案卷整理实用规范

案卷整理实用规范

一、书写标准和纸张规范

1.文件材料签写采用不褪色黑墨水或蓝黑墨水，字迹工整清晰，禁

用铅笔、圆珠笔、红色笔；涂改统一采用杠改法（用直线从左上划到

右下）。

2.大于A4纸规格，按A4标准进行折叠或裁剪（A3纸张对折成A4，

右方自由端返回对折，露右下角页码端）；小于A4及16开纸张规格

的用A4尺寸白纸裱衬。

3.左侧为装订线位置，签字意见在装订线以内应予粘贴补宽。

4.热敏纸（传真纸）、复写纸及易褪色纸复印再存档。

5.存档文件禁用单面纸（反面与正面文件无关联），如存档前使用

单面纸文件数量多,反面打X 。

二、装订、案盒

1.装订按案卷封面—卷内目录—文件材料—备考表排列，装订前剔

除书钉、回形针等金属物（封面、备考表统一使用无酸牛皮纸）。

2.归档文件采用棉线装订，采用三孔一线方法（孔距：两端

3.5cm，

中距7.5cm；装订线距纸边1~1.5cm），装订文件靠左装订边及下方对

齐。

3.档案盒一般使用20mm、30mm、40mm，选用卷盒根据组卷确定；大件成册文件可用60mm、80mm案盒。

三、归档原则

1.归档文件整理应遵循“谁形成谁归档”原则，文件之间应形成联系规律，保持文件关联性。归档文件一般以每份文件为一件：正文、附件为一件（正文在前，附件在后）；转发文与被转发文为一件（转发文在前，被转发文在后）；请示与批复为一件（批复在前，请示在后）；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件（文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后）。

2.归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。