公司档案分类
公司档案的分类及管理制度
公司档案的分类及管理制度档案管理是企业重要的组成部分，它对于企业的正常运营和管理起着非常重要的作用。
一个好的档案管理制度可以帮助企业提高工作效率，降低风险，保护和利用企业的重要信息。
下面是关于公司档案分类及管理制度的一些建议。
一、档案分类公司档案应根据不同的属性进行合理的分类。
常见的档案分类有以下几个方面：1.档案按文件性质分类：包括行政文档、经济文档、技术文档等。
2.档案按文件形式分类：包括纸质档案、电子档案、影像档案等。
3.档案按部门分类：公司各个部门的业务档案分别归档到相应的部门内。
4.档案按时间分类：按照文件产生的时间先后进行分类，包括年度档案、季度档案、月度档案等。
5.档案按业务分类：根据不同的业务类型进行分类，如销售档案、采购档案、人力资源档案等。
二、档案管理制度档案管理制度是指公司在档案管理方面所制定的一系列规章制度，以便更好地管理和保护公司档案。
下面是一些常见的档案管理制度：1.档案室管理制度：明确档案室的职责、管理权限和工作流程，包括档案的进出管理、归档和检索、档案借阅等。
2.档案目录管理制度：规定公司档案目录的建立、更新和管理规范，确保档案目录的实时性和准确性。
3.档案保管制度：明确公司档案的保管期限、存放位置和保密措施，确保档案的安全性和完整性。
4.档案借阅制度：规定档案借阅的申请和审批流程，保证档案的合法使用，并加强对档案的跟踪管理。
5.档案销毁制度：规定档案的销毁标准和程序，确保档案按照规定的期限进行销毁，避免档案信息泄露和存储空间占用过多。
6.档案数字化管理制度：明确公司档案数字化的要求和流程，推动档案数字化的进程，提高档案管理效率和利用价值。
三、档案管理的注意事项在公司档案管理过程中，还需要注意以下几个方面：1.档案定期检查和整理：定期对档案进行检查和整理，保证档案的完整性和准确性，清理无用和重复的档案。
2.档案备份和恢复：对重要的电子档案进行定期的备份和恢复测试，确保档案信息不会因为意外事件而丢失。
档案分类表8大类(23页)
档案分类表8大类（23页）一、行政管理类（第13页）1.1 政策法规文件本类档案主要包括国家法律法规、公司规章制度、政策性文件等，涉及公司运营管理的各个方面。
1.2 会议纪要记录公司各级会议的召开时间、地点、参会人员、讨论内容及其决议事项。
1.3 人事档案包括员工招聘、培训、考核、晋升、离职等人事变动相关资料。
1.4 财务报表涵盖公司年度、季度、月度财务报表，以及重要财务事项的审批文件。
二、业务管理类（第47页）2.1 市场营销资料包含市场调查报告、营销策划方案、广告宣传资料等。
2.2 销售合同与订单记录公司与客户签订的销售合同、订单及相关附件。
2.3 采购合同与订单记录公司与供应商签订的采购合同、订单及相关附件。
2.4 客户服务档案包括客户咨询、投诉、售后服务等记录。
三、技术研发类（第810页）3.1 研发项目文档涵盖项目立项、研发过程、成果验收等环节的资料。
3.2 技术标准与规范收录公司各项技术标准、操作规程等文件。
3.3 专利与知识产权包括公司申请的专利、著作权等知识产权相关资料。
四、生产管理类（第1113页）4.1 生产计划与调度记录生产计划、生产进度、生产调度等相关资料。
4.2 质量管理包括质量管理体系文件、产品质量检验报告等。
4.3 安全生产涵盖安全生产规章制度、事故应急预案、安全生产检查记录等。
五、仓储物流类（第1415页）5.1 仓库管理制度包括仓库管理制度、仓库操作规程等。
5.2 物料进出库记录记录物料进货、领用、退库等环节的信息。
5.3 物流配送单据涵盖物流配送合同、配送单、运费结算等资料。
六、固定资产类（第1617页）6.1 固定资产清单详细记录公司固定资产的名称、规格、数量、购置日期等信息。
6.2 设备维护保养记录包括设备维修、保养、检定等记录。
七、企业文化类（第1820页）7.1 企业文化活动记录公司举办的各类文化活动、员工福利等。
7.2 企业宣传资料包括企业简介、宣传册、宣传片等。
企业职工档案内容与分类
企业职工档案的内容和分类第一类：履历材料1、职工登记表、简历表、履历表2、简历变化补充材料3、申请更改姓名材料此类材料按形成时间先后顺序登记目录，但材料排列时，将一份近期《职工履历表》放在首位。
第二类：自传材料指职工本人所写的有关叙述经历，家庭情况，社会关系等自传性质的材料。
此类材料按形成时间先后顺序排列。
第三类：鉴定、考察、考核材料1、有组织意见的自我鉴定2、职工、学生、学员、党员、团员鉴定3、毕业、结业、调动、出国鉴定及其它鉴定材料此类材料按形成时间顺序排列。
第四类：学历、学绩、培训和专业技术、岗位技能材料1、学历、学绩、培训材料(1)报考、选拔中专以上学校学生登记表、报考表、审查表、毕业生登记表(2)学习(培训结业)成绩表、记分册、学籍卡。
包括“专业证书”班结业成绩登记表及证书，马克思主义理论学习情况登记表，全质管理基本知识成绩报告单(3)学历证明材料2、专业技术、岗位技能材料(1)专业技术、岗位技能申报、考核、评定材料。
(专业技术职务资格申报表、呈报表原件归此类，其复印件和各年度考核表、个人小结等材料进个人考绩档案)。
(2)聘任、晋升专业技术职务、岗位技能审批表。
(晋升材料原件进此类，复印件进考绩档案)。
3、职工的创造发明、科研成果、著作及有影响的论文在归类时，各种测验卷，考试卷不归档。
第四类材料按并列法顺序排列。
如学历、学绩、培训为1-1；专业技术、岗位技能为2-1；创造发明、科研成果等为3-1。
各小类按形成时间先后顺序排列。
