认真履行职责 当好办公室主任

认真履行职责当好办公室主任(龚鸿文)

2006-10-31 15:44:44

善于调动自身的力量，战胜客观困难。第三要具备应变能力。说通俗一点，就叫“见子打子”。在工作中，我们会遇到一些预想不到的问题，这就需要我们头脑清醒，随机应变。身为办公室主任，在喝酒场合中，人人都醉了你不能醉，在把领导安全送回家之前你不能睡，领导休息了可能你还要加班，所以要时刻保持清醒的头脑，千万不要喝醉误事。第四要有沟通协调的能力。办公室主任要尊重上级，尊重下属，尊重平级的同事。还要有较强的表达能力，要能说会道。有人说我们见人说人话，见鬼说鬼话，也不是批评我们，只说明我们说话比较符合听话人的心理，否则说话没人听。除了说以外还要能写，办公室主任要是笔杆子，文字表达能力要强。

四是文化知识素养。首先是语言文学听说读写，办公室主任听话要听得很清楚，不能张头冒耳，要是给你交代五件事情，你只记住两件，其他三件你忘了，那就不行。办公室主任要说得明白，读得口齿清楚，还要能写，除语言文学知识外还要有历史知识。有时候，领导或哪个部门给你一篇文章，里面有几个典故，你不懂，拿起笔就给人家改，这样就会闹笑话。鉴古知今，处理工作时就会游刃有余。还要具备法学、哲学、经济学等方面的知识和当办公室主任的业务知识。

五就是身体素养。身体很重要，没有好的身体，在办公室工作三下两下你就垮了，因为办公室的工作没有规律，非常紧张，体力和脑力消耗特别大，接待多的时候一天七八拨，大材料来的时候“挑灯夜战”，所以，没有一个好的身体素质是不行的。要注意劳逸结合，注意休息。要能够自我调节，避免过度的劳累，还要预防疾病，锻炼身体。

三、办公室主任的工作方法与艺术

第一是工作效率和工作方法。要善于安排好工作时间，有许多工作都是需要交叉处理的，比如说一些会议，办公室主任不去不行，但又不是很重要的会议，这样就可以把工作带到会上去做，如修改文章、批阅文件等，这不叫“不务正业”，但是重要的会议不能这样做。要把握开会的技巧，提高开会的效率。办公室主任经常主持会议，要自己给自己节约时间。要用科学技术和管理手段，调动大家的积极性，要把副主任、工作人员的积极性调动起来，不能大权独揽。办公室有五个人，就你办公室主任跳，其他四个不跳，都在给你使冷眼，看你跳，工作就无法开展。领导让你当办公室主任，把你放在一个最磨人的岗位上，其实是在重用你。办公室主任容易进步，所谓“近水楼台先得月”。办公室主任天天在领导的身边，领导许多优秀的东西你很快就学到手了，所以让你到这个岗位上，是信任你，是锻炼你，你要信心百倍。要多听多看少表态，在领导说话的时候要少插话、不插话。办公室主任要有组织协调的艺术。说话要委婉，比如办公室主任最爱讲的一个词是“建议”。“某领导，我建议这个事情这样办”。甚至对待平级都用这种说法，“我看这个事情是不是就这样定了”，其实就这么定，只是换一种说法。批评人时，要注意方法，要注意场合，我要批评一个人，把他叫到我的办公室狠狠地批评，不让大家知道。在大家面前要多表扬人，如果需要在大家面前批评人，尽可能只讲现象，不点名。办公室主任靠什么？靠三寸不烂之舌。不完全有道理，但是有一定道理。办公室就是润滑剂，但不是和稀泥、当老好人。办公室主任在公众场合要多用一些形体语言，如眼色、表情、手势，比如服务员倒水不及时，我指一下杯子暗示一下，或者开会时某个人的手机一直叫，我看他一眼，他就知道怎么一回事。或者我在台上说，下面不听，我脸色严肃一点，也可能收到一定的效果。

