采购管理审计报告

3、文件和流程的规范最全的部门。 2010年一季度，我们对公司总经办-采购部进行了初步 审计。
现状分析
背景介绍
部门 人员组成 工作内容 月平均采购额 0000000元
固定资产类、低值易耗品类、办 采购部 1名高级经理、 公用品类、礼品类、办公家具类、 4名采购员 外场用品类、营销物资以及其他 经营活动所需各类物资 部门 仓管组 人员组成 工作内容
1000
损失金额（万/美金）
900
800
700
600
500
400
300
200
100
0
采购
高管
市场公关
财务
研发
董事会
生产
法务
会计
IT
仓库
销售
人力资源
客服
内审
数据来源：2006年美国反舞弊师协会（ACFE）报告
选题原因
1、采购部是公司采购活动最频繁，采购量最大的部门。
2、可以为做标杆，让其他采购部门进行学习。
5、与被审计单位沟通 形成审计意见书
3、搜集审计证据 编制审计工作底稿
4、出具审计报告初稿
重要风险及建议解决方案
审计发现问题
本次审计涉及到采购的各方面，发现存在风 险问题18个。重点问题5个。并提出相应的 建议解决方案。
重大风险点
具体事例 工作流号：00000.南京**，申请5各方。 下发500块。工作流号00000，杭州**， 申请1000根，下发800块。 工作流号：0000/0000，青岛外场，申 请木条。审批为“当地采购，凭发票报 销”.实际由采购部采购并报销。 9-11月实际采购额平均为2789289.平 均预算额为：1745000.超预算采购： 710956。
系统检查性控制
系统预防性控制
人工检查性控制
人工预防性控制
弱
弱
控制活动
强
总裁语录
导致风险
采购 需求
1、采购需求数量与采购订单不相符，存 在舞弊风险 2、发现不按工作流仅靠邮件的采购需求
规格不明确，采 购员舞弊
需求不真实，重 复报销。
ຫໍສະໝຸດ Baidu
1、按照历史数据进行预算，预算不准确。
不利于公司资金 管理及利用
高价采购，产品 质量得不到保证。 导致舞弊发生。
预算 方面
2、部门预算不准，导致临时性采购过多、 本次IT部搬家，没有做好预算。原计划 采购时间紧迫。 80套，后追加28套
发现了风险，如何去解决风险。什么是风险管理？
风险管理——风险管理就是在一个肯定有风险的环境 中如何花最少的钱来把风险降到最低的过程。
风险地图
高
G
D
发 生 频 率
E
中
J K
F
C
H A B I H
低 轻微
危害性
中等
重大
说明： A 需求部门申请物品规格 没有统一标准。 B 无预算及超预算采购 C 采购员决定供应商 D 供应商无选取考核标准 E 我公司与供货商签订合 同主体不明确 F 合同条款没有经过相关 部门审核 G 采购员既负责采购又负 责下发 H 供应商直接下发的对账 没有凭签收单 I 仓库盘点差异处理过于简 单。 J 报废、过期物品没有库 存登记 K 员工离职
风险处理策略
高
转移
可 能 性
H G
避免
D
B A
C I
E J
F
可接受
K
降低
低 小 危害性 大
说明： A 需求部门申请物品规格 没有统一标准。 B 无预算及超预算采购 C 采购员决定供应商 D 供应商无选取考核标准 E 我公司与供货商签订合 同主体不明确 F 合同条款没有经过相关 部门审核 G 采购员既负责采购又负 责下发 H 供应商直接下发的对账 没有凭签收单 I 仓库盘点差异处理过于简 单。 J 报废、过期物品没有库 存登记 K 员工离职
审批 汇总 采购单
否 选择供应商 是否招标 招标会 是
入库下发 入库单
否
是
确定供应商
采购
是否入库 否 采购员下发
现有流程的内控点
流程节点
需求申请
内控点
1、采购订单根据需求部门申 请生成,并逐级审批。 3、大额物品招标采购
有效内控
流程缺陷
授权审批，保证了需求的真实性， 申请物品规格没有规范；目前未作预 防止舞弊 算，审批人无法确定需求是否合理 有效的保证了物品的价格及质量 防止舞弊发生 保证了供货周期和质量 保证物品的质量，防止发生舞弊 不相容职务分离。保证了物品的 真实性 保证了入库货物的真实性和可追 溯性 文件规定实操性不强 无供应商考评制度，后期得不到有效 的监管 文件规定不明确 未完全分离。报销凭证不齐全 报销凭证不齐全
不相容 岗位分 离
采购员即负责采购环节，又负责验收、下 发环节。
1、供应商下发物资未收集送货单。
仓库盘 2、报废物资放置在仓库，但没有进行登记。 点下发 仓库盘点差异处理过于简单，仅有仓管会 1月19日监督仓库盘点发现：报废、过期物 计进行调整即可。 资未进行登记。盘点差异由仓管会计调平。
风险管理及风险地图
下发凭证收集不完全
送货单不完全取得，没有妥善保存
预期目标
本次审计预期达到目标
1、检查采购制度的完善程度，制度的执行情况 2、对于没有制度的采购建议形成规范的文件 3、梳理出清晰的采购流程，建议全公司统一执行 4、检查采购的合规情况
审计程序
1、对被审计单位 基本情况调查
审计程序
6、后续审计
2、进驻被审计部门， 执行审计程序
优秀企业学习
优秀企业学习（节选）
