川煤集团协同办公系统操作手册

四川省煤炭产业集团有限责任公司协同办公管理信息系统
操作手册
（Rev 1）
2011年8月
四川创立信息科技有限责任公司
地址：成都市高新区神仙树北路18号邮编：610041电话：（86）28- 传真：（86）28- 网址：
目录
1基础篇 (5)
看不清楚本操作手删的图片怎么办 (5)
怎样进行系统登录 (5)
为什么用户登录进去后，很多功能都不能用 (6)
怎样逐级进入菜单 (7)
怎样查看自己的待办事项 (7)
怎样查看自己的待阅事项 (9)
怎样修改登录密码 (11)
在发文管理里面使用不了word编辑窗口怎么办 (12)
如何使用系统选择人员 (15)
2系统管理员篇 (17)
用户信息的维护 (17)
用户的新建 (17)
用户的修改 (19)
用户的授权 (20)
角色管理 (22)
新增角色 (22)
修改角色 (23)
删除角色 (23)
角色权限管理 (24)
组织机构管理 (25)
新增组织机构 (25)
修改组织机构 (26)
删除组织机构 (27)
群组管理 (27)
创建群组 (28)
群组修改 (28)
群组删除 (29)
成员管理 (29)
新增签名章 (31)
修改签名章 (31)
删除签名章 (32)
企业通讯录 (32)
创建企业通讯录 (33)
修改企业通讯录 (33)
删除企业通讯录 (34)
导入企业通讯录 (34)
导出企业通讯录 (35)
印章管理 (35)
新增印章 (36)
修改印章 (36)
删除印章 (37)
3行政办公 (38)
发文拟稿 (38)
发文草稿 (40)
发文办理 (41)
在办发文 (46)
已办发文 (46)
固定流程 (47)
我的发文 (47)
收文管理 (47)
分发签收 (47)
收文登记 (48)
签转 (49)
转发 (52)
手工登记 (54)
处理收文 (56)
在办收文 (59)
已办收文 (61)
4个人办公 (62)
待阅事项 (62)
列表查询 (62)
文件下载 (62)
电子公文 (63)
列表查询 (63)
文件下载 (64)
电子公文 (65)
个人群组 (66)
功能概述 (66)
个人群主查询 (66)
新增分组 (67)
删除或者修改操作 (68)
成员管理 (68)
个人通讯录 (70)
个人通讯录查询 (70)
创建联系人 (70)
删除或修改联系人 (72)
批量导入联系人 (72)
导出联系人 (74)
个人文件柜 (74)
功能概述 (74)
文件柜中文件的查询 (74)
创建文件夹 (75)
上传文件 (77)
删除文件或者文件夹 (79)
修改上传的文件 (80)
共享文件 (81)
修改文件夹名称 (82)
1基础篇
1.1看不清楚本操作手删的图片怎么办
1.在word的菜单栏上点击“视图”。

再在视图上点击“显示比例：
2.点击“显示比例”后，弹出窗口如下，在窗口中输入150%.点击确定后退出。

如果要还原显示比例，那么输入100%即可。

1.2怎样进行系统登录
1.使用ＩＥ浏览器，在地址栏首先输入地址：
，ＩＥ出现系统的登录界面如下：
2.在用户名栏输入自己的用户名。

（如果没有请首先向管理员申请用户名。

）在密码栏输入自己的登录密码（默认密码是123456）在验证码栏对照右边的数字输验证码。

3.点击“登录按钮”。

完成登录。

常见问题：
输入密码时大写capsLock键被打开。

验证码没有刷新。

(鼠标放在验证码上面点一下就可以刷新)。

1.3为什么用户登录进去后，很多功能都不能用
用户初次登录系统后，发现很多功能都点不进去。

这是因为你没有足够的权限，可以跟管理员申请。

在本系统中有权限使用的功能鼠标放在上面会变成一只“手”，不能使用的功能鼠标放在上面没有变化。

1.4怎样逐级进入菜单
协同办公系统分三级菜单，第一级菜单是以选项卡的形式位于界面上方，第二级、三级菜单是以手风琴菜单的方式位于页面的左边。

首先点击选项卡一级菜单，再点击二级菜单，点开二级菜单后就可看到三级菜单，点击三级菜单后，便可进入功能界面，就可以使用功能了。

1.5怎样查看自己的待办事项
共有两种方法可以进入待办事项：
第一种方法：
1.进入系统首页后（一级菜单“首页”），在页面的中间位置如图所示：
2.点击待办事项的标题，可以进入相应的收发文处理(如审批、会签、套红、用印、分发、签收、签发、阅文签字等).
第二种方法：
1.点击“协同办公”（一级菜单）选项卡进入协同办公菜单选择页面。