第五类：政审材料1、历史问题、党籍问题审查材料2、入党、入团、参军、出国政审材料3、家庭成员及主要社会关系的证明材料及平反改正的决定、通知4、更改职工年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复及所依据的证明材料5、有组织审查续集的调查表、审查表6、关于个人历史情况的交待材料7、已经查证清楚的有关职工经历问题的检举材料、查证材料此类材料按材料的主次排列，如批复、结论、报告、主要证明材料(证明材料按问题集中排列)、检举材料、本人检查交代或主要申诉材料。
企业档案管理的分类方案
企业档案管理的分类方1.按档案类型分类：◆行政档案：包括公司的组织结构、管理制度、规章制度等行政管理相关的文件。
◆财务档案：包括财务报表、会计凭证、发票、银行对账单等与财务管理相关的文件。
◆人力资源档案：包括员工合同、培训记录、绩效评估、招聘资料等与人力资源管理相关的文件。
◆项目档案：包括项目计划、合同、进度报告、项目评估等与项目管理相关的文件。
◆客户档案：包括客户合同、联系记录、销售报告等与客户关系管理相关的文件。
2.按时间分类：◆当前档案：包括最新的、经常使用的文件，通常放置在办公室或易于访问的地方。
◆永久档案：包括具有长期保存价值的文件，如公司章程、重要合同等，通常存档在专门的存储空间中。
3.按部门或功能分类：◆行政部门档案：包括行政管理部门的相关文件。
◆人力资源部档案：包括人力资源管理部门的相关文件。
◆财务部档案：包括财务管理部门的相关文件。
◆销售部档案：包括销售管理部门的相关文件。
◆技术部档案：包括技术开发或研发部门的相关文件。
4.按项目或客户分类：◆按照公司参与的不同项目进行分类，每个项目建立独立的档案，并包含与该项目相关的所有文件。
◆按照客户或合作伙伴进行分类，将与每个客户相关的文件整理在一个档案中，以便追踪和管理。
5.按地理位置分类：如果企业在不同地区或国家有分支机构或办事处，可以根据地理位置将文件进行分类。
请注意，以上分类方案可以根据企业的具体情况进行调整和组合，以满足企业的管理需求。
此外，建议在制定档案管理方案时，考虑到文件的保密性、安全性和可检索性，确保档案的有效管理和使用。
人事档案分类编号方案
人事档案分类编号方案一、总体思路。
咱得把人事档案分得清清楚楚，编号编得明明白白，就像给每个员工的档案都找个独一无二的小窝，还得贴上容易找的小标签。
这样，不管啥时候想找哪个档案，都能像在自家衣柜找衣服一样轻松。
二、分类方法。
# （一）按人员基本信息分。
1. 身份类。
编号1 100：这一块就放员工的身份证、户口这些能证明“我是谁”的东西。
比如说，1 10号放本地户口员工的身份证复印件，11 20号放外地户口员工的，这样依次类推。
要是有特殊身份的，像人才引进有特殊户口政策的，就可以放在90 100号这个区间，单独做个小标记，写上“特殊户口人才引进”之类的话。
2. 学历类。
# （二）按工作相关信息分。
1. 招聘入职类。
编号201 300：招聘时候的简历、面试评价表、录用通知这些都在这儿。
201 220号放普通岗位的简历，221 250号放管理岗位的简历。
面试评价表就跟着简历走，比如说201号简历对应的面试评价表就是202号（或者你也可以用小数点区分，像201.1表示201号简历对应的面试评价表）。
录用通知就放在251 300号，按照入职时间先后顺序放，新入职的在前面，老员工的在后面。
2. 工作经历类。
编号301 400：员工在公司内部的岗位调动记录、工作业绩评估、获奖证书这些都归到这儿。
301 320号放岗位调动记录，按照调动时间排。
321 360号放工作业绩评估，一年一份评估的话，就按照年份从早到晚排。
361 400号就是那些工作中获得的奖状、荣誉证书啥的，按照获奖时间来，最近的在前面，方便一眼看到员工最牛的成绩。
# （三）按其他信息分。
1. 培训类。
编号401 500：公司内部培训的结业证书、培训记录，还有员工自己参加外部培训的相关证明都在这。
401 430号放公司内部培训的东西，按照培训课程的先后顺序来编号。
431 500号放外部培训的，要是参加了好几个外部培训，可以按照培训费用从高到低排，贵的在前，便宜的在后，这样看起来也比较整齐。
档案的分类文档
二、科技档案
（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等
（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等
（四）分类：
归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。
1、区分年度
①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。
②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度；某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。
1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。
2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
四、文书档案管理的整理方法
（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：
1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
公司档案分类、归档范围、保管期限表
位
2、外宾接待的日程安排、记录和有关参考材料。
长期
3、出国人员的基本情况及出国从事的涉外活动说明
10年
4、公司出国人员涉外保密承诺书
10年
5、外事活动的审批文件
10年
