领导如何开好企业会议

定期召开会议能激励您的团队！

作为管理者，您一定知道，信息的流通对团队能否获得成功至关重要。因此，召开会议让信息得以交流和深化，是获得成功的秘诀之一。这类会议还有另一个作用:它让整个团队紧紧团结在一起。通过参与重要事物的讨论和决策，员工能学会为团队的成功承担责任。

员工和参与决策的其他人将改变自己作为下级的角色，得以运用自己的知识和经验为提高工作质量出谋划策。此外，会议还能让员工在工作中感到更满意。这种满意感反过来又会促进工作质量的提高。这样他们就身处在成功螺旋的中央了，这条螺旋是优秀团队的标志，并为团队的长期成功提供保证。

成功召开会议的5个前提

1.确定召开会议的频率

确定召开会议的频率对您的团队非常重要。最理想的开会日期是每周的星期一或星期五。

您可以在这每个星期一召开一次会议，和您的团队一起确定在这一周内要完成的工作。

也就是说，您应该在会议中做好这一周的工作安排，分配好各项任务，检查团队中各个成员是否已经掌握了必要的信息，并针对特殊情况（如有人生病）和根据具体工作环境进行深入讨论，做好计划。

周一召开会议尤其适用于那些经常面临新挑战的团队，比方说推销员团队和进行改组后要开拓全新工作领域的团队。

只要能够保证在周一会议上解决工作任务问题，可每周召开一次会议，也可以隔更长时间才召开一次，但至少每月必须召开一次团队会议，否则团队的团结无法得到促进。

与周一的会议不同，周五召开会议的作用是对一周内发生的事进行反思，也就是说它是一个大盘点、一种对目标的调整和评判。在这里每个人开诚布公地告诉大家自己一周以来都做了些什么，哪方面是成功的，哪些方面还需要改进。

最理想的时间:星期五的午休后！这个时间召开会议夜班都是很简短而有效。而且，团队里的每个成员都能够经过思考后将一个星期的工作做个总结，带着轻松的心情跨入周末。这样，每个人都能把精力留到下一周，带着明确的目标开始新一周的工作。

您应该和您的团队一起讨论：什么样的开会频率适合你们，不能由您一个人说了算！

最为重要的一点是：一旦与您的团队确定了召开会议的频率，就一定要按照约定，定期召开会议。这有这样，开会的作用，才能得到充分的发挥。

2.成功召开会议的9条规则

在召开团队会议时，最关键的是您要从一开始就制定好严格的规则，并且您自己也要遵守这些规则！

召开会议的黄金规则是：永远不要超过两个小时！如果您很难遵守这个时间限制，您可以试试站着开会，比方说大家都站在较高的桌子旁边参与讨论。您将发现即使您在一个小时后稍做休息，要把会议时间控制在2个小时内页不会有困难。

规则1：准时开始。即使与会人员还没有到齐，您也应该开始会议。这对于迟到的人来说是一个明确的信号，告诉他您不接受这种不礼貌的举动。坚持一段时间后，这种做法就会取得明显的效果。

规则2：在会议开始时，您应该咨询各位与会者，是否接受已经准备好的日程。您可以做一些补充，但前提是与会者已经预先做好充分的准备。否则应该把这项工作推迟到下一次会议。您必须在会议开始时，再次明确会议的目标。

规则3：您应一次对议事日程上的各项内容进行分析，但必须保留出充分的时间用于讨论。如果您发现某一项内容所需的时间比您计划的要长，就要和与会者共同商议解决的办法。检讨一下，哪些问题必须马上进行讨论，哪些内容可以延后！

规则4;会议召开45分钟到60分钟时应该休息一次。这样能使与会者重新高度集中注意力。如果讨论陷入僵局，也可以采取中间休息的办法。休息时间会带来奇迹。气氛缓和后您能够更快地找到解决问题的办法。

规则5：如果您发现会议将超过2个小时，就应该安排一个休息时间，让与会者有机会推迟他们后面的约会。

规则6:在会议中尽可能的多运用视觉手段。议事日程、重要的问题和建议都可以用活动挂图呈现出来。幻灯片则适用于说明复杂的情况和数字。您应该知道：人只能记住听到的内

容的20%，看到的内容的40%，同时听到和看到的内容，则可以记住60%。

规则7:定期对讨论的进展进行总结，为与会者指出一个明确的方向。这里也可以利用活动挂图取得极好的视觉效果。

规则8：让所有与会者都参与讨论。您要注意，不要因为某个与会者不善于表达自己的观点，就把他排除在讨论之外。许多员工都掌握丰富的专业知识，却因为不善表达而无法得到充分的利用。

规则9:准时结束会议。最后必须对得出的结论进行总结，确定由哪个人在什么时间完成哪些工作，还要把这些结论做好书面记录。

会议的内容还应该包括：如何处理没有讨论的各项议事日程。（推迟到下次会议讨论，在更小的圈子中进行讨论，或者以书面方式逐个征询意见等等。）

3.设计会议结构

成功的团队会议都具备固定的结构。结构能够为与会者指明方向，减轻他们准备是的工作量。

下面我们分别列举周一和周五会议的结构样本。

您必须注意让团队的没移位成员都参与讨论。因此我们建议您，请各位成员依次说说自己对目标和任务的看法并提出问题。为同事提供建议，帮助他们更好地完成任务是个不错的联系。在这个过程中您应该强调一句格言：个人的成功就是团队的成功，只有这样才能让

都没有任何作用，这只能是第一步。您应该教会您的员工，不要把问题带到周五的会议中，而应该讨论解决问题的办法，知识也应该是关于如何解决问题的建议。

要做到这一点，您最好能把员工还没有任何解决建议的问题推迟到下一次的周五会议中讨论。您可以指定某位员工准备一些建议，由他向整个团队进行介绍。只有这样您才应该讨

论这个问题。

如果某个员工在准备建议的时候遇到困难，您可以帮助他。但绝对不能允许员工把更多还没有想到解决办法的问题逮到会议中。

如何安排议事日程

对负责会议记录的人来说，一个专业的议事日常是非常好的基础。您要在会议中做大量的决定吗？那么您应当在议事日程中就拟好针对各个决策点的建议。这些建议和其他资料将共同构成讨论的基础。

您应该在会议召开之前，及时将议事日程送交每一位与会者，以便他们有充分的时间做准备。

4.正确的做记录

一个在会议中必须考虑的问题是会议记录。对某些人来说，这可能是很大的麻烦工作，另一些人则很乐意利用所做的记录，在会后用自己的方式对做出的决策进行整理。

因此，有经验的会议主持人会这么做：他们对谈论过的每个要点都会向整个团队提出一个记录建议。如果有可能的话，用活动挂图和幻灯片等手段将它呈现出来。如果团队中各成员都同意，即可不参加修改地在记录中采用这个建议。

会议主持人可以以这种方式担任记录员，但最好能够指定一名记录员。因为，这样您才能