审计数据处理方法研究综述

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目前, 多数审计软件都提供了这种审计数据处理方法。 比如国内的审计软件: 审计数据采集与分析 2.0、企业财务审 计 软 件 ( Enterprise Audit Software, EAS) 、现 场 审 计 实 施 系 统 等; 国外的审计软件, 如 ACL[6]、IDEA[7]等。在 IDEA 中, 这种方 法被称为提取数据。 1.3 审计抽样
( 1) 根据具体审计目标确定审计对象总体 ( 2) 确定样本量 ( 3) 选取样本并审查 ( 4) 评价抽样结果 目前, 很多审计软件中都开发了审计抽样模块, 如现场 审计实施系统、审计数据采集与分析 2.0、IDEA 等, 这使得以 前繁琐的数学计算, 随机数生成等工作可以轻松实现, 并可 以 保 证 抽 样 工 作 的 准 确 性 和 合 法 性 。审 计 人 员 只 要 按 照 抽 样 向导的提示, 输入相应的参数即可。从而为审计人员规避审 计风险, 提高审计工作质量起到了很大的作用。 对 于 审 计 抽 样 技 术 , 文 献[8]则 研 究 了 如 何 先 采 用 聚 类 算 法对被审计数据进行聚类, 然后, 再对聚类后的数据进行抽 样。这种抽样方式更能有效地降低审计风险。 1.4 统计分析 在面向数据的计算机审计中, 统计分析的目的是探索被 审计数据内在的数量规律性, 以发现异常现象, 快速寻找审 计 突 破 口 。 常 用 的 统 计 分 析 方 法 包 括 一 般 统 计 、分 层 分 析 和 分 类 分 析[4,5] 。 一般统计常用于具体分析之前, 以对数据有一个大致的 了解, 它能够快速地发现异常现象, 为后续的分析工作确定
关键词: 计算机辅助审计; 数据处理; 审计方法 中图分类号: F239.1; TP399 文献标识码: A 文章编号: 1002- 6487( 2007) 03- 0129- 03
0 引言
随着信息技术的发展, 以查账为主要手段的审计职业遇 到 了 来 自 计 算 机 技 术 的 挑 战 。审 计 对 象 的 信 息 化 使 得 计 算 机 辅 助 审 计[1,2]成 为 必 然 。 目 前 , 我 国 研 究 的 计 算 机 辅 助 审 计 多 是 面 向 电 子 数 据 的 计 算 机 审 计[3,4]。 一 般 来 说 , 面 向 电 子 数 据 的计算机审计需要如下几个步骤: 首先, 采集被审计对象信 息系统中的数据, 即数据采集; 然后, 根据对这些数据的分析 和理解, 将其转换为审计软件所需要的数据格式, 即数据清 理; 最后, 运用审计软件对电子数据进行分析处理, 从而发现 审计线索, 即数据处理。其原理如图 1 所示。
审计抽样是指审计人员在实施审计程序时, 从审计对象 总体中选取一定数量的样本进行测试, 并根据样本测试结 果, 推断总体特征的一种方法。它是随着经济的发展、被审计 单位规模的扩大以及内部控制的不断健全与完善, 而逐渐被 广泛应用的审计方法。
根据决策依据方法的不同, 审计抽样可以分为两大类: 统计抽样和非统计抽样。统计抽样是在审计抽样过程中, 应 用 概 率 论 和 数 据 统 计 的 模 型 和 方 法 来 确 定 样 本 量 、选 择 抽 样 方 法 、对 样 本 结 果 进 行 评 估 并 推 断 总 体 特 征 的 一 种 审 计 抽 样 方法。非统计抽样也称为判断抽样, 由审计人根据专业判断 来确定样本量、选取样本和对样本结果进行评估。因此, 审计 人 员 可 能 不 知 不 觉 地 将 个 人 的“ 偏 见 ”体 现 在 样 本 的 选 取 中 , 而使样本不能客观地反映总体的真实情况, 但另一方面, 也 可以有效地利用审计人员的经验和直觉, 更有效地发现和揭 露问题或异常。因此, 非统计抽样只要设计得当, 也可以达到 同 统 计 抽 样 一 样 的 效 果 。在 审 计 中 应 用 统 计 抽 样 和 非 统 计 抽 样方法一般包括如下四个步骤:
在账表分析方法中, 审计人员除了直接审查电子账表 外, 还可以采用源自文库它的审计数据处理方法对电子账表进行分 析处理, 从而更加快速的发现审计线索。特别是对于大数据 量的财务数据。 1.2 数据查询