在协同办菜单选择页面上逐个点击二级菜单条，找到“待办事项”三级菜单。

（上图中红点标注的地方就是“协同办公”选项卡）
2.点击“待办事项”三级菜单后，进入如下待办事项界面后，就可以进行处理了。

1.6怎样查看自己的待阅事项
共有两种方法可进入待阅事项。

第一种方法：
1.点击“首页”一级菜单选项卡后，再点击“待阅事项”选项卡。

第二种方法：
1.点击一级菜单“个人办公”，进入个人办公菜单选择界面，找到“待阅事项”后，直接点击三级菜单“待阅事项”便可进入界面。

1.7怎样修改登录密码
1.点击页面最上面的“修改密码”，进入修改密码界面进行密码修改：
1.8在发文管理里面使用不了word编辑窗口怎么办
在发文管理的“发文拟稿”功能里面一点击“正文编辑”后;或者在处理发文时，点击“查看正文后(见上图)，系统提示没有安装office 控件，或者系统提示安全设置已经阻止了该activeX控件的运行。

需要作以下处理：
Office控件安装设置：
1.打开IE浏览器设置，选择“Internet选项”。

2.将OA访问地址添加到“可信站点”中；选中，点击
后，在“网站添加到区域”中，增加OA访问地址后，并取消“对该区域所有站点要求服务器验证”选项，点击增加“添加”按钮后关闭该窗口。

3.选中“可信站点”，，点击。

4.将activeX控件设置和插件下面的内容都设置为“启用”或“提示”后点击“确定”按钮，关闭浏览器并重新打开登录OA系统。

5.登录OA系统，点击“编辑正文”或“查看正文”链接，IE浏览器会提示需要加载控件，点击“运行加载项”，在弹出的窗口点击“运行”。

浏览器自动安装office控件，重新点击“编辑正文”或“查看正文”链接，系统自动加载office控件。

1.9如何使用系统选择人员
打开部门人员选择窗口。

点击展开下级部门；选中人员名称前的将此人员添加到右侧已选择人员列表；选中部门名称前的将此部门下的全部人员增加到右侧已选择人员列表；（提醒：请先展开部门下的全部人员）选中右侧的已选择人员姓名前的，点击按钮将该人员从已选择列表中移除；
在“输入快速查询”处输入您要查询的用户姓名，系统将列出符合您要求的用户，点击用户名称将该人员增加到已选择人员列表
2系统管理员篇
2.1用户信息的维护
一个用户如果要使用本系统，必须由管理员创建（注册）该用户的信息。

管理员可以对本单位的每一位用户创建本系统的帐号，也可以修改、删除和重置初始密码。

为用户分配角色。

用户名的构成规则：
三字用户的用户名规则: 张三丰的用户名为：zhangsf（姓全拼＋名的声母）
如果有重名就以数字区别，如：zhangsf1,zhangsf2….
两字用户的用户名规则：李四的用户名为：lisi（姓名的全拼）
如果有重名就以数字区别，如：lisi1,lisi2…….
用户管理的界面如下：
2.1.1用户的新建
1.点击“系统管理”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击“用户管理”三级菜单。

