在撰写时必须精心设计其框架结构， 以便合 主张要鲜明、简洁， 可信可行。
的意思， 条下列项， 与法律、法规的写法很相似， 适 用 于 规 范 人 们 社 会 行 为 一 类 的 决 定 ， 如 ２０００ 年 １２ 月 ２８ 日 《全 国 人 民代 表 大 会 常 务 委 员 会 关于 维 护互联网安全的决定》 就是这样。表彰或处分性决 定， 一般采用是“分列自然段”的写法， 先用一段 文字介绍被表彰或受处分对象的基本情况， 再用一 段或数段写明表彰或处分的依据， 然后写表彰或处 分的决定， 并就此提出希望、要求或发出号召。
六、工作总结 从结构形式上看， 包括以下五种： （ 一）“三 大 块 ”式 。这 是 综 合 性 工作 总 结 极 其 普遍而又常见的一种基本形态。它通常由三大部分 即“三大块”内容组成， 包括“基本情况概述” — ——“主要做法” （ 或称“主要经验”， 或称“主要 经验和做法”， 或称“经验与体会”， 或称“经验与 教 训 ”等） — ——“问 题 及 今 后 打 算 ” （ 或 称 “ 今 后 打算”） 。在文字详略上表现为“两头小、中间大”， 即 “ 凤 头 — — — 猪 肚 — — — 豹 尾 ”。 （ 二）“因果倒置”式 。这 是 专 题 性工 作 总 结 极 其普遍的一种形态。它将经验、体会置于重心部位。 通常开头先讲这一专门工作所取得的成绩， 这就是 “果 ”， 随 后 分 条列 项 地 表 述 这 一 成 果 取 得 的 原 因 ， 也就是经验、体会、这是“因”， 先“果”后“因”， 形成“因果倒置”。对待这一工作中存在的问题， 通 常是置于结尾， 三言两语， 一带而过， 属表态性。 （ 三）“ 条 款 并 列 ” 式 。 把 情 况 、 效 果 、 做 法 、 经验、体会、问题、今后意见等融合在一起， 归纳 成若干条条， 逐一加以叙述、议说， 不采取大问题 套小问题的方法， 而每个问题都具有相对的独立性。 （ 四）“正 反 对 比 ”式 。把 情 况 特 别是 经 验 与 教 训糅在一起， 归纳成几个大问题， 逐一从事实与道 理、正面与反面、经验与教训的对比结合上进行叙 述和议说。 （ 五）“层 层 递 进 ”式 。这 也 是 专 题总 结 经 常 采
用的一种布局形态。通常先写一个非常简明的开 对其结构的安排方式， 通常有三种： 一种是分部分
头， 说明开展某一工作或活动的原委、背景， 然后 式， 即以调查点为核心， 调查了几个点， 就分为几
在主体部分里， 按照这一工作进行的过程， 从初期 部分叙写。二是分阶段式， 即按照时间顺序或事物
到后期， 从远处到近处、从低级到高级， 分作几个 的产生、发展和变化过程的先后顺序， 将其划分为
层次逐一加以说明， 步步深入、顺理成章。
若干个阶段， 逐段进行叙写， 前后有所概括， 有所
七、计划
归纳； 三是分问题式， 即将调查情况归结为几个方
计划性文种写作的结构形式可以是多种多样的。 面的问题， 按其内容性质的主次、轻重的逻辑顺序，
但是， 无论采用哪种结构形式， 计划的主体部分必须 逐一进行叙写。究竟采用何种形式， 应视具体的内