收料单管理制度

收料单管理制度

1. 总则

1.1 收料单是公司各项目部现场收到各类材料或苗木时开具的单据，是向公司报销材料或苗木的有效凭证；相关人签字并加盖项目部公章后即作为各类供货的凭证，视为企业收到物料并作为结算付款的依据。

1.2 公司视收料单和其它财务票据同等重要，要求对收料单的管理和财务票据及现金管理应同等重视。

1.3 公司财务部是公司各类收料单的综合主管部门，对各类收料单从制度制订到回收全过程管理有全面管理检查与考核权。公司工程部、材料部、采供部根据各自业务范围，对收料单填写的内容进行专业审核并承担相关的责任。

1.4 公司收料单实行二级管理，即财务部面向项目部等使用部门进行一级管理，各项目部实际使用进行二级管理。

1.5 为了继续强化收料单管理，使收料单使用的各个环节有章可循，总结经验教训，完善后特制订本制度。

2. 收料单种类

2.1 收料单分为（材料）收料单和苗木收料单两类。收料单分为三联，分别是第一联（存根联，留存备查）、第二联（交给材料/采供部，用作报销）、第三联（出示给供货单位的结算凭证；由供货单位将此凭证交回合同中的甲方单位，送货人不能代表供货人除外，作为结算的依据）。

2.2 （材料）收料单：为项目部现场实际收到公司职能部门或项目部购买的主材、辅材、机具、零星材料等除苗木之外的所有物料时所开具的单据。

2.3 苗木收料单：为项目部现场实际收到苗木所开具的单据；填写内容包括乔木、灌木、草皮、地被、草种等实物。

2.4 两类收料单（以下统称收料单）的格式及内容由财务部负责和业务部门商定，统一印制，其它部门无权自制。

3. 收料单的印制与作废

3.1 收料单的印制由财务部主管人负责申请，经由财务部长、副总经理及总经理逐级审批通过后方可印制；收料单具体印制可由行经办安排专人负责。

3.2 收料单印制要求

3.2.1 外观应平整、清洁，不应有皱折、破损、毛边、裂口、粘连、异常颜色等缺陷。

不应夹带其他纸张、纸屑及杂物。

3.2.2 印制的表格线条、文字、图案、内容应正确完整，无糊版、断线、断划、掉字、透印、重影等缺陷。

3.2.3 号码的字迹应清晰完整，目视易辨，号码不可漏印、间断、重码和错码。号码字体字号应符合设计规定。

3.2.4 墨色应均匀一致，实地印刷墨色与样本实际墨色同色。

3.2.5 装订不应多联、少联、联次颠倒。

3.3 每批次收料单印刷号码应相连，不可间断。

3.4 收料单印制完成后，由行经办整体移交给财务部；财务部在行经办办理领用登记手续（登记时列明种类、数量、编码范围）。

3.5 若收料单内容需调整可重新印制，并按新规则编码，以与原收料单区别。原收料单（未使用部分）按作废处理并进行销毁；由财务部填写《收料单销毁审批表》（详见附件三），经审批通过后，在公司主管领导及财务部领导的共同监督下进行销毁（粉碎或焚烧）。

4. 收料单发放

4.1 财务部要明确指定专人作为公司收料单兼职管理员，负责收料单的一级管理；收料单管理员必须要严格按照本制度执行，对此项工作负有直接管理责任，财务部负责人对收料单管理员的工作进行指导和监督，并负有管理责任。

4.2 项目部经理指定专人（一般为兼职会计或资料员）作为项目兼职收料单管理员，负责收料单的二级管理；收料单管理员必须要严格按照本制度执行，对此项工作负有直接责任，项目部经理对收料单管理员的工作进行指导和监督，并负管理责任。

4.3 财务部收料单发放时必须由收料单管理员亲自发放；项目部收料单管理员在《财务部料单发放回收登记簿》（详见附件一）做好发放登记并经财务部长审批后，直接从公司收料单管理员处领取。原则上只有项目部收料单管理员有权在公司收料单管理员处领取收料单（原则每个项目每次领取不超过10本）；如需代领，领取人应给财务部收料单管理员先以钉钉填写清楚，由某某代领（代领人同意）收料单多少本，代领人在领用登记表的领用人栏写清某某代某某领取。

4.4 项目部收料单管理员领用时要认真清点领用的收料单是否连号、各联是否齐全、印制是否准确，发现漏号、错号、缺联、错版等情形要及时调换；代领时收到也必须检查，若有问题即刻联系退回调换；收料单领取后三日内不反馈再发现问题，均由领取人自行承

担责任。

4.5 项目部各收料单一般由项目部收料员（通常为技术员或材料员）二次领用在项目收料单管理员处填写《项目部料单发放交回登记簿》（详见附件二），经项目经理同意后方可从项目部收料单管理员处领取。未用新料单原则上应加锁保管。项目部实操的收料员手中持有的收料单数量不能超过2本，除第一次申领时可一次申领2本外，后续申领时必须上交用完收料单，申领数量不能超过上交数量。

4.6 收料单必须按单个项目发放/领取；一个部门管理两个或以上项目时，也应按照每个项目分别领取，严禁按照部门多工程混用领取。

5. 收料单的使用和填写要求

5.1 收料单的使用要求

5.1.1 公司给项目部统一采购的所有材料或苗木均要开具收料单（公司苗圃供应的苗木除外），项目部零星采购的材料单次总价100元以上的需要开具收料单；

5.1.2 公司给项目部统一采购的所有资产均要开具收料单，项目部采购的固定资产或单次总价50元以上非固定资产均要开具收料单。

5.2 收料单的填写要求

5.2.1 项目部收料员在收料后，应根据实际情况如实填写收料单，注明日期、项目名称、材料名称、单位、规格型号等内容；要求字体工整有力，垫上硬质板以保证二三联自带复写清晰可辨，同时在书写的下一行写清“以下空白”字样，严禁收料单上随意更改乱划。

5.2.2 开具收料单时，应按照所领用收料单的编号逐页依次开具，不得跨页使用。若开具时出现跨页，应对空白页逐联加盖作废章或注明“作废”字样，按作废处理，空白页联次必须齐全。

5.2.3 填写错误的收料单应逐联加盖作废章或注明“作废”字样，所有联次必须保存齐全，严禁随意撕毁或丢弃。

5.2.4 收料单由实操收料员填写完整，并由验证人、项目经理先签字后，方能由项目部印章管理人或委托人办理用印登记（允许同类材料多张料单登记时简记为一行），加盖印章。严禁在空白的收料单内提前签字或加盖印章。

5.2.5 收料员对有质量问题的材料/苗木应注明明确问题或实际规格，严禁写的含糊其辞或另行口述，以防给结算造成麻烦。

5.2.6 所有材料/苗木要当天收料，当天填写收料单，若加班较晚可在次日填写，但杜绝多日后集中填写，另每本收料单使用完后才能启用新的收料单。