办公室的性质

办公室的性质、任务与作用

一、办公室的性质是直接为本机关、本单位领导工作服务的综合办事机构(秘书工作机构)，是单位沟通上下、协调左右、联系内外的枢纽和桥梁，是领导的参谋助手。二、办公室工作的基本任务各类机关、单位办公室的基本任务，大体上是相同的，概括起来就是服务。对于党政机关办公室来说，是为领导工作服务，为机关工作服务，为基层和人民群众服务。对于基层单位办公室业说，是为本单位的领导工作服务。为各职能部门的工作服务，为职工群众服务。(服务领导、领导左右、服务基层) 办公室的服务工作大体分为两个方面，一个是政务方面的服务，再一个是事务方面的服务。政务方面的服务，一般是指围绕本机关、本单位的基本职责任务，协助领导所进行的公文处理、会议服务、信息调研、文字综合、督促检查等项政务性质的工作。事务方面的服务，主要是指为保证领导工作和政务工作的正常进行，提供必要的办公条件及内部保卫、车辆管理、财务会计、生活福利等项后勤保障工作。政务服务和事务服务是互相配合、互为条件、互相渗透、相辅相成的。政务服务中往往包含着事务性服务，如起草文件是政务性服务，在这个过程中需要打字、校对、印制、传递，这些又是事务性服务。又如会务工作，需要打印、分发会议材料，进行会议记录，整理会议纪要，既有政务性的工作又有事务性的工作。单纯的政务服务和单纯的事务服务都不是全面的服务，都不能获得良好的服务效果，二者必须有机地结合起来。三、办公室工作的基本职责:办文、办会、办事办公室的工作职责，根据各个机关、单位的不同情况而有所不同，但大体来说，主要有以下几项职责: (一)办文:公文处理工作1、文书处理。对上级、下级、平级机关、单位发来的文件、电报按照准确、迅速、安全、保密的原则和有关规定的要求，进行拆封、登记、分转、批办、传阅、催办、呈批、回复、打印、校对、封存、清退、立卷等工作。2、文件的起草和审核把关。各机关、单位出于工作需要制发的文件和材料，一般由办公室起草或由其它职能部门起草，由办公室审核把关。这是一项政策性、思想性和文字水平要求比较高的工作。审核把关的重点是:是否需要行文;文件内容是否符合党和国家的方针政策和法律法规;涉及有关部门和地区的问题是否协商一致;文件提出的政策、措施是否明确具体、切实可行;文字表述是否准确、简练、通顺，标点符号是否正确;文件格式是否符合规定等。3、文书立卷和归档。来文来电经过文书处理阶段，发文发电经过审核送批印发阶段，完成了它的第一个运转过程，开始进入文书档案。来文来电的立卷，一般包括来文来电的原件、本机关本单位领导的批示意见，有关反映文件办理过程和情况的文字材料等。本机关、本单位形成的文件、电报的立卷，一般应包括正本、经领导签发的文稿、经领导作过重要修改的原稿，各有关部门会签的意见、文件的附件及各种直接有关的文字材料。(二)办会:会议服务工作会议可分为两类:一类是领导班子召开的各种例会，一类是工作会议。对于各种例会，如:班子会、工作会，办公室要协助领导做好会议议题的收集、汇总、确定，经批准后，还要准备好会场，下达会议通知;会议期间做好会议记录、分发会议材料及做好其他服务工作; 会后要整理会议纪要、督促检查会议议定事项的贯彻落实并向领导进行反馈。对于工作会议，如安全会、经济工作会，由于规模相对较大，往往需要会同有关业务部门共同做好会务工作。事先要协助领导把好会议审批关，尽量压缩会议规模，缩短会议时间、节省会议经费，还要选好会议地点，确定参加会议人员，及时发出会议通知。同时还要做好会场准备、会议日程安排，与会人员的住宿、交通安排、会议材料的分发、会议的宣传报导、会议文件的整理立卷工作。(三)办事:各种事务性工作1、调查研究和文字综合工作调查研究就是收集资料，了解情况，向领导提供决策的依据和决策的执行情况。调研的特点就是派人深入基层，就某个问题或者某个单位的情况进行系统的调查，在掌握第一手情况的基础上，作出科学的分析，向领导提出解决问题的意见。文