6、出国审批手续、日程安排、考察报告等文件
10年
3、其他外事事务材料。
法律事务
4
1、日常经营管理活动中涉及的法律纠纷和诉讼案件的起诉、调解材料、调查材料、审判结果等。
财务管理
财务管理
3
1、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批复
永久
财
务
部
2、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等
10年
3、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等
10年
4、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料
永久
5、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料
技术
管理
类
生产
技术
管理
类
生产
技术
管理
类
a4
a4
a4
生产管理
1
1、生产准备、生产组织、调度工作形成的材料。
短期
生
部
部
2、各类统计报表。
长期
3、生产调度工作计划、总结、报告
长期
4、生产调度会议纪要
长期
5、生产调度的职责、制度、规程
长期
6、生产活动综合分析材料。
短期
7、其他材料。
质量管理
2
1、质量管理工作，质量检测工作形成的材料。
10年
行
政
管
理
部
公司档案归类
根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别:
一般有以下几类:
一、文书档案:
（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；
（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等
（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等
二、科技档案
（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等
（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等
（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等
（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等
三、财务档案
会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。
四、人事档案
职工的招聘、履历、培训等
五、电子档案
计算机磁带、磁盘和光盘等
六、声像档案
照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等。
生产性企业档案分类表
资金管理,价格管理,会计管理,资金流通等。
05物资管理
物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。
06产品销售
市场分析,用户调查,产品销售，广告宣传，市场分析,用户调查,产品销售，广告宣传，售后服务工作等。
07企业管理
企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等。
07环境保护
环境保护检测与控制，污染治理等。
08计量工作
各种计量检测工作。
09标准化工作
企业标准化管理工作，各种标准档案。
10档案和信息管理
企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等。
07产品类
产品档案二级
类目按产品种
类或型号设置
同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。
02合同类
01行政合同
总办、行政、人事部或大管理部签订的相关合同（如办公室装修合同、办公设备采购合同、物资采购合同、办公软件合同、保洁合同、设备租用合同、租房合同、猎头合同、招聘服务合同、购房合同、本公司自有物业对外出租的合同及租赁凭证等）。
02劳动合同
人力资源聘用合同及附件。（专项管理）
03采购合同
08设备仪器类
设备仪器档案
二级类目按设
备种类或型号
设置
同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。
03资产管理类
（1）机动车登记证书、车辆保险单及强制险单、车辆移交单等相关资料（以品牌+车型+牌号命名）。
（2）非IT类办公设备、说明书、发票复印件、保修证（以办公设备名称命名）。
公司档案应该如何分类
公司档案应该如何分类公司档案的分类主要根据不同的标准进行，具体的分类方式可以根据公司的具体情况来确定。
一般来说，公司档案可以按照以下几个维度进行分类：1.办公类档案：办公类档案主要包括公司的办公室设备、办公用品等相关信息。
这些档案可以按照设备名称、设备型号、购买日期等进行分类。
2.人事类档案：人事类档案主要包括公司员工的个人信息、合同、薪酬档案、绩效考核等。
这些档案可以按照员工姓名、员工编号、岗位职责等进行分类。
3.财务类档案：财务类档案主要包括公司的财务报表、发票、凭证、银行对账单等。
这些档案可以按照时间、凭证号、业务类型等进行分类。
4.合同类档案：合同类档案主要包括公司与客户、供应商签订的各种合同。
这些档案可以按照合同编号、合同金额、签订日期等进行分类。
5.客户类档案：客户类档案主要包括公司与客户的合作协议、消费记录、客户信息等。
这些档案可以按照客户名称、合作项目、区域等进行分类。