数据查询是目前计算机审计中最常用的数据处理方法, 它 是 对 账 表 分 析 功 能 的 补 充 与 拓 展 。数 据 查 询 是 指 审 计 人 员 根据自己的经验, 按照一定的审计分析模型, 在通用软件( 如 MS Access) 中 采 用 SQL( Structured Query Language, 结 构 化 查询语言) 命令来分析采集来的电子数据。或采用一些计算 机辅助审计软件通过运行各种各样的查询命令以某些预定 义 的 格 式 来 检 测 被 审 计 单 位 的 电 子 数 据 。这 种 方 法 既 提 高 了 审计的正确性与准确性, 也使审计人员从冗长乏味的计算工 作中解放出来, 彻底告别以前手工翻账的作业模式。
( 1) 重号分析。用来计算某个字段中相同的数值重复的 次数。例如: 检查一个数据表中是否存在相同的发票被重复 多次记账。在 IDEA 中, 这种方法被称为重复关键量检测, 它 可以识别数据库中多至 8 个字段的信息相同的重复项。
( 2) 断号分析。主要是对统计字段的在数据记录中是否 连续性进行分析, 如果有断点, 则统计出来, 否则只列出统计 字段的最大值和最小值。需要指出的是, 断号分析主要针对 整数和日 期 类 型 的 数 据 。 在 IDEA 中 , 这 种 方 法 被 称 为 连 续 性检测, 根据被检测的字段类型, 包括三种连续性检测: 数值 连续性检测, 用于检测数值序列的连续性; 日期连续性检测, 用于检测一定范围内日期的连续性; 字符连续性检测, 用于 检测一个字符字段子集数字序列的连续性。
数 值 分 析 是 根 据 字 段 具 体 的 数 据 值 的 分 布 情 况 、出 现 频 率等对字段进行分析, 从而发现审计线索的一种数据处理方 法 。 这 种 方 法 是 从“ 微 观 ”的 角 度 来 对 电 子 数 据 进 行 分 析 的 , 它在使用时不用考虑具体的业务, 对分析出的可疑数据, 再 结合具体的业务进行审计判断, 从而发现审计线索。相对于 其它方法, 这种审计数据处理方法易于发现被审计数据中的 隐藏信息。常用的数值分析方法主要有:
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审计数据处理方法研究综述
陈 伟 1,2, 刘思峰 1, Robin Qiu1,3
( 1.南京航空航天大学 经济与管理学院, 南京 210016; 2.南京审计学院, 南京 210029; 3.宾夕法尼亚州立大学 信息科学系, 美国宾夕法尼亚州 莫尔文 19355)
摘 要: 对用于面向数据的计算机审计的数据处理方法进行了综述。首先阐述了审计数据处理在 面向数据的计算机审计中的重要性, 然后分析了目前常用的审计数据处理方法以及其在审计软件中 的应用情况。最后, 结合信息技术的发展现状, 分析了目前正在探索的审计数据处理方法, 并指出了审 计数据处理方法研究的发展趋势。
一般来说, 计算机审 计中常用的数据处理方 法主要包括: 账表分析、 数 据 查 询 、 审 计 抽 样 、统 计分析、数值分析等, 其 中, 数据查询的应用最为 普 遍 。本 节 首 先 对 这 些 常
用的审计数据处理方法进行分析。 1.1 账表分析
账表分析是指通过审计软件把采集来的财务备份数据 还 原 成 电 子 账 表, 然 后 直 观 地 审 查 被 审 计 单 位 的 总 账 、明 细 账 、凭 证 、资 产 负 债 表 等 财 务 数 据 , 从 而 达 到 审 计 分 析 的 目 的 。利 用 账 表 分 析 功 能 可 以 简 单 方 便 地 审 查 被 审 计 单 位 的 记 账凭证、会计账簿和报表。目前, 现场审计实施系统( Auditor Office, AO) [5]审计软件中就采用了这种审计数据处理方法。
例如, 对采集来的税收征收电子数据( 假设数据表名为 “征 收 表 ”) 进 行 处 理 分 析 , 检 查 税 票 数 据 中 有 无“负 纳 税 ”数
据, 其 SQL 语句如下: SELECT 征收表.K, 征收表.实纳税额 FROM 征收表 WHERE (征收表.实纳税额)<0Q