字综合就是在调查研究和收集资料的基础上，为领导起草文件、报告和讲话稿。2、收集和处理信息信息是决策的基础。信息的传播渠道多种多样，可以说办公室每天都在接收和处理大量的信息。随着科学技术和社会经济的发展，信息对领导决策的作用越来越大，办公室要及时搜集各地区、各方面的政治、经济、文化等信息，对信息刊物进行筛选、加工，把适合领导需要的信息编发成信息刊物，送给领导阅读。3、督促检查要贯彻领导机关的重要决策，就需要辅之以必要的督促检查。办公室协助领导开展督查工作，有利于领导决策贯彻落实，有利于转变机关作风，有利于密切干群关系。4、后勤服务后勤服务是任何一个机关、单位都不可缺少的工作，是做好政务工作的物质保证。后勤工作一般包括办公设施的管理、交通工具的管理、财务管理、办公用品管理、房屋管理、职工生活的管理等等。

5、人民来信来访做好人民来信来访的接待和处理，是办公室一项重要工作。它是密切党同人民群众联系的一个窗口，是一条重要的信息渠道。四、办公室的作用1、助手作用为领导当好助手，是办公室最基本的作用。每个机关、每个单位每天都会接到上级机关下达的文件、指示或各种通知，下级单位的请示、报告，人民群众的来信来访以及本机关、本单位需要处理的大量事务，繁杂而又具体，光靠有限的几个领导去处理，显然是办不到的，这就需要一批懂得有关专业知识和技能的工作人员(办公室及其工作人员)来协助领导业处理这些日常事务，给领导当好助手。如果没有办公室这种助手作用。领导人员就可能陷入日常具体的事务工作中去，难去发挥统揽全局的领导作用。2、枢纽作用一个单位、一个地区、一个部门，乃至整个国家，都是一个相对独立的系统，一个有效运转的工作体系。在这个系统或体系之中，办公室处于中枢地位，起着承上启下、联系四方的作用。领导机关的指令，需要通过办公室来下达，下级单位的请示、报告和各种信息，需要经过办公室来处理并上送领导批阅，机关各部门之间的关系，需要办公室沟通协调。如果说一个正常运转的工作体系是一部机器的话，领导者就是动力中心，办公室就是传动部件。3、参谋作用为领导当好参谋，是办公室应当发挥的重要作用，是对助手作用更高的一种要求，是在助手的基础上，为领导出谋献策。对办公室这个领导机关的综合办事机构来说，就要发扬集体智慧，为领导班子全方位服务。不仅要处理日常事务，还要从更高层次，协助领导搞好调查研究，分析处理各种信息，协调理顺各种关系，为领导决策提出预案，以及反馈决策执行情况，不断修正调整决策的不足之处，等等。发挥好这种作用，就要求工作人员有较高的政治、业务素质、政策思想水平、较强的文字表达和分析解决问题的能力。否则，参谋作用就很难发挥好。4、耳目作用耳目作用即是提供信息的作用。及时全面地了解掌握领导机关管理范围的各方面情况，为领导提供各种领导决策所需要的信息，是办公室一项最基本的职能和作用。信息的来源，一是来自下属单位的实际情况，二是来自上级的指示精神。一个机关、单位的管理是否有效，关键在于信息反馈是否灵敏、准确。办公室及时、真实、准确地为领导提供各种信息，是使领导作出正确决策的重要条件，也是检验决策是否正确和进行必要调整的重要依据。五、办公室的工作重点形势不一样，政务工作的要求也不一样。从发展趋势来看，简单的收收发发，一般的办文办会办事已跟不上也满足不了企业改革发展的需要。必须在政务工作上加大力度，提高档次，充分发挥参谋助手作用。办公室政务工作的重点，也是难点，主要应当有如下几方面: 1、信息调研工作信息是决策和管理的前提和基础。信息工作对领导决定至关重要，没有信息就没有决策。办公室必须充分利用各种手段，收集、整理、加工各方面的信息，为领导工作提供服务。一是要强化工作人员综合素质，提高收集、加工、分析信息的能力。二是要深入实际调查研究，有针对性的收集信息，为领导提供解决问题的意见或方案。三是要注重信息的质量，提供能进入领导决策、为领导决策所急需的信息。2、综合协调工作办公室的协调工作，应当紧密围绕领导工作的需要来进行，充分发扬领导的参谋助手作用。领导者作出一项决定，往往涉及部门之间的利益冲突和调整，需要进行协调。在决策之后，执行过程中，可能会出现原来预想不到