6.项目类档案：项目类档案主要包括公司的各种项目文件、报告、进度表等。
这些档案可以按照项目名称、项目负责人、项目阶段等进行分类。
7.法律类档案：法律类档案主要包括公司与律师事务所的合作协议、法律文件、诉讼案件等。
这些档案可以按照案件名称、律师事务所、案件类型等进行分类。
以上仅是一些常见的档案分类，具体分类方式还要根据公司的实际情况进行调整和拓展。
同时，在分类档案时需要注意以下几点：1.统一标准：分类时要根据一套统一的标准进行，避免各个部门的档案管理方式不一致，造成档案混乱。
2.定期归档：根据公司需求，制定档案归档周期，定期清点和整理档案，将不再使用或者过期的档案进行归档。
3.档案保管：根据档案特点，制定相应的保管措施，如加密存储、设定权限等，确保档案的安全。
4.档案检索：为了方便日后的档案检索，可以建立档案检索系统，将各个档案存储的位置、分类等信息记录在系统中，提高档案检索的效率。
总之，公司档案的分类是为了方便对公司信息进行管理和检索，根据不同的维度进行分类可以更好地整理和利用档案。
公司档案的分类与整理方法
（二）常用的复式分类方法
年度与问题分类法 如： 2000年 党群类 行政类 教学类 外事类 …… 综合类 2000年 2001年 2002年 ……
2001年
业务类
党群类 行政类 教学类 外事类 …… 2000年 2001年 2002年 ……
立卷方法
按照立卷的“六个特征”，即问题 、作者、名称 （文种）、时间、通讯者、地区等特征进行组卷 1、按问题特征立卷 将同一事件、问题或项目的文件组成案卷 2、按作者特征立卷 将同一作者的一些文件组成案卷 3、按文种（名称）特征立卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷 4、按时间特征立卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于 同一时期的文件组成案卷
全宗号 目录号/年度 案卷号 件号
（三）编制卷内文件目录
顺 序 号 文号 责任者 题 名 日期 页号 备注
1
[2004] 20号
[2004] 36号 [2004] 12号
XX公司
XX公司
2003年通过档案工作目标管 理省级认定的通报
关于2003年度通过档案管理 省级认定单位的通报 关于公布全省文化系统档案 工作目标管理省级认定单位 名单的通知
编制案卷目录
包括封面（目录名称、年度或组织机构、全宗号、 目录号、保管期限）和案卷目录（案卷号、案卷题 名、年度、页数、期限、备注等项目）
档案上架
档案按分类方案和档号顺序从上到下、从左到右排 列上架。
二、业务档案的整理
整理的总体要求：通常情况下是按照文书档 案按卷整理的要求经过分类、组卷、排列、 编目等程序，同时，需要结合具体情况以及 行业要求，突出业务特色。 为便于查找和利用，对案卷封面的项目 设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外， 还可以体现一些业务特征。
公司档案分类 10大类
公司档案分类10大类人事档案是公司的核心之一，就像大树的根。
你看新员工入职，填写的各种资料，从简历到合同，这些都是人事档案的内容。
要是没这些，公司就像不清楚自己有多少根基的大树，怎么能茁壮成长呢？人事档案能让公司知道员工的来龙去脉，管理起来才更有方向。
财务档案像公司的钱袋子守护者。
公司的账本、财务报表，每一笔收支记录得清清楚楚，就像士兵守护着宝藏。
有一次审计，会计拿出整齐的财务档案，那里面的数据像排列整齐的士兵。
要是没有这些档案，财务就像一团乱麻，公司的经济状况都成谜啦。
业务合同档案像公司的指南针。
销售部门和客户签的合同，采购部门的采购合同，都在里面。
这就像地图，指引着公司业务的方向。
业务员小张每次谈业务都要先看合同档案，知道和客户的约定，就像航海家看指南针航行，可不能偏离航线。
项目档案像公司发展的里程碑。
每个项目从立项到结束的资料都在这。
研发部搞新产品的项目文档，详细记录了过程。
这就像记录孩子成长的相册，从出生到长大。
有了项目档案，公司能回顾每个项目的酸甜苦辣，以后搞新项目也有经验啦。
客户资料档案像公司的人脉宝库。
里面有客户的联系方式、需求、购买历史等。
客服人员小敏每次接到客户电话，先打开客户资料档案，就像打开了宝库的钥匙。
了解客户就像了解朋友一样，能更好地服务，让客户满意，公司的人脉不就越来越广啦？知识产权档案像公司的智慧皇冠。
公司的专利、商标、著作权等资料都在这。
研发人员的发明创造申请专利后，相关文件放在这，就像皇冠上的宝石。
要是有人侵权，拿出这些档案，就像拿出宝剑捍卫自己的领地，保护公司的智慧成果。
设备档案像公司的工具管家。
公司的电脑、打印机、生产设备等的资料都有。
设备采购时间、维修记录，就像给每个设备都写了日记。
维修人员老王每次修设备，先看设备档案，就像医生看病历一样，清楚设备的“病史”，才能更好地修理。
行政文件档案像公司的管家手册。
公司的规章制度、通知、会议纪要等都在这。
新员工不知道公司规定，行政人员就拿出行政文件档案给他看，这就像给新员工一本生活指南，让大家知道公司的“家规”，遵守规则，公司才能有序运转。
公司档案文件编码规则
公司档案文件编码规则一、档案文件分类1.行政类：包括公司管理体系文件、内部规章制度、行政决策文件等。
2.人事类：包括员工档案、薪酬福利文件、招聘培训文件等。
3.财务类：包括会计凭证、报表、税务文件等。
4.销售类：包括销售合同、客户档案、市场调研文件等。
5.技术类：包括产品研发文件、技术规范、专利文件等。
1.顶层文件夹：将不同分类的文件放置在不同的顶层文件夹下，以便管理和检索。
例如：行政类文件放置在"01_行政类"文件夹下，人事类文件放置在"02_人事类"文件夹下。