四、办公室主任的日常工作

一是值班、电话、印章、收发、通信。

值班。一到节假日，或有重要活动、发生重要事件，上级就可能会打电话进行抽查，有几个乡镇就是一次电话没人接，结果年终扣了分，扣得书记和乡长心痛了好一阵。因此，办公室主任必须安排好值班工作。

电话。办公室接听电话和拨打电话的频率很高，打电话和接电话都是有技巧的。我们打出去，首先要说我是某办公室某人，不能电话拨通就讲，否则讲了半天别人都不知道你是谁。我也遇到过这种情况，电话一打进来感觉一见如故，说了半天你还不好意思问对方是谁。这种时候只有见机行事多说话，看他说话中有无线索，有无什么值得你回忆、让你想得起来的东西。另外就是接电话了。电话铃响了，我们首先要自报家门：“我是政府办，……”，这样可以防止一些人拨错电话而不知。电话打完了，要等对方先挂电话，你先挂，别人会说你气粗，不礼貌。

印章。办公室主任一般都管印章。我们在乡镇工作的时候常把印章放在信封里或公文包里随身携带，这是不正确的。印章要严格管理，需要盖章，要请示领导，什么内容，盖几份，什么时候盖的，要作好记录，不能乱盖。

文件收发。我记得我到牛场去的时候，有一次想找一个文件，这个文件我记得在政府办的时候就下发了，但是找不到。原因是一位领导来特区开会，顺便把文件带回去，但没有转给办公室登记处理，而是放在自己的抽屉里，其他领导不知道这个文件，时间一长，老鼠一咬，没了。因此，我到牛场第一件事，就是选办公室的人员，把办公室的运转搞规范。现在你们可以去看，2000年以来，牛场乡坚持编发大事记，牛场的副科级以上干部的行踪都有记载，特区、市、省的领导到牛场工作也有记载，翻档案时很好查。以前我在牛场乡处理过一个案子，四年后，上级来复查，所有的资料一应俱全。

二是协调和督查工作。协调就不重复讲了，我强调一下督查。现在从中央到地方都很重视督查工作，会议安排的工作要督查，领导交代的事情要督查，目标责任书的执行情况要督查，还有一些临时的重要工作要督查。但是现在有一种情况是，乡里年初安排的事年终就记不得了，安排事情随手就忘记了，到督查时现补材料，措手不及。办公室主任就要记住，有些东西是用一年的，比如目标责任书，到某个阶段，你要提醒领导，这个事情要督查或可能要督查，要提前安排。

第三是接待工作。这里我要详细说。接待有三种：高格接待、低格接待和对等接待。上级领导来了，高格接待；基层同志来了，低格接待；平级的同志来了，对等接待。接待又分有约接待和无约接待。政府办的接待，多半是有约接待，比如市督查室的领导来了，先打个电话，或先发个传真，检查什么工作你可作好准备，是有约接待。乡镇往往无约接待比较多。有约接待比较好办，有准备，按部就班。无约接待就要靠灵活机动应变，但是也不要冒然。有时突然来了几个人，我问对方有什么事情，他们说是某个领导的亲戚，今天从他的家乡来，我问他们和这个领导预约了没有，他说没有，并要该领导的电话号码。这说明是挂角亲，领导可以不接待，我可以说，我给你打个电话看看领导在不在，打电话的结果大家都知道，肯定是开会或出差了。如果他确实和领导约过，但也不能直接带到领导的办公室，我先给他倒杯水，说：“请稍等，我给你去办公室看一下。”然后给领导汇报，某地某人因某事找你，领导说见了，我才带他进来，说不见，我还要借故。这是工作中善意的谎言，并不是弄虚作假。无约接待有时候很尴尬，突然来了一拨客人，和领导见面了，相互不认识，我肯定要走上去，来到客人面前，自我介绍，再相互介绍，这样才能缓和局面。

接待工作主要是接待前和接待当中事情比较多，我着重讲这两个方面：