收发快递管理办法

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1.0 目的(Purpose)

规范公司收、发货物，降低风险，控制物流成本。

版本/版次 修改事项/摘要

生效日期 A/1 初次发行

2011-3-15

此文件若盖有红色“受控发行”

的印章，则是正式文件，任何

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员工不得私自影印！

正本印章

受控发行印章 请妥善保管好正式文件！

2.0适用范围(Scope)

收发信件与快递，物流除外。

3.0参考文件 (Reference Document)

4.0定义 (Definition)

5.0职责(Responsibility)

5.1综合部负责签收所有快递、信件，并对收取的快递件进行登记，通知收件人领取，对于未被领取

的快递，赋有保管义务。

5.2各部门寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快递。

5.3 各部门负责对本部门的快递费进行管控。

6.0内容 (Content)

6.1 寄件流程：

6.1.1 寄件流程说明：

快递公司的选择：选择的原则是合理、负责任、低成本；寄件人必须根据所寄物品的性质，合

理、负责任的选择性价比高的快递公司，以低成本完成客户要求。

填写快递单：用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系、电话、邮编

等）。

打包装：根据所寄物品的类型按照《快递物品包装要求》进行包装。

将快递件交前台核查：寄件人将已包装好的件和快递单一起交前台，前台对寄件人所选的快递

公司的合理性进行审核，不合理的前台给予建议选择合理的快递公司，寄件人则重新填写快递

单。快递公司收件人审核包装，若包装不合格的拒收，打回重新包装，直到合格后再收取。

6.2 寄件相关规定：

6.2.1 物件分类：

A类：紧急件；B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）；C类：普通件（如资

料、文件、普通配件等）；D类：普通信涵、贺卡等；

6.2.2

6.2.3 重型配件（达5kg以上的非贵重配件）、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司

（非顺丰公司），若是特急件，经中心总监审批可选顺丰快递。

6.2.4 普通信涵、贺卡等均选邮政，以平信方式邮寄。

6.2.5 严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的10倍处罚。

6.3职责：

6.3.1 寄件人应合理、负责任的选择快递公司后并准确清晰填写快递单；

6.3.2 寄件人将需寄发的物件备齐、按《快递物品包装要求》包装好，与快递单一起放到前台待核

查。

6.3.3 寄件人若因配件较重，需快递人员直接到车间或仓库取件的，必须安排一人陪同前往，禁止收

件人独自前往处理。

6.3.4 前台职责：负责审核快递公司选择的合理性，快递单填写是否正确、预审包装是否合格及快递

物品的价值（达到保价额度的应提醒寄件人进行保价寄发）。

6.4 保价：为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000元至10000元的物品和易碎、易损件必

须进行保价，若未保价而物件发生损坏的，寄件人将酌情承担相应责任。

6.5费用管控：

6.5.1 所有发件费用均挂发件部门（业务员本人委托前台快递、财务寄发票除外），月底前台提供发

件清单给发件部门，由发件部门以市场链形式向相关部门索酬。

6.5.2 使用非月结快递公司需要现付快递费用的，由前台登记，委办人签字，再由前台办理发件支付

手续，费用先挂综合部，由综合部填结算单索酬。

6.5.3 对于快递费过高的部门，部门负责人应进行分析，并制定整改措施交分管总经理抄送综合部。

6.5.4 综合部对公司整体快递费进行管控。

6.6 代收货款：

6.6.1 为避免风险和降低成本，非特殊情况下，公司禁止代收货款，特殊情况需代收货款的，每笔代

收货款额度不可超过一千元，并需经得中心总监签字许可。

6.6.2 累计代收款的总额度不可超过我司欠付快递公司的快递费总额度。

6.6.3 各门市和前台须每周制作一次快递代收货款清单交财务核对后与快递公司对帐，前台需保存

一份，并注意及时催款。

6.6.4 快递公司返还货款时，前台需检查上述核帐清单，未支付的查明原因，填写清楚交给财务，以

便财务分摊及调帐（快递公司如不及时结算代收货款，则不得与其结算快递费）。

6.7 前台收、寄件规定：

6.7.1 文件类由前台签收、登记后，相关部门/人员签字领取。

6.7.2 物品类原则上由前台通知收人到前台自领，如收件人无法领取时，由前台与收件人确认后再

办理代收手续（前台代收时应尽可能争取快递公司同意开箱查验或签字后当场开箱检查），

需支付货款的物品由收件人或部门相关人员直接签收及办理付款手续。

6.7. 3 前台收件需支付到付快递费的，应联系收件人自取该件，收件人亦可委托前台代垫快递费，

代垫的快递费暂挂综合部，月底再向收件人或相关部门索酬。

6.7.4 前台签收到的发票类重要票据一定要登记并让收件人签收，若当天无法签收的必须其锁在抽

屉中，以免丢失。若因前台保管不当而丢失的，由前台文员承担责任。

6.7.5公司所有寄件的快递单统一由前台保管（保管期限为一年），便于对帐和查询。

寄EMS（邮政快递）必须将单号、寄件日期、寄件人、收件人等资料记录下来，或复印EMS

单以备查询。

6.7.6 公司所有外寄的件，前台须进行核查，核查内容包括：是否私人件、快递公司选择的合理性、

快递单填写是否正确、包装是否符合要求等。对于不合格的件退回发件人，要求整改好后再

寄。

6.7.7 为了配件的安全和维护公司前台形象，要求收件人或委托人必须在当天将配件从前台领走（下

班时签收的配件除外），如果当天未领走的，每超时一天对当事人处罚10元人民币，如前台未

通知的处罚前台人员（前台负责记录，每周交人资综合部统计，罚款从每月工资中扣除），到

前台的配件当天未领走造成遗失或损坏的自行负责。

6.8 遗损件索赔：

6.8.1 寄件人发现所寄物品发生遗失或损坏的，第一时间将单号报至前台，由前台与快递公司跟进索

赔，寄件人须给予相关配合。

6.8.2 前台须对每单索赔件记录在《快递件遗失/损坏登记表》，便于查询和统计快递件的遗失/损

率和评价供应商的服务能力。

6.9 附件：

6.9.1 《快递物品包装要求》

6.9.2 《快递件遗失/损坏登记表》