2.二级文件夹：在每个顶层文件夹内，可以进一步细分为二级文件夹，以更加准确地分类文件。
例如：在"01_行政类"文件夹下，可以设立"01_公司管理体系文件"文件夹和"02_内部规章制度"文件夹。
3.编码格式：可以根据实际情况制定文件编码格式，一种常用的格式是采用数字和下划线的组合。
例如：公司管理体系文件的编码可以是"0101"，内部规章制度的编码可以是"0102"。
4.文件命名：每个文件都需要有一个唯一的文件名来区分。
建议采用简洁明了的文件名，尽量避免使用过长或重复的文件名。
例如：公司管理体系文件的文件名可以是"公司管理体系.docx"。
5.文件版本控制：对于经常需要修改和更新的文件，建议使用版本控制的方式进行管理。
可以在文件名中加入版本号或日期信息。
例如：公司管理体系文件第一版可以命名为"公司管理体系_v1.docx"，第二版可以命名为"公司管理体系_v2.docx"。
6.文件索引：可以使用文档索引表格来记录文件的编码和文件名，以方便快速检索和管理。
例如：编码，文件------，-------------------------0101 ，公司管理体系.doc0102 ，内部规章制度.doc0201 ，员工档案_张三.doc0202 ，员工档案_李四.doc0301 ，会计凭证_2024-01.pd0401 ，销售合同_2024-01.doc0501 ，产品研发计划.doc以上是一个简单的公司档案文件编码规则示范，根据实际情况和需要，可以进行适当的修改和调整。
公司档案的分类与整理方法
公司档案的分类与整理方法公司档案是公司重要的信息资源，对公司的管理和运营起着重要的作用。
为了更好地管理和利用公司档案，需要对其进行分类和整理。
下面将介绍公司档案的分类与整理方法。
一、公司档案分类方法：1.根据档案性质分类：将档案按照其性质分为财务档案、人事档案、行政档案、工程档案等，方便不同部门和职能使用和管理。
-财务档案：包括公司的财务报表、会计凭证、发票、合同、结算单据等。
-人事档案：包括员工的个人信息、聘用合同、薪酬单据、绩效评估等。
-行政档案：包括公司的行政管理文件、行政决策记录等。
-工程档案：包括公司的工程项目计划、合同、设计文件、施工记录等。
2.根据档案形式分类：将档案按照其生成的形式分为书面档案和电子档案，便于不同媒介的管理和利用。
-书面档案：包括纸质文件、合同、报告、会议记录等。
-电子档案：包括电子文件、图片、音频、视频等。
3.根据档案部门分类：将档案按照其管理部门进行分类，便于各部门管理和查找。
-人事档案：由人事部门负责管理。
-财务档案：由财务部门负责管理。
-行政档案：由行政部门负责管理。
-工程档案：由工程部门负责管理。
4.根据档案的保密级别分类：将档案按照其保密级别进行分类，确保重要资料的保密性。
-机密档案：包含新产品研发、财务预算等机密信息，只有特定人员可以访问。
-秘密档案：包含公司业务的细节和策略，只有相关人员可以访问。
-一般档案：包含公司日常事务、文件等，可以由需要的人员访问。
二、公司档案整理方法：1.建立档案管理制度：制定档案管理规范和操作流程，明确档案的分类、命名规则、存储方式等。
确保员工能够正确地使用和管理档案。
2.分类整理档案：根据前面所述的分类方法，将档案进行分类整理，确保归档的一致性和便于查找。
3.标示档案信息：对每个档案进行标识，包括档案名称、档案编号、归档时间等，方便查找和管理。
4.设定档案保管期限：根据法律法规和公司规定，对各类档案的保管期限进行规定，及时销毁无用的档案，减少存储空间。
企业档案分类方法
企业档案分类方法一、按照目录结构分类根据企业的业务特点和档案目录的构成，将档案按照目录结构进行分类。
这种方法可以根据企业的组织结构、业务流程和管理模式来确定分类方式，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、生产管理档案、技术管理档案、市场营销档案等。
二、按照主体关系分类按照企业的主体关系将档案进行分类，如内部档案、外部档案、上级机构档案、下级机构档案等。
内部档案包括企业内部各个部门的档案，外部档案包括与企业合作伙伴和客户的档案，上级机构档案包括政府、主管部门等的档案，下级机构档案包括分支机构和子公司的档案。
三、按照性质分类按照档案的性质、用途和保存期限将档案进行分类。
性质分类包括保密档案、重要档案、一般档案等；用途分类包括管理档案、经济档案、历史档案、研究档案等；保存期限分类包括永久保存档案、长期保存档案、定期保存档案等。
四、按照载体分类按照档案的载体将档案进行分类，包括纸质档案、电子档案、图像档案等。
纸质档案是指以纸张作为载体的档案，电子档案是指以电子设备存储的档案，图像档案是指以图像形式存储的档案。
五、按照时间分类按照档案的产生时间将档案进行分类，包括新建档案、归档档案、停用档案、销毁档案等。
新建档案是指刚产生的档案，归档档案是指已经完成业务流程并进行归档的档案，停用档案是指已经不再使用的档案，销毁档案是指根据规定进行销毁的档案。
以上是一些常见的企业档案分类方法，企业可以根据自身的实际情况和管理需要，选择合适的分类方法，并根据分类方法制定相应的管理制度和流程，以便对档案进行有效的管理和使用。
同时，需要定期对档案进行整理和归档，保证档案的有序性和完整性，并根据档案的保存期限做好档案转移和销毁的工作，以保证企业档案的安全性和可持续发展。
档案分类规范
档案分类规范第一条为适应公司档案信息化发展需要，进一步规范公司档案的分类与编号, 根据中国石油化工集团公司现行《企业档案分类规则》，结合公司实际情况，制定本规范。
第二条公司档案分类以立档单位的全部档案为对象，依据本单位管理职能，结合档案内容、形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。
