电子文件存用分离研究和实现
电子文件管理
1 电子文件管理概述电子文件（亦称机读文件、数字文件）管理与研究目前是档案学界、图书情报学乃至数字文献领域的热点、难点问题。
从国际上看，联合国教科文组织在20世纪80年代初期就开始组织有关电子文件管理项目的研究，联合国还成立了信息系统行政协调委员会来协调各成员国或相关国际学术机构的行动。
国际档案理事会也于1993年成立了电子文件委员会来统一指导各国对电子文件的研究。
1996年在北京召开的第13届国际档案大会专题讨论电子文件管理问题。
1999年由加拿大不列颠哥伦比亚大学Luciana Duranti女士组织，由加拿大、美国、英格兰、爱尔兰、瑞典、荷兰、法国、意大利、澳大利亚、中国、中国香港等三十余个国家和地区的专家参加的InterPARES(International research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems)(电子文件真实性的永久保管理国际研究项目）在全球展开了。
2001年11月14-15在北京举行了InterPARES报告会，报告了第一阶段的研究成果，该项目目前已经进行到第三期（简称ＩntePARES3,或IP3）Interpares项目是目前在电子文件研究领域最大的跨国际合作研究课题，该项目的研究成果对世界范围电子文件的管理产生着重大的影响。
中华人民共和国国家档案局于1996年成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，由国家档案局与电子档案管理研究领导小组，由国家档案局科研所牵头展开系统研究，并先后出台了中华人民共和国标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T 17678.2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。
近二三十年来，电子文件管理及其研究经历了从机构层面自行研究到国家层面有组织、有规划研究的过程，电子文件管理也逐渐从分散到管理到集中管理转变。
目前世界上许多国家均在致力于建立电子文件档案馆（ERA）。
电子档案安全及存储备份的技术措施
电子档案安全及存储备份的技术措施本文从技术角度探讨和研究了电子档案安全存储及备份的相关措施.面对电子档案信息量的日益增长,提出了电子档案的安全存储及备份技术的发展方向。
随着互联网技术的发展和计算机的广泛使用、电子政务、电子商务等工作的开展，产生了许多电子文件，大量具有保存价值的电子文件需要做好保存工作以备不时之需，这就要求将这些电子文件转化为电子档案进行保存。
网络使得电子档案的使用变得更加方便侠捷，同时，也给电子档案的安全管理带来很大的挑战。
目前，互联网存在许多安全威胁，电子档案极易受到诸如非法篡改、删除等危险，电子档案的安全存储和备份非常重要。
一、电子档案安全存储及备份的重要性档案的本质属性是原始记录性。
电子档案和传统纸质档案相比较有许多不同之处。
首先，电子档案需要特定的载体来存储，而且信息和载体可以分离，这种存储形式使得电子档案具有易修改、复制和删除等特点，并且修改、复制、删除后不留痕迹，难以发现。
其次，电子档案的存储载体是磁电物质，容易受到各种因素的影响，载体的寿命比较短，使得电子档案难以长久保管。
最后，自然灾害和人为损坏也会对电子档案的存储载体造成致命的破坏。
存储载体的这些特性使得电子档案的原始记录性和基本价值得不到足够的保证。
电子档案依赖于计算机和网络。
互联网和计算机中充满了各种不安全的因素和隐患，使得电子档案的真实性和完整性受到严重的威胁。
电子档案的读写依赖于计算机，计算机硬件和软件等更新后，新的软硬件与旧的软硬件的兼容性存在相当大的问题，对电子档案的安全产生了极大的威胁。
由于互联网链接形式的多样性和开放性，网络极易受到黑客、恶意软件等攻击和病毒入侵，使得电子档案存在泄密、假冒、篡改和销毁等许多问题，给电子档案的真实性和完整性造成巨大的威胁。
计算机硬件可能因各种原因发生故障，导致存储在上面的电子档案信息丢失，造成难以挽回的损失。
应用程序和系统程序在编程过程中存在未发现的错误和缺陷，也会使计算机在运行过程中出现意外，造成电子档案被修改和泄露。
我国电子文件研究发展趋势分析
我国电子文件研究发展趋势分析作者：王艳丽来源：《办公室业务》2019年第01期【摘要】进入21世纪以来，电子文件大量产生在人们的工作和生活中，逐渐成为重要的社会记录形式，我国对电子文件的研究也日益成熟并呈现出了一定的特色。
本文从理论与实践两个层面对电子文件的发展趋势进行了分析，以期我国的电子文件研究在未来更成熟化和体系化。
【关键词】电子文件;发展趋势;可信性;标准化;管理技术回顾过往，可以发现，在经历了电子文件的快速发展之后，国内对于电子文件的研究更加理性化;畅想未来，国家战略的精心构建，新技术、新环境的强势介入，让学者们对于电子文件的研究又燃起了新的热情。
对于电子文件的发展方向探究并结合2010年以来的研究热点，笔者认为可以从理论和实践两个层面进行分析。
一、理论层面（一）电子文件的可信性。
电子文件在社会活动的广泛使用，使得电子文件的凭证功能和需求被无限放大，但电子文件容易被修改的特点导致了电子文件凭证功能上存在先天不足。
因此，电子文件的可信性将成为电子文件未来的一个重要的理论研究点。
目前，电子文件可信性的研究集中在了对电子文件可信性的概念、电子文件可信性的内涵、保障电子文件可信性的方法，缺乏对电子文件可信性标准方面的研究。
同时，在实践内容上，也缺少对电子政务文件的可信性研究。
（二）电子文件的鉴定。
档案本身始终存在着精练与庞杂、有用与无用的矛盾。
虽然相较于纸质档案，电子文件的存储空间问题并不突出，但是从有效发挥档案价值的角度看，矛盾始终存在。
鉴定是解决这一矛盾的有效途径，但传统的年龄鉴定论、职能鉴定论、文件双重价值论等鉴定思想在电子文件时代受到了冲击。
在传统鉴定理论的基础上，以冯惠玲为代表的学者提出了電子文件双重鉴定思想，通过文件内容鉴定和技术状况的双重鉴定，保证电子文件内容与载体状况的真实性与可靠性。
同时，结合信息技术的发展，有学者提出了基于元数据的电子文件鉴定理论。