基 金 项 目 : 国 家“863”计 划 资 助 项 目 ( 2003AA1Z2330, 2005AA1Z2140) ; 国 家 自 然 科 学 基 金 项 目 ( 70571038) ; 江 苏 省 高 校 自 然科学研究计划资助项目( 05KJB520054) ; 江苏省博士 后 科 研 资 助 计 划 项 目 ( 0502023C) ; 中 国 博 士 后 科 学 基 金 项目( 20060390281)
对于统计分析, 很多审计软件都具有这一功能, 如审计 数据 采 集 与 分 析 2.0、 现 场 审 计 实 施 系 统 ( Auditor Office, AO) 、IDEA 等审计软件。在 IDEA 中, 这种方法被称为文件按 类分层, 包括: 按数值分类、按关键字段分类、按字符分类、按 日期分类。统计分析一般和其它审计数据处理方法配合使 用。 1.5 数值分析
目标。一般统计对数值字段提供下列统计信息: 全部字段以 及 正 值 字 段 、负 值 字 段 和 零 值 字 段 的 个 数 , 某 类 数 据 的 平 均 值, 绝对值以及最大或最小的若干个值等。
分层分析的做法是: 首先选取一个数值类型的字段作为 分层字段, 根据其值域将这一字段划分为若干个相等或不等 的区间, 通过观察对应的其它字段在分层字段的各个区间上 的 分 布 情 况 来 确 定 需 要 重 点 考 察 的 范 围 。它 是 通 过 数 据 分 布 来发现异常的一种常用方法。
130 统计与决策 2007 年 3 月( 理论版)
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为有效数字。例如数字 5678、5. 678、0. 5678 的首位数字均 为 5。
Benford 定律提供了一种 审 计 数 据 处 理 方 法 , 通 过 采 用 Benford 定律对被审计数据进行分析 , 识 别 可 能 的 错 误 , 潜 在 的欺诈或其它不规则事物, 从而发现审计线索。目前, Benford 定律已被应用于 IDEA 审计软件中。 1.6 嵌入审计模块技术
对于重号分析和断号分析, 目前已被应用于现场审计实 施系统、ACL 以及 IDEA 等审计软件中。
( 3) Benford 定律[9, 10]的审计应用 。Benford 定 律 是 指 数 字 及数字序列在一个数据集中遵循一个可预测的规律, 即: 在 不同种类的统计数字中, 首位数字是数字 d 的 概 率 是 log10 (1+1 /d)。其中, 首位数字是指左边的第一位非零数字的数字,
分类分析的做法是: 首先选择某一字段作为分类字段, 然后, 通过观察其它对应字段在分类字段各个取值点上的分 布 情 况 来 确 定 需 要 重 点 考 察 的 对 象 。它 是 通 过 数 据 分 布 来 发 现 异 常 的 另 一 种 常 用 方 法 。 分 类 分 析 的 思 路 类 似 于“ 分 类 汇 总”, 它是一种简单而非常常用的数据处理手段。与分层分析 不同的是, 分类分析中用作分类的某一字段不一定是数值 型, 可以是其他类型的数据, 而分层分析中用作分层的某一 字段则一定是数值型数据。
统计与决策 2007 年 3 月( 理论版) 129
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通过运行以上 SQL 语句, 可以很容易地查找出税收征收 数 据 中 的“负 纳 税 ”数 据 。
另 外 , 运 用 SQL 语 句 的 强 大 查 询 功 能 , 通 过 构 建 一 些 复 杂的 SQL 语句, 可以完成模糊查询以及多表之间的交叉查询 等功能, 从而可以完成复杂的数据处理功能。
由图 1 可以看出, 电子数据的分析处理是面向数据的计 算机审计的关键步骤。因此, 研究如何对电子数据进行分析 处理具有理论和应用价值。本文中, 作者结合国内外的一些 知名审计软件, 对常用的数据处理方法进行分析, 从而为我 国实施面向数据的计算机审计提供参考。
1 常用审计数据 处理方法分析
图 1 面向数据的计算机审计原理
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