第三条一级类目的设置：（一）公司档案设置一级类目15 个，即党群管理类、行政管理类（包括经营管理类、生产技术管理类）、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部员工档案类、教育工作类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类；第四条二级及二级以下类目，按照公司部门（车间）专业管理职能和档案形成特点设置（见附件1）。
设置方法如下：（一）党群管理、行政管理、教育工作类的二级类目，按保管期限设置。
（二）产品、科研、设备仪器类的二级类目，按专业性质设置。
三级类目分别按产品类型、科研课题、设备仪器类型设置。
（三）基本建设类的二级类目，按工程项目（或装置）设置。
三级类目按阶段设置。
（四）会计档案类的二级类目，按文件材料形式（名称）设置。
三级类目按所属单项内容设置。
（五）干部员工档案类的二级类目，按员工身份设置。
（六）礼品类的二级类目，按制成材质设置。
（七）声像类下设录像带、录音带、数字磁带（盘）二级类目，三级类目按内容设置。
（八）荣誉类的二级类目，按奖品种类设置。
（九）印章、照片类下设党群工作、行政工作二级类目。
（十）光盘类的二级类目，按数据类型设置。
第五条全部档案应按一、二级类目分类。
三级类目一般只作分类排架的依据，是否采用由各部门根据本单位档案数量、内容构成和形成特点确定。
第六条类目标识的构成：（一）一级类目采用阿拉伯数字01、02、03、04……依次标识；（二）二级及二级以下类目采用阿拉伯数字01—99 标识；（三）各级类目号之间、全宗号与类目号、类目号与年度号之间均使用间隔号“·”隔开。
企业职工档案的内容和分类
企业职工档案的内容和分类第一类:履历材料1、职工登记表、简历表、履历表2、简历变化补充材料3、申请更改姓名材料此类材料按形成时间先后顺序登记目录，但材料排列时，将一份近期《职工履历表》放在首位。
第二类:自传材料指职工本人所写的有关叙述经历，家庭情况，社会关系等自传性质的材料。
此类材料按形成时间先后顺序排列。
第三类:鉴定、考察、考核材料1、有组织意见的自我鉴定2、职工、学生、学员、党员、团员鉴定3、毕业、结业、调动、出国鉴定及其它鉴定材料此类材料按形成时间顺序排列。
第四类:学历、学绩、培训和专业技术、岗位技能材料1、学历、学绩、培训材料(1)报考、选拔中专以上学校学生登记表、报考表、审查表、毕业生登记表(2)学习(培训结业)成绩表、记分册、学籍卡。
包括“专业证书”班结业成绩登记表及证书，马克思主义理论学习情况登记表，全质管理基本知识成绩报告单(3)学历证明材科2、专业技术、岗位技能材料(1)专业技术、岗位技能申报、考核、评定材料。
(专业技术职务资格申报表、呈报表原件归此类，其复印件和各年度为核表、个人小结等材料进个人考绩档案)。
(2)聘任、晋升专业技术职务、岗位技能审批表。
(晋升材料原件进此类，复印件进考绩档案)。
3、职工的创造发明、科研成果、著作及有影响的论文在归类时，各种测验卷，考试卷不归档。
第四类材料按并列法顺序排列。
如学历、学绩、培训为1-1；专业技术、岗位技能为2-1；创造发明、科研成果等为3-1。
各小类按形成时间先后顺序排列。
第五类:政审材料1、历史问题、党籍问题审查材料2、入党、入团、参军、出国政审材料3、家庭成员及主要社会关系的证明材料及平反改正的决定、通知4、更改职工年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复及所依据的证明材料5、有组织审查续集的调查表、审查表6、关于个人历史情况的交待材料7、已经查证清楚的有关职工经历问题的检举材料、查证材料此类材料按材料的主次排列，如批复、结论、报告、主要证明材料(证明材料按问题集中排列)、检举材料、本人检查交化或主要申诉材料。
企业职工档案的内容和分类
企业职工档案的内容和分类企业职工档案是企业管理的重要组成部分，它记录了员工的基本信息、教育背景、工作经历、培训经历、薪资福利、劳动合同、奖惩记录、离职记录、绩效评估和发展规划等方面的信息。
这些信息可以为企业管理提供重要的参考依据，促进企业的发展和员工的管理。
一、基本信息企业职工档案的基本信息包括员工的姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、联系方式、家庭住址、婚姻状况、血型、身份证号码、护照号码等。
这些信息可以帮助企业进行基本的人员管理，例如联系员工、核实身份等。
二、教育背景企业职工档案的教育背景包括员工的学历、学位、专业、主修课程、毕业时间、毕业院校等信息。
这些信息可以帮助企业了解员工的学习情况和知识储备，对于招聘和员工培训具有一定的参考价值。
三、工作经历企业职工档案的工作经历包括员工的工作单位、工作岗位、任职时间、离职原因等信息。
这些信息可以帮助企业了解员工的工作经验和工作能力，对于员工的招聘和晋升具有一定的参考价值。
四、培训经历企业职工档案的培训经历包括员工参加过的培训课程、培训时间、培训内容、培训效果等信息。
这些信息可以帮助企业了解员工的学习能力和发展潜力，为员工的职业发展提供参考。
五、薪资福利企业职工档案的薪资福利包括员工的工资待遇、奖金福利、社会保险等信息。
这些信息是企业管理员工的重要依据，可以帮助企业制定合理的薪酬福利政策，提高员工的工作积极性和忠诚度。
六、劳动合同企业职工档案的劳动合同包括员工与企业的雇佣关系、工作时间、工作地点、工作内容、工资待遇、社会保险等信息。
这些信息是企业管理员工的基础，也是维护企业和员工权益的重要保障。