未来，随着电子文件更加广泛的应用以及技术的进步，电子文件鉴定的需求将进一步提高，也需要更加深入与丰富的鉴定理论，从而可以更好地指导电子文件鉴定的实践工作。
电子文件的管理方法
电子文件的管理方法Electronic document management methods摘要：电子计算机的普遍应用，给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应，并与之同步发展的电子文件管理体系?笔者认为，要实现时电子文件的科学管理，必须做好以下几方面工作。
首先是提高电子文件管理意识，其次是加强制度建设，三是做好电子文件的收集，四是把好电子文件的签定、归档关，五是加强电子文件的管理和安全防护工作，六是加强对电子文件的电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。
只有这样，才能较好地解决我院多个网络系统无法链接、不能兼容，多数职能科室只是使用计算机单机办公时所形成的电子文件未能进行统一管理等问题。
Abstract: the computer widespread application, has posed new challenges to archivists: how to set up an office automation system and electronic document management, and the synchronous development of electronic document management system? The author thinks that, in order to realize the scientific management of electronic documents, must be to do a good job of the following aspects. First is to improve the consciousness of electronic document management, the second is to strengthen the system construction, 3 is the complete collection of electronic documents, the fourth is locked well electronic document signing, filing, five is to strengthen electronic file management and safety work, six is to strengthen the electronic archives of electronic file management knowledge training, improve the business quality of archivists. Only in this way, can better solve our multiple network can't link, can't compatible, most department functions is formed by using computer LAN office failed to undertake unity management problems, such as electronic documents.关键词：办公自动化；电子文件；管理Key words: office automation; Electronic files; Management电子计算机的普遍应用，促进了办公自动化的迅速发展。
电子文件档案管理存在的问题及对策分析
电子文件档案管理存在的问题及对策分析发表时间：2010-02-06T10:46:20.857Z 来源：《中小企业管理与科技》2010年1月下旬供稿作者：林卫华[导读] 信息技术的不断发展，产生了电子文件档案，随着全球化、信息化和网络化的发展，任何人都可自由地介入Internet林卫华 (贵州省地矿局地勘装备服务中心)摘要：信息技术的不断发展，产生了电子文件档案，随着全球化、信息化和网络化的发展，任何人都可自由地介入Internet。
电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，不可避免地面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁等，通过对电子文件档案的概念、特点分析电子文件档案管理中存在的一系列问题。
关键词：档案管理电子文件问题对策0 引言计算机的诞生带来了电子商务、电子货币、电子军事、电子政府等一系列新工作方式与生活方式。
随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。
电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。
由于电子文件档案的出现和发展时间短，暴露的问题较多，网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁，因此，对电子文件档案的科学管理已成为一个全球面临的急待解决的重要课题。
1 电子文件档案概述及特性1.1 电子文件档案概述国际档案界认识到计算机对档案的影响可以追溯到40多年前。
1961年在伦敦举行的第九次国际档案圆桌会议上曾将数据自动化处理列入会议的议程，1968年，马德里国际档案大会呼吁，档案人员要准备迎接计算机时代的到来。
1971年，第十三次国际档案圆桌会议上，秘书长鲍弟埃强调，现在是确定档案部门应用计算机政策的时候。
浅谈电子文件的归档与管理工作
浅谈电子文件的归档与管理工作【摘要】信息化以及现代信息技术的快速发展，使越来越多的信息资源以电子形式存在，使档案的载体形式发生了根本变化。
本文在分析了电子文件特性的基础上，从对电子文件的鉴定方法、归档流程等方面提出了建议，并就归档后电子档案的管理进行了阐述。
