编号规则文件编号管理制度

【编号规则】文件编号管理制度1

内部文件及档案管理的制度

一、目的

有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，达到信息资料可追溯性、可延伸性。

二、适用范围

适用于公司内部所有文件、资料及表单、记录文件和档案的管理。

三、文件管理

1、文件编号要素

编号要素编码对照表

（二）、文件的编写管理流程：

1、文件的起草、编制

各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。

2、文件的审批

2.1文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经董事长对文件进行审批。

2.2技术文件落实技术责任制，由设计、核对、审核、工艺、标准化和审

定等责任人签字，由总经理批准。

3、由行政人事部负责统一编号、印制、下发。

4、发放

4.1各种文件应由董事长批准签发。

4.2按发放范围发放文件。文件领用人在《文件发放登记表》上签名领取注有分发号的文件。当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写文件领用申请表，经总经理批准，到文件管理部门办理领用手续。

4.3当文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号仍沿用原文件分发号。文件管理员应申请将破损文件销毁。

5、文件的更改

5.1文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，授权主管机构编制。处理更改时，采用与编制时同样的评审和批准过程。

5.2文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。

5.3文件换版和作废

5.4文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。

5.5作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加

盖“作废”印章，经总经理批准后进行定期销毁。如需作资料保留，应经总经理批准，并加盖“保留”印章，方可留用。

6、文件的管理

6.1文件拟制审批后，原版文件交由文件管理员存档，并列入《文件登记表》中。

6.2需借阅文件、资料的人员，需填写《借阅申请单》，经部门经理或者总经理批准方可借阅。借出的文件由文件管理员在《文件借阅表》上登记。借阅者应在一周内归还，确需延长，应办理续借手续。重要机密的技术资料应由董事长批准后方可借阅。

7、文件的保管

7.1存放条件：

文件的存放地必须保证防火、防风、雨、防潮，有效地保障文件及资料的完好性。

7.2存放方式：

文件可以以卷宗、纸张、软盘等各种形式保存，必要时可以双份归档或安全复制备份。

7.3文件的保存地点及职责

凡公司所有各级重要文件（需存档或备案的）应统一存放于档案柜，由行政人事部或者相关部门归口保管。

7.4文件的保存期限

各类文件的保存期限以《文件归档清单》的规定为准。

7.5文件的归档

文件归档前须附文件清单，所有存档的文件、图纸必须有明确的编号。

7.6人员离职时，应整理好手头文件及图纸，统一归还档案室，下一人员到任时由部门经理代领。

7.7文件的发放与回收

7.8任何文件发放时标明发放编号；

7.9更改的文件发放时，应立即收回原文件，并填写《文件收回登记表》，进行留用或作废或销毁等处理。

二、档案管理

8.1行政人事部为档案管理室，办公室设专职档案员，档案员应履行职责，做到：保存有帐、发放登记、借阅审批、月底盘点；

8.2档案员将月底盘点的电子档报表及时更新，将更新后的电子档发至总经理、人事负责

人各一份；

8.3各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须交一份至档案管理员签收保存，同时将电子档传给档案员统一保管；

8.4所有人员均应配合档案员的工作，严格执行档案管理制度，任何人不得干扰档案员的工作；

8.5每月各职员对电脑内的文档进行整理、分类，方便查找，保存的所有文件必须具有有效性和时效性，对过期的重复的文件、资料进行整理；

8.6档案编号

示例:

XLF/R-1-2011/1.0 ，其中：

（1）、X——企业标准代码

（2）、XLF——江西省降龙水利水电建设工程有限公司成都分公司的简称

（3）、R——部门代码

（4）、1—代表文件编号（用1-99表示）

（5）、2011—文件发行年

(6)、1.0—代表文件版本（用1.0-2.0表示，1.0最初版本，2.0最终版本）

六、奖罚

1、违反档案管理制度，按照每次至少10元处罚；

2、文件遗失、损毁，按照资料的重要程度给于10-1000元的处罚；

3、资料泄密按照保密制度处理，严重者给予辞退并追究刑事责任；

4、每月资料盘点准确无误，给予保管人50元奖励。

本制度经呈总经理签批后颁布实施，修改时亦同。

本制度自签发之日起生效，解释部门为人事行政部。

2011年8月21日主题词：

文件档案制度

呈报：吴总贾总