七、奖惩记录企业职工档案的奖惩记录包括员工的奖励和惩罚事件及其具体内容等信息。
这些信息可以反映员工的工作表现和品行情况，对于员工的激励和发展具有一定的参考价值。
八、离职记录企业职工档案的离职记录包括员工的离职时间、离职原因等信息。
这些信息可以帮助企业了解员工的离职情况和离职原因，为企业管理提供参考依据，从而采取有效措施留住人才。
档案分类规范
档案分类规范第一条为适应公司档案信息化发展需要，进一步规范公司档案的分类与编号, 根据中国石油化工集团公司现行《企业档案分类规则》，结合公司实际情况，制定本规范。
第二条公司档案分类以立档单位的全部档案为对象，依据本单位管理职能，结合档案内容、形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。
第三条一级类目的设置：（一）公司档案设置一级类目15 个，即党群管理类、行政管理类（包括经营管理类、生产技术管理类）、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部员工档案类、教育工作类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类；第四条二级及二级以下类目，按照公司部门（车间）专业管理职能和档案形成特点设置（见附件1）。
设置方法如下：（一）党群管理、行政管理、教育工作类的二级类目，按保管期限设置。
（二）产品、科研、设备仪器类的二级类目，按专业性质设置。
三级类目分别按产品类型、科研课题、设备仪器类型设置。
（三）基本建设类的二级类目，按工程项目（或装置）设置。
三级类目按阶段设置。
（四）会计档案类的二级类目，按文件材料形式（名称）设置。
三级类目按所属单项内容设置。
（五）干部员工档案类的二级类目，按员工身份设置。
（六）礼品类的二级类目，按制成材质设置。
（七）声像类下设录像带、录音带、数字磁带（盘）二级类目，三级类目按内容设置。
（八）荣誉类的二级类目，按奖品种类设置。
（九）印章、照片类下设党群工作、行政工作二级类目。
（十）光盘类的二级类目，按数据类型设置。
第五条全部档案应按一、二级类目分类。
三级类目一般只作分类排架的依据，是否采用由各部门根据本单位档案数量、内容构成和形成特点确定。
第六条类目标识的构成：（一）一级类目采用阿拉伯数字01、02、03、04……依次标识；（二）二级及二级以下类目采用阿拉伯数字01—99 标识；（三）各级类目号之间、全宗号与类目号、类目号与年度号之间均使用间隔号“·”隔开。
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根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别:
一般有以下几类:
一、文书档案:
（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；
（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等
（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等
二、科技档案
（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等
（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等
（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等
（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等
三、财务档案
会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。
四、人事档案
职工的招聘、履历、培训等
五、电子档案
计算机磁带、磁盘和光盘等
六、声像档案
照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等
企业档案的分类立卷办法
（一）文书档案的分类整理
1、归档原则
遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。
按照归档范围的规定，凡应归档的文件必须齐全完整。
2、归档整理程序
以件为归档单位，逐件整理归档。
按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。
“件”的含义：
2．1单份文件，一份文件为一件；
2．2各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；
2．3正本与定稿、正件与附件合为一件；
2．4文件处理单（表）与被处理文件合为一件；
2．5来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。
3、分类
按年度---部门---保管期限逐级进行分类。
由文件的形成日期决定该份文件的归档年度，即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致。
4、装订
4．1去掉原来文件上会生锈的金属物，用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订（粘）合。
装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后。
在每页的右下角（背页的左下角）编页码。
各单位可自行尝试不同的装订方法，但所选的装订材料不能生锈，不能对纸张产生直接或间接的损害。