1、验收人不能是选择/认证供应商 或人员或部门。 2、供应商选择/认证过程不能由采购 人员或采购部门单独完成。同时选择/ 认证责任应与应付账款管理和付款责 任分离。 3、必须制定供应商选择/认证政策、流 程，并经过审批。 4、 供应商选择/认证过程必须有完整 记录，并形成文件，妥善保存。 5、必须建立供应商信息管理机制，选 择/认证通过后的供应商信息应及时维 护。 6、必须建立供应商考评机制，并定 期监测考评。
发现重点问题及风险
重大风险点 1、供应商的选择、审批、确定都是有采购 人员一人确定的。 供应商 选择
具体事例 叉车、货架等物品的供应商均未经过招标， 由采购员选择供应商。
导致风险 物品质量得不到保 证；供应商串通舞 弊。 采购价无法进行对 比，高价采购，产 生舞弊。 采购价格和质量无 法得到持续性保证， 影响公司利益。 采购员私自藏匿货 物，产生舞弊。 需求未得到确认， 损害公司利益。 导致私自出库，仓 管舞弊。
供应商选择
4、电脑、磅秤等指定了固定 的供应商 5、小额低值易耗品商场采购 5、部分物资由仓库根据申请 单验收入库
验收入库
6、部分物品还是取得了送货 清单 7、物资下发时部分保存了下 发凭证（运单） 8、财务对订单、发票等报销 凭证的审核。
物资下发
应付账款
保证了下发的真实性，防止舞弊
保证应付账款的真实性
我公司
1、部分物资由采购员验收并 下发 2、供应商选择由采购员负责。 同时采购员负责与月结供应商 对账。 3、无供应商选择/认证政策及流 程 4、供应商选择/认证过程记录保 存不完整。 5、供应商信息管理不完善。 6、未建立供应商考评制度
六：朱老三的故事
尽快处理掉
生病了！！！
从故事中得到的启示
强 控 制 活 动
重大风险建议解决方案
重大风险点 不相容岗位分离 1、采购员即采购又负责验收、下发
建议解决方策
所有采购物品入库，由仓库下发
1、供应商下发物资未收集送货单。 仓库盘点下发 2、报废物资放置在仓库，但没有进行登记。仓库 盘点差异处理过于简单，仅有仓管会计进行调整 即可。
收集供应商的送货单、作为对账凭证
所有入库物资进行登记。盘点差异进行分级 审批制度。
建议进行精确预算，并进行考核。 按照ABC分类法对物品进行分类。按照物品的分类对应相应的 采购模式。 对于改变采购地点的，审批时应系统中备注，或重新修改异地 代购流程 制定供应商的评选制度及后期考评机制
供应商 选择
2、询比价的记录没有进行保存，无法进 行后期的对比以及检查。 3、供应商没有完整的评选制度及后期考 核评价标准。
深圳张三的案例
一个维修、采购、商务车司机、洗车、保险 样样都会的员 工、一个所有领导都一致好评的员工，一个在4年工作中不 知道评了多少个A的员工，在采够期间收取2000元回扣因 以人品出问题而离职。 成都XX、XX……
反思
为什么在公司人品举报机制如此严厉的情况下 还会出现此类事件，并屡禁不止。
为什么会因为区区2000元钱、甚至300元、240 元而冒着被开除以及法律的风险出卖了自己的 人品呢？
结论
因为我们的流程有漏洞 因为我们的制度不完善 因为我们的内控没有做好 因为我们的漏洞提供了一个“滋生舞弊的土壤”！
什么是内控？
内部控制——是一个组织为了实现其目标而采取的一 系列控制措施和行为的过程。这个过程主要有三个目 的：合规性、经营的效率和有效性、财务报表的真实 性。
各类舞弊损失金额
1名经理、2名仓管 负责部分采购物品的入库、保管、 员 下发和月末的盘点工作
负责记录物资出入库的台帐，同 时监督仓管人员的月末盘点，审 批盘点差异处理等
会计部
1名仓管会计
现阶段流程 采购员 采购部高级经理 仓管 上级领导 需求部门
申请 需求单 审核 是 审批 审批 系统中申请 OA/ERP
是否仓库审批
重大风险建议解决方案
重大风险点 采购需 求 1、采购需求数量与采购订单不相符，存 在舞弊风险 2、发现不按工作流仅靠邮件的采购需求
建议解决方策 利用ERP系统，对于申请物品的规格进行限制 对于改变采购地点的，审批时应系统中备注，或重新修改异地 代购流程
预算方 面
倡导各个部门进行预算，对于物品进行分类哪些可以多次申请， 1、按照历史数据进行预算，预算不准确。 哪些进行限制申请，保证部门需求。 2、部门预算不准，导致临时性采购过多、 采购时间紧迫。 1、供应商的选择、审批、确定都是有采 购人员一人确定的。
采购管理审计工作汇报
目录
项目选择
采购管理审计建议 工作汇报
现状分析
重要风险及建议解决方案
优秀企业学习
项目选择
收
10 12 14 16 0 2 4 6 8
款 未 上 缴
偷 货 偷 盗 同 事 财 物
09年人品出问题总和
采 购 吃 回 扣
次数
以 权 谋 私
私 设 小 金
库 弄
虚 作
假
次数
一、一个案例：“全能型好员工”吃回扣
2、询比价的记录没有进行保存，无法进行 后期的对比以及检查。 3、供应商没有完整的评选制度及后期考核 评价标准。
数码相机、值班床等询比价采购物品，询 比价记录没有保存。
所有物品均没有供应商后期考评制度。 数码相机、录音笔等物品采购、验收、下 发均由采购员负责。 供应闪对账用申请单对账，未用送货单进 行对账。