【关键词】电子文件；归档；管理【Abstract】The rapid development of informationization and modern information technology, which makes more and more information resources exist in electronic form, and makes the vector form of file to a fundamental change. Based on the analysis of characteristics of electronic documents, the advice about identification of electronic documents and the archiving process are brought forward, and the management of archiving electronic file is expounded in the article.【Key words】Ｅlectronic document；Ａrchive；Ｍanagement随着现代信息技术的发展，电子文件的大量产生已使档案的载体形式发生了变化，从纸制载体向新型材料载体转变。
传统的档案管理对象也发生了变化，电子文件已逐渐成为档案管理工作的重要管理对象，档案管理模式也从传统的管理方法逐步向现代化管理方法转变。
采用新型的管理模式，利用现代信息技术，探索并掌握电子文件管理与保护的新方法，已成为当今档案管理工作的重要环节。
电子文件存用分离研究和实现-最新范文
电子文件存用分离研究和实现１引言信息化是当今社会发展的一大趋势,以计算机技术和网络技术为核心的现代信息处理技术正深入到社会的各个领域和各个层次,大量的信息资源以电子文件的形式产生和出现。
这些电子资源中,相当大一部分具有相当高的保存和利用价值。
如何安全、高效和长久的利用好这些电子资源已经成为一个迫切需要解决的问题。
２电子文件存用分离的必要性伴随电子政务和办公自动化在我国的的快速发展和高度普及,大量具有保存价值的电子文件不断产生。
但是,目前对这些电子文件的管理和利用仍然存在着很多问题。
２．１电子文件的安全性堪忧目前,我国大部分档案系统中对电子文件的利用都是基于电子文件原件的利用。
对于这种利用方式,电子文件的真实性无法得到有效的保障,电子文件的外泄和扩散缺乏有效的控制手段,电子文件受到病毒感染和人为破坏的风险性比较高。
２．２电子文件的利用效率比较低电子文件能否有效利用是衡量一份电子文件存在价值的一个重要的指标。
在我国,目前电子文件的利用效率仍然比较低。
产生这种现状的主要原因是我们缺乏对电子文件进行有效利用的手段,对电子文件进行利用的成本比较高。
２．３电子文件的管理还缺乏统一的事实标准和格式自１９９９年以来,我国相继发布了《电子文件归档与管理规范》（ＧＢ／Ｔ１８８９４－２００２）、《纸质档案数字化技术规范》（ＤＡ／Ｔ３１－２００５）、《公务电子邮件归档与管理规则》（ＤＡ／Ｔ３２－２００５）等电子文件管理的规范和规则。
但是我们现有的管理系统和与规范相适应的技术手段仍然有限,我们还缺乏对规范实现的技术支撑体系。
３电子文件存用分离的设计思路电子文件的存用分离是指对各种类型格式的电子文件,通过中间件的加工和转换后以一种统一的标准格式进行利用的技术手段。
通过存和用的分离,可以保护原电子文件的安全,提高电子文件的利用效率,并且能够统一文件的格式以完成对规范和标准的支撑。
４电子文件的特点———多样化和封闭性实现电子文件存用分离的瓶颈是电子文件类型和格式的多样化和相当大一部分电子文件格式的封闭性。
企业电子文件归档和电子档案管理的分析
企业电子文件归档和电子档案管理的分析作者：张丽来源：《企业科技与发展》2021年第07期【关键词】电子档案;归档;管理;利用【中图分类号】G276;F272 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2021）07-0174-031 电子文件归档随着文件越来越多，传统纸质档案管理弊端逐渐显现，纸质档案管理不仅占用空间大，文件种类繁杂，还不利于查找，容易丢失、损坏。
随着科技的进步，电子档案应运而生。
电子文件的有效整理、归档可以提高电子档案的利用率。
电子归档是指将人们生产的具有保存和借鉴价值并且系统已经存录的文件向权限部门提交的过程。
根据这些年总结的实际经验来看，电子文件归档必须做好归档接口和“四性”检测，这是电子文件归档时重点检测工作。
1.1 归档接口归档接口作为业务系统和档案系统的接口，主要目的是保证电子档案在归档时具备真实性、完整性、安全性及可用性。
常规的归档接口不能满足电子档案信息管理要求，因为常规的接口不能检测数据是否正常，因此，在归档接口中应该加入“四性”检测[1]。
以中间库为例，电子档案的归档系统将数据传送到中间库时接口应该立即采集中间库的数据，并对中间库数据进行真实性、完整性、安全性和可用性检测，及时反馈检测结果，进行回写，最后按系统要求将归档文件存储于中间库，对于信息采集失败的数据也要直接反馈，重新归档。
1.2 “四性”检测在进行电子文件归档时，为了保证后续对电子档案的有效管理和利用，一定要对“四性”进行检测。
“四性”是指电子文件档案的安全性、完整性、真实性及可用性。
1.2.1 真实性检测电子文件档案归档时首先要进行真实性检测，真实性检测包含固化信息检测、数字摘要检测、元数据检测、电子属性检测、信息包检测[2]。
一般情况下，固化信息检测和数字摘要检测采用MD5算法检测数据是否有效;元数据检测主要检测数据的类型与长度、格式等是否符合规定要求。
电子文件中所记录的档案真实性也是检查的要点，重点是检查元数据和归档文件数据是否有关联;还有电子档案所记录的存储位置是否与实际的元数据存储位置一致;电子属性检测就是元数据中所记录的属性信息是否和电子档案中记录的属性信息一致;信息包检测就是用XML封装与MD5算法来检测对比电子文件和原始记录中的文件名称、大小、数字摘要值是否一致。
浅谈如何搞好科技电子文件的收集与归档
为保证归档的电子文件的真实性 ， 电子文件的收集
积 累工作 必须从 电子 文件 的形 成 阶段 开 始 ， 贯穿 于
各项工作公文处理和研究工作的整个过程 。