（二级菜单这时自动展开了，不用点击）。

点击“新增”按钮。

2.点击“新增”按钮后，进入用户新建的页面（如下图），按要求填写信息后，点击“保存内容”按钮。

注意：一个用户可以同时选择多个部门，但当前部门只能有一个。

2.1.2用户的修改
1.选中一条要修改的用户信息，点击“修改”按钮：
2.进入修改界面后，可以修改用户资料和重置初始化密码。

2.1.3用户的授权
刚创建的用户，如果不授权，他的权限是相当有限的。

可以通过授予用户“角色”来实现权限的斌予。

1.首先找到想要授予权限的用户，直接点击“角色管理”。

如下图：
2.进入角色列表选择界面,系统列出当前管理员在“角色管理”里面创建的角色和系统应用本身配置的角色，选择想要授予该用户的角色后。

点击“保存”即可。

这时角色所对应的菜单权限就直接授予给了该用户。

一个用户可以拥有多个角色。

可以多选。

2.2角色管理
1.点击“系统管理”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击
三级菜单中的“角色管理”。

（二级菜单这时自动展开了，不用点击）。

注意：在角色列表信息中显示的是当前登录用户的当前分公司下面的普通角色，以及整个系统中的系统角色，普通角色用户可做新增，修改，删除以及赋权操作，系统角色则不能。

2.2.1新增角色
1.点击“新增”按钮。

2. 点击“新增”按钮后，进入角色新增的页面（如下图），按要求填写信息后，点击“保存内容”按钮。

注：后面的”*”代表必填项。

2.2.2修改角色
1.在需要修改的角色信息前面打上“”，然后点击“修改”按钮注：修改只能选择1行数据。

2. 点击“修改”按钮后，进入角色修改的页面（如下图），按要求填写信息后，点击“保存内容”按钮。

注：后面的”*”代表必填项。

2.2.3删除角色
1.在需要删除的角色信息前面打上“”，然后点击“删除”按钮，仔细阅读提示信息，确认删除点击“确认”，如需要取消删除，点击
“取消”
注：删除最少只能选择1行数据。

2.2.4角色权限管理
1.点击需要修改的角色后面的“角色权限管理”。

2.点击“角色权限管理”后进入角色权限管理页面。

首先选择相应
的一级，二级菜单，
然后在这个角色需要的三级菜单前面打上勾，最后点击“保存”。

注：三级菜单可以多选后保存，但是每一个二级菜单下面的三级菜单如有修改，都需要保存。

2.3组织机构管理
点击“系统管理”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击三级菜单中的“组织机构”。

（二级菜单这时自动展开了，不用点击）。

注意：在组织机构中，只能操作当前用户的当前组织机构及下面的组织机构。

2.3.1新增组织机构
1.首先在左边的树上面选择需要创建的组织机构的上级节点，然后
点击“新增”。

2.进入新增页面，确认所选上级组织机构是否正确，然后录入相应
信息，然后点击保存。

注：每个公司下面都必须建立一个机构（命名方式：“单位名称（机构）”），当前公司下面的所有部门都建立在机构下面。

2.3.2修改组织机构
1.在需要修改的组织机构前面打上“”，然后点击“修改”按钮注：修改只能选择1行数据。

2. 点击“修改”按钮后，进入组织机构修改的页面（如下图），如需要修改上级组织机构点击“选择组织机构”（只能选择一个组织机构）按要求填写信息后，点击“保存内容”按钮。

注：后面的”*”代表必填项。

2.3.3删除组织机构
1.在需要删除的角色信息前面打上“”，然后点击“删除”按钮，仔细阅读提示信息，确认删除点击“确认”，如需要取消删除，点击“取消”
注：删除最少只能选择1行数据。

2.4群组管理
点击“系统管理”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击三级菜单中的“群组管理”。

（二级菜单这时自动展开了，不用点击）。

2.4.1创建群组
1.点击“创建”。

2.进入群组创建页面，录入群组名称，就可以点保存了。

2.4.2群组修改
1.在需要修改的群组前面打上“”，然后点击“修改”按钮
注：修改只能选择1行数据。

2.点击“修改”按钮后，进入组群组修改的页面（如下图），修改相
应信息后，点保存。

2.4.3群组删除
1. 在需要删除的群组前面打上“”，然后点击“删除”按钮，仔细阅读提示信息，确认删除点击“确认”，如需要取消删除，点击“取消”
注：删除最少只能选择1行数据。

2.4.4成员管理
1.在需要做成员管理的群组前面打上“”，然后点击“成员管理”
按钮.
注：成员只能选择1行数据。

2.进入成员管理界面（如图），再点击成员管理。

3.点击成员管理后会弹出“人员选择”树，在左边选择需要加入该
群组的人员，然后点击“确认”。

4.点击确认后，回到“群组成员管理”页面，确认成员名字，点击
保存。

2.5签名章管理
点击“系统管理”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击三级菜单中的“签名章管理”。