4．2凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4纸规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱，对字迹模糊的文件要进行复制。
4．3在该份文件的正文输入计算机之前，不宜用乳胶或缝纫机来装订（因为会影响以后将该文件拆订、扫描）。
5、排列
先将归档文件材料按保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。
6、编号
6．1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章（格式见附图1），并填写有关栏目的内容。
6．2档号章的项目及填写内容：
类别号：文书档案的类别号为A。
期限：即保管期限，分两类，填写“长久”或“短期”。
年度：该份档案实际形成的年度，以四位阿拉伯数字标公元纪年。
机构：不分机构编档号的单位此栏可不填。
件号：以年度为界线，档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复。
6．3在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
7、装盒
7．1档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒（新格式），并在盒的脊背填写“档号”。
（样式见附图3）。
每一个档案盒内只能装入同一年度、同一部门、同一保管期限的文件。
7．2填写盒内文件备考表。
盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。
整理人：填写本盒文件材料整理归档人姓名。
日期：填写归档的年、月、日。
8、编目
8．1编制《档案目录》
8．1．1《档案目录》由“目录夹封面和脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成。
8．1．2“目录夹封面”（格式见附图4）内容应包括单位名称、单位代码、类别、机构、期限、年度等六个基本项目；“目录盒脊背”（格式见附图2）项目由单位代码、类别号、机构、期限、年度等五个基本项目组成。
8．1．3“归档情况登记表”（格式见附图5）内容包括：年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。
不同的保管期限分开不同的登记表填写。
8．1．4“归档说明”的内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及主要领导人变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。
8．1．5“归档文件目录”（格式见附图6）应包括以下基本项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数，需要时还可增加其它项目，如“文件格式”。
件号：参见6．2。
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关。
文号：文件的发文字号。
题名：即文件的标题，一般应照实抄录。
原文没有标题的应当加拟标题，外加“[ ]”号；原文有标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题外加“ [ ]”号，附于原标题之后。
日期：指文件形成的日期。
填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月数字的右下角加“．”号或“-”号，以四位阿拉伯数据表示公元纪年。
页数：指每一份归档文件本身的有效页面数。
文件格式：指归档文件对应的电子文件格式，如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。
8．1．6各种保管期限的归档文件目录，按不同的保管期限分开装订在不同的目录夹，连年续订，直到该目录夹装满。
8．1．7“归档文件目录”应一式二份，其中一份移交图书档案中心。
8．2编制其它检索工具。
各单位应根据实际需要，选择编制一些其它的档案检索工具，如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等，以方便日常手工检索。
9、电子文件管理
9．1各单位档案室日常在收集应归档纸质文件的同时，要收集对应的电子文件，对电子文件进行集中统一保管，并建立相应的移交电子文件签名确认制度，以确保电子文件的真实。
9．2图书档案中心要采取适当措施，确保机读目录和电子文件的安全，要及时用光盘或磁带机等进行备份，要求至少备份两套，一套用于封存保管，一套供查阅使用。
9．3各单位统一使用图书档案中心（以下简称中心）设计的档案管理系统，统一将数据传送到中心的档案数据库服务器，中心为每个单位建立一个单独的数据库以确保数据的保密性。
另外中心应定期对各单位的档案数据进行汇总。
9．4处理电子文件，应使用WPS OFFICE或MS OFFICE，形成通用的电子文件格式，如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；扫描原文的电子文件格式为：jpg。
9．5为方便以后利用计算机进行全文查阅，要求各单位在进行电子文件导入时在“备注”栏填写此份电子文件的关键字。
档案管理系统在执行文件导入时会自动将文件全文写入数据库，同时会在本机的指定目录留下文件副本，其文件名与档号相同。
9．6一般情况下，图书档案中心使用一套数据库副本供查阅，另一套数据封存且不得外借。