２ ２ 电子文 件 的收集 范 围 ．
时应注意文件存储格式和属性 ； ４ 从扫描仪等设备上获得的图形 电子 文件 应 ） ５ 用计算机辅助设计和制成的图形 电子文 件 ）
电子 文 件 同一 般 纸质 文 件相 比具 有 如下 特点 ：
一
人集 中管理 ， 不要 由个人分散保管 ， 同时还要制定规
范的制度， 以确保 电子文件的真实性、 有效性、 完整 性； 电子文件的收集积累如果在计算机 网络系统上 进行 ， 可建立网络积累数据库， 也可对在收集积累范 围的电子文件添加积累标识 ， 由于网络记录系统有 自动记 录 的功 能 ， 可用 它来 记载 电子文件 的形成 、 修 改、 删除、 责任者、 入数据库时间等， 无需再进行 登
的实用工具 。各单位或各部门文件管理人员可以通 过分层次地设置文件夹， 使电子文件在计算机存储
第 ２ 卷 第 ２ 期 ７ ０
２１ ０ １年 １ ０月
甘肃科 技
Ｇａ ｓ ｃｅ ｃ ｎ ｃ ｏｏ ｙ ｎ ｕ Ｓ ｉｎ ｅ ａ ｄ Ｔｅ ｈｎ ｌ ｇ
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浅 谈 如 何 搞 好科 技 电子 文 件 的收 集 与 归档
王 晓峰
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３ 电子 文件 的分类
电子文件的分类和纸质文件一样 ， 是将具有保 存价值 的电子文件 ， 按照其 自 然联系组合 成文件 的 组合体 。传统文件分类体现在文件的实体排列上 ， 而电子文件 的分类则反映在计算机输出界面的逻辑 排列上 。
档案信息管理系统数据库设计中的三库分离技术
档案信息管理系统数据库设计中的三库分离技术魏红霞【摘要】三库分离技术是在档案信息管理系统数据库设计实践中提出的一种实用的数字档案长期保存技术,它将数据库在物理设计上划分为核心库、管理库、利用库.文章分析了三库分离技术的应用背景、定义及相应的数据库设计方法,并提出了其在长期保存、提高数据库效率和保证数据安全性方面的优点和应用原则.【期刊名称】《档案与建设》【年(卷),期】2016(000)010【总页数】4页(P36-39)【关键词】三库分离技术;档案信息管理系统;长期保存技术;核心库;管理库;利用库【作者】魏红霞【作者单位】江苏省档案馆,江苏南京,210008【正文语种】中文【中图分类】G270.721世电子纪文以件来及信电息子化档发案展大迅量猛涌，现，我国全面进入档案信息化发展阶段。
随着档案信息化建设的开展和逐步深入，数字档案馆建设成了档案信息化的重点工程。
档案数据库建设是数字档案馆建设的核心内容之一，它是提高档案管理效率和服务水平的根本途径。
数据库技术是建立数据库及其应用系统的技术，是信息系统开发和建设中的核心技术，具体来说，数据库设计是指对于一个给定的应用环境，构造最优的数据库模式，建立数据库及其应用系统，使之能够有效地存储数据，满足各种用户的信息要求和处理要求，它的设计直接关系到系统执行的效率和系统的安全性及稳定性［1］。
1.1 现实背景大数据时代，电子数据指数式增长，电子档案的存储和访问成了数据库设计的瓶颈问题。
随着电子档案数量的快速增长以及系统用户访问量的不断扩大，档案信息管理系统出现运行效率降低、用户长时间等待等甚至已经影响到用户正常操作的现象，造成了系统整体性能低下。
另外，电子档案还存在着自然灾害和人为破坏的风险，以及系统安全、载体安全、电子档案迁移风险及电子档案真实性等几个方面的问题。
针对以上诸多问题，优化数据库设计显得尤其重要。
本文要探讨的三库分离技术是在总结档案信息管理系统数据库设计实践基础上提出的一种实用的数字档案长期保存技术，此项技术的应用有助于提高系统的整体性能，保障数字档案的安全性。
建设项目电子文件归档和电子档案管理新模式探讨
建设项目电子文件归档和电子档案管理新模式探讨发布时间：2022-06-01T08:41:19.705Z 来源：《新型城镇化》2022年10期作者：高谊颖[导读] 随着信息技术革命浪潮持续高涨，数字化、网络化、智能化的深入发展，数据成为驱动经济发展新型生产要素，目前信息技术革命方兴未艾，随着新时代的信息技术不断重塑社会和产业生态，与此同时，基于信息化技术持续发展的背景下，产生了大量建设项目电子文件。
而建设项目信息化水平显著提升，也给建设项目档案管理工作创设了良好的发展机遇、挑战。
中铁二十三局集团有限公司四川成都 610000摘要：随着信息技术革命浪潮持续高涨，数字化、网络化、智能化的深入发展，数据成为驱动经济发展新型生产要素，目前信息技术革命方兴未艾，随着新时代的信息技术不断重塑社会和产业生态，与此同时，基于信息化技术持续发展的背景下，产生了大量建设项目电子文件。
而建设项目信息化水平显著提升，也给建设项目档案管理工作创设了良好的发展机遇、挑战。
本文首先分析了建设项目电子档案管理的特点和需求，然后对建设项目电子档案信息化管理的现状进行探究。
结合档案管理的技术背景,提出建设项目档案信息化管理的发展展望,为相关建设项目电子档案管理改革提供一定参考。
关键词：建设项目档案；信息化管理；治理体系；展望建设项目电子文件就是代表在实际的项目建设阶段，利用计算机电子设备产生图表、图像、视频等，然后以多种形式完成信息记录的工作。
在实际的项目建设环节中，整合与存储具有较高保存价值、归档存储的电子文件，还需要与其他方面的信息互相融合。
随着网络信息技术不断发展，催生了电子文件和数字档案。
现代信息技术背景下，在档案管理中有必要给予电子文件归档问题足够的重视，充分认识到电子文件归档的重要意义。
一方面，要从档案信息化建设的现实诉求出发对电子文件归档进行明确分类，对归档方式、方法、内容进行创新。
另一方面，结合电子文件归档存在的具体安全问题制定更为严密的制度机制，加强人员教育和培训，为电子文件归档提供扎实的制度保障和人才保障。
电子档案的移交、接收与保存
电子档案的移交、接收与保存发布时间：2021-07-23T07:54:56.145Z 来源：《学习与科普》2021年5期作者：石丽霞[导读] 由于电子档案的特殊性，它的移交、接收与管理工作跟纸质档案差别较大，应充分认识到电子档案的特殊性质和移交、接收与保存的具体要求，在实践中严格按照移交、接收与保存的程序进行，保证电子档案的安全，为保存党和国家的历史记录，促进档案信息资源开发利用作出贡献。