（二级菜单这时自动展开了，不用点击）。

2.5.1新增签名章
1.点击“新增”。

2.进入，新增页面。

同样选择签名章的用户，然后点击浏览，选择
用户的签名章，最后保存。

2.5.2修改签名章
1. 在需要修改的签名章前面打上“”，然后点击“修改”按钮注：修改只能选择1行数据。

2.进入修改页面，修改该用户签名章的信息，然后点击保存。

注：在上传新印章的同时，旧印章会自动失效。

2.5.3删除签名章
1. 在需要删除的签名章前面打上“”，然后点击“删除”按钮，
仔细阅读提示信息，确认删除点击“确认”，如需要取消删除，点击“取消”
注：删除最少只能选择1行数据。

2.6企业通讯录
点击“系统管理”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击三级菜单中的“企业通讯录”。

（二级菜单这时自动展开了，不用点击）。

2.6.1创建企业通讯录
1.点击“创建”
2.进入新增企业通讯录页面，录入相应信息，点击保存。

2.6.2修改企业通讯录
1. 在需要修改的企业通讯录前面打上“”，然后点击“修改”按钮.
注：成员只能选择1行数据。

2.进入修改页面，修改信息，然后点击保存。

2.6.3删除企业通讯录
1. 在需要删除的企业通讯录前面打上“”，然后点击“删除”按钮，仔细阅读提示信息，确认删除点击“确认”，如需要取消删除，点击“取消”
注：删除最少只能选择1行数据。

2.6.4导入企业通讯录
1.点击“导入”按钮。

2.进入企业通讯录导入页面，点击浏览，找到“企业通讯录.xls”。

然后点击保存。

企业通讯录.xls
注：企业通讯录.xls，为指定模版
2.6.5导出企业通讯录
1.在需要导出的企业通讯录前面打上“”，然后点击“导出”按
钮.
注：导出最少只能选择1行数据。

2.7印章管理
点击“系统管理”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击三级菜单中的“印章管理”。

（二级菜单这时自动展开了，不用点击）。

2.7.1新增印章
1.点击“创建”
2.进入新增印章管理页面，录入印章名称，然后上次印章，点击保存。

2.7.2修改印章
1. 在需要修改的印章前面打上“”，然后点击“修改”按钮.注：成员只能选择1行数据。

2.进入修改页面，修改信息，然后点击保存。

注：上传印章，以前的印章就会自动失效。

2.7.3删除印章
1. 在需要删除的印章前面打上“”，然后点击“删除”按钮，仔细阅读提示信息，确认删除点击“确认”，如需要取消删除，点击“取消”
注：删除最少只能选择1行数据。

3行政办公
3.1发文管理
发文管理模块主要完成发文所涉及的一系列操作：发文拟稿、领导审签、领导签发、发文套红、成文用印、成文分发等。

系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见；并且系统还提供强大的痕迹保留功能。

主要包括以下功能模块：发文拟稿、发文草稿、在办发文、已办发文、固定流程、我的发文。

3.1.1发文拟稿
发文拟稿模块提供了编写发文信息、编辑正文内容、打印红头底稿、保存为草稿、提交处理人处理等功能。

1进入拟稿页面：首先点击首页顶部菜单栏的“行政办公”菜单①，然后点击点击“发文管理”图标②，再点击“发文拟稿”图标③，进入选择红头底稿页面，选择一个底稿④，打开拟稿界面。

2编辑底稿：请先选择底稿的标题①，页面将会自动刷新加载您选择的标题；在留言处②，您可以写下你的意见，以便让下一环节处理人浏览；点击图标使用日历控件来修改拟稿时间③；表单上的文件标题必须填写，其他的信息（主题词、主送、抄送等）是选填项；点击④系统将新打开正文编辑页面，点击⑤将当前编辑的发文保存为草稿并转到草稿列表，点击⑥选择下一步处理发文人员后将发文提交其处理；点击⑦系统将打开打印页面；点击⑧返回上一页面。