德斯勒《人力资源管理》教材精讲(第二篇)【圣才出品】

第2篇员工招募与配置

第4章职位分析

4.1 本章要点

■职位分析基础知识：信息、步骤、指南

■收集职位分析信息的方法

■编写职位描述

■任职资格说明书的编写

■员工授权情况下的职位分析

4.2 重难点导学

一、职位分析基础知识

1．职位分析的定义

职位分析（job analysis），是指一个确定职位所需承担的工作职责以及这些职位需要具有哪些特征的任职者来承担的过程。职位分析提供用于编写职位描述（job description，职位所承担的工作内容的清单）和任职资格说明书（job specification，雇用哪一类人来承担该职位）所需要的信息。

职位分析所需收集的信息包括：

（1）工作活动。首先，需要收集关于该职位的实际工作活动的信息，比如，清洁、销售、教学或绘图等。还可能包括任职者完成每一项活动的方法、原因以及完成时间。

（2）人的行为。收集工作对于人的行为方面的要求的信息，比如感知、沟通、决策、撰写等。信息需要与职位的要求有关，比如举重物或走远路。

（3）机器、工具、设备及其他辅助工具。所涉及的信息包括需要使用的工具、要加工处理的原材料、需要接触或者应用的知识（如财务或法律知识）以及要提供的服务（如咨询或维修）。

（4）绩效标准。可能还需要获得有关该职位的工作绩效标准方面的信息（例如，每一种工作职责所需达到的数量或质量标准）。管理者将运用这些标准来对员工进行绩效评价。

（5）工作背景。包括的内容有：工作的物理环境、工作时间表以及工作的组织和社会背景。例如，某一职位的员工通常需要与多少人打交道。此外，还可能包括关于工作激励方面的信息。

（6）对人的要求。包括工作对人本身提出的一些要求，比如与本职工作有关的知识或技能（教育、培训、工作经验等）以及一些必要的个人特性（才干、生理特征、人格、兴趣等）。

2．职位分析信息的应用

图4-1 职位分析所获信息的应用

（1）招募与甄选

职位分析提供的信息包括：在某一职位上应当承担的工作职责，以及为了完成这些工作活动，任职者需要具备的个人特征。并以职位描述和任职资格说明书的形式表现这些信息，从而帮助管理者决定应当招募和雇用哪种类型的人员。

（2）薪酬

薪酬（如薪资和奖金）通常取决于职位所要求的技能、受教育程度、工作中的安全风险以及所承担的责任大小等因素，这些因素可以通过职位分析来确定的。此外，对职位进行等级划分可用以确定薪酬（比如，文秘三级和四级）。职位分析所提供的信息可以用来确定职位之间的相对价值，从而为其确定适当的等级。

（3）培训

职位描述中列出了某一职位需要承担的具体工作职责以及完成这些工作所必须具备的技能，因此也说明了任职者需要接受的培训内容。

（4）绩效评价

绩效评价过程，是指将每一位员工的实际工作绩效与预先设定的工作绩效标准进行比较的过程。因此，管理者需要通过职位分析以了解这些工作的职责及其绩效标准。

（5）发现无人承担的职责

职位分析还可以帮助企业发现一些无人承担的工作职责。

（6）遵守公平就业机会法律的规定

职位分析在帮助组织遵守公平就业机会法律规定方面也起着重要的作用。例如，若要遵守《美国残疾人法》的规定，企业就必须知道每一个职位的基本工作职能，而这反过来就要求进行职位分析。

3．职位分析的步骤（6个步骤）

（1）确定如何使用职位分析信息

因为这决定了收集哪些信息以及如何收集这些信息。有些信息收集技术适用于编写职位描述和为特定的职位挑选员工。

（2）审查相关背景信息，比如组织结构图、工作流程图以及职位描述等

组织结构图展示了整个组织中的工作分工情况、被分析职位与其他职位之间的关系，以及这个职位在整个组织中的位置等。组织结构图应当说明每一个职位的名称，并且用相互连接的线条来说明哪个职位应当向哪个职位报告工作，以及每个职位的任职者需要与谁进行沟

通和交流。

工作流程图则提供了更为详细的工作流程示意图。最简单的流程图可以展示出你正在分析的这个职位的输入流和输出流。

现有的职位描述通常可以作为修订职位描述的一个重要基础。

（3）选择有代表性的职位

因为有很多需要分析的职位是相似的，因此没有必要对每一个职位都进行分析。

（4）实际进行职位分析

通过收集与职位有关的工作活动、对员工的行为的要求、工作条件以及职位要求任职者具备的特征以及能力等方面的信息来进行。

（5）与职位的当前任职者及其直接上级共同核实所得到的职位分析信息

这有助于确定职位分析的信息确实是正确、完整的。同时，通过提供机会给任职者审查和修改草拟的职位描述，确保其认可和接受职位分析的信息及其相关结论。

（6）编写职位描述和任职资格说明书

这两者是职位分析的有形产出。职位描述是指对一个职位需要承担的工作活动和职责以及该职位的工作条件和安全风险等重要特征所做的一种书面陈述。任职资格说明书总结了为了胜任某一职位，任职者必须具备的个人素质、特征、技能以及背景等。这两部分即可以分成两份文件编写，也可以合并放入职位描述之中。

另外，由于职位分析是一个很耗时的过程，因此直接主管人员可以通过捷径进行职位分析，即可以考虑通过以下的程序来进行职位分析。包括以下几个步骤：

（1）欢迎职位分析参与者到会；

（2）向参与者简要说明职位分析的过程，及其在这个过程中需要扮演的角色；

（3）花大约l5分钟的时间对员工进行访谈，以便对职位的基本概况达成一致；

（4）确定职位所承担的大的职责范围，例如，“会计”或“监督”等方面的职责；

（5）运用一个能够与员工互动的活动挂图或协作软件，来确定每个职责范围内的主要工作任务；

（6）打印任务列表并让小组成员在上面签字。

4．职位分析指南（4条）

（1）确保职位分析是人力资源专家、员工及其上级主管人员共同努力的结果。

人力资源管理者对被在分析职位上工作的员工进行观察，然后让他们的直接主管人员及其本人同时填写职位调查问卷。

人力资源专家再列出被分析职位的工作职责以及所需的人员特征。

让此职位的员工本人及其直接主管去审查、核实人力资源管理者对该职位的工作活动和职责所做的描述。

（2）在不同的部门中，不同的任职者所承担的职位具有相同的名称，但他们分配工作时间的方式不一定相同。因此，如果有几名员工在几个不同的部门做同样的工作，应该分别从几个不同部门去收集相应的职位信息。

（3）确保员工很清楚你提出的问题以及职位分析的程序。

（4）要尽可能运用多种不同的工具来进行职位分析，因为每一种工具都有其潜在的缺陷。例如，可以在一份调查问卷后，进行一个简短的跟踪访谈，从而补充调查结果。因此，通过使用多种不同的职位分析信息来源和工具所得到的结果会更理想一些。

二、收集职位分析信息的方法

1．访谈法

（1）访谈法的类型