石丽霞山西平阳重工机械有限责任公司科技创新部 043000摘要：由于电子档案的特殊性，它的移交、接收与管理工作跟纸质档案差别较大，应充分认识到电子档案的特殊性质和移交、接收与保存的具体要求，在实践中严格按照移交、接收与保存的程序进行，保证电子档案的安全，为保存党和国家的历史记录，促进档案信息资源开发利用作出贡献。
随着现代信息技术的快速发展，电子档案越来越广泛运用，深入地渗透和影响着人类社会生活的各个方面，其对社会生活的真切反映和普遍联系所造就的内在质量，使得电子档案成为现代社会信息资源的重要组成部分。
2012年8月29日，国家档案局印发了《电子档案移交与接受办法》（档发[2012]7号）规范电子档案移交、接收与保存流程，推进电子档案及时完整移交进馆，实现电子档案来源可靠、管理可信、长期可用的工作目标，具有重要意义。
加强电子档案管理、着手对电子档案移交、接受与管理工作进行研究是档案工作者面临的重要课题一、电子档案概念的启用我国信息技术在各行各业的普遍应用只有十多年时间，作为信息发展的重要产物，对电子文件、电子档案管理重要性的认识及其有效实践，时间更短，我国相关部门对电子文件管理的研究和制定一些规章标准，大多借鉴欧美信息化发展较早国家的经验和成果。
基于电子文件、电子档案产生时间短，强调电子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件档案管理体制的差异等方面原因，多年来，我国在学术研究、规章标准制定中一直使用全程电子文件、大电子文件的概念，而较少使用电子档案的概念。
浅谈新形势下电子文件问题与对策
浅谈新形势下电子文件问题与对策作者：刘润芳来源：《办公室业务》 2016年第9期【摘要】本文以作者所在单位为研究背景，调研了解了同行业内电子文件管理现状，对电子文件的利用方式和安全策略进行分析探讨，为档案资源的开发利用提供思路。
【关键词】电子公文；文书档案；前端控制；文档一体化在信息化进程中，社会信息资源愈来愈多地以电子化的形式存在。
电子文件已经越来越广泛和深入地渗透和影响着人类社会生活的几乎所有领域。
伴随着现代办公环境的变化，各个单位已基本普及办公自动化系统（OA）、产品数据管理系统（PDM系统）等业务系统，电子文件大量涌现，电子文件逐渐成为档案管理工作的主题，这给传统的档案管理工作带来新的挑战。
一、电子文件的特点电子文件是指借助电子设备生成、传递、保存和/或访问、存储于电子载体的文件。
电子文件具有自身的优越性，如信息存贮高密度、信息传递速度快，电子文件还具有非人工识读性、对技术和系统的依赖性、信息与载体的可分离性、易更改性，这些属性给传统的文书档案管理带来了巨大的冲击。
最明显的就是档案载体的变化，从原来有形的、静态的载体，逐渐变为无形的、动态的电子文件，从用草稿、初稿、审签稿、定稿多种版本记录文件的形成过程，变为凭借业务系统只用一个版本来记录文件的形成过程，其原始性无从考证。
档案最基本的属性是真实、完整、可靠，在新环境下电子文件的这些属性如何保证成为档案工作面临的最大挑战。
二、电子文件管理现状（一）电子文件类型格式五花八门。
各个单位内部业务纷繁复杂，一些职能部门都拥有自己专用的业务系统，这就造成各种类型的电子文件“百花齐放、百鸟争鸣”。
笔者所在单位的业务系统也呈现多样化，需要用专用的软件才能浏览，如财务管理系统形成.jio格式文件，PDM系统形成二维图纸和三维数模(CATDrawing、.CATPart、.CATProduct)，电子公文系统形成.gd格式文件，还有一些图像、音频、视频格式的文件，这些五花八门的电子文件格式，给档案管理工作带来很大的影响，由于档案管理系统中全文浏览器的局限性，某些格式的电子文件无法进行全文浏览。
网络环境下福建省科技计划项目电子文件归档技术性问题研究
0引言科技计划项目研究是指在国家科技计划中实施安排，由单位或个人承担，并在一定时间周期内进行的科学技术研究开发活动。
电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。
本世纪初我国开始改革科技计划项目管理模式。
从2003年起国家科技计划项目全部通过网络在科技计划项目管理系统申报、受理。
据统计，2013年福建省通过科技计划项目管理系统申报立项的省级以上科技计划项目共计2922项，安排年度经费17.92亿元。
这样仅2013年一年就将产生2900多项的科技计划项目档案,这些项目档案不仅有纸质档案，同时又有电子档案。
实现科技计划项目电子文件归档，完善科技计划项目档案双套制管理，成为当今科技管理、科技研究和档案管理人员共同面对的问题。
1福建省科技计划项目电子文件归档管理系统的研究与分析1.1福建省科技计划项目管理系统福建省科技计划项目管理系统前台和后台业务模块全部采用B/S结构体系，通过先进的平台技术和设计构架，紧密集成办公自动化系统，建立福建省科技厅与各科研单位和专家之间网上项目申报管理的通道，实现项目网上申报、查询、申请、审批、验收等业务功能。
1.1.1系统软硬件环境及配置软件环境及配置：Windows98、Windows XP、Win2000、Windows NT或Windows2003操作系统。
Microsoft Internet Explorer6.0及以上浏览器。
office2000、office XP，office2003办公软件套件，完整的功能支持最好使用office2000以上版本。
硬件环境及配置：Intel PIII450中央处理器（CPU），128MB内存。
10GB硬盘，10M/100M自适应以太网卡。
与Internet网络连通。
1.1.2系统用户功能主要用户功能包括：用户注册、专家注册、、单位管理、申报管理、立项管理、合同管理、历史项目、执行与验收、系统管理等。
电子文件法律效力的实现障碍及解决方法
