会务服务管理制度

会务服务工作制度

为加强会务服务人员管理，做好会务工作，提高会服务质量，做到周密、严谨、科学、高效、务实、节约，使会务工作科学化、规范化、制度化，特制定会务服务工作制度如下：

一、会务职责

1、承担各类会议的会务工作；

2、承担领导临时交办的工作。

二、会务安排

会务工作由常务副总负责具体安排，总经理负责督查。

三、办会程序

确认承办会议工作后，应及时成立会务组，明确分工，一般划分为“文秘信息组，后勤保障组，车辆运输组”各小组工作职责如下：

（一）文秘信息组工作细则

（1）会前准备工作

1、文秘信息组应明确主办单位，会议名称、内容、召开时间、地点、参会人员范围和人数。

2、及时编制有关会议的各类时间安排表及会议文件。

3、及时编制会务服务预算表。

4、及时预定酒店，编制宾客入住计划，配合后勤保障组妥善安排宾客入住。

5、提前将相关信息告知其他小组负责人，以方便其他小组配合跟进、开展工作。

6、明确全部会务物资清单，明确各物资摆放位置，准备好U盘、文具、医药箱等全部会务物资。

7、文秘信息组主负责布置会场，具体包括：设置主席台领导座次；设置发言席；调试会场的话筒、音响、录音、录像、投影等设备；根据会议需要，设置笔记本电脑

插座，保证信息通道畅通。

8、文秘信息组检查会场照明、通风、录音、空调等设施是否正常运行，发现异常及时报告。

9、邀请会议主办部门领导检查会前准备情况，查漏补缺。

（2）会中服务工作

1、文秘信息组应提前30分钟到达会场，做好各项准备工作。

2、协助后勤保障组维持会场秩序。配合后勤保障组进行茶水服务。

3、文秘信息组应好会议记录，包括拍照、录音、录像等。

（3）会后整理工作

1、文秘信息组做好各类数据，收集、整理、存档，做好每次会务工作总结。

2、清点、回收会务物资、协助后勤保障组清理会场。

（二）后勤保障组

（1）会前准备工作

1、协助文秘信息组布置会场。

2、协助文秘信息组准备配齐全部会务物资。

2、摆放会议桌椅，根据会议承办单位要求，合理划分会场区域，摆放适量花卉。

3、负责茶杯摆放整齐、规范，茶水准备充分。

4、负责统筹安排各项餐饮工作，为参会人员提供优质的餐饮服务。

5、需负责安排礼仪人员到机场、车站迎接参会人员，做好向导工作。

6、需负责安排礼仪人员引导客人入住酒店。

（2）会中服务工作

1、后勤保障组相关人员应提前30分钟到达会场，做好各项准备工作。

2、负责维持会场秩序，茶水服务原则上15分钟一次，进行茶水服务时应步伐轻盈，

面带微笑，操作规范。

（3）会后整理工作

1、清理会场，收拾茶杯、座牌，检查是否有参会人员遗落的物品，并及时上交主办部门领导或商务公司综合部。

2、配合文秘信息组，清点、回收全部会务物资，

2、清洗茶杯，要求无污垢，无印记，并进行消毒。

3、清扫会场（大会议室通知并保洁人员清扫），关闭空调，关好门窗。

（三）车辆运输组

（1）会前准备工作

1、负责安排车辆，运输全部会务物资及工作人员到达指定会场，以便其他小组开展工作。

2、负责根据文秘信息组提供的安排表，调配车辆，派遣司机接送参会人员到指定酒店。

3、负责提前检查好车辆安全情况，做好车辆清洁工作，车上配备矿泉水、雨伞、纸巾。

4、提前熟悉会务相关往返路线。

（2）会中服务工作

1、机动待命，做好临时紧急用车准备。

（3）会后整理工作

1、协助其他小组撤回全部会务物资。

2、根据文秘信息组提供信息，在客人返程时，将客人及时送达机场、车站。

四、会务服务人员基本行为准则

1、会务服务期间全部会务服务人员应着正式工作服，女士可画淡妆，仪表整洁、举

止端庄、精神饱满。

2、会务人员在接待参会人员时，应热情周到，谈吐得体，微笑服务，不得做出打断客人讲话等不礼貌行为。

3、坚守工作岗位，不得串岗、聊天。因公或因其他事务临时外出，须向会会务组组长请假报告，禁止擅自离岗。

4、会务人员要加强学习，提高自身修养，脚踏实地，乐于奉献，团结协作，富有良好的团队精神。

5、会务人员应严格遵守组织纪律，做好保密工作，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，不该看的绝对不看，一旦发生泄密事件，严肃处理。

6、会务人员要做好每次会议登记签到工作。

7、相关驾驶员务必保管配备车辆，严禁公车私用，严禁喝酒，注意休息，确保车辆安全行驶。

五、考勤制度

会务人员必须按照规定的时间执行各项会务服务工作，坚守工作岗位，做到不迟到，不早退，认真负责地做好本职工作，有事需请假。考勤工作由文秘宣传组负责。

1、未按要求准时到达工作岗位视为迟到。

2、未到规定下班时间，无故提前离开工作岗位视为早退。

3、按规定时间上班后，中途无故擅离工作岗位视为中途脱岗。

4、不请假无故不到岗，或请假未获批准，擅离工作岗位视为旷工。

5、请假。一天以内，由分管主管审批；两天及两天以上，由副总审批；如遇特殊情况应先电话向分管领导请假，回到单位后及时补办请。假手续。

六、奖惩办法

1、按照实际服务天数给予会务服务人员相应补贴金，补贴金额以每天100元计，实

际服务天数应为正式会期天数。

2、着装。会务服务期间不按要求着装一次扣10元。

3、迟到。未能按要求准时到达工作地点视为迟到。每迟到一次扣10元。

4、早退。未到规定时间，无故提前离开工作岗位，视为早退。每早退一次扣10 元。

5、中途脱岗。按规定时间上班后，中途无故擅自离开工作岗位，视为中途脱岗。中途脱岗一次扣10元。

6、旷工。不请假无故不到岗，或请假未获批准，擅自离开工作岗位视为旷工。

7、每次会议服务完成后，由行政部部征求会议主办单位意见，进行满意程度调查，凡反应意见较大，服务质量差者，经核实，发现一次扣10元。

8、会务人员不服从领导合理安排，造成不同程度后果的，发现一次扣200元，同时在公司例会上作书面检讨。

9、以上提及的惩罚金额，都从该人员的“会务服务补贴金”内扣除。

10、外地分公司抽调的会务支援人员仅在各分公司报销差旅补贴，本公司不发放会务服务补贴金。

11、以上解释权归属于广西中检商务公司综合部。