浅谈建设工程档案管理

随着我国经济建设 的快速发展 ， 城市建设 也 日新月异 ， 各项基 单位 ， 要求他们 明确分管领导 和专门档案人员 ， 对工程档 案终身负 础性设施建设也随之突飞猛进 ， 因此也 给城 建档 案管理工作者带来 责 ， 提高他们 的档案责任 意识 ； 第二步是对建设 工程 档案实行专人 定 的压力和挑战 ， 因而 ， 城建档案管理工作愈发显得重要。 负责 、 全程跟踪 、 经常性业务指导 ， 发现问题及时整改 ； 第三步是工 建设工程档案是建设工程 的重要组成部分 ， 是建设工程 内在质 程竣工前对建设工程 档案预验收 ， 预验收合格 发“ 建设工程竣 工档 量 和工程验收的重要依据 ， 也是建设工程质量 的重要构成部分 。工 案初验合格证” 方能； 进行竣工验收 ， 由市工程质量监督站查验资料 程档案质量好 ， 反映工程管理规范， 反映工程管理人员 素质 高 ， 反映 备案后 ， 再完整向市城建档案馆报送移交建设工程竣工档案并取得 工程质量好 。凡是有 意参评 的项 目， 对建设工程档案管理都是非常 “ 建设工程竣工档案合格证” 然后 才能去办产权等手续 。 ， 重视 的 ， 包括档案 的真实性 、 完整 性 ， 包括施 工现场拍照 、 录像 等方 ２ 项目 ． ２ 经理应重视工程档案管理 。 在工程档案管理中 ， 目经 项 面， 对档案 的编制就更加认真细致 、 精益求精 了。 工程档案管理包含 理是一个关键 ， 他应该对工程档案有较高 的思想认识 ， 并负有对 此 于工程质量 管理之 中，工程质量是对包含 工程档案在 内的监 督管 项工作牵涉的各个部门进行组织 、 协调 、 管理 的责任。 在项 目内部建 理。 立 一套 完善 的档案管理制度及激励 机制 ， 奖罚分 明 ， 充分调动 大家 １工程档案存在 问题 的工作 积极 性 ， 高大家的责任心 、 提 管理水平 ， 提倡敬 业意识 、 奉献 １ 档案管理的意识不强 。 ． １ 当前 ， 由于大家对 “ 档案” 的概念和作 精神 ， 提高全体管理人员的责任心 ， 并且对档案员 的工作一要支持 ， 用知之者甚 少 ， 档案意识相 当薄弱 ， 至一 些领 导对加强档案 工作 二要培 养 ， 甚 要创造一个 好的环境和条件 ， 千万不能光重视直观 的经 的认识不足 ，许多单位的档案工作仍然采取传统 的手工工作方法 ， 济效益 ， 注重眼前的产值 、 工作量 ， 而看不到施工档案 资料 与工程质 保管设施和存档 设备过于陈 旧，严重影 响了档 案管理的现代化进 量 的关系。 实践证 明， 哪个工程的项 目经理重视此项工作 ， 哪个 工程 程。 的档案管理就搞得好 。 １２ 缺少从事档案管理 的人才 。 Ｉ 档案管理 的前提是人才管理 ， 要 ２３ 强培训和技术交流 。定期组织施工管理人员参加工程档 ．加 想提高工程档案质量 ，要求档案管理人员能对档案进行 日常使用 、 案管理的专业培训 ， 学习建筑安装工程新标 准 、 施工规范和规 程 ， 定 维护 、 更新 、 收集 、 整理等 ， 同时要具有较强的专业知识 ， 高的文化 期组织施工管理人员学习先进企业工程管理经验 ， 较 促进本企业档案 素养 。 ‘ 管理水平和工程质量的进一步提高 。 １ ． ３缺少专职的档案员 。一些小型建设单位往往 只注重工程项 ２ ． ４确保各种档案资料的真实性。 目前我国许多工程项 目的档 目的经济效益 ， 而对工程档案资料的收集 、 编制 、 整理很不重视 。缺 案资料都是后整理而成。不仅不能真实反映工程实况 ， 而且极易造 少专职 的档案员 ， 工程档案记录不规范 、 不完整 ， 档案管理工作手段 成工程 档案资料混乱 ， 失去其作为工程档案 的意义。 因此 ， 工程检测 落后， 使档案 不能真正反映建设项 目的实际隋况 ， 给施工 单位在工 单位要对试验负 责 ， 严格执行见证取样制 度 ， 不符合要求 的坚决不 程竣工移交带来很多不必要 的麻烦 。 出具试验报告 。 １ 施 工档案不真实 。 ． ４ 真实性是施工档案最根本 的要求 ， 是施工 ２ ． ５加强 自检工作 。工程档案资料是对建 筑实物质量情况的真 档案 的灵魂 。失去了真实性 ， 施工档案便失去 了本来意义 。但事实 实反映 ， 因此要求各种资料必须与工程施工进度 同步 ， 时收集 整 及 是 ，一些工程档案完美得不切实际。如某单位工程 的所 有分 部 、 分 理。 由于 当前市场机制不完善 ， 有些材料需经好几手转售 ， 使得合格 项 、 验批均验收合格且无任何缺 陷， 检 出现了真正的“ 零缺陷工程” 证 和检验报告不能与原材料 同步到位 ， 以应对这些资料逐项跟踪 。 所 又如土方工程质量评定 中的基槽开挖后 的长度 、 宽度误差实测值均 收集 ， 保证了档案资料 的完整齐全 。 为几毫米 ， 明显 不 切 实 际 。 ２６加强过程监管 。现场管理人员要主动深入工程施 工现场 ， ． 跟 １ ． ５竣工 图质量不高。 一些项 目的竣 工图归档不完整 ， 修改不到 踪 提供 业务指导 ， 保证工程竣工后的竣工 图、 竣工验收材料及施 工 位， 造成竣工 图与工程实际不相符 ； 据误 差时有发 现 ， 数 竣工图 中相 期 间的工程档案资料准确 、 齐全 、 完整 ， 要严格把好施工中形成的所 关责任人 审核签署经常漏缺不全 ， 有些竣工 图编制不规 范 、 标识不 有工程资料的质量关 ， 尤其是工程 的关键部位 、 隐蔽工程 、 须亲 临 必 统一 ； 由于变更执行程序的不规范 ， 易导致竣工图误差 和失实 。 极 施工现场进行监督 检查 。 １ ． ６代签名现象十分普及 。相 当一些施 工单 位的档案 资料 签字 ２７ ．建章建制 。 工程档案管理是一个动态管理过程 ， 工程档案 资 不严肃 ， 当分别签字的 ， 由档案员一人代笔签字。 应 全 如隐蔽工程质 料是在施工 过程 中逐步形成 的 ， 由于整个施工过程环节繁多 ， 专业 量验收记 录表 中的施工员 、 班组 长 、 专业 质量 检查 员全 由一人代笔 各 异 ， 不论是项 目技术负责人 ， 还是专职档案员 ， 仅仅依靠个人 的力 签名 ， 甚至有 的施工单位还依 照笔迹代建设单位 、 监理单位人员签 量是无法做好施工档案资料管理 的。因此 ， 目部必须建立 内部管 项 名。使 工程档案资料失去真实性 ， 一旦工程出现问题要追查相关人 理责任制 ， 明确每个 成员 的工作分工和工作范围。为了保证工程档 员 的责任时 ， 就分不 清责任 ， 而加大处理事故的难度。因此 ， 从 监理 案资料管理工作 的有 序进行 ， 目部还应建立内部工作制度 ， 项 确定 单 位 、质监站对技术资料核查 时发现有代签现象要及时提出批评 ， 工作程序 、 内部会议制度 、 工作检查 和汇报制度及 技术 人员 轮休工 档案资料要返工重做 ， 保证各相关人员亲 自签名 。 作替代制度 ， 岗位不缺人 ， 保证 工作有人做 ， 档案有人管 ， 工 日记 施 １ ． ７档案管理人员在收集工作 中 自觉性 和主动陛不够 。一些项 有人记 ， 确保工程档案资料的连续性 和完整性 。 目仅注重阶段性文件资料 的收集 ， 而忽 略了建设项 目全过程文件资 料 的完整归档 ， 特别是忽略 了工程建设后期形成 的交工验收文件资 料 ， 陷责任期 等方面的材料 的收集 ， 缺 造成项 目档 案的成套 性完整 性缺陷 。 ２如何加强档案资料管理 ， 提高工程档案质量 ２１ 目开工前建设单位要与市城建档案馆签订 “ ．项 建设工程竣 工档案责任书” 从一开始就把建设工程档案的要求 、 ， 责任告知建设
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管 理科 学
江省孙吴县城建档案馆， 黑龙 江 孙 吴 １４ ｏ ） ６２ｏ 摘 要： 工程 档案管理是 工程建设过程 中不可或缺 的一 重要工作 ， 一项认 真严 肃的技 术工作 ， 是 是一项 系统工程 ， 因此 ， 要提 高档 案 管理水平 ， 为建设一流工程提供 档案方 面的保证。 关键词 ： 市建设； 城 工程档案： 管理