（一）完善电子文件立法。在已有法律条文的基础 上，对电子数据法律效力的内容进行完善，比如在《电 子商务法》中对电子合同和电子发票的鉴定流程详细描 述，形成法律配套；出台单独的《电子文件证据法》， 形成单独的法律体系，做到有法可依；设立法定的电子ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ文件鉴定机构，规定鉴定程序、鉴定内容，赋予机构鉴 定权力；出台电子文件保护条例，对恶意更改损坏、盗 窃电子文件等犯罪行为予以刑事处罚，建立电子文件责 任追究制度。
【关键词】电子文件；电子档案；实现障碍；解决办法
电子文件是指“在数字设备及环境中生成，以数码 形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数 字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。” 近几年，相关立法已经明确电子证据合法化，但是因为 电子文件自身的特点及当前信息技术的局限性，给电子 文件的证据化带来困难。
（二）电子文件的真实性问题——“原件”难以
保障。1.电子文件的内容与载体易分离。电子文件异于 纸质文件，纸质文件的内容和载体是紧密联系的，电子 文件的内容和载体是可以分离的，虽然在转载和传递过 程中，电子文件的内容不会改变，但是载体的改变，使 电子文件失去了证据的应有属性——“原始性”。2.电 子文件结构、内容与表现的分离性。电子文件的内容是 指电子文件本身的数据信息，包括文本、图像、音视频 等，电子文件的结构是指电子文件内容格式化，使其内 容更加具有逻辑性，电子文件的表现是指内容的展现形 式。“它们以0和1的形式存储在同一篇文档，只有当该 文档被系统运行，软件才能让这三者联结为一体，其内 容数据以可被人识别的方式呈现。”这也是电子文件的 完整性得不到保障的原因之一。电子文件易收到外来攻 击。电子文件受到的外来攻击主要有人为攻击和病毒 攻击，人为攻击主要为人为破坏数字信息编码，这类破 坏可利用相关记录系统跟踪得以解决，主要的破坏是 来自于病毒。国家计算机网络与信息安全管理中心研究 发现，中国的电子政务系统面临着安全威胁，网络涉 密文件高达总泄密文件的30%，美国黑客曾攻击了37% 的中国政府网站。电子文件的安全性面临着威胁。3.电 子文件对系统环境的依赖性强。电子文件对信息系统依 赖较强，一旦离开信息系统，内容将不复存在。一方 面，电子文件的存储介质更新换代快，如果文件格式之 间没有兼容性，将造成很多原来的电子文件在新的载体 上无法读出，那么数据信息就面临丢失的风险；此外电 子文件在载体的转移过程中，内容易发生改动，如果操 作不当，内部的程序代码将会发生错乱，内容就会出现 错误。另一方面，电子文件的载体具有脆弱性和不稳定 性，具体表现为载体的技术寿命短、物理寿命短和对保 存环境的要求高三方面，载体的物理寿命是指“可以支 持该材质的有效性时间的长短”，澳大利亚科学工作者 曾对磁带与光盘的寿命做了研究，发现高质量的磁带其 物理寿命最高可达20年，而普通质量的最高达5年，载体 的技术寿命是指“与介质相关的技术（例如存储密度、 用材及外形等）存在时间的长短”。物理寿命和技术
电子文件档案的管理与方法探讨
电子文件档案的管理与方法探讨【摘要】随着信息技术的发展和办公自动化得完善，各单位电子文件的归档面临着严重考验，也是摆在档案管理者面前的工作方向。
针对这一问题，本人从电子文件档案的管理与方法方面略作探讨。
【关键词】电子文件档案管理方法探讨如今电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，因而产生了大量的电子文件，这些电子文件以快捷、方便的优越性能而大大提高了工作质量与效率，从而给工作带来了极大便利。
但是大量的电子文件的产生也为档案管理者带来了新的挑战，如何做好电子文件档案管理也是摆在档案管理者面前的一个重要课题，更是完善当前信息化建设与发展的一项重要内容。
1、电子文件档案管理现状（1）对电子文件管理的重要性认识不足。
大多数单位对电子文件的意义和功用，没有引起充分认识和足够重视，没有制定对电子文件档案整理、鉴定、归档的机制。
他们只是使用计算机起草文件，一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不被保留，不采取任何保护措施，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或者为用于其它信息的存储而被清洗。
或者仅是把电子文件存储在u 盘或硬盘内，甚至对所保存的电子文件随意进行增、删、改等操作，使具有原始性电子稿件面目全非，而失去了归档保存意义。
（2）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。
“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。
在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，虽然提高了工作效率，但文件办完之后，又辅发纸质文件作为归档材料。
这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。
（3）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。
电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也带来一定的不安全因素。
诸如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等，这些都给电子文件的安全保管和长期保存带来诸多问题。
电子文件存用分离的研究和实现
关键词 ： 用分 离； 存 必要 性 ； 手段 ； 解析 引 擎 中图分类 号 ： ＴＢ 文献 标识码 ： Ａ
文 章 编 号 ：６ ２３ ９ （０ ２０ —１ ５０ １ ７－ １ ８ ２ １ ） ９０ ９—２ 型和 电子文件格式 如表 １ 示 。 所 表 １ 电 子 文 件 常 见 类 型 及 格 式
摘 要 ： 息 化 高 速 发 展 的 今 天 ， 量 信 息 资 源 以 电子 文 件 的 形 式 产 生 和 出现 。 在 我 国 ， 于 电 子 文件 的 管 理 和 利 用 信 大 对
还 存 在 很 多 的 不 足 ， 何 有 效 的 管 理 和 利 用 这 些 信 息 资 源 ， 经 成 为 需要 迫 切 解 决 的 问 题 。存 有 分 离技 术 为 信 息 资 源 的 管 如 已
电 子 文 件 类 型 电子 文 件 常 见 格 式
１ 引 言
信 息 化 是 当 今 社 会 发 展 的 一 大 趋 势 ， 计 算 机 技 术 和 以
网络技 术为核 心的现代信 息处理 技术 正深 入到 社会 的各 个 领域 和各个层次 ， 大量 的信 息 资 源 以 电子 文件 的 形式 产 生
对 从 电 子文 件 能 否有 效 利 用 是 衡 量 一 份 电子 文 件 存 在 价 值 的 定 义 ， 文 件 的 结 构 进 行 标 准 化 约 束 和 规 范 ， 而 能 够 达 到 解 决 问题 的 目 的 。 图 １描 述 了 实 现 电子 文 件 存 用 分 离 的 系 个重要的指标。在我国， 目前电子文件 的利用效率仍然 比较 低 。产 生 这 种 现状 的主 要原 因是 我 们 缺乏 对 电 子 文 件 进 行 有 统 架 构 图 。
电子档案脱机存储载体的特点与选择
电子档案脱机存储载体的特点与选择任龙【摘要】@@ 电子档案作为一种具有归档保存、备查和凭证作用的电子文件,我们除研究如何提供利用外,还应对其脱离计算机环境后的储存、管理和载体的选择做出一定的考虑.【期刊名称】《陕西档案》【年(卷),期】2010(000)005【总页数】2页(P28-29)【作者】任龙【作者单位】长庆油田公司档案馆【正文语种】中文由于电子档案所依赖的计算机技术发展很快，软件也在不断升级，许多早期形成的电子文件在新的软硬件环境下并不能获得完全的支持。
因此要考虑采取一定的技术手段，对电子档案脱机存储进行适当的管理与保管，并制定严格的管理标准和操作规范，对存储电子档案信息的物理载体进行优选电子档案作为一种具有归档保存、备查和凭证作用的电子文件，我们除研究如何提供利用外，还应对其脱离计算机环境后的储存、管理和载体的选择做出一定的考虑。
一、电子档案的特性及脱机存储的需求电子档案是由电子文件转化而来的，但不是所有的电子文件都是电子档案，它首先必须有保存价值，其次不仅有文件主体内容，还要有背景信息、元数据，同时还需要按照一定的标准经过系统整理才能构成电子档案。
电子档案与电子文件一样具有以数码形式记录信息内容、信息内容不能直读、阅读信息必须依赖设备、信息与载体可以分离以及同元数据和背景信息不可分割的特性，另外随着2004年《电子签名法》的颁布实施还具有了凭证作用的特性。
我们知道电子档案是以电子信息的形式存在于计算机环境中，管理和利用必须通过与其相适应的软硬件环境来实现，由于电子档案所依赖的计算机技术发展很快，软件也在不断升级，许多早期形成的电子文件在新的软硬件环境下并不能获得完全的支持。
我们要考虑采取一定的技术手段，对电子档案脱机存储进行适当的管理与保管，并制定严格的管理标准和操作规范，对存储电子档案信息的物理载体进行优选。
二、电子档案脱机存储载体的选择原则根据电子档案的特性，我们在脱机存储载体的选择上必须首先考虑存储信息的安全性，要确保电子档案能够在保管期间的计算机可读，并能还原所存信息的内容；其次要考虑所存信息的真实性，要保证脱机存储的电子档案不会被人为的修改；再次还要考虑信息存储的连续性和完整性，要保证载体在一定的时间内，不会轻易的因为存储技术的进步而被市场淘汰；最后要对存储成本有所考虑，不能为企业或单位增加过多的负担。
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电子文件存用分离研究和实现
１引言
信息化是当今社会发展的一大趋势，以计算机技术和网络技术为核心的现代信息处理技术正深入到社会的各个领域和各个层次，大量的信息资源以电子文件的形式产生和出现。
这些电子资源中，相当大一部分具有相当高的保存和利用价值。
如何安全、高效和长久的利用好这些电子资源已经成为一个迫切需要解决的问题。
２电子文件存用分离的必要性
伴随电子政务和办公自动化在我国的的快速发展和高度普及，大量具有保存价值的电子文件不断产生。
但是，目前对这些电子文件的管理和利用仍然存在着很多问题。
２．１电子文件的安全性堪忧
目前，我国大部分档案系统中对电子文件的利用都是基于电子文件原件的利用。
对于这种利用方式，电子文件的真实性无法得到有效的保障，电子文件的外泄和扩散缺乏有效的控制手段，电子文件受到病毒感染和人为破坏的风险性比较高。
２．２电子文件的利用效率比较低
电子文件能否有效利用是衡量一份电子文件存在价值的一个重要的指标。
在我国，目前电子文件的利用效率仍然比较低。
产生这种现状的主要原因是我们缺乏对电子文件进行有效利用的手
段，对电子文件进行利用的成本比较高。
２．３电子文件的管理还缺乏统一的事实标准和格式自１９９９年以来，我国相继发布了《电子文件归档与管理规范》（ＧＢ／Ｔ１８８９４－２００２）、《纸质档案数字化技术规范》（ＤＡ／Ｔ３１－２００５）、《公务电子邮件归档与管理规则》（ＤＡ／Ｔ３２－２００５）等电子文件管理的规范和规则。
但是我们现有的管理系统和与规范相适应的技术手段仍然有限，我们还缺乏对规范实现的技术支撑体系。
３电子文件存用分离的设计思路
电子文件的存用分离是指对各种类型格式的电子文件，通过中间件的加工和转换后以一种统一的标准格式进行利用的技术手段。
通过存和用的分离，可以保护原电子文件的安全，提高电子文件的利用效率，并且能够统一文件的格式以完成对规范和标准的支撑。
４电子文件的特点———多样化和封闭性
实现电子文件存用分离的瓶颈是电子文件类型和格式的多样化和相当大一部分电子文件格式的封闭性。
电子文件格式的多样化是指当前我们所产生的电子文件的类型多样化和电子文件格式的多样化。
我们所常见的电子文件型和电子文件格式如表１所示。
电子文件格式的封闭性是指某种类型或者某种格式的电子文件是某一厂商私有的电子文件格式，他实现的时候并没有遵循某种格式标准，实现之后也没有将他所使用的格式公开化，也没有将
其格式提交给某一标准组织。
要想对该文件进行标准化解析有一定的难度。
所幸的是，对于这种文件格式，厂商一般会为开发者提供部分的ＡＰＩ来访问电子文件的部分信息。
要实现电子文件的存用分离，我们必须借助某一种手段，规避电子文件的多样化和封闭性的特点。
标准化是实现复杂问题简单化的一种有效方式和手段，借助标准化的定义，对文件的结构进行标准化约束和规范，从而能够达到解决问题的目的。
图１描述了实现电子文件存用分离的系统架构图。
文件解析引擎接口实际上就是定义了一套标准。
它包括文件属性接口ＡＰＩ、文件内容接口ＡＰＩ和文件样式接口ＡＰＩ。
４．１文件属性解析接口
文件属性接口ＡＰＩ用于规范提取文件的属性信息。
这些属性接口ＡＰＩ包括的接口方法如表２所示。
４．２文件内容解析接口
文件内容解析接口主要定义了读取各种格式文件的文本内容的规范。
为了保持文本信息使用过程中的一致性和通用性，应该采用一种通用的、标准化的规范来定义这些文本信息。
ＨＴＭＬ作为应用非常广泛的规范和标准，我们可以采用这种标准来定义我们的文件内容信息。
ＨＴＭＬ通过标记符号来标记要显示在网页中的各个部分。
网页文件本身是一种文本文件，通过在文本文件中添加标记符，可以告诉浏览器如何显示其中的内容（如：文字如何处理，画面如何安排，图片如何显示等）。
４．３文件样式解析接口
文件样式接口ＡＰＩ定义了格式化文件内容中文本信息的规范。
级联样式表（ＣａｓｃａｄｉｎｇＳｔｙｌｅＳｈｅｅｔ）简称“ＣＳＳ”，通常又称为“风格样式表（ＳｔｙｌｅＳｈｅｅｔ）”，它是用来进行网页风格设计的。
通过设立样式表，可以统一地控制ＨＭＴＬ中各标志的显示属性。
级联样式表可以使人能有效地控制网页外观。
使用级联样式表，可以精确指定网页元素位置，外观以及创建特殊效果的能力。
５电子文件解析相关技术
文件解析仍然是制约电子文件存用分离发展的瓶颈，选择合适的技术平台是实现存用分离的关键。
以下将列出对当前比较流行，使用比较广泛的电子文件进行解析的关键技术和平台。
５．１ＪＡＶＡ平台
Ｊａｖａ是一种可以撰写跨平台应用软件的面向对象的程序设计语言，是由ＳｕｎＭｉｃｒｏｓｙｓｔｅｍｓ公司于１９９５年５月推出的Ｊａｖａ程序设计语言和Ｊａｖａ平台（即ＪａｖａＳＥ，ＪａｖａＥＥ，Ｊａ－ｖａＭＥ）的总称。
Ｊａｖａ技术具有卓越的通用性、高效性、平台移植性和安全性，广泛应用于个人ＰＣ、数据中心、游戏控制台、科学超级计算机、移动电话和互联网，同时拥有全球最大的开发者专业社群。
在全球云计算和移动互联网的产业环境下，Ｊａｖａ更具备了显著优势和广阔前景。
５．２Ｏｆｆｉｃｅ文档解析技术———ＰＯＩ
ＡｐａｃｈｅＰＯＩ是用Ｊａｖａ编写的免费开源的跨平台的Ｊａ－ｖａＡＰＩ，ＡｐａｃｈｅＰＯＩ提供了对ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＯｆｆｉｃｅ格式文件读和写的功能。
ＡｐａｃｈｅＰＯＩ是创建和维护操作各种符合ＯｆｆｉｃｅＯｐｅｎＸＭＬ（ＯＯＸＭＬ）标准和微软的ＯＬＥ２复合文档格式（ＯＬＥ２）的ＪａｖａＡＰＩ。
ＡｐａｃｈｅＰＯＩ可以使用Ｊａｖａ读取、创建和修改ＭＳＥｘｃｅｌ文件、ＭＳＷｏｒｄ和ＭＳＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ文件。
ＡｐａｃｈｅＰＯＩ主要包括如下模块。
ＨＳＳＦ：提供读写ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＥｘｃｅｌＸＬＳ格式档案的功能。
ＸＳＳＦ：提供读写ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＥｘｃｅｌＯＯＸＭＬＸＬＳＸ格式档案的功能。
ＨＷＰＦ：提供读写ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＷｏｒｄＤＯＣ格式档案的功能。
ＨＳＬＦ：提供读写ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ格式档案的功能。
ＨＤＧＦ：提供读ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＶｉｓｉｏ格式档案的功能。
ＨＰＢＦ：提供读ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＰｕｂｌｉｓｈｅｒ格式档案的功能。
ＨＳＭＦ：提供读ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＯｕｔｌｏｏｋ格式档案的功能。
５．３ＰＤＦ文档解析技术———ＰＤＦＢｏｘ
ＰＤＦＢｏｘ是一个开源的可以操作ＰＤＦ文档的ＪａｖａＰＤＦ类库。
它可以创建一个新ＰＤＦ文档，操作现有ＰＤＦ文档并提取文档中的内容。
它具有以下特性：（１）将一个ＰＤＦ文
档转换输出为一个文本文件。
（２）可以从文本文件创建一个ＰＤＦ文档。
（３）加密／解密ＰＤＦ文档。
（４）向已有ＰＤＦ文档中追加内容。
（５）可以从ＰＤＦ文档生成一张图片。
（６）可以与ＪａｋａｒｔａＬｕｃｅｎｅ搜索引擎的整合。
５．４图片文件解析技术———ＯＣＲ光学字符识别中间件
ＯＣＲ是英文（ＯｐｔｉｃａｌＣｈａｒａｃｔｅｒＲｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）的缩写，意为光学字符识别。
通过光学扫描仪和计算机的配合，ＯＣＲ软件将图像数据进行运算分类后，将图像数据转化为计算机内码。
它可以极大地减轻数据录入工作的强度、提高数据录入的速度。
ＯＣＲ技术应用是信息资源建设中的最重要阶段，ＯＣＲ技术同时是数据加工的核心技术。
北京汉王科技有限公司自１９８５年起就开始从事ＯＣＲ技术的研究工作，曾受到国家８６３计划、国家自然科学基金委员会、中国科学院的支持，研究内容涉及到中文、英文、日文、韩文的印刷体识别，中文的手写体识别，手写数字识别，表格识别与还原，版面分析与还原，中文ＯＣＲ系统。
汉王在处理各类资料方面积累了大量的经验，特别是汉王的录入工厂广泛应用于包括图书馆，档案馆，国家专利局，各类数据加工商如清华同方，万方数据等企、事业单位。
在各行业中作为他们的有效工具，极大地提高了数据的处理效率。
目前汉王ＯＣＲ核心各项关键技术均位于国际领先水平。
６总结
实现电子文件存用分离的关键是标准的定义和推广，本文提出了
一种实现存用分离的解决思路和解决方案。
但真正将存用分离广泛运用到实际生产中仍然需要广大厂商的